「業務の効率化を図りたい、でも人手不足でなかなか手が回らない……」「時間外労働の削減を目指しているが、具体的な策が見つからない……」。現代のビジネス環境下でこのような課題に直面している企業は少なくありません。特に中小企業やスタートアップでは、限られたリソースの中で最大限の成果を出そうと日々奮闘していることでしょう。こうした状況の中で、企業の負担を軽減し、業務効率を大幅に向上させる解決策の1つが「労務管理システム」の導入です。SaaS型の労務管理システムを活用することで、勤怠管理、給与計算、人事管理など、複雑で時間を要する作業を効率化し、その分、より戦略的な業務に集中できるようになります。
本記事では、労務管理システムがなぜこれらの課題を解決できるのか、そしてどのような機能を持つシステムを選べばよいのかについてを具体的に解説します。併せて、あなたの企業が直面する問題を解消し、一歩先へ進むための手がかりとなるよう、ITセレクトおすすめの製品をご紹介（全1製品／2024年9月時点）します。
目次
労務管理システムとは？
労務管理システムとは、企業の人事・労務関連業務を効率化するためのITシステム／IT製品です。主に、勤怠管理、給与計算、人事情報管理などの機能を備えています。
勤怠管理機能：従業員の出勤・退勤時刻の記録、残業・休暇状況の管理などを自動化します。従業員の打刻をより簡単にするシステム、GPSを活用した自動化支援機能を備えるものもあります。
給与計算機能：勤務時間に基づく給与の計算、税金や社会保険料の控除計算を自動で行います。多くの製品では法令改正時も自動アップデートで的確に対応できるほか、給与明細の発行もシステムを通じて簡単に行えます。
人事情報管理機能：従業員の個人情報、履歴、スキルセットなどを一元管理します。適材適所の人員配置や人材育成計画の策定が容易になります。
これらの機能により、企業の人事労務業務の正確性を高めるとともに、人的資源を最大限に活用するための戦略的な意思決定をサポートします。SaaS型のサービスが多く、導入や運用の手軽さも魅力の1つです。
労務管理システムの導入メリット
労務管理システムを導入することで、業務効率が大幅に向上し、企業全体の生産性が上がります。
労務管理システムは、時間管理、給与計算、法令順守などの一連の業務を一元化し、手作業によるミスを削減できることが大きなポイントです。従業員の労働時間を自動で記録できれば残業時間なども的確に把握でき、不正確な記録が残る可能性を低減できます。併せて給与計算も自動化でき、手作業に由来する人的な計算ミスを防げます。
この確実性の向上とともに、業務効率の大幅な改善が期待できます。システムを通じて労働時間や給与計算のような複雑な業務が自動化されるため、管理者の負担を軽減する効果が望めます。労働時間の正確な把握ができるようになり、労務監査への対応もスムーズに行えるようになります。法令順守を徹底するためにも労務管理システムは大いに役立ちます。
労務管理システムの導入は、企業の生産性向上と法令順守の徹底をサポートする重要なツールといえるでしょう。
業務効率化と生産性向上
労務管理システムの導入により、業務効率化と生産性向上が実現できます。システムを使用することで、従来手作業で行っていた業務を自動化することができます。そこで余裕ができた人員リソースを他の重要な業務に割り当てることができます。例えば、タイムカードの集計、勤怠データの入力、給与計算などの労務関連の作業が自動化されれば、従業員から、管理者、総務担当者などまで手間を大幅に削減できます。労務管理システムの導入によって、業務効率化と生産性向上を目指せます。
労働時間を正確に把握できる
労務管理システムを導入することで、労働時間を正確に把握できます。出勤や退勤の記録を自動で行えれば、手作業での入力ミスを防ぎ、正確さを保つことができます。
例えば、従業員が出入り口でカードをスキャンするだけでその記録がデータベースに自動的に保存され、システム上で管理できます。これにより、タイムカードのような紙ベースの記録や手入力の必要がなくなります。労働時間の不正や記録ミスを未然に防ぐことも可能になります。
また、労働時間のデータはシステム上で自動的に集計されるため、リアルタイムでの監視・確認も可能となります。これにより、必要なときに即座にデータを確認でき、迅速に対応できる体制も整います。
給与計算の効率化につながる
労務管理システムを導入することで、給与計算のプロセスも同時に効率化できます。給与計算の自動化機能により、複雑だった計算作業が簡素化され、手作業によるミスを減らせます。システムが現法令に沿って税金や保険料の計算も自動で行ってくれるため、正確かつ迅速な給与計算が可能になります。この自動化によって、これまで数時間、あるいは数日かかっていた作業が、システムの導入によって数分で完了するといった時間的効果が期待できます。
また、過去のデータを容易に参照することもできるので、訂正や再計算もスムーズです。
法令順守の徹底に貢献できる
労務管理システムは法令順守の徹底にも貢献します。年々更新される労働関連の法規、規則に手作業で都度対応していくのはかなり手間がかかりますが、労務管理システム、特にクラウド型（SaaS型）の製品は「最新の法令に基づいて自動的に更新（アップデート）」されます。手間なく、常に法令に準じた管理が可能です。
例えば、労働基準法に基づく時間外労働時間の把握、有給休暇取得日数の管理などにおいても、システムが自動的にアラートを提供し、違反していないかどうかを確認できます。労務担当者は適切な対応を迅速に実施することができます。
福利厚生管理を一元化できる
労務管理と関連し、福利厚生管理を一元化できる機能を持つものもあります。福利厚生に関連するデータも1つのシステムで管理することにより、情報の整合性が保たれ、管理の確実性が増します。これにより、福利厚生の提供を円滑に行うことにもつながります。例えば、従業員の健康診断のスケジュール、各種保険の更新情報などが挙げられます。
従業員は自分の福利厚生に関する情報を一目で確認できるため、問い合わせや申請の手間が減少し、業務の無駄をなくせます。管理者はデータの二重管理や手動によるミスを減少させ、確実で迅速な処理が実現できます。このような細かいことの1つひとつも、結果として組織全体の生産性を向上させることにつながります。
組織改善を実現
労務管理システムは組織構造の改善に寄与します。人事情報を一元化する労務管理システムには、各社員のパフォーマンスや勤怠データを統合し、リアルタイムで把握できる機能を持つものもあります。組織全体の問題点を迅速に特定し、具体的な対応策を講じることが可能になります。
例えば、ある部署で「残業が多い」というデータがシステム上で確認された場合、原因分析や具体的な対策として、人員の再配置、業務フローの見直しなどを速やかに行う「判断、決断」のための基礎データになります。労務管理システムを軸にデータドリブンな意思決定が促進され、組織の健全化と改善が図れます。
労務管理システムは、労働時間の適正化や業務の効率化だけでなく、社員の満足度も向上し、最終的には企業全体のパフォーマンスの向上につながります。従業員の離職防止やリモートワークの管理にも効果的であり、柔軟な働き方をサポートし、より強固な組織運営の実現が期待できるでしょう。
労務管理システムのデメリット
一方、労務管理システムにはいくつかのデメリットも存在します。
まず、労務管理システムの導入と運用には初期費用や運用費用が発生します。企業の予算に影響を及ぼす可能性があります。
新システムの導入・刷新においては、ツールの操作や導入に必要なサポートコスト／トレーニングコストとともにサポート体制を考慮する必要があります。新しいシステムに慣れるために従業員が追加の研修などを受ける必要があるならば、短期的には業務の効率が低下することもあります。
また、自社の働き方やニーズに合っていない、機能が足りていないツールでは従業員、管理側それぞれに使われず、利用が促進されません。このような状況では導入しても成果を見込めない可能性があります。
労務管理システムのデメリットも理解し、導入前に十分な検討と準備を行うことが重要です。
労務管理システムで得られるビジネス成果
労務管理システムを導入することで、ビジネスにおいてさまざまな成果を得ることが期待できます。労務管理システムは業務プロセスの効率化、法令順守の徹底、データの一元管理など、多くの利点を提供します。
例えば、労働時間の正確な把握により、不正な残業や過少申告などを防ぎ、実際の労働時間に基づいた公平な給与を支払う体制をあらためて構築できます。また、法規、法令の変更に迅速に対応することでコンプライアンス違反のリスクを低減できます。結果として、企業は従業員の信頼を獲得し、労働環境の改善に努めることができるでしょう。
データの一元管理により、情報へのアクセスが容易になり、業務の透明性が向上します。これにより経営層も迅速に自社の状況を把握し、適切な意思決定が可能となります。例えば、労務管理システムを活用して勤怠データや人事情報をリアルタイムで可視化することで、生産性の向上や業務の効率化が期待できるでしょう。
労務管理システムの導入によって、企業は透明性の高い運営を実現し、労働環境の改善と業務効率化を図ることができます。こうしたシステムの利点を生かすことで、企業全体のパフォーマンス向上が期待できます。
労務管理システムの機能一覧
労務管理システムは、企業の労務管理業務を効率化するために設計されたソフトウェアであり、多くの機能を備えています。ここでは、労務管理システムが提供する主要な機能を解説します。
労務管理機能
労務管理機能は、従業員の勤怠や労働時間の管理を効率的に行うための機能です。労務管理を適切に行うことで、従業員の労働状況を正確に把握し、適切な労務環境を提供することができます。例えば、オンラインタイムカードやICカード、勤怠アプリ、そのほか入力支援・自動化機能を用いて従業員の出退勤時間を手間なく、そして正確なデジタルデータとして記録することができます。また、休暇申請や残業申請もスムーズに処理することができます。
労務管理システムの導入により、労務管理の効率化と透明性の向上が期待できます。
給与計算機能
給与計算機能は労務管理システムにおいて重要な要素です。給与計算は正確さが求められ、ミスが発生すると従業員の信頼を失うだけでなく、法的問題にも発展する可能性があるためです。
税金や保険料の控除、残業手当の計算、年末調整・源泉徴収の計算などが自動で行われることで、人的エラーを防ぎ、効率を大幅に向上させることができます。勤怠情報と連動した給与計算機能を活用することで、正確かつ効率的な給与処理が可能になります。
人事管理機能
人事管理機能は、従業員の情報を一元管理する機能です。従業員の個人情報／マイナンバーなどだけでなく、経歴、スキルセットのような情報も含めて効果的に記録し、管理することで、組織全体の人材活用の向上を図ることが主な目的です。タレントマネジメント機能とも呼ばれ、これらのデータは評価や昇進の判断材料にもなります。
具体的には、社員の連絡先情報や資格情報をシステム上で一括管理し、いつでも迅速にアクセスできる体制を整えることが可能です。また、従業員のパフォーマンスデータも定期的に更新し、評価プロセスをサポートします。リモートワーク／テレワークが増える現在の働き方においても、クラウドベースの管理システムであればどこからでもアクセス可能で利便性を高められます。
また、多言語対応のシステムであれば、複数拠点のある国際的な組織などでも効率的に情報を共有できます。従業員がどの拠点にいても統一された基準で管理でき、従業員満足度の向上や業務効率の大幅な改善が期待できます。
労務管理システムの導入を検討している企業は、従業員のスキル情報や評価データも一元管理するシステムの重要性を理解し、最大限に活用することで、さらに強い組織を構築することができるようになるでしょう。
労務管理システムの選び方／チェックポイント
労務管理システムを選定する際には、いくつかの重要なチェックポイントがあります。これらのポイントを押さえることで、企業のニーズに最適なシステムを選ぶことができます。以下に、その詳細を解説していきます。
労務管理システムの選定には以下の点を確認することが重要です。まず、システムが対応可能な業務と帳票作成の範囲を確認することが重要です。次に、料金体系を理解することも大切です。さらに、従業員情報の入力手段、他システムとのデータ連携、API機能、データ出力（CSVなど）機能、周辺業務の効率化への対応、そして電子申請（e-Gov）対応などが考慮すべきポイントとなります。
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対応可能な業務、帳票の範囲
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料金体系
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従業員情報の入力手段
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他システムとのデータ連携
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周辺業務の効率化への対応
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電子申請（e-Gov）対応
（1）対応可能な業務、帳票の範囲
労務管理システムを選ぶ際は、対応可能な業務と書類作成が必要な帳票の範囲を確認することが非常に重要です。システムが対応していない業務や帳票があると、手作業が増えます。例えば「従業員の出退勤管理や給与計算などがシステムで対応されていない」と、別のツールを使ったり、手動対応したりする必要があり、効率は大きく下がってしまいます。何より、正確性と迅速さが失われる可能性があります。
労務管理システムを比較検討する際は「自社の業務ニーズに合った機能が網羅されているかどうか」を確認しましょう。このためにまず、自社の「要件」を定めるとよいでしょう。
要件定義とは、簡単に説明すると自社の抱える課題、目的、期待する成果などをまとめて、“自社専用”の要件書を作ることです。具体的には、自社の業務フローを再確認し、どのような課題があるのか、その課題をどう解決したいのか、どんな成果を、いつまでに上げたいのか、などの項目をできるだけ多くリストアップしていきます。その上で、出した要素や項目別に重要度順で順位づけをします。
機能の有無や比較はこの定めた要件に沿いながら行うと判断しやすくなります。
例えば、クラウド型のシステムであれば、リモートワークや在宅勤務中でもアクセスが可能であり、柔軟性と利便性が高い大きな利点があります。また、給与計算、各種申請、出退勤の自動記録といった一連の業務をカバーするシステムを選択することで、情報の一元管理が実現できます。これにより、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
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（2）料金体系
料金体系の理解も、導入コストとその後のコストを正確に見積もる上で非常に重要です。導入後に思わぬコストが発生するリスクが高まります。ただ、価格帯やサービス内容は各社、各製品で異なるため、比較検討は想像以上に難しくなることもあります。
チェックポイントは、初期導入費用、月額費用、カスタマイズ費用、保守管理費用などが考えられます。あるシステムではやや高額だが月額費用の中にすべての機能が含まれる一方で、他のシステムでは月額費用は安価だが必要な機能のいくつかがオプション扱いで別途費用が必要になる──このようなケースもあります。料金体系の詳細を事前に確認することで、予算内で適する労務管理システムを選定できるとよいでしょう。
（3）従業員情報の入力手段
労務管理システムにおいて、「従業員情報の入力手段」が柔軟で効率的なものであることも強く求められるでしょう。効果的なデータ入力手段でなければ、従業員情報の収集と管理において大きな手間と時間がかかります。特に従業員数の多い企業では、この影響が業務の生産性に直接響く可能性があります。手入力があれば、ミスも発生しやすくなります。
例えば「従業員が自ら情報をオンラインで入力できる機能のあるシステム」であれば管理側のデータ収集の手間が大幅に削減されます。加えて、「バッチ処理機能を持つシステム」や「QRコードやバーコードスキャン」が可能な機能も活用することで、大量のデータを正確かつ迅速に記録することが可能になるでしょう。
従業員情報の効率的なデータ入力手段は、業務の効率化と正確性向上につながります。従業員が入力した情報をリアルタイムで取得し、必要な時にすぐにアクセスできる環境を整えることは、労務管理システムを最大限に活用するために不可欠です。従業員情報の入力手段が効率的であることで、全体の業務フローが円滑になり、結果的に企業全体のパフォーマンスも向上します。
（4）他システムとのデータ連携
多くの場合、自社で既に導入している他システムとのデータ連携が可能で、それが容易で柔軟に対応できる機能も選定要件に挙がります。他のシステムとデータが連携できることで情報の一元管理が可能となります。複数のシステムを使用する場合でもスムーズに運用できます。
例えば、勤怠管理システム（勤怠入力ソフト）、給与計算システム（給与計算ソフト）、さらにはERPなどとシステム連携するシーンが考えられます。
全ての業務プロセスが円滑に流れる体制を考えてシステム連携の必要があるか、連携可能かどうか、どう連携できるのか、などからこれらの必要機能を考察していくとよいでしょう。
（5）周辺業務の効率化への対応
他システムとのデータ連携と併せて、周辺業務の効率化の考慮も選定において重要なチェックポイントです。労務管理システムが周辺業務にも対応していることで、作業の重複を防ぎ、全体の業務効率を高めることが期待できます。考え方の1つとして、システム／利用するツールが一元化されることで、情報の転記や複数管理のような煩雑な業務もなくなり、業務プロセスの効率化が望めます。
例えば、労務管理・勤怠管理情報と給与計算機能がシステム連携されれば、出勤データを手動で入力する手間を省き、人的ミスを減少させることができます。また、労務管理システムと人事評価システムが統合されているならば、評価データを簡単に取得して、昇進や給与改定などの人事決定に迅速に反映させることが可能になります。
このように、労務管理システムが周辺業務の効率化にも対応していることで、業務フローがシームレスに進み全体のパフォーマンス向上に寄与します。労務担当者の負担が軽減され、労働環境の改善や従業員満足度の向上にもつながります。情報が正確に管理されることで、必要な情報が迅速にアクセスでき、法令順守の徹底にも貢献します。
周辺業務の効率化は長期的に見ても重要で、労務管理システムを導入する際はこの点を考慮する必要があるでしょう。システムの連携性や拡張性、操作性を確認し、自社の業務プロセスに適したものを選ぶことで、運用時の課題を最小限に抑えることが可能です。
（6）電子申請（e-Gov）対応
電子申請（e-Gov）対応の重要性も現代の労務管理においてますます高まっています。労務管理システムが法令に沿った電子申請に対応していることで、労務管理業務が大幅に効率化され、書類提出の手間を大きく省略できます。特に従業員数の多い企業や、手続きが多岐にわたる場合に大きなメリットとなるでしょう。
具体例を挙げると、従業員の社会保険加入手続きや労働保険の年度更新など、手間がかかる手続きをオンラインで簡単に行えるようになります。これにより、物理的な書類を準備し、役所に持ち込む必要がなくなるため、時間と労力の両方が節約されます。また、電子申請により書類の紛失リスクが減少し、申請手続きの迅速化が期待できます。
加えて、労務管理システムが電子申請に対応していることで、業務の効率化と従業員の時間と労力の節約が実現できます。手入力によるヒューマンエラーも減少し、常に最新の情報で手続きを進めることが可能になるため、会社全体の生産性向上にも寄与します。このように、電子申請対応の労務管理システムは、現代のビジネス環境で不可欠なツールとなっています。
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