会計ソフトは日々の会計処理を記録して決算情報を作成するためのツールとして、企業および個人事業主にも必須となりつつあるIT製品です。かつてはそれなりのソフト購入費を支払って利用する必要がありましたが、今では有名ベンダーを含めてクラウド型で、さらに無料プランも用意する製品が増えています。
本記事では、会計システム／会計ソフトの導入で実現する効果、導入メリットと主な機能、そして検討ポイント、おすすめ製品を詳しく解説します。あなたの会社とビジネスに適する会計ソフトを選定するための一助となれば幸いです。
目次
無料で使える会計ソフトとは？
会計ソフトとは、企業の財務管理を効率化するためのITツールです。売上や支出の記録、請求書の発行、給与計算、税務申告などを自動化し、業務の効率化と確実性の向上を実現します。
例えば、これまで手作業で行っていた経費精算を会計ソフトに入力することで、手作業に由来するミスを大きく減らし、また作業時間を大幅に短縮できます。リアルタイムで財務状況を把握できるようにもなるため、経営判断が迅速に行えるようにもなります。さらに、ソフト側で法改正に対応くれることで、常に最新の法令に準拠した処理が可能となります。
“無料で使える”会計ソフトとは、基本的な会計機能を無償／月額料金無料のプランを用意するIT製品のことを指します。
会計ソフトの導入形態
会計ソフト／会計システムの主な導入形態には「デスクトップ型」「オンプレミス型」「ハイブリッド型」「クラウド型（SaaS型）」が挙げられます。
デスクトップ型は、ソフトウェアパッケージを購入し、個々のPCへインストールして使う形態です。オフラインでも使え、ソフトウェアを買えば機能を使えるシンプルな形態のため、中小企業や個人事業主に旧来より多く需要があります。
オンプレミス型は自社サーバなどにシステムを構築して運用する形態です。コストは多くかかりますが、自社の求める機能を追求して設計できること、データの管理とセキュリティを自社でコントロールできることなど需要とともに、大企業や特定のセキュリティ要件が厳しい業界で使われます。ハイブリッド型は、オンプレミス型とクラウド型（後述）の両方の利点を組み合わせた形態です。データは自社管理下の環境へ保存しつつ、インフラやソフトウェアの機能をクラウドでまかなうといったように、コスト面、利便性、柔軟性、安全性を同時に確保したいシーンで用いられます。
クラウド型（SaaS型）は、インターネットを通じてソフトウェアの機能を「利用する」、昨今主流となっている導入形態です。これまでソフトウェアパッケージとして購入しインストールして使っていたソフトウェアの「機能」を「専用のページへ、ブラウザでアクセスするだけ」で利用できる環境を提供します。どこからでもアクセス可能で、初期投資を少なく抑えられるため、大小問わず多くの企業、フリーランス／個人事業主にも需要が高まっています。
会計ソフトでできること
会計ソフトに備わる主な機能は以下の通りです。
- 取引記録と仕分け効率化機能
- 税務処理のサポート機能
- 請求書作成／管理機能
- 財務レポート／分析機能
取引記録と仕分け効率化機能
会計ソフトでは収入と支出の取引履歴を記録するほか、会計処理を容易に行えます。仕訳帳の作成やカテゴリー別に取引を整理する機能が含まれます。これにより個別の取引や現金のやりとりなどを記録することができ、素早く会計処理をすることができます。
税務処理のサポート機能
所得税、消費税、源泉徴収税などの税金の計算と記録を効率的に行えます。会計ソフトによっては税務申告の準備や提出もできるものがあります。これにより面倒な税務処理を簡単に管理することが可能です。
請求書作成／管理機能
顧客への請求書を簡単に作成し、送信できます。請求書の追跡や支払いステータスの確認も可能です。
財務レポート／分析機能
収支の全体を把握して財務レポートを作成し、ビジネスの健全性を知ることができます。会計ソフトに用意されているさまざまなレポートや分析ツールを使ってビジネスの進行状況を把握できます。
なぜ会計ソフトがビジネスに重要か／会計ソフトのメリット
会計ソフトは「会計に詳しくない人」でも詳細かつ効率的に会計管理を行えるように工夫された機能を備えます。会計ソフトの導入で得られる主なメリットは以下の通りです。
- 正確な財務管理を実現する
- 税務準備と法的適合を容易にする
- ビジネスの意思決定を支援する
- 作業時間とコストを削減できる
- データの一元管理を実現する
- レポート作成を簡素化できる
正確な財務管理を実現する
会計ソフトは取引の財務データを正確かつ体系的に追跡し、管理するのに役立ちます。これにより、収益、支出、利益、損失などの財務情報がリアルタイムで把握でき、ビジネスの健全性を評価するのに役立ちます。正確な財務情報は、経営判断や戦略の策定、投資の検討といった重要な業務プロセスに必要な指標となります。
税務準備と法的適合を容易にする
会計ソフトは税務処理を効率化してくれるほか、税金の計算、申告書の作成、源泉徴収、消費税の記録など、正確な税務処理を可能とするだけでなく、税務処理に関するタスクを簡素化してくれます。このため適切な税金の支払いと記録を担保できます。
ビジネス的意思決定を支援する
会計ソフトは自社の財務データを視覚化し、分析する機能を提供します。これにより、収益性の向上、コストの削減、資金の効率的な運用などの戦略的な意思決定を支援します。このため経営判断における意思決定をサポートしてくれます。
作業時間とコストを削減できる
手作業だった経費精算や請求書発行などが自動化されるため、労力と時間を大幅に削減できます。これにより、人的リソースを他の重要な業務に振り向けることができます。
データの一元管理を実現する
財務データを一つのプラットフォームで管理できるため、情報の一貫性とアクセスのしやすさが向上します。これにより、データの検索や分析が容易になります。
レポート作成を簡素化する
会計ソフトには多様なレポート作成機能が備わっており、必要な財務レポートを簡単に生成できます。これにより、経営状況の可視化が容易になり、報告業務が効率化します。
会計ソフトの選び方、選定ポイント
クラウド型会計システムには「無料プラン」を用意する製品もあります。以下に、多くの企業が要件に挙げる「製品選びのポイント」を5つ紹介します。
- 製品・機能の適合性
- 使い勝手と利便性
- セキュリティとプライバシー
- コストと費用対効果
- 「無料版」を有効活用する
（1）製品・機能の適合性
会計ソフトを選ぶに当たっては、自社のニーズに合った機能を提供しているかどうかのチェックがやはり重要です。請求書作成、取引記録、税務処理、財務レポートなど、利用したい製品に必要な機能が含まれているかどうか、自社の業態や業務フローに合わせたカスタマイズが可能かどうかの観点を確認しましょう。
（2）使い勝手と利便性
機能が直感的に使いやすいかどうかは、ユーザーである従業員そして管理側目線でも重要な要素です。自社の業態や業務フロー、社風などに合っているかどうかの観点とともに、何より簡単に操作できれば取引記録におけるミスやエラーも大きく軽減できます。「楽になる」ことは、端的に業務効率の向上が大きく期待できます。
（3）セキュリティとプライバシー
会計ソフトは、企業にとって最重要となる「お金まわり」の機密情報を扱います。クラウド型サービスのほとんどは、初期時点で一定以上のセキュリティ対策を施した上で「安全です」などとうたい提供されます。
しかし、それが自社にとって十分なのかどうか、どの範囲まで対策されているのか、万が一何かがあったらどうなのかなど、「他人任せでは済まない」自社として正しく把握し確認しておくべきこともあります。不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせて確認しましょう。
（4）コストと費用対効果
クラウド型製品の多くは、年額あるいは月額で料金を支払うサブスクリプション型の料金体系を採用しています。初期コストを抑えて導入しやすいことが特徴ですが、サブスクリプション型は原則として、使い続ける限りは月額あるいは年額で「利用料が発生し続け」ます。
発生コストに対する成果となる費用対効果をどう算出するか、そしてそれが妥当であることの計画や見極めも重要となるでしょう。
（5）「無料版」を有効活用して検証する
費用対効果を見極めよう……といっても、ソフト導入による売上増の予測なんて立てられないし、お金に換算しにくいユーザー利便性・効率化効果などもあります。専門家でなければイチから算出するのはなかなか難しいと思います。
そんな個人事業主・個人経営店から中小規模企業に向けて、無償で使える「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品もあります。
「それならば一体どうすればいいの？」
「自社に合う製品が分からない」
「時間をかけず効率的にサービスを検討したい」
＼そんなときはITセレクトの相談専門スタッフが、ニーズに合った製品をご紹介します／
無料プランはなぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか
IT製品の「無料版」は、一定の条件のもとで個人、個人事業主から小規模シーンでの導入に向けて、または有料版製品のPR目的、選定・検討に向けたお試しのために用意される、「無料で使えるプランのある製品」あるいは「無料トライアルを用意する製品」のことを差します。
クラウド型／SaaS型の会計ソフト／会計システムには有料版のほかに、無料版として、個人や小規模シーン向けに無料で使える「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。
無料版のメリットは、何よりコストを掛けずに「すぐ使える」「スモールスタートできる」「試用できる」ことです。特に無料プランならばコスト発生なしで、個人事業主／フリーランスでの利用シーンでも手軽に導入できます。有料プランに比べて機能が絞られる分、必要な機能だけをシンプルに使える利点も挙げられます。
前述した無料版の「一定の条件」には例えば、
- 利用できる機能が基本的なものに限られる
- 利用できるユーザー数に上限がある
- 保存できるデータ数に制限がある
- 保存期間に制限がある
- サポートメニュー／範囲が限られる
- 広告が表出する
などがあります。
このような条件・制限があることを理解した上で、その範囲で使えると判断できるならば、無料プランでコストを掛けずに活用できてしまうのです。
まずは無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品を試し、どんな機能があるのか、どう活用できそうかといった自社の要件に合っているかどうかを一定期間「お試し」した上で、ビジネスでの必要に応じて有料プランへ移行することも多くの場合は簡単にできます。
無料で始められるおすすめ会計ソフト5選
無料で始められる会計ソフトをいくつかピックアップしました。無料プランの範囲で利用できる機能、制限されている機能、利用可能な期間など、製品によって差があります。これらの特徴も見据えつつチェックしてみてください。（製品名abcあいうえお順）
