業務プロセスを効率化し、生産性を高める目的を持つIT製品「ワークフロー管理ツール」「ワークフローシステム」が、特にリモートワークが増えた企業や手作業シーンが未だ残る中小企業に高く注目されるようになっています。その理由はなぜでしょう。そして、導入によってどんなビジネス成果が得られるのでしょう。
本記事では、まずはコストの心配をしなくてもよい「無料で使える」を軸に、ワークフロー管理ツールの目的とメリット、有料版との違いと考え方を解説し、併せて「無料版」を用意するワークフローシステムおすすめ製品（全14製品／2024年11月時点）を紹介します。
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無料で使えるワークフロー管理ツールとは？
ワークフロー管理ツール／ワークフローシステムは、ビジネスプロセスや業務、タスクの流れを効率的かつ自動化して管理するためのITソフトウェアです。業務の行程に沿って特定の業務手順を定義し、それに従ってタスクが順番に進行するように設計されています。
ワークフロー管理ツールの主な機能と期待成果
ワークフロー管理ツールは、業務のプロセスを明確にし、効率的かつ正確にプロセスが進むよう効率化する目的を持つIT製品です。従来発生しやすかった手作業でのミスや重複した作業を削減でき、確実性と業務効率の向上が期待できます。
主な機能として、まずタスクの自動化機能が挙げられます。この機能により申請や承認といったルーチン業務が自動化され、手作業によるミスを限りなく減らす効果が期待できます。次に、タスクの進捗管理機能があります。リアルタイムでタスクの進捗状況や担当者を把握でき、そして業務の遅延やボトルネックを早期に発見し、迅速に対策を講じることを強力に支援できます。
通知とリマインダー機能は重要なタスクや期限が近づいた際に自動的に通知を発する機能で、業務・作業漏れや遅延を防ぎます。また、承認機能により複雑な承認プロセスも効率的に管理でき、承認忘れや待ちによる業務の停滞を防ぎます。データの可視化とレポート機能を活用することで、業務プロセスのパフォーマンスを分析し、改善点を明確にして確実性の向上と効率化を図ることができます。
ワークフロー管理ツールはこれらの機能を通じて業務全体の効率を大きく向上させ、企業の生産性を高める重要な役割を果たします。
ワークフロー管理ツールが求められる理由
ワークフローを一元化して管理し効率化につなげたいニーズは、リモートワークの従業員が増えた企業や手作業シーンが未だ残る中小企業で増えています。
多くの中小企業は依然として申請や承認、稟議書といった業務にエクセル（Microsoft Excel）や紙の申請書を使用しており、これが業務効率の低下を招いています。リモートワークが増えた企業においても同様で「出社が必然でなくなった変化」へ適切に対応しなければ業務に支障をきたします。ワークフローシステム、ワークフロー管理ツールが注目される背景には、このような業務を効率化し、電子化するニーズが高まっていることがあります。
紙ベース、ExcelやWordファイルベースで申請処理が行われている場合、承認プロセスに時間がかかったり、紙・データの紛失によって後から追跡することが困難になるといった課題が生じます。また対面してやりとりせねば分からなかったり、紙やメール程度でのやり取りでは不明瞭な属人的な対応になるため、情報共有が十分になされず業務が停滞する要因になります。こうした旧来型のアプローチではミスの発生や作業の遅れが頻繁に起こりがちであり、総じて生産性向上の妨げになってしまいます。
こうした現状を改善し、業務を効率化するためには、自動化や各種効率化機能を備えるワークフロー管理ツール、ワークフローシステムを導入することが1つの近道です。一部のツールでは、無料プランや無料トライアルが提供されており、初期コストを抑えながら導入を試すことも可能です。
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ワークフロー管理ツールの導入メリット
ワークフロー管理ツールの導入によって、業務プロセスの可視化や効率化を促進することで組織全体の協力体制が円滑化し、コスト削減に寄与します。タスク管理や承認フローが確実に、かつ円滑に進む環境が整うため、組織全体の生産性と従業員満足度の向上が期待できます。
- プロセスの可視化が実現する
- 業務効率が向上する
- コスト削減が実現する
- コミュニケーションが円滑になる
- コンプライアンスが強化される
- 従業員の満足度が向上する
プロセスの可視化が実現する
ワークフロー管理ツールは、業務プロセスのデータを集約し、可視化する機能を持っています。これにより、業務の進捗状況やボトルネックを把握しやすくなり、適切な改善策を迅速に講じることができます。データに基づいた経営判断が可能になります。
業務効率が向上する
ワークフロー管理ツールを導入することで、業務の手順やプロセスが自動化され、手作業によるミスが減少します。これにより、従業員はルーチンワークに割く時間を削減し、より価値の高い業務に集中できます。結果として、全体の業務効率が大幅に向上し、生産性が高まります。
コスト削減が実現する
ワークフロー管理ツールの導入により、業務プロセスの効率化が進み、無駄な工数やリソースの削減が可能になります。また、手作業によるエラーやミスが減少することで、修正コストやトラブル対応の手間も削減されます。結果として、総運用コストの削減が実現します。
コミュニケーションが円滑になる
ワークフロー管理ツールは、タスクの進捗状況や担当者の情報をリアルタイムで共有できるため、部門間やチーム内のコミュニケーションが円滑になります。これにより、情報の伝達ミスや誤解が減り、迅速な意思決定と対応が可能になります。
コンプライアンスが強化される
ワークフロー管理ツールで業務プロセスが一元管理されることで、監査対応やコンプライアンス順守も容易になります。定型化された手順を守ることで法令違反のリスクを低減し、企業の信頼性と透明性が向上します。
従業員の満足度が向上する
ワークフロー管理ツールにより、業務の依頼手段から進捗管理やタスクの割り当てまで明確になることで「申請が面倒・時間がかかる」といったこともなくなり、従業員の負担を軽減できます。効率的なフローが確立することで“不明・不安箇所がある”といったストレスがなくなることで、本来すべき業務に集中しやすくなるでしょう。
無料（月額0円）で使えるワークフロー管理ツール2選
（製品名 abcあいうえお順／2024年11月時点）
スマレジ・タイムカード
無料トライアルのあるワークフロー管理ツール12選
（製品名 abcあいうえお順／2024年11月時点）
AgileWorks
無料のワークフロー管理ツール 無料版／有料版の違い
ワークフロー管理ツールには、小規模シーン向けに無料プランを用意する製品もいくつかあります。コスト面を深く気にせず、気負うことなくサッと検討できる「無料版」から考えるられるのはクラウド型・SaaS型IT製品の大きな利点です。導入計画をはじめる第一歩になるでしょう。
無料版のメリットは、コストを踏まえて「スモールスタートできる」「試用できる」ことです。小規模企業、あるいは社内チーム／グループ単位ならば、無料プランで十分と判断できることもあります。また無料プランは有料プランに比べて機能が絞られる分、導入簡単、専門知識不要で使えてしまう場合もあるでしょう。
まずは無料プラン（月額0円のプラン）、あるいは無料トライアルのある製品で、どんな機能があるのか、どう活用できそうかといった自社の要件に合っているかどうかを「お試し」してみましょう。その上で必要に応じて有料プランへの移行を検討することもできます。
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なぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか
ワークフロー管理ツールが無料で提供される理由には、利用促進と有料版への移行を促す目的があります。まず無料版を導入することで、ユーザーはツールの使いやすさや機能性を体験でき、それが将来的な有料版へのステップになります。導入の際の心理的ハードルを下げることで、より多くの企業や試してみるきっかけを作りやすいという狙いもあります。
クラウド型／SaaS型のIT製品は原則として有料であることは念頭に置いてもらいつつ、「無料版」は一定の条件のもとで個人事業主～中小規模シーンでの導入に向け、または選定・検討に向けたお試しのために用意される、「無料プランのある製品」あるいは「無料トライアルを用意する製品」のことを差します。
一定の条件とは、利用できる機能が最小限に限られる／利用できるユーザー数に制限がある／保存できるデータ数に制限がある／保存期間に制限がある／広告が表出するなどがあります。
このような条件、機能制限を理解した上でその範囲で使えると判断できるならば、あるいは無料トライアルで「無料の範囲で試験的にスモールスタート」し、システムの機能や効果を検証したいといったシーンに無料版は適しています。
ワークフロー管理ツール 無料版と有料版の機能差
無料版のワークフロー管理ツールは多くの場合の参考として、以下の機能・仕様に制限があります。もちろん製品によって、製品固有の特色に応じて制限の有無や範囲、ほかいくつかに差異はあります。製品選びにおける機能の有無や仕様を調査するポイントに据えるとよいでしょう。
- ユーザー数の制限
- プロジェクト管理数、ストレージ容量／データ保管期間
- 高度なカスタマイズ機能
- インテグレーション／データ連携機能
- サポートとサポートの質
- 高度な分析とレポート機能
ユーザー数の制限
無料プランは1～10ユーザー程度、対して有料版は料金プラン別に数十、数百～無制限です。無料版は個人事業主・小規模企業やチーム・部署単位向け、有料版は中小～大規模企業向けとなります。
プロジェクトの管理数／容量・期間の制限
無料プランはプロジェクトの最大管理数や保存するストレージ容量、過去データを保存しておける期間など情報単位の制限で制限ありとなることがあります。例えば無料プランは最大10件まで／●GBぶんまで／過去データは最長●年までといったものです。無料版は特定シーンや短期プロジェクト向け、有料版は長期的なデータ管理や分析、データ連携なども行うならば必要となるでしょう。
高度なカスタマイズ機能
無料プランは基本的なワークフローの設定やカスタマイズしかできないことが多いです。例えば、テンプレートの数やカスタマイズの範囲が限定されることがあります。対して有料プランはより高度なカスタマイズ機能があり、業務フローを自社のニーズに合わせて細かく設定・調整できる機能を備えることが多いです。
インテグレーション／データ連携機能
有料版は多くの外部システムとの連携性も考慮され、その機能を備えていることが多いです。無料プランは単体／シンプルな運用／本格導入に向けたスモールスタート用で、一方の有料版は高度な業務統合や他システムとのデータ連携を行うシーンで必要になります。
サポートとサポートの質
無料プランは、基本的なサポートしか提供されないことが多いです。例えばWebヘルプ、メールサポート程度で、サポート対応の優先度も低くなるでしょう。一方の有料プランは専任のサポート担当が付いたり、多くの場合、即時対応、電話サポート、チャットサポートなど多様なサポートオプションが用意されます。
高度な分析とレポート機能
無料プランは基本的なレポート機能はありつつも、詳細なデータ分析やカスタムレポートの作成のような高度な分析とレポート機能は有料版でなければ使えないことが多いです。
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無料ではじめるワークフロー管理ツールの選び方
ワークフロー管理ツールの無料版を試す際には、導入目的を明確にし、自社のニーズに合う機能を確認しながら検討を進めていくとよいでしょう。無料トライアルや動作確認を活用して、操作性や業務効率化に対する効果を検証し、できるだけ正しく見極めることが成功のカギになるでしょう。ポイントは以下の通りです。
- ビジネスのニーズに合っているか
- カスタマイズが柔軟にできるかどうか
- 自社のニーズに合う使い勝手か
- 無料プラン、デモ／無料トライアルは遠慮なく活用する
ビジネスのニーズに合っているか
自社ビジネスのニーズに合ったワークフロー管理ツールを選定することが業務改善への第一歩です。適切なツールの選定に失敗するとかえって業務プロセスが複雑化し、生産性を低下させてしまう可能性があります。また、時間とコストの無駄も伴うため、時間をかけてでも慎重に検討していきたいところです。
この作業は一見すると少し大変そうですが、特に難しくなくてもよい要素も多くあります。例えば、リモートワーク体制が進んだのにリモートアクセスに対応していないワークフロー管理ツールを選択してしまったら……従業員は外部からツールへアクセスできません。こういった単純な観点からはじめて、課題は何か、それをどう解決したいか、いつまでにどんな成果を出したいかといったことに落とし込むように「自社の要件」をまとめていくとよいでしょう。
カスタマイズが柔軟にできるかどうか
自社の業種やプロセス、要件に合わせて柔軟にカスタマイズできるかも重要なポイントです。
カスタマイズ可能であれば、独自の要件に合わせて機能を調整できます。
また、既存のプロセスを最適化して、さらなる運用の効率化も図れます。
自社のニーズに合う使い勝手か
利用者が使いやすいシステムであれば、トレーニングや導入がスムーズに行えます。
また、使いやすく直感的なUIは誤操作を防止できるため、生産性の向上も期待できます。
無料プラン、デモ／無料トライアルは遠慮なく活用する
候補に絞った製品やシステムについて、デモを見たり、試用版／無料トライアル版を使ったりして、具体的な操作感や機能、カスタマイズすべき要素や機能を確認していきましょう。無料プランからスモールスタートしてみるのもよいでしょう。
これは、システムが実際の業務に適合するかどうかを確認するとても重要な行程です。評価時と同様に、機能や操作感、どこまでカスタマイズが可能か／応えてくれるか、などを遠慮なくベンダーに聞いて、納得いくまで確認します。
これらのことに寄り合ってくれる／信頼できるベンダーかどうかなども見極めつつ、導入する製品を絞り込んでいきましょう。
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ワークフロー管理は無料ではじめることも可能 無料版を遠慮なく活用し検討を
ワークフロー管理は、無料ツールを活用することで初期費用を抑えて手軽に始めることも可能です。業務効率化を進める上で、まずは無料版を利用し、自社の業務プロセスやニーズに合ったツールかどうかを確認しましょう。無料版で導入のリスクを最小限に抑えながら、適切なツールを選定することができれば、その後の有料版への移行や、本格的な運用にもスムーズにつなげることができるでしょう。
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