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有休管理(年次有給休暇管理)システムとは? 主な機能と選定時の注意点、導入すべき企業

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ITセレクト編集部

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有休管理(年次有給休暇管理)システムは、社員の休暇取得状況を正しく効率的に管理するための重要な存在です。

特に現代の多様な労働形態において“休暇”は、自社として業務運営の透明性を保ち、従業員のワークライフバランスを向上させるために欠かせません。従業員の満足度を高めることは、結果として組織全体の生産性の向上につながります。

本記事では、有休管理システムのメリットと、選定時の注意点について詳しく解説し、導入をおすすめする企業の特徴をお伝えします。これから有休管理システムの導入を検討される方は、ぜひ参考にしてください。

なお、本記事では年次有給休暇の略を「有休(ゆうきゅう)」として表現します。年次有給休暇にはこの他に「有給」「年休」などの略し方もありますが、いずれも同じ意味として読み進めていただいて大丈夫です。

 

有休管理システムの基礎知識

有休管理システムとは、従業員の年次有給休暇に関する管理を自動化し、簡略化できる機能によって、主に従業員本人、および人事部門と総務部門の業務効率化に寄与するIT製品、ITシステムのことを指します。

以下より、有休管理システムの概要、導入する目的、期待できるビジネス効果などの基本的な内容を解説します。

有休管理システムとは?

有休管理システムは、従業員の年次有給休暇の付与、申請、承認、追跡、報告を自動化し、残日数の計算などの管理を容易にするIT製品です。

このシステムを活用することで、従業員は年次有給休暇の手続きが簡易になります。会社も従業員単位の年次有給休暇の取得状況を明快に管理できるようになります。管理者と従業員の双方の負担軽減や効率化、法令順守体制の強化が期待されます。

有休管理システムの目的

有休管理システムの主目的は、従業員の健康促進や働き方の改善を支援することにあります。

また、自社が法令やルールを順守する上でも重要です。

年次有給休暇の管理は従業員一人ひとりで状況が異なることから、残日数の管理や付与をすべて手作業で行うのは困難です。漏れが発生する可能性があり、あとになって発覚すると大きな問題です。

自動的に年次有給休暇の取得状況が管理されることで、そのような問題を防止できます。

有休管理システムの導入で期待できるビジネス成果

有休管理システムを導入することで、従業員一人ひとり異なる「年次有給休暇の管理」を効率化できます。会社としても労働基準法などに則って適切な企業運営を行っていく基礎・基盤となることが期待できます。

会社として「人材」は代えがたい宝です。会社としてこの体制を「適切」かつ「正しく明快」に示すことが重要です。従業員、関連者の信頼を獲得でき、そして従業員の満足度向上や生産性の向上に寄与し、企業全体のパフォーマンスが向上することも期待できます。

有休管理システムのメリットとデメリット

有休管理システムの導入は、企業にとって多くのメリットがありますが、いくつか注意すべき点もあります。

ここからは、有休管理システムの導入が企業にもたらすメリットと注意点について解説します。

クラウド有休管理システムのメリット

2019年4月1日以降、企業は対象となる従業員に対して、年に「5日」の年次有給休暇を取得させる「義務」があります。この義務に違反した=義務となる年5日の有給休暇を取れなかった(取らせなかった)場合、企業に対して罰則が課される可能性があります。

有休管理システムを導入し、適切に運用することで、従業員に年次有給休暇の取得を促進し、会社への信頼度や安心感を提供することができます。会社としても年次有給休暇の管理が効率化され、自社の法令順守につながります。

導入面とコスト面においても、クラウド型/SaaS型の有休管理システムであれば比較的手軽に導入できる製品が増えています。月額数百円/人くらいから始められる製品もあります。

クラウド型製品のメリットとしてもう1つ、「自社の成長や業態の変化にも柔軟に対応しやすい」ことがあります。例えば料金プランにはユーザー(従業員)数に応じて、「5人までならば条件付きの無料プランでOK」、「100人までは月●円/人」といったイメージで選択していくシンプル設計のものが多く存在します。料金プランの変更は、状況に応じて「Webでの管理ページから操作すれば即反映」のような管理体制で運用できます。

クラウド有休管理システムの注意点

IT製品、クラウド型の製品は原則として「有料」で、月額あるいは年額単位で料金を支払うサブスクリプション型の製品が多いです。使い続ける限り、毎月一定のコストが発生することになります。

クラウド型製品は一般的に“多くの業種や業態を想定”して汎用的に設計されていることが多く、初めての利用者でも比較的簡単に扱える傾向はあります。しかし“汎用的”なだけに、その標準装備の機能が自社のニーズと合わないこともあり得ます。

この場合は「カスタマイズ」を相談しながらシステムを構築していくことになります。初期費、運用費それぞれでコストが嵩み、導入にも時間が余計にかかることがあります。製品によっては「そもそもカスタマイズ性や拡張性が低い」ものもあります。「安さから導入してみたはいいが、結局使えなかった……」という失敗は避けたいところです。

有休管理の機能は「勤怠管理システム」に含まれることが多い

年次有給休暇管理の機能は一般的に、IT製品の主要カテゴリーで分類した「勤怠管理システム」に含まれることが多いです。

勤怠管理システムは、従業員の出勤、退勤、休憩、残業時間などを一元的に記録し、「正確でリアルタイムなデータ」を軸に正確かつ適切に従業員の勤怠状況を管理できるようにするIT製品です。「従業員一人ひとりに沿った正しくリアルタイムなデータ」をもとに、労働時間の管理、休暇申請と承認フロー、給与計算などを効率化し、自動化する機能を備えます。これにって労働状況、労働時間の透明性が保たれ、正確な労働データにもとづいた人事情報の管理が可能になります。

選び方の一例としては「勤怠管理システム」より確認し、候補となった製品より「年次有給休暇の管理」の機能を深くチェックするように選定していくとよいでしょう。

→参考おすすめ記事 中小企業が勤怠管理システムを導入するメリットとおすすめ製品3選
→参考おすすめ記事 勤怠管理アプリとは? 導入メリットと注意点、おすすめ製品5選

有休管理システムを導入すべき企業

 従業員数が多い企業、多様な働き方をする従業員がいる企業

従業員が多く、勤怠状況が複雑になる企業では、管理作業を自動化し、効率化することがとくに有効です。

リモートワークが多い企業

リモートワークが普及している企業では、従業員の勤怠状況を正確に把握することが難しくなりがちです。

有休管理システムを導入することで、これらの課題を解消することが期待されます。

 IT系企業

IT系の企業では、ほとんどの従業員がリモートワークに対応しているため、有休管理の機能は必須と言っても過言ではありません。

システムを利用して自動化することで人事部門、管理部門の業務負荷を軽減できます。

製造業の企業

工場や現場での勤務とオフィス勤務が混在する製造業、出張や直行直帰の業務が多い企業・部署の担当者なども、勤怠状況が複雑になりがちです。

有休管理システムを導入することで、これらの勤務状況をより把握しやすく、正確に管理できるようになります。

有休管理システムの選び方、検討・選定のポイント

有休管理システムを選ぶ際には、さまざまな要素を考慮する必要があります。適切なシステムを選定することで、企業は効率的な休暇管理を実現し、また法令順守の体制も確実にすることができます。

有休管理システムの導入要件を定める

選定時には、まず要件定義を明確に定める必要があります。

要件定義とは、簡単に説明すると自社の抱える課題、目的、期待する成果などをまとめて、自社専用の要件書にまとめることです。

具体的には、自社の業務フローを再確認し、どのような課題があるのか、その課題をどう解決したいのか、どれだけ売上を向上させたいのか、どれほど成果を上げたいのかなどの項目をできるだけ多くリストアップしていきます。

その上で、出した要素や項目別に重要度順で順位づけをします。

選定時には要件が満たせて、自社の就業規則や特有の休暇ポリシーに対応できるかどうかや、システムの操作性やカスタマイズ性が高いシステムかどうかを確認しましょう。

不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得られず、それに応えられないベンダー/製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。

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法令順守の観点

「法令を順守できるシステムかどうかのチェック」も重要な検討ポイントです。

具体的には、労働基準法(第39条)や働き方改革関連法などにも基づく法令、法規への対応です。

労働基準法(第39条)は、雇入れ日から起算して6カ月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、10労働日の有給休暇を与えることを定めています。

参考 「3.年次有給休暇の時間単位付与 – 厚生労働省」(厚生労働省)

働き方改革関連法は、労働者がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会の実現を目的とする法律です。端的には「時間外労働時間」が原則月45時間、年間360時間と規定され、時間外労働に対して罰則を伴う上限が設けられています。

参考 「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律について」(厚生労働省)

また、現時点の法規、法令への対応だけでなく「将来の改正に向けても、適切に機能アップデート/対応してくれるかどうか。それはどのような条件・コストで対応してくれるか」といった点も確認するとよいでしょう。

導入効果最大化の観点

有休管理システムの導入効果を最大化するためには、選んだシステムを適切に“活用してもらう”ことが不可欠です。システムの入れ替えにおいて、従業員への十分な説明とトレーニングの体制も忘れずに設けておきましょう。

併せて、IT製品のセキュリティ体制、サポート範囲、サポート体制、メンテナンス体制も確認しておきましょう。

自社の状況を理解し、サポートも整えてくれる製品/製品ベンダー/製品パートナーであれば、システムの運用においても安心して運用を続けることができるでしょう。

有休管理システムは長期的な企業運営に必要不可欠なIT製品

有休管理システムは、従業員の有休を効率的に管理し、企業が法令を順守するためにも重要なツールです。

とくに現代は、従業員のワークライフバランスを向上させることが求められており、長期的な企業運営には必要不可欠です。

自社のニーズに適したシステムを選定し、従業員のワークライフバランスを高めましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください(無料です)。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。

 

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