ワークフローシステムは、企業内の意思決定プロセスを効率化・透明化するためのツールです。従業員が申請した各種書類や申請書を、決裁者が承認するまでのフローを電子化することで、スムーズな意思決定を実現します。稟議システムや電子決裁システム、電子申請システムと呼ばれることもあります。
企業は、従来の紙ベースの稟議書・申請書管理からデジタル化されたワークフローに移行することで、多くのメリットを得ることができます。本稿では、ワークフローシステムの基本的な機能、導入のメリット、注意点、選び方について解説し、併せておすすめのSaaS型ワークフローシステムをご紹介します（全9製品／2024年11月時点）。
目次
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムの主要な機能としては、稟議書作成支援機能、ワークフロー管理機能、電子署名機能、通知機能などがあります。これらの機能は、稟議書の作成から承認、最終決裁までのプロセスをスムーズに進行させるために不可欠です。
稟議書作成支援機能では、標準化されたテンプレートを使用して稟議書を迅速に作成できます。これにより、各種稟議書の作成時間が大幅に短縮されます。また、過去の稟議書を参照することで、類似の案件に対する迅速な対応が可能となり、業務効率が向上します。
ワークフロー管理機能は、稟議書の申請から承認までのプロセスを一元管理します。各ステップの進ちょく状況はリアルタイムで把握でき、承認の遅延を防ぐことができます。これにより、意思決定のスピードが上がり、迅速な対応が可能になります。
電子署名機能は、紙ベースの稟議書と同等の法的効力を持つ電子署名を利用します。これにより、稟議書の承認プロセスが迅速化されるだけでなく、ペーパーレス化により環境への配慮も実現します。
通知機能は、稟議書の申請や承認が行われる度に関係者へ通知を行います。これにより、承認の遅延を防ぎ、迅速な意思決定をサポートします。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムの導入には、多くのメリットがあります。まず、業務効率の向上が挙げられます。デジタル化された稟議書の作成・承認プロセスにより、業務のスピードが飛躍的に向上します。これにより、従来の紙ベースの稟議書管理では実現できなかった迅速な対応が可能となります。
また、ペーパーレス化によるコスト削減と環境保護観点も大きなメリットです。紙の使用量が減ることで、紙代や印刷コストの削減が期待できるだけでなく、環境への負荷も軽減されます。
さらに、ワークフローシステムの導入により、業務の透明性が確保されます。稟議書の履歴や承認プロセスが全て記録されるため、不正行為の防止や内部統制の強化を図れます。これにより、企業全体の信頼性が向上し、健全な経営が実現されます。
業務の標準化もワークフローシステムの大きなメリットです。統一されたテンプレートとワークフローにより、稟議書の作成・承認プロセスが標準化され、新規スタッフでも迅速に業務に習熟することが可能となります。これにより、業務の属人化を防ぎ、組織全体の効率化が図れます。
ワークフローシステム導入時の注意点
ワークフローシステムの導入には、いくつかの注意点があります。まず、初期コストとランニングコストの管理が重要です。システム導入には初期費用がかかるため、予算管理が必要です。また、継続的な使用にはランニングコストが発生するため、長期的なコスト計算が求められます。
次に、社内教育とサポート体制の整備が必要です。システムを導入し、操作に習熟するためには社内教育が不可欠です。操作マニュアルやQ&Aページなどは最低限用意しておきましょう。また、ベンダーからのサポート体制を確認し、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制を整備することも大切です。
さらに、セキュリティ対策も欠かせません。ワークフローシステムは自社の機密情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が必須です。データの暗号化やアクセス権限の管理を徹底し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことが求められます。その自社の要件をカバーできるかどうかについて、併せて製品を導入するベンダーにも確認しましょう。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際には、自社ニーズに合った機能の有無を確認することが重要です。自社の業務フローに合致する機能を持つシステムを選定し、必要に応じてカスタマイズの柔軟性も検討する必要があります。具体的には、以下の点に注意してツールの機能差や有無、カスタマイズ可能な範囲、付加機能などから検討するとよいでしょう。
- 稟議書の作成支援機能
- ワークフロー管理機能
- 電子署名機能
- 通知機能
1.稟議書の作成支援機能
自社で頻繁に使用する稟議書のフォーマットに対応しているか確認しましょう。例えば、定型文書のテンプレートが豊富であるか、カスタマイズ可能なテンプレートを提供しているかなどをチェックする必要があります。
2.ワークフロー管理機能
自社の承認プロセスに合ったワークフローを簡単に設定・変更できるシステムを選びましょう。複数の承認者がいる場合や、特定の条件で承認フローが変わる場合に対応できる柔軟な設定が可能なシステムが望ましいです。
3.電子署名機能
ワークフローシステム上で電子署名も行いたい場合、法的効力を持つ電子署名機能が搭載されているか確認します。これにより、ペーパーレス化を推進しつつ、法的にも問題のない運用が可能となります。
4.通知機能
承認が遅れないよう、リアルタイムでの通知機能が充実しているかをチェックしましょうメールやアプリ内通知など、多様な通知方法に対応しているシステムが便利です。
また、UI（ユーザーインタフェース）の分かりやすさや操作性も重要な選定基準です。全社員が使いやすい操作性を持つシステムを選び、直感的なUI設計がされていることが望ましいです。これにより、システム導入後の社内教育がスムーズに進み、迅速な業務運用が可能となります。
コストパフォーマンスも重要な選定基準です。初期費用とランニングコストを比較し、自社の要件を満たしつつコストパフォーマンスが高いシステムを選びましょう。必要な機能に絞り込んだ選定を行うことで、コストを抑えながら効果的なシステムを導入することができます。
サポート体制の充実度も重要な選定基準です。システム導入後のサポートが充実しているか確認し、トラブル発生時に迅速に対応できるベンダーを選びましょう。ワークフローシステムが問題なく稼働していることはビジネスの成否に直結しますので、システム運用中の問題を最小限に抑え、安定した運用が期待できるものを選ぶことが大切です。
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