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ワークフローシステム

ワークフローシステムは、企業内の稟議申請や承認、タスクの割り当て、進捗の追跡などを電子化し、リアルタイムで管理します。これにより、業務のスピードと透明性が向上し、ヒューマンエラーを減少させます。また、企業ガバナンスの強化にも貢献できます。プロセスを可視化することで、業務の効率化と生産性向上が実現します。

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ワークフローシステムとは? 基本機能から選び方までを解説|ワークフローシステム製品おすすめ7選

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ITセレクト編集部

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ワークフローシステムは、企業内の意思決定プロセスを効率化・透明化するためのツールです。従業員が申請した各種書類や申請書を、決裁者が承認するまでのフローを電子化することで、スムーズな意思決定を実現します。稟議システムや電子決裁システム、電子申請システムと呼ばれることもあります。

企業は、従来の紙ベースの稟議書・申請書管理からデジタル化されたワークフローに移行することで、多くのメリットを得ることができます。本稿では、ワークフローシステムの基本的な機能、導入のメリット、注意点、選び方について解説し、併せておすすめのワークフローシステム/製品(全7製品/2024年10月時点)をご紹介します。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムの主要な機能としては、稟議書作成支援機能ワークフロー管理機能電子署名機能通知機能などがあります。これらの機能は、稟議書の作成から承認、最終決裁までのプロセスをスムーズに進行させるために不可欠です。

稟議書作成支援機能では、標準化されたテンプレートを使用して稟議書を迅速に作成できます。これにより、各種稟議書の作成時間が大幅に短縮されます。また、過去の稟議書を参照することで、類似の案件に対する迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。

ワークフロー管理機能は、稟議書の申請から承認までのプロセスを一元管理します。各ステップの進ちょく状況はリアルタイムで把握でき、承認の遅延を防ぐことができます。これにより、意思決定のスピードが上がり、迅速な対応が可能になります。

電子署名機能は、紙ベースの稟議書と同等の法的効力を持つ電子署名を利用します。これにより、稟議書の承認プロセスが迅速化されるだけでなく、ペーパーレス化により環境への配慮も実現します。

通知機能は、稟議書の申請や承認が行われる度に関係者へ通知を行います。これにより、承認の遅延を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムの導入には、多くのメリットがあります。まず、業務効率の向上が挙げられます。デジタル化された稟議書の作成・承認プロセスにより、業務のスピードが飛躍的に向上します。これにより、従来の紙ベースの稟議書管理では実現できなかった迅速な対応が可能となります。

また、ペーパーレス化によるコスト削減と環境保護観点も大きなメリットです。紙の使用量が減ることで、紙代や印刷コストの削減が期待できるだけでなく、環境への負荷も軽減されます。

さらに、ワークフローシステムの導入により、業務の透明性が確保されます。稟議書の履歴や承認プロセスが全て記録されるため、不正行為の防止や内部統制の強化を図れます。これにより、企業全体の信頼性が向上し、健全な経営が実現されます。

業務の標準化もワークフローシステムの大きなメリットです。統一されたテンプレートとワークフローにより、稟議書の作成・承認プロセスが標準化され、新規スタッフでも迅速に業務に習熟することが可能となります。これにより、業務の属人化を防ぎ、組織全体の効率化が図れます。

ワークフローシステム導入時の注意点

ワークフローシステムの導入には、いくつかの注意点があります。まず、初期コストとランニングコストの管理が重要です。システム導入には初期費用がかかるため、予算管理が必要です。また、継続的な使用にはランニングコストが発生するため、長期的なコスト計算が求められます。

次に、社内教育とサポート体制の整備が必要です。システムを導入し、操作に習熟するためには社内教育が不可欠です。操作マニュアルやQ&Aページなどは最低限用意しておきましょう。また、ベンダーからのサポート体制を確認し、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制を整備することも大切です。

さらに、セキュリティ対策も欠かせません。ワークフローシステムは自社の機密情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が必須です。データの暗号化やアクセス権限の管理を徹底し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことが求められます。その自社の要件をカバーできるかどうかについて、併せて製品を導入するベンダーにも確認しましょう。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際には、自社ニーズに合った機能の有無を確認することが重要です。自社の業務フローに合致する機能を持つシステムを選定し、必要に応じてカスタマイズの柔軟性も検討する必要があります。具体的には、以下の点に注意してツールの機能差や有無、カスタマイズ可能な範囲、付加機能などから検討するとよいでしょう。

  1. 稟議書の作成支援機能
  2. ワークフロー管理機能
  3. 電子署名機能
  4. 通知機能

1.稟議書の作成支援機能

自社で頻繁に使用する稟議書のフォーマットに対応しているか確認しましょう。例えば、定型文書のテンプレートが豊富であるか、カスタマイズ可能なテンプレートを提供しているかなどをチェックする必要があります。

2.ワークフロー管理機能

自社の承認プロセスに合ったワークフローを簡単に設定・変更できるシステムを選びましょう。複数の承認者がいる場合や、特定の条件で承認フローが変わる場合に対応できる柔軟な設定が可能なシステムが望ましいです。

3.電子署名機能

ワークフローシステム上で電子署名も行いたい場合、法的効力を持つ電子署名機能が搭載されているか確認します。これにより、ペーパーレス化を推進しつつ、法的にも問題のない運用が可能となります。

4.通知機能

承認が遅れないよう、リアルタイムでの通知機能が充実しているかをチェックしましょうメールやアプリ内通知など、多様な通知方法に対応しているシステムが便利です。

また、UI(ユーザーインタフェース)の分かりやすさや操作性も重要な選定基準です。全社員が使いやすい操作性を持つシステムを選び、直感的なUI設計がされていることが望ましいです。これにより、システム導入後の社内教育がスムーズに進み、迅速な業務運用が可能となります。

コストパフォーマンスも重要な選定基準です。初期費用とランニングコストを比較し、自社の要件を満たしつつコストパフォーマンスが高いシステムを選びましょう。必要な機能に絞り込んだ選定を行うことで、コストを抑えながら効果的なシステムを導入することができます。

サポート体制の充実度も重要な選定基準です。システム導入後のサポートが充実しているか確認し、トラブル発生時に迅速に対応できるベンダーを選びましょう。ワークフローシステムが問題なく稼働していることはビジネスの成否に直結しますので、システム運用中の問題を最小限に抑え、安定した運用が期待できるものを選ぶことが大切です。

おすすめのワークフローシステム7選

(製品名 abcあいうえお順/2024年10月時点)

asmana

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つながるワークス

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自社ニーズに合わせたシステム選定で、業務効率化と透明性向上を実現!

自社に合ったワークフローシステムの導入は、業務の効率化と透明性向上に大きく貢献します。

企業が持続的な成長を遂げるためには、ワークフローシステムの導入と適切な運用が欠かせません。システム選定の際には、自社のニーズに合った機能や操作性、コストパフォーマンス、サポート体制を考慮し、慎重に検討することが大切です。効果的なシステムを導入すれば、企業全体の業務効率化と競争力強化を実現することができます。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズに合わせた最適な選定と適切な運用を心掛けることが重要です。システム導入で得られる効果を最大限に引き出し、企業の成長のエンジンにしていきましょう。

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製品紹介

ワークフローシステムの製品が7件あります

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ユーザーレビュー

総合評価

3.9

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使い始めて3年程経ちます。

4.5

投稿日:

良いポイント

現在出勤している従業員の確認が容易で、シフトの共有や修正がすぐに反映されるため非常に便利です。有料の各従業員の初期登録はやや手間はかかりますが、利便性が格段に上がるのでおすすめです。不具合もほぼ無く、バージョンを重ねるごとによくなっているので紙の勤怠管理に戻すことはないでしょう。

改善してほしいポイント

・iPadの勤怠打刻画面の各従業員の名前表示がやや小さいので設定で変更できるようにしてほしい。・上記に加えシフトの出退勤時間が近いと強調表示がされるなど打刻漏れを防ぐようなUIになると助かります。


非公開ユーザー
導入決定者
職種経営・経営企画職
業種旅館・ホテル
社員規模20-50人未満

操作性はよい!

3.5

投稿日:

良いポイント

色々なソフトを試して使ってみて、このソフトにした決め手は料金の安さと有休管理が別料金などではなく、基本料金の中でできたことです。

改善してほしいポイント

勤務の実績などを入力するシフトと実績の画面は、パソコンでは使いやすいのですが、スマホでも操作しやすいようになると嬉しいです。


非公開ユーザー
導入決定者
職種人事・教育職
業種その他
社員規模20人未満

勤怠管理が楽々。社員100人規模でも不具合なく打刻も簡単!!

5

投稿日:

良いポイント

優れている点・好きな機能・打刻に写真を撮る機能があり、スタッフの笑顔作りにも役立っている・シフト管理が簡単で入力もスムーズその理由・打刻する場所が明るくなり、笑顔に納得がいかない社員はとことん良い笑顔で撮れるまで何度もトライしている・シフトの勤務時間をパターン化でき、且つ修正も楽々。遅刻、早退も直ぐに確認できる

改善してほしいポイント

特にないです。強いて言うならアプリ版のタイムカードを機種依存ではなく、文字の大きさをデフォルトで大きくして欲しい。高齢者が多いので、自分を見つけるのに苦労するそうです。


山本 竜也
ユーザー(利用者)
職種その他専門職
業種旅行・レジャー
社員規模50-100人未満

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