予実管理は経営やプロジェクト運営に欠かせないプロセスで、予算と実績の違いを効率的に把握し成功に導く手法です。予実管理の目的は、数値目標を設定し、進捗状況を追跡することで計画を現実化し成果を上げることですが、具体的にどのように考え、実践していけばよいのでしょう。この記事では、予実管理の基本概念や具体的な方法、重要なポイントを中心に目標達成へ向けた管理体制を築くべく、ITシステムの活用によって具体的に対策するきっかけとなる事柄を解説していきます。
予実管理の方法とは？
予実管理とは、企業全体あるいはプロジェクトの「予算」と「実績」を比較し、その差異を把握して的確な経営判断や目標達成を目指す取り組みです。効果的な管理により計画と現状のギャップを明確化し、運用の精度向上や経営効率の向上につなげることを目的とします。
予算と実績の違い
予算とは、企業や組織が特定の期間内において期待する収益と費用を予測し、それに基づき計画を立てるための指標です。一方、実績とはその期間中に実際に達成された経済活動の成果を数値化したものを指します。予算と実績は異なる性質を持ちながらも、予算管理においては非常に密接な関係性があります。
もう少し具体的にしていきましょう。
予算は事業の方向性や活動にメリハリをつけ、効率的なリソース配分を行うためにも不可欠な計画値です。経営陣や管理者はこの数値を基準とし、活動の優先順位を決定し、全体の収支をコントロールするように動きます。
これに対して実績は予算に対する達成度を評価する数値です。実際に稼ぎ出した売上、費用、利益などの結果を数値として示します。売上予算を月間100万円と設定していたとし実際の売上が80万円であった場合、20万円のマイナス差異が生じたことは明確ですが、この差異を深く分析し、課題や改善点を洗い出すまでの活動が重要となります。
経営層は予算と実績の差異から、経営方針と改善余地を見極めるための情報、原因や背景を求めます。差異が生じたのであればその原因と背景を掘り下げ、必要に応じて戦略を変更したり、次期の予算策定に役立てたりします。差異においては、事業の実直値のほかに市場動向や消費者ニーズの変化、経済情勢への対応のような不確定要素も挙がるかもしれませんが、ともあれ経営管理において予算と実績の違いを正確に把握し、適切に活用することが企業全体の生産性向上や目標達成に大きく寄与します。
最終的に予算と実績の違いを適切に理解し、管理することで、経営の透明性を高め、経営判断を迅速かつ合理的に行えるようになります。自社のリソースを最大限に活用し、組織全体の成長を促進する道筋を作り出すことができるともいえます。
予実管理の重要性
予実管理は企業経営において、目標達成のための重要な指標として広く活用されます。原価計算や人件費考慮なども含めて予算として計画された値と実際の実績値を比較することで、事業の進捗状況を正確に把握できます。この情報はただの数値ではなく、経営判断を行う上で欠かせないデータとして活用されます。
予実管理が重要とされる理由は、計画と実績の差異を分析することにより、現在直面している課題や問題点を早期に把握できるためです。これにより、必要に応じた修正や改善策を迅速に講じることが可能になります。売上目標の未達成が予実管理を通じて明らかになったならば、その原因を検討し、営業活動の強化や効率化、あるいはコスト削減など即座の対策を立案することで事業の方向修正が可能となります。この対応が遅れると、企業全体の業績や経営活動に悪影響を与える可能性があります。
効果的な予実管理を行うことで、限られた経営資源を適切に再配分することもできます。これは、部門ごとの成果や課題を見極めた上で資源を効率よく活用することにつながり、結果として企業の持続的な成長が促進されることがきたいできます。
予実管理は、計画に対して「どの程度達成できたか」という達成率だけでなく、「なぜ達成できなかったのか」「どうすればよいか」という深い原因究明を行えることに意義があります。
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予実管理の具体的な方法
予実管理を成功させるためには、具体的な方法論を理解し、それを実践することが重要です。このセクションでは、実効性の高い予実管理のプロセスについて、ステップごとに詳しく解説していきます。予算から実績までの流れをしっかりと把握し、差異分析や改善まで効率的に進める手法をかくにんしましょう。
予実管理は、目標設定から計画、データ収集、差異分析、改善提案までを段階的に進行していくプロセスです。それぞれのステップが具体的かつ緻密に行われることで、精度の高いマネジメントが可能になります。その手法や考え方・ポイントを順に説明します。
- 目標設定と計画の立て方を定める
- 予測値の作成と予算策定の仕方を定める
- 実績データの収集と確認方法を定める
- 差異分析と改善策実施のサイクルを回す
目標設定と計画の立て方
目標設定は予実管理における最初のステップであり、その成否が全体の成功を左右します。
明確な目標を設定することで、関係する全てのメンバーが目指すべき方向性を共有でき、一貫した取り組みが可能になります。例えば自社の売上目標として「翌年度の売上を前年比10%増加」と具体的かつ測定可能な目標を掲げたならば、各部署はその数値を基に具体的な行動計画を立てやすくなります。もしこの目標が漠然としていると、各部署の目標があやふやになり、また進捗状況を確認する基準が失われることで軌道修正が遅れていく恐れがあります。目標設定時には具体性と測定可能性を重視することが求められます。
事業計画は、設定した目標を達成するための地図のようなものと例えられます。計画を可能な限り明確に定めることで業務の優先順位や道筋も明確になり、リソースや時間を効率的に活用できます。計画がなければ何から手をつけるべきかから曖昧になりがちで、結果的に取り組みが分散していくリスクがあります。
具体的な例として、あるプロジェクトの進行で毎月到達すべき目標を設め、それに基づいて各担当者やチームにリソースを配分し、進捗をスケジュールに反映するとします。ここへ「第1四半期で新規顧客を30人獲得する」という具体的な計画と目標を設けることで、チーム全体で向かうべき道筋が統率され成果を確認しやすくなります。
この目標と計画が現実的で詳細であればあるほど、運用時の実績管理が円滑に進むための土台が強固になります。目標の進捗をこまめにチェックし、適宜調整する習慣を持つことが全体の成功率をさらに高めることにつながるでしょう。
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予測値と予算策定の仕方
予算の策定においては、正確な予測値が重要な情報となるでしょう。過去の実績データや市場の動向を分析することで、現実に即した計画を立てることが可能になります。もし計画が非現実的だと、実績との乖離が大きくなり適切な対応策を講じることから困難になる恐れがあります。正確な予測値の作成に注力することが大切です。
一例として、前年の売上データや市場分析をもとに次年度の売上予測を作成するケースはよくあるシーンです。例えば、季節ごとの需要の変化や新商品の導入が与える影響などの要因が考慮されることでしょう。これらのデータを統合的に分析し、予測値として算出することで、現実的で実現可能な予算を策定でき、併せて事業計画全体の達成可能性がたかまります。堅実に予算策定を行えば、事前に経営リスクの軽減や潜在的な課題の対応を行いながら進行することもできます。
予算策定は単なる数字の計上ではなく、データに基づいた合理的な計画を立てる重要なステップであり、経営目標を達成するための土台です。過去のデータや未来の市場環境を十分に分析しながら、細部にわたって計画を練ることが必要です。
実績データの収集と確認
予算に対する実績をデータとして正確に収集し、定期的に確認することこそが「予実管理」で欠かせないステップです。実績データは予算と実績の差異を分析し、改善点を見つけるための基礎情報となります。もしデータの精度が低かったり、収集に不備があったりすると、間違った判断や対策を生み出してしまいます。これを防ぐためにデータの収集方法と確認プロセスを適切に構築し、正しい実績データを収集することが重要です。
実績データの適切な収集方法としては、各部門の担当者から正確な売上データやコストデータを月次、または四半期ごとに収集し、一元的に管理する方法があります。このプロセスではよくある表計算ソフト、あるいはクラウド型管理システムを活用すれば、データの漏れやミスを防ぎつつ効率的に集計できるでしょう。
例えば、スプレッドシートベースのテンプレートを部門ごとに共有し、適切に情報を入力してもらうことで作業を標準化できます。収集されたデータを毎月の定例会議で共有し、目標達成状況や進捗の確認を行うことも効果的です。
実績データ収集と確認の作業は、組織内の連携および担当者間のコミュニケーションがカギとなります。手作業による属人的な運用やヒューマンエラーの発生を避けるべく、ITツールやデータの一元管理システムを積極的に導入して自動化することで、さらなる迅速かつ正確な対応が期待できます。ITシステムによる対策は、結果的に予実管理の成功や精度向上に大きく寄与すると思われます
差異分析と改善策の実施
正確な実績データから差異の分析を行い、対策・戦略を改めて練っていくことになります。予算と実績の間に生じたギャップを特定し、適切な改善策を導き出すために欠かせないプロセスです。特に経営目標を達成するうえでこのギャップを放置することは、企業活動全体の方向性を誤らせるリスクになると言われます。
差異の要因が分かれば、それに応じた改善策を考案し、実行に移す段階へ進めます。例えば、販売数低下の原因が商品認知不足ならば、プロモーション施策の強化や新しいマーケティング手法の導入を検討するなどが次の戦略となるでしょう。販売チャネルの見直しや、営業部門に対する追加トレーニングの提供なども施策案の1つとなるでしょう。
さらに、このことは継続的な改善サイクルを構築する上で求められる経営管理手法の1つにもなります。PDCAサイクルの考え方を基に、定期的かつこまめに差異を確認し、データを分析して状況に応じたアクションを繰り返すことで、予算達成に近づく運営が可能となります。
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予実管理を行う具体的な方法
効果的な予実管理を行うには適切なツールが欠かせません。ツールを正しく活用することで管理の効率化や精度向上が期待できます。ここでは、予実管理のために活用できるツールの特長やメリットをひもといて解説していきます。
予実管理を成功させるためには、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。エクセル（Microsoft Excel）やGoogle スプレッドシートは低コストかつ柔軟にカスタマイズも容易で、思い立ったらすぐ手軽に使える手段です。しかし昨今の運用においてはいくつかの課題が残るため、クラウド型予実管理システムのような専用のIT製品で大きく効率化する手段の導入例も進んでいます。予実管理システムとして提供される製品の多くには、リアルタイムでのデータ共有や集計、AI（Artificial Intelligence：人工知能）も活用した自動分析のような便利機能を備えるものも多くあります。
エクセルやGoogle スプレッドシートを利用する
エクセルやGoogle スプレッドシートは手軽に予実管理を行うための便利ツールです。これらは多機能でありつつ操作性が高いため、特に専門家などではない一般オフィスユーザーでも簡単に使いこなすことができます。基本的には無料、あるいは少額の費用で十分に対応できるので、中小企業から個人事業主、大企業の一部門まで広く採用されています。
例えば、Excelのピボットテーブル機能を活用すれば、膨大なデータを簡潔に集計し、それを基に視覚的なグラフを作成することなども可能です。営業成績や進捗状況を一目で把握でき、迅速かつ正確な意思決定をサポートするには必要十分なかもしれません。特にGoogleスプレッドシート（やMicrosoft Office 365製品）はクラウドベースで動作するため、クラウド上の1つのデータ／ファイルに対して、リアルタイムで複数のメンバーが同時編集することも可能。営業部門や経理部門、各部署で進捗状況を共有したり、データを即座に更新・反映したりする際に役立ちます。
このようにスプレッドシートやExcelは手軽さと機能面のバランスが取れているため、多くの企業にとって予実管理のツールとしても広く使われています。課題はやはり、自社の予算管理や実績監視の目的、規模感に応じた適切なツールやスキルの習得です。小規模なプロジェクトや事業部門ごとのシンプルな管理ならば問題は少ないかもしれませんが、大規模な事業展開や精度の高い分析を要求される現場では、データの記録や更新だけに留まらない機能を備えた専用の管理ツールやクラウド型システムとの併用によって、より効率化を求めるシーンが増えてきます。
クラウド型予実管理システムを活用する
クラウド型予実管理システムは、効率的で正確な予実管理を実現するためのさらなる確実性と効率化のニーズをカバーするIT製品です。予実管理システムを活用することで、予算と実績の差異をリアルタイムで確認しつつ、複数部門での連携が容易になし、結果として組織全体の予算管理がスムーズに進行することが期待されます。
クラウド型システムの最大の利点はネット環境があればどこからでもアクセスできることにあります。データの収集や共有が簡単になり、属人化の課題やリスクを軽減できます。例えば、営業部門や経理部門が同時にデータを確認し、プロジェクトの進捗状況を把握することができるため、迅速な意思決定が可能になります。システムが自動でこれらのデータを集計・分析することでヒューマンエラーのリスクも大きく低減できます。
クラウド型予実管理システムは、一元管理と柔軟なデータ分析を可能にし、予算達成率の向上に直結します。その結果、経営判断の迅速化やリソースの最適配分を促進し、事業全体の成長を支える重要なツールとして価値を発揮します。このようなシステムの活用により、予実管理の精度を高め、経営課題を解消する手助けとなることでしょう。
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予実管理のよくある課題と対応策
予実管理は経営やプロジェクト管理で重要ですが、課題が発生することもあります。これらを理解し対応することで予実管理の精度と運用効率を向上させることが可能です。本章では、具体的な課題とその解決策やより効果的な方法について解説します。
- 予実差の原因特定とフィードバック方法を構築する
- データ収集の効率化対策と実現方法を確立する
- 組織内でのコミュニケーション体制を改めて整える
予実差の原因特定とフィードバックの方法
予実差の原因を特定することは、正確な予算管理と今後の改善のために重要な業務プロセスです。予算と実績の差異が放置されると、組織のパフォーマンスが最適化されず、無駄な支出や目標未達につながる可能性が高まります。原因を特定し、同様の問題が将来発生しないような体制を構築することがポイントとなるでしょう。
原因特定とそのフィードバックをもとに、組織メンバーが予実差の原因を正確に理解し、適切に対応していくことで、新たな問題発生を未然に防ぎ、経営層としてもよりよい意思決定が可能となります。例えば「過去の予実データを全社員に共有する会議体を設け、部門ごとの担当者から意見を集めて来期計画の精度を高める」といった活動は効果的とされます。「予実差を特定し、具体的で実現可能な改善策を講じることを日常業務に組み込む」といった対策を取る組織もあります。
予実管理システムで管理する情報を基準にこのような部門間の協力体制を築くことで、効率的で実現可能な目標設定を行うことができます。
データ収集の効率化対策と実現方法
データ収集にはさまざまな困難や課題が挙がります。その1つがシステムが分散していてデータ形式が多様にある影響です。複数の部署やツールが異なるシステムを利用してデータを管理しているシーンも多いのですが、予実管理の観点では特に、必要な情報を正しく集約し、フォーマットを揃えたデータになっていることで統一的に分析できます。フォーマットの不一致や情報の欠落などが生じると、データの信頼性が低下し、効率的な意思決定の大きな妨げになります。
こうしたデータ収集の課題を解決するためには、データを一元管理するIT製品や統一データ基盤の導入、自動化ツールの導入が効果的です。データ収集を自動化できれば、データの収集から整理、処理までのプロセスも迅速かつ正確に行うことができます。担当者の工数を削減し、業務効率を向上させることも期待できます。
データ収集を効率化するためには、統一された基準やツールを組織内で導入することが重要となるでしょう。標準化された情報の流れや一貫したデータ入力ルールを設けること、あるいは全社で統一した予実管理システムのようなIT製品を導入することで、異なる部署やシステム間での不整合を最小限に抑えることができます。APIを活用して異なるシステムと連携させたり、クラウド型のデータ管理プラットフォームを導入する方法も解決手段の一例です。分散されていたデータを一箇所へ集約し、整合性を保ちながら利用できるようにするのがポイントです。
組織内での情報共有とコミュニケーション
予実管理を効果的に進めるためには、組織内での情報共有とスムーズなコミュニケーション体制も欠かせません。計画と実績の認識が関係者間で一致していなければ、予実差の原因を迅速に特定することも、適切な改善行動を取ることも難しくなるでしょう。このような問題を防ぐためには、透明性のある情報共有体制を整備し、社内全体で正確で一貫した情報を認識できる環境を作ることも求められるでしょう。
情報共有を促進するためには、リアルタイムでデータを更新・閲覧できるよう、データを一元化した環境とこれを容易に利用できるシステムの活用が効果的です。データが一元化されている、つまり、誰がどこからいつ見ても唯一の正しいデータを参照できる体制を整えることで、組織内での情報の行き違いや認識のズレを防ぎ、状況に応じた適切な対応が取れるようにもなるでしょう。
併せて、各部門間の連携や経営陣との定期的な進捗確認も重要です。計画の変更が必要な場合や実績と予算の乖離が判明した場合も、すぐに必要な調整を行い、中長期的な目標達成を確実に推進できます。透明性の高いコミュニケーションが組織全体の信頼感を高め、予実管理の精度を大幅に向上させることにもつながります。
最終的にはやはり、組織全体が一体となり明確な目標の達成を目指す環境の構築が不可欠となるでしょう。情報共有ツールの活用や効果的なフィードバック体制を整えるなど、コミュニケーションの質を高める取り組みが求められます。
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予実管理の方法を具体化するSaaS製品で効率化を図ろう
精度の高い経営戦略を実現するために、予実管理においてはさらなる高度化と効率化が求められます。特に予実管理システムのような、目的に特化したIT製品をベースとする運用は精度を大幅に向上させつつ、効率化も図れることが期待できます。従来の手作業やスプレッドシートを使った予実管理では属人化や入力ミスなどによるヒューマンエラーが避けられない恐れもありますが、クラウド型／SaaS型のITシステム・製品はこれらの問題を比較的容易に解決でき、リアルタイムで正確なデータをもとに迅速な経営判断を支援できます。
導入を検討する際には、自社の業務プロセスや特定の課題に適した製品を選ぶことがカギとなるでしょう。市場にはさまざまなSaaS製品が出ており、各ツールが提供する機能には違いがあります。進捗状況の可視化に特化したものや、複数部門のデータを統合的に管理する機能を持ったものなど、選択肢は豊富です。まずは比較表を作成して製品の強み・弱みを整理しましょう。また多くのSaaS製品が提供している無料トライアルを活用して実際の操作感を確認しながら、じっくりと自社に最適なツールを見定めることも成功率を上げる方法の1つです。
「自社の現システムとのデータ連携している製品はあるか。いい製品を見繕ってほしい」「そもそも自社に合うIT製品・サービスが分からないので教えてほしい」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したいが、方法が分からない」といった悩みやご相談がありましたら、ぜひ専門スタッフのいるITセレクトのコンシェルジュサービス（無料）をご利用ください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。
