勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に記録し、効率的に管理ができるIT製品です。正確な記録と管理、そして従業員が毎日使うシステムであることから使いやすさや手軽さも非常に重要です。特に、ICカードと連携できるシステムは勤怠管理の効率化手段として採用例が多く、一般的に用いられるようになっています。
本記事ではICカードを用いる勤怠管理システムの基礎知識、メリット、選び方のポイントをじっくり解説するとともに、昨今ニーズが増えているICカード以外の選択手段についてもじっくり紹介していきます。
目次
ICカードを用いる勤怠管理システムの選択肢
まずは勤怠管理システムの基本的な仕組みと特徴をあらためて解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間、休憩時間、残業時間などの勤怠情報を正確に記録し、管理するためのIT製品／ITツールです。
会社としての目的は、労働時間の適切な管理や給与計算の正確性向上、労務コンプライアンスの順守です。タイムカードの内容を転記するといった従来型の手動／アナログ手法による管理と比べ、飛躍的に効率と正確性が向上します。
勤怠管理システムはこの「正確な記録と管理」がキモです。勤怠管理システムに備わる主な機能は以下の通りです。
- 出退勤記録機能：従業員の出勤・退勤時間を記録する
- 休憩時間管理機能：法定休憩時間を記録し、管理する
- 残業時間計算機能：時間外勤務時間を記録し、自動計算する
- 有給休暇管理機能：有給休暇取得状況を記録し、管理する
- シフト管理機能：勤務シフトの作成と管理を効率化する
- 分析・レポート作成機能：勤怠データの分析、および各種レポートを自動作成し、効率化する
ICカード連携と勤怠記録の正確性
勤怠管理システムの多くは、非接触型ICカードとの連携機能を備えています。オフィスに専用リーダーを設置し、従業員が所持するICカードをかざすことで出退勤を容易に記録できます。
オフィスシーンにおけるICカード機能は多くの場合、社員証、入館証の類いに統合されます。オフィス滞在時は首から提げる／胸部ポケットにクリップ留めするなどの方法で掲示・携帯し、出退勤時のほかに身分証、入館証などとしても機能させています。
日本で使われる非接触型ICカードはいくつか規格が存在します。大抵の場合、FeliCa（FeliCa Standard）、Type A（Mifare）、Type Bのいずれかが使われています。ICカード連携型システムの導入において、社員証や入館証で既に用いている規格に対応しているかどうかは初期のチェックポイントになるでしょう。
参考までにFeliCa規格は、著名なものではSuica、ICOCA、PASMOをはじめとする「交通系IC」、Edy、WAONなどの「電子マネー」で使われています。通勤・通学や日常生活との連携性も高いことから、クレジットカード、社員証などへの採用例も多くなっています。
Type A（Mifare）は比較的安価に導入できることから、独立した社員証、学生証、入退出カードなどのシステムで多く使われています。
ちなみにType Bはより高セキュリティが望まれるものへ、例えばマイナンバーカードやパスポートに用いられています。
ICカード連携システム導入のメリット
勤怠管理システムとICカードを連携させることで、勤怠管理の効率化と正確性の向上が期待できます。
まずは「確実性」です。ICカードによる自動記録によって、手入力に由来するミスや誤記のリスクを大きく減らせます。
次に「コスト削減」「不正防止」といった効果も期待できます。手間のかかる月次や年次の勤怠データ集計も自動化でき、人事部門の業務負荷を大きく軽減できるでしょう。ICカードの個人認証機能により不正行為の防止・対策強化も実現します。
ICカードと連携した勤怠管理システムで期待されるビジネス成果
勤怠管理システムが持つ具体的な機能と、それらがもたらすビジネスメリットを解説します。
- 出退勤記録の自動化により正確性を高められる
- 労働時間管理と給与計算の効率と確実性を高められる
- 多様な方法にも進展・応用可能で、ビジネスの柔軟性を実現できる
出退勤記録の自動化により正確性を高められる
勤怠管理システムを利用することで、人的ミスやデータ入力エラーを減らし、記録の正確性が向上します。
入力したデータは即時反映されるため、状況把握が可能となり、管理者は常に最新の勤怠状況を確認できます。
また、ICカードと生体認証を組み合わせることで、なりすましや記録の改ざんを防止でき、より高度なセキュリティを実現できます。
労働時間管理と給与計算の効率と確実性を高められる
勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、大きな効率化が図れます。
まず、自動データ連携機能により、勤怠データを給与計算システムに自動反映させることで、データ入力の手間が大幅に削減されます。
さらに、手動による転記ミスや計算ミスを防止できるため、給与の過払いや不払いのリスクが大幅に低減します。
また、フレックスタイム制などの複雑な勤務体系にも柔軟に対応できます。
システムが自動的に適切な計算を行うため、人事部門の負担が軽減されます。
クラウド型／モバイルアプリなど多様な方法にも進展・応用可能で、ビジネスの柔軟性を実現できる
多くの企業で採用が進んでいるクラウド型／SaaS型の勤怠管理システムは、いつでも・どこでも使えるモバイルアプリやクラウドサービスの利点を活用し、より柔軟な運用も可能にします。
モバイルアプリも用意するシステムならば、手元のスマートフォンでさっと打刻でき、利便性をグッと高められます。会社のPCだけでなく、自宅のPC、出先のPCでも利用できれば、外出先や在宅勤務のような勤務体系を取り入れた企業の勤怠管理にも柔軟に対応できます。
デバイスに備わるGPS機能を応用し、位置情報と連携した不正打刻の防止策なども可能となります。
ICカードと連携した勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選定する際に検討おくべき重要なポイントを紹介します。
ポイント1：自社のニーズを確認し、要件を定める
ITシステムの導入で成果を出すには、やはり「自社のニーズに合っているかどうか」が重要です。
そこでまずは、自社の業務フロー、今ある課題、解決したい課題、実現したい成果、ありたい姿…などをできるだけ細かく棚卸しして、優先順位とともに、勤怠管理システムに求めることを明確にしていきましょう。これを「要件定義」といいます。
「吊るし」のままでも大丈夫そうか、自社の業務フローに合う機能がそろっているかどうか、自社の業態や独自ルールに沿ってカスタマイズできるかどうか、といった箇所をチェックできるよう準備しておけるとよいでしょう。
ポイント2：機能の有無、料金プラン、オプションを比較検討する
数ある勤怠管理システムから、自社の要件に応じて各製品の特徴、価格、提供する機能、サポート体制などを比較検討し、自社の要件に最も合致するシステムを絞っていきましょう。
例えば、自社の就業規則や特有の休暇ポリシーに対応できるかどうかや、システムの操作性やカスタマイズ性が高いシステムかどうか、導入を考えているIC機器で利用できるかどうか／親和性はどうか、などがありそうです。
IT製品には「無料版」として無料で始められる製品もあります。無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。
無料プランは主にユーザー数が少ない小規模シーンや個人ユーザー向けに用意されます。コスト面を踏まえた「スモールスタート」や「試用」のシーンに適しますが、多くの場合、利用可能な人数や期間、利用できる機能に制限があることに注意しましょう。
「無料トライアル」は一定期間（1カ月、30日間など）無料で試用できるメニューです。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。具体的に使うことで製品が自社の要求を満たしているかどうかをより評価しやすくなります。無料トライアルがある製品であればぜひ積極的に、遠慮なく活用しましょう。
不明点があれば、遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得られず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」
「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」
「はじめてのベンダーにいきなり聞くのもちょっとハードルが高い……」
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ポイント3：セキュリティ対策と法令順守体制を確認する
「法令を順守できるシステムかどうかのチェック」も重要な検討ポイントです。
具体的には、労働基準法（第39条）や働き方改革関連法などにも基づく法令、法規への対応です。
また、現時点の法規、法令への対応だけでなく「将来の改正に向けても、適切に機能アップデート／対応してくれるかどうか。それはどのような条件・コストで対応してくれるか」といった点も確認するとよいでしょう。
クラウド型サービスは、サービスを提供するベンダーに「データの保存環境」と「システムのメンテナンスやセキュリティ関連のアップデート」をある程度まで任せられるのもポイントです。製品によっては「法改正に伴う」機能追加やバージョンアップなども用意されます。
勤怠管理システムには重要な個人情報が集積されるので、セキュリティレベルの高さにも注意しましょう。万が一情報漏えいしてしまった際には、企業の信頼を失いかねません。クラウド型サービスは、オンライン上でデータ管理するため特に注意が必要となるでしょう。検討する製品において、不正アクセスなどに対してどのようなセキュリティ対策を講じているかどうかは忘れずに確認しておきましょう。
企業規模や業種に沿ったシステム選定
企業規模や業種によって、適した勤怠管理システムの特徴は異なります。
次は中小企業向け、大企業向け、製造業やサービス業などの企業規模や業種別の選定ポイントを解説します。
中小企業向けのシステム選定
中小企業向けのシステム選定では、導入コストの低さや簡単な操作性が重要となります。
とくに、少ない従業員数でも効率的に運用できるシステムを選ぶ必要があります。
大企業向けのシステム選定
一方、大企業向けのシステム選定では、多機能で拡張性の高いシステムが求められます。
多数の従業員を一括管理し、複数拠点での運用が可能なシステムが適しています。
製造業向けのシステム選定
製造業向けのシステム選定では、シフト管理や現場作業の記録が重要です。
現場の業務フローに適応し、リアルタイムでの労働時間の把握ができるシステムが必要です。
サービス業向けのシステム選定
サービス業向けのシステム選定では、パートタイムやフレックス勤務に対応できる柔軟なシステムが求められます。
顧客対応の時間帯に合わせた勤怠管理が重要です。
このように、自社の特性を考慮し、現在のニーズだけでなく将来の成長も見据えたシステム選定が重要です。
ICカードシステムの導入と運用
ここからはICカードシステムを実際に導入する際の手順や注意点、そして効果的な運用方法について解説します。
ICカードを利用した勤怠管理の特徴
ICカードを用いた勤怠管理には、いくつかの特徴的な利点があります。まず、導入の容易さが挙げられます。
多くの企業では既に社員証としてICカードを使用しているため、これを勤怠管理にも活用することで、スムーズな導入が可能です。
次に、コストパフォーマンスの高さも特筆すべき点です。
初期投資は比較的高めになる可能性がありますが、長期的には人件費削減やミス防止による経費節減効果が大きいです。
さらに、従業員が利用しやすいことも重要なポイントです。
カードをかざすだけの簡単な操作で記録ができるため、従業員の負担が少なく、スムーズな導入が期待できます。
カードリーダーと必要な機器の設置
ICカードシステムの運用には、カードリーダーをはじめとする機器の適切な設置が不可欠です。カードリーダーは通常、オフィスの入口や各フロアの出入り口に設置します。
設置の際は、従業員の動線を考慮し、利便性と確実性のバランスを取ることが重要です。
カードリーダーには、壁掛け型、卓上型、ゲート一体型などさまざまな種類があります。
オフィスのレイアウトや従業員数に応じて適切なタイプを選択しましょう。
設置の際は、電源の確保、ネットワーク接続（有線LANまたは無線LAN）、そして適切な固定方法を考慮する必要があります。
初期費用と運用コストの計画
ICカードシステムの導入を検討する際、初期費用と運用コストを適切に見積もることが重要です。
初期費用には、ハードウェア費用（カードリーダーなど）、ソフトウェア費用（IT製品のシステムライセンス、カスタマイズ費用）、そして導入・設置費用が含まれます。
運用コストには、保守・メンテナンス費用、クラウド利用料（クラウド型の場合）、そして消耗品費（ICカードの追加・再発行など）が含まれます。
コスト削減のポイントとしては、クラウド型システムの選択による初期投資の抑制、段階的な導入による費用の分散、既存システムとの連携による効率化などが挙げられます。
ICカード以外の勤怠管理方法も主流に
ICカードを用いる勤怠管理システムは前述した通り、日々オフィス、事業所などへ出勤する従業員向けとなります。このほかに外回りや外注先常駐、出張が多いスタッフもいますし、昨今はテレワークや自宅勤務といった働き方も一般的になっています。会社として「従業員の柔軟な働き方」を正しく支援できる体制を整えておくべきといえるでしょう。
モバイルアプリを活用した勤怠管理
専用の勤怠管理アプリは、従業員がスマートフォンを使って出退勤を記録するための便利なツールです。
手元のスマートフォンで作業できるため、従業員がオフィスに到着した際はもちろん、「業務を開始したら」アプリを起動して出勤ボタンを押せば完了といった仕組みで運用できます。
この方法は、外出先やリモートワーク中でも利用可能で、従業員がどこにいても正確な勤怠記録を保持することができます。GPS機能と連動し、より正確に、かつ不正なく記録できるよう工夫した機能を持つ製品もあります。
また、管理者もリアルタイムで従業員の勤怠状況を確認できます。労働時間の管理やシフト調整も容易になるでしょう。
生体認証システムを活用した勤怠管理
生体認証システムは、セキュリティ性を特に強化し、また不正を防止する有効な手段です。
従業員個人の指紋、顔、目の虹彩など、個人それぞれの生体情報を本人確認の鍵にし、特に高く厳格なセキュリティ対策を求めるシーンで用いられます。
デメリットは、導入、初期設定、暗号化などを伴う運用それぞれにかかるコスト面、運用の難易度などが挙げられます。
クラウド型製品を活用した勤怠管理
クラウド型／SaaS型サービスは、いつでもどこからでもアクセスでき、業務・事業を継続できる環境が比較的容易に整う大きなメリットがあります。
リモートワーク／テレワークが増える現在の働き方において、クラウドベースの管理システムであればどこからでもアクセス可能で利便性を高められます。またBCP（事業継続計画）対策として、災害や事故など予期せぬ事態が発生した際にも、自社としてその影響を最小限に抑えて事業を継続できる体制を整えられます。
勤怠管理はICカード以外の方法も 「柔軟な働き方の提供」を軸に検討しよう
勤怠管理システムは毎日使うものなので、利便性の高いシステムを使うことは非常に重要です。その点で、ICカード対応を踏まえた勤怠管理システムは日々の勤怠管理を手軽かつ確実に、会社としても正確性とセキュリティ観点、従業員に対する安心感を提供できます。
その一方で、昨今求められる「柔軟な働き方」を会社として柔軟に対応していくためのプラスαの考察も考えておきたいところです。
「何から検討すればよいのか分からない」「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス（無料）までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。
