ITセレクト powered by 発注ナビ

エクセルでの工数管理の方法と効果的なシステムの活用

author
ITセレクト編集部

更新

SHARE
X
Facebook
LINE
はてなブックマーク

エクセルでの工数管理の方法と効果的なツールの活用のメインビジュアル

本記事では、エクセルを使った工数管理の方法とポイントを分かりやすく解説します。さらに、エクセルと工数管理専用ツールの違いも比較し、それぞれの用途に合った管理方法を提案します。工数管理の方法に迷っている方はぜひ最後までご覧ください。効率的な工数管理を導入し、プロジェクトの成功に役立てましょう。

無料でIT製品選びをお手伝いします

御社に合ったIT製品・サービス・会社を厳選してご提案します。お気軽にご依頼ください!

製品探しを依頼する

工数管理の目的と必要性

工数管理は、プロジェクトの進行や完了に必要な作業量や人数を把握するために重要なタスクです。ここでは、工数管理を行う目的やその重要性について解説します。

工数管理を行う目的

工数管理は、プロジェクトを円滑に進めるために欠かせないタスクです。工数管理を行うことで、プロジェクト全体の作業量を明確にし、必要な人員や作業時間を正確に見積もることができます。これにより、計画段階から実行段階までの工程を効率的に進めるための判断材料が得られます。

さらに、工数管理を実施することで、予定と実際の作業量を比較することができ、予算の調整やコスト管理にも役立ちます。例えば、進捗状況を把握することで、必要に応じて工程を見直すことができ、計画通りにプロジェクトを完了させるための具体的な対策が可能になります。

工数管理の重要性

工数管理は、作業量の過不足を早い段階で把握し、効率的な人員配置を実現するために重要です。これにより、リソースの無駄を削減でき、各従業員に適切なタスクを割り振ることが可能になります。

また、プロジェクトが計画通り進んでいるかどうかを確認できるため遅延が発生する前に対応策を講じることができます。スケジュールの見直しや調整が早期に行えるため、無駄なコストの発生を防ぐことが期待できます。

さらに、過去のプロジェクトデータをもとにした分析によって、将来のプロジェクト計画の改善や予測が行いやすくなります。これにより、計画精度の向上が期待でき、より現実的なスケジュールとコスト管理が可能となります。

従業員にとっても、工数管理は負荷の調整につながります。作業量の偏りを防ぐことで、過剰な負担を避けられ、モチベーションの維持や効率的な働き方の実現に寄与します。結果として、チーム全体のパフォーマンス向上が見込まれます。

おすすめ「工数管理を効率的に行いたい」そんな方はぜひ「工数管理システムとは」をご覧ください。おすすめ製品もご紹介しています

エクセルで工数管理を始めるための手順

エクセルで工数管理を行うには、基本となるテンプレートの作成とデータ管理が重要です。ここでは、エクセルを使って工数管理を行うための手順について説明します。

  • 1. テンプレートの準備
  • 2. 日々の工数の入力と管理
  • 3. 進捗状況を見える化する

1. テンプレートの準備

エクセルで工数管理を行うためには、まずテンプレートを作成することが重要です。テンプレートがあることで、作業を整理しやすくなり、プロジェクトが変わっても一目で進捗がわかる状態を作ることができます。

WBSやガントチャートの活用

作業を段階ごとに分けるWBSや、スケジュールを視覚的に示すガントチャートを用いることで、プロジェクト全体の概要がつかみやすくなります。これらをテンプレートに組み込むと、進捗管理がスムーズに行えます。

必要な項目を設定

管理シートには、「タスク名」「担当者」「開始日」「終了日」「予定時間」といった基本項目を含めます。また、特定のプロジェクトに合わせて追加項目を設定することで、管理がさらに効率化されます。

「タスク名」「担当者」「開始日」「終了日」のスクリーンショット

「タスク名」「担当者」「開始日」「終了日」「予定時間」などの基本項目を含める

階層構造を取り入れる

作業段階を階層ごとに分け、細かなタスクを明確にすることで、担当者や進捗状況を把握しやすくなります。例えば、大まかな工程を「設計」や「開発」に分け、その下に具体的な作業を配置する形です。

2. 日々の工数の入力と管理

テンプレートが完成したら、日々の作業データを入力して管理を始めます。日々の記録を行うことで、進捗状況や課題が明確になります。

作業時間の記録

担当者は毎日の作業時間を入力し、全体の合計工数を確認します。この記録によって、どのタスクにどれだけの時間が割かれたかを把握することが可能です。

作業時間のスクリーンショット

毎日の作業時間を入力し、全体の合計工数を確認する

予定と実績の比較

記録したデータを基に、予定していた工数と実際の作業時間を比較します。これにより、計画との差異を発見し、早期に修正ができます。

日報やメモの活用

日報機能やメモ欄を設けて、日々の作業状況や特記事項を記録するようにします。この情報は進捗の確認だけでなく、後日の振り返りや分析にも役立ちます。

3. 進捗状況を見える化する

進捗状況の可視化は、プロジェクトの全体像を把握し、関係者間での情報共有を円滑にするために重要です。

ガントチャートの活用

ガントチャートのスクリーンショット

ガントチャートで各タスクの進行状況や残り時間を視覚化

ガントチャートを使うことで、各タスクの進行状況や残り時間を視覚的に確認できます。これにより、スケジュール管理が簡単になります。

条件付き書式による色分け

エクセルの条件付き書式を活用すると、完了済みや未完了の作業を色分けできます。例えば、完了したタスクを緑、未着手を赤とすることで、進捗が一目でわかるようになります。

棒グラフや集計表の作成

担当者別やタスク別に進捗状況を集計し、グラフ化することで、データを直感的に把握できます。この手法は、定期的な報告や進捗会議にも役立ちます。

関連エクセルテンプレートをダウンロードできるサイト

エクセルで工数管理を行う際のデメリットとその解決方法

エクセルを使った工数管理にはいくつかの注意点があります。対策できることもありますので、ここではデメリットとその対策について説明します。

  • リアルタイムでの進捗更新が難しい
  • データの破損や操作ミスのリスクがある

リアルタイムでの進捗更新が難しい

エクセルは単独で使用することが多く、複数のメンバーが同時に編集する際に問題が生じやすいです。データの競合が発生し、最新の進捗状況が即座に反映されないことがあります。このような状況では、更新タイミングがずれたり、誤った情報が共有される恐れがあります。

解決方法としては、クラウド版のエクセルやGoogleスプレッドシートなど、複数人での同時編集に対応したツールを活用することが挙げられます。これらのツールは、チーム全員がリアルタイムで編集可能であり、場所を問わず作業を進められます。また、変更履歴の追跡機能もあるため、いつ誰がどの部分を更新したのかを把握することができます。

データの破損や操作ミスのリスクがある

エクセルファイルは、データ量が増えるほど破損しやすくなります。また、手動での入力が多い場合、計算ミスや入力漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性も高まります。特に大規模なプロジェクトでは、ファイルの整合性を維持することが課題となります。

このようなリスクを軽減するためには、以下の対策が有効です。

  • 定期的なバックアップ: 定期的にファイルのコピーを保存し、万一のデータ破損に備えます。
  • 自動保存機能の活用: エクセルの自動保存機能をオンにすることで、作業中のデータを保護できます。
  • フォーマットやチェックシートの導入: 入力ミスを減らすために、事前にルールを設定したテンプレートを使用します。例えば、数値や日付の形式を指定することで、入力の統一性を保つことが可能です。

さらに、関数やマクロを活用することで、手動作業を減らし、ミスを防ぐ工夫も考えられます。

関連「案件管理」をエクセルで行う方法

エクセルと工数管理システムの違い

エクセルと専用の工数管理システムには、それぞれの特徴があり、プロジェクトの規模や目的に応じて適したものを選ぶと効果的です。

エクセルが適しているケース

エクセルは、手軽に始められることが大きな利点です。特に、小規模なプロジェクトや簡単な工数管理を目的とした場合には、十分な機能を発揮します。

少人数のプロジェクトでの利用

プロジェクト規模が小さく、作業内容が複雑でない場合、エクセルは必要十分なツールです。テンプレートを作成して利用すれば、基本的な工数管理がスムーズに行えます。

追加コストを抑えたい場合

既に多くの企業で導入されているため、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。簡単な設定と運用が可能なので、導入時の手間も少ないです。

シンプルな作業記録が目的

エクセルは、基本的な作業時間や進捗状況の記録に適しています。必要な項目を入力し、関数を使って集計することで、基本的なデータ管理が実現します。

工数管理システムが適しているケース

一方で、プロジェクトの規模が大きくなると、専用の工数管理システムが力を発揮します。効率的なデータ管理やリアルタイムでの進捗確認が求められる場合にうってつけです。

複数のメンバーが同時に作業する環境

大人数での共同作業や、複数の部署が関わるプロジェクトでは、専用システムの同時編集機能が役立ちます。全員がリアルタイムで最新データにアクセス可能です。

集計やレポート作成の自動化

手動でデータを入力し直したり、計算ミスを防ぐ必要がある場合には、工数管理システムの自動集計機能が効率的です。これにより、ミスを防ぎながら時間を短縮できます。

進捗状況のリアルタイム把握

工数管理システムでは、タスクの進行状況やリソースの利用状況をリアルタイムで把握できます。遅れや問題点を早期に発見し、迅速な対応が可能です。

データの一元管理と詳細な分析

プロジェクト全体の進捗やコストを一元管理し、詳細なレポートを作成することが求められる場合には、専用システムが便利です。データを可視化し、改善に役立てられます。

【無料トライアルがある】工数管理システム/工数管理機能に強みを持つIT製品10選

(製品名abcあいうえお順/2025年1月時点)

関連なぜ無料なのか? どこまで無料で使えるのか?

asmana アサイン管理システム

logo
  • いつ、誰が、どの案件?がすぐわかる
  • スキルやPJ実績が自動で蓄積。快適に検索ができ、より正確なアサインをサポート
  • 人材募集を一斉配信。複数エージェントへの依頼を一元管理

製品詳細を見る

EnkinGT

「EnkinGT」は、チームのタスクを簡単に共有し、生産性を大きく向上することが可能です。また、トラッキングしたワークログを工数管理に活用し、価値のあるレポートを自動で作成します。

プロジェクトを横断し、タスクを簡単に共有
チームタスクをカンバンを使って簡単に共有することが可能です。プロジェクトを横断してタスクを可視化することで、無理な計画を回避し、適切にアサインできます。

テレワークでもオフィスと同様に働ける
チケットに必要なスキル、必要な時間、納期を記載し、メンバーにアサインします。プロジェクト全体のタスクと優先度が可視化され、メンバーが自律的に働くことが可能です。

プロジェクトの進捗や工数を管理
強力なレポート機能やEVMでプロジェクトの工数や進捗を管理することが可能です。チーム全員でコストを意識し、生産性の高い運用を実現します。

時間の使い方を可視化し、生産性を向上
トラッキングデータを分析し、日々の時間の使い方を可視化します。確かな記録を元にタスクの標準化を進め、効率的なアサインを実現します。

製品詳細を見る

FactoryAdvance

logo

FactoryAdvance

株式会社イーポート

  • 個別受注生産型の中小製造業に最適な機能を凝縮したカスタム可能なERPパッケージ
  • 予実管理、原価管理、収益性の分析など経営に役立つ情報をレポート表示
  • 工程管理はリードタイムに合わせて工程表と工程ボードの2種類をご用意

製品詳細を見る

MA-EYES

logo

MA-EYES

株式会社ビーブレイクシステムズ

3.7

5

  • システムの自由度が高く、自社の業務フローに合わせた利用が可能
  • プロジェクトにアサインした人員の工数管理と勤怠管理が一緒に管理できる
  • 社内共通のプラットフォームでプロジェクト全体を見える化

製品詳細を見る

RobotERPツバイソ

logo

RobotERPツバイソ

ツバイソ株式会社

4

26

  • 【ベストプラクティス】と【自動化】による生産性向上。
  • 【強力な管理会計】得意先、案件、商品、部門、セグメント、担当者別の計数管理
  • 【顧客と社内のコミュニケーションの強化、自動化】顧客、仕入先との電子取引。

製品詳細を見る

SPG-R

logo
  • SPG-RはChatGPTを活用し、ブラックボックス化したシステムの仕様書を自動で作成します
  • 仕様書の自動作成・更新で作業を短縮し、企業のコスト削減と生産性向上に貢献します
  • 独自のクローズドAPIで機密情報を保護し、安全性を強化。安心してご利用頂けます

製品詳細を見る

TimeTracker NX

TimeTracker NX

株式会社デンソークリエイト

4.4

7

TimeTracker NXはソフトウェア開発やハードウェア設計、営業、Web制作などの知識労働・デスクワーク業務に適した工数管理・プロジェクト管理のためのツールです。開発元であるデンソークリエイトが自社のソフトウェア開発現場で行った工数管理・プロジェクト管理に関するさまざまな改善活動の成果が反映された製品です。

<TimeTracker NXの特長>

工数管理を習慣化させる機能が充実
TimeTracker NXでは、従業員が利用しているOutlook、Googleカレンダーに登録された予定から自動で工数を入力できます。ユーザーが自身で工数を入力する際も、ドラッグ&ドロップで済むため負荷がかかりません。登録したタスクを一覧化し、表示画面から直接工数を入力することも可能です。

従来の仕事のやり方を変えずに効率的なプロジェクト管理が可能
本製品は、現場の声や失敗経験から工夫と改善を積み重ねて開発された製品であり、現場の現実的なプロジェクト管理に沿った柔軟な計画作成機能や進捗管理機能を搭載。今までの仕事のやり方はそのまま活かしながら、現場の実情に合わせるかたちで、効率的なプロジェクト管理を実現できるよう支援します。

データを活かした改善活動を支援
「正確な事実として計測した工数データを現場の改善活動に活用する」という点から出発したデンソークリエイトの改善活動。本製品にはそのための機能が製品に数多く反映されています。工数入力状況やタスク消化状況、不具合発生状況、メンバーの空き状況、負荷状況などのさまざまな情報を素早く手間なく可視化できます。蓄積された工数やコストなどのデータを分析するための専用のデスクトップアプリケーションも搭載されています。

製品詳細を見る

クラウドERP ZAC

logo

クラウドERP ZAC

株式会社オロ

3.3

20

  • 業種に特化した機能をパッケージにより低コスト・短納期で提供
  • UIを2022年末に刷新。以後3ヶ月おきにバージョンアップ
  • 業務に紐づくワークフローにより内部統制も強化

製品詳細を見る

クラウドログ

クラウドログ

株式会社クラウドワークス

4

19

クラウドログは幅広い組織で利用でき、手軽に工数管理を行えるクラウドサービスです。働き方やプロジェクトの損益を可視化して生産性向上を実現します。

勤怠・工数の入力はGoogleカレンダーやOutlook上にて、またスマートフォンから効率的に入力できます。そのほか、リアルタイム集計機能を活用して集計作業時間を効率化させるなど、工数管理業務を浸透させて習慣化させるための便利な各種機能が充実しています。

<クラウドログの代表的な活用用途>
●業務の可視化による課題の発見と生産性向上
プロジェクトメンバーの業務量を適切に把握できます。リアルタイムな業務進捗の可視化、可視化されたデータに基づく分析も可能です。

●プロジェクトごとの原価管理・損益管理
複数のプロジェクトの進行管理や損益管理が実現でき、どんぶり勘定から脱却できます。

●監査・税制上のリスク回避
研究開発税制の活用やソフトウェア資産の計上、原価算出などのために、出退勤管理機能やタイムシートの編集を行う「締め機能」が役立ちます。

●ガントチャートによるプロジェクト進捗および工数予実の可視化
工程ごと、メンバーごと、取引先ごとなど、プロジェクトの進捗状況をさまざまな角度から確認できるため、進捗状況の可視化を図れます。

●表計算ベースで行っていた工数管理の手間を削減
属人化した表計算ソフトや古い自社システムを使って管理していると、入力・管理に無駄な手間がかかる原因となります。工数管理の手間を削減し、管理の属人化から脱却します。

●勤怠・工数の突合作業を簡素化
工数登録をサポートする機能により、入力漏れを防止し、ミスなく工数入力を習慣化できるよう支援します。他社の多様な勤怠管理ツールとAPI連携できるため、工数の突合作業を簡素化できる上にデータの正確性を担保できます。

製品詳細を見る

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTS

3.8

217

ジョブカン勤怠管理は、変形労働制、フレックスタイム制、裁量労働制などあらゆる勤務形態に対応したクラウド勤怠管理システムです。ジョブカンシリーズは累計で導入実績は25万社を突破するなど多くの企業で使われており、創業期から成熟期まであらゆるステージ・規模の企業に利用されています。

ジョブカン勤怠管理では、中核である勤怠管理としての機能のほかに、工数管理機能を備えており、各スタッフのプロジェクトやタスクを登録・管理できます。 スタッフやタスクごとの工数集計やデータ出力・グラフでの可視化、分析も可能です。

<工数管理機能の主な内容>

工数の簡単な入力
基本の入力ルールを設定しておくことができます。スタッフの日々の工数入力作業が簡単になります。

プロジェクト・タスク登録
所属、雇用形態、個人ごとに設定可能です。

CSVデータダウンロード
期間指定やグループ、スタッフ種別、個人ごとの工数集計のファイルを抽出可能です。

工数集計
タスクごとの工数合計や、スタッフごとの工数が集計できます。

集計データのダウンロード
入力された工数データを自動集計し、CSVファイル形式でダウンロードできます。

入力・確認
モバイルからの入力にも対応しています。入力した工数が円グラフで表示されます。

<ジョブカン勤怠管理の特長>

多様な機能の単独利用が可能
ジョブカン勤怠管理では、出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理、工数管理など、必要な機能だけを自由に組み合わせて利用できます。無駄な機能を導入せずに済むので使いやすく、安価である点が特徴です。

万全のサポート体制
問い合わせは電話・メール・チャットにて随時、無料で受け付けています。有料サービスとして、初期設定代行サポートも提供しています。

製品詳細を見る

関連「工数管理システム」製品まとめはこちら

エクセル工数管理は小規模プロジェクトや短期の業務に有効 しかし限界がくる認識も持っておこう

エクセルでの工数管理は、小規模プロジェクトや短期間の業務においては十分に効果を発揮します。しかし、チームやプロジェクトの規模が大きくなるにつれて、エクセルでは対応しきれなくなる時期も「おそらく近いうち」に訪れます。必要に応じて工数管理システムとの併用、あるいは工数管理システムへ切り替える検討も視野に入れておくことをお勧めします。適切な工数管理を行い、業務効率化を実現させましょう。

もし「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「どう探せばよいのか分からない」とお困りでしたら、あるいは「おすすめ製品・ベンダーを紹介してほしい」のような希望がありましたら、ぜひ専門スタッフがいるITセレクトのコンシェルジュ相談サービス(無料です!)をご利用ください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。

無料でIT製品選びをお手伝いします

ITセレクトでは子会社である発注ナビと連携し、

IT製品探しのご相談・ご紹介を無料で行うコンシェルジュサービスを提供しています。

▼早速コンシェルジュ相談を申し込む

専門スタッフへ相談

会社名必須
お名前必須
部署名必須
日中つながる電話番号必須
メールアドレス必須
ご質問・ご要望等任意

専門スタッフへのご要望を記載ください(例:2ヶ月後までに勤怠管理システムを導入したい 等)

ご確認事項

  • ご登録いただいた情報は、共同事業者である発注ナビ株式会社(以下「発注ナビ」といいます)が取得いたします(発注ナビはアイティメディア株式会社(以下「アイティメディア」といいます)の100%子会社です)。また、各種ご連絡のため、アイティメディアにお客さまのお名前とメールアドレスほかの登録情報を電子ファイル等で提供します(アイティメディアにおける個人情報の取扱いについては「プライバシーポリシー」ページをご確認ください)。
  • 案件の詳細をお伺いするため、発注ナビよりご連絡差し上げる場合があります。

お申込みには、発注ナビ株式会社の「利用規約」「個人情報の取り扱い」及び発注ナビからのメール受信への同意が必要です。

カテゴリー関連記事

関連記事をもっと見る

この記事と同じカテゴリーの製品

クラウドERP ZAC
MA-EYES
RobotERPツバイソ
プロジェクト日報[PJ]

製品をもっと見る