組織や企業で発生する経費を管理し、効率的なプロセスを支えるための経費精算システムは、大企業はもちろんですが、中小企業においても必要不可欠です。
本記事では、中小企業が抱える経費精算の課題から、経費精算システムを導入するメリットや選定方法、おすすめの経費精算システムとその特徴まで紹介します。紙や汎用ソフトを使用している場合や、経費精算システムを導入するかどうか悩んでいる企業の担当者の方は参考にしてください。
目次
経費精算をまだアナログで行う中小企業にありがちな課題
中小企業は大企業に比べて従業員数も少ないため、紙を利用したりExcelなどの汎用ソフトを使って処理したりするなど、経費精算システムを使わない企業も数多く存在します。
しかし、これらの方法は会社独自のルールやコツが必要になり、属人性が高くなる恐れがあります。
その他にも、アナログで処理する中小企業には以下のような課題があります。
手作業と時間の浪費
紙を利用した経費精算の場合、従業員が領収書や請求書を手作業で記入、集計する必要があります。
これらの手間は削減することが難しく、管理者や従業員の時間と労力を浪費してしまいます。
誤記、記録書類の不備
アナログな方法では手書きによる記入ミスや記録書類の不備、集計漏れなど、人的ミスが発生しやすくなります。これにより経費データの正確性と信頼性が損なわれる可能性があります。
経費の透明性の欠如
経費の追跡が困難なことから、経費の透明性が欠如してしまいます。
そのため、管理者や従業員が、現在の経費状況や傾向、パターンを正確に理解しにくくなり、予算管理が難しくなる恐れがあります。
経費承認の遅延
経費報告書を物理的に承認者へ提出する必要があるため、審査と承認が遅れることもあります。
また、従業員が支払いを受けるまでの遅延が生じるため、キャッシュフローの調整も難しくなります。
書類管理の課題
大量の領収書や請求書を整理、保管する必要があるため、手間や時間がかかります。
さらに、保管するスペースも必要になり、文書の紛失や損傷のリスクも高まります。
このように、紙や汎用ツールにはさまざまなリスクがあったり、煩雑な作業が必要になります。時間や手間がかかると、従業員のストレスも増加してしまいます。
デジタルの経費精算システムを使用することで、これらの課題の解決が期待できます。
中小企業が経費精算システムを導入するメリットと注意点
経費精算システムを導入する上で、導入のメリットや注意点について正しく理解しておくことが重要です。
経費精算システムの主なメリット
まず、経費精算システムを導入する主なメリットは以下の3つです。
- 効率の向上
- 正確性とコンプライアンスの向上
- データの透明性と分析
（1）効率の向上
経費報告と承認プロセスに必要な作業が少なくなります。
最近はスマートフォンアプリからのデータ入力や、紙文書の処理時間の削減ができるため、経費精算の効率が向上し、従業員と管理者の負担軽減に繋がります。
（2）正確性とコンプライアンスの向上
データ入力のサポートや、自動化を行うことで正確な記録が可能になり、記録の不備を減少できます。
経費カテゴリーの設定やポリシーコンプライアンスの確認機能もあるため、経費が適切な方法で処理されることの保証もできます。
また、法的コンプライアンスの強化も期待できます。
（3）データの透明性と分析
経費データをリアルタイムで追跡でき、報告書やダッシュボードを生成することも可能な場合が多いです。
経費の傾向やパターンが明確になり、経営陣は予算の管理と意思決定を改善できるといった効果も期待できます。また、税務申告や監査の際にも役立ちます。
経費精算システムを導入する際の主な注意点
- コストと予算
- セキュリティとコンプライアンス
- ユーザートレーニング
コストと予算
システムの導入と維持には一定のコストがかかります。
必要なコストは以下のようなものが挙げられます。
- ライセンス料
- カスタマイズ費用
- ユーザートレーニングのサポート費用
- インフラストラクチャの整備
予算の検討と、長期的なROI（投資利益率）の考慮が大切です。
セキュリティとコンプライアンス
経費データは機密性が高い場合が多いため、セキュリティとコンプライアンスに注意を払うことが不可欠です。
導入する経費精算システムがデータの暗号化、アクセス制御、監査トレイルの設定など、データセキュリティを確保するための機能を提供しているかどうかも確認しましょう。
また、国内および国際的な法的要件に適合していることを確認し、コンプライアンスを維持できるかどうかも評価ポイントになります。
ユーザートレーニング
システムを効果的に活用するためには、ユーザー（従業員）トレーニングも必要です。
従業員が経費精算システムを適切に使用できるようにするためのトレーニングプログラムや、サポートが提供されることなども確認しましょう。
中小企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント
経費精算システムを選ぶ際、自社に合った適切なシステムの選択が非常に重要です。
以下のポイントを押さえて最適なシステムを選びましょう。
- 自社の利用形態に適しているか
- 導入後のカスタマイズは可能か
- サポート体制は整っているか
- 無料プラン、あるいは無料トライアルの用意があるか
自社の利用形態に適しているか
経費カテゴリの設定、承認ワークフロー、データ分析機能等、組織のニーズに合った機能が提供されているかを確認しましょう。
ただし、機能の増加に比例して運用コストも増加しやすいため、費用対効果を考慮する必要があります。
導入後のカスタマイズは可能か
導入後にカスタマイズができるかどうかも重要なポイントです。
こちらも費用対効果を考慮する必要がありますが、自社に合わせた柔軟なカスタマイズができるか、従業員の増加や事業拡大時の対応についても含めて検討しましょう。
サポート体制は整っているか
「操作について質問する際のサポート方法」「トラブル対応時にかかる費用の有無」などのサポート体制や、費用、対応方法についても確認しておきましょう。
無料プラン、あるいは無料トライアル期間があるか
実際に使用してみないと分からないことも多いため、無料プランや無料トライアル期間があるかどうかも確認しましょう。
無料トライアルや無料プランがあると、その範囲でスモールスタートして、システム全体の操作感や機能の使い勝手を検証でき、安心して導入できます。
中小企業におすすめの経費精算システム3選
中小企業向けに、経費精算をスムーズに管理できるおすすめのシステムを3つ厳選しました。
ジョブカン経費精算
| 特徴 | ・操作しやすいシンプルな画面や電子帳簿保存法に完全対応した機能が強み
・スマホアプリにも対応 ・レシートや領収書を撮影し、そのまま添付・申請が可能 |
| 主な機能 | ・カテゴリー設定 ・承認フローの設定・交通費精算機能・ICカード読み取り・インボイス制度対応 ・報告書生成 ・統計情報 ・通貨変換 ・会計システムとの連携（CSV連携） ・マイルストーン管理 ・スマートフォンアプリ ・コーポレートカード連携 ・Googleアカウント連携 ・チャットツール連携（Slack・ChatWork） ・タイムスタンプオプション ・明細表のカスタマイズ機能 ・ログイン制御機能 |
| 無料トライアル期間 | 30日間 |
| 料金 | 1ユーザーあたり月額400円（税別）
初期費用・サポート費用は0円 |
| ベンダーのWebサイト | https://ex.jobcan.ne.jp/ |
楽楽清算
| 特徴 | ・手動でのデータ入力を減らす機能を数多く用意
・無駄なやり取りを減らし、作業時間の大幅な節約が可能 |
| 主な機能 | ・領収書読み取り機能 ・事前申請機能・クレジットカード・プリペイドカード連携 ・Amazonビジネス連携 ・交際費精算機能 ・規定違反チェック機能 ・承認ルート設定 ・自動仕訳・会計ソフト連携 ・振込データ自動作成 ・会計システムとの連携（CSV連携・API連携）・スマートフォンアプリ |
| 無料トライアル期間 | あり（詳細は楽々精算へお問合せ下さい） |
| 料金 | 初期費用は10万円（税別） 月額費用は3万円〜（税別） ※従業員数に応じて変動 具体的な金額は公式サイトの「料金シミュレーション」でシミュレーション可能 |
| ベンダーのWebサイト | https://www.rakurakuseisan.jp/ |
マネーフォワード クラウド経費
| 特徴 | ・マネーフォワードが提供する関連サービスとの連携が強み ・経費精算から会計処理までスムーズな処理が実現可能 |
| 主な機能 | ・カテゴリー設定 ・承認フローの設定・交通費精算機能・ICカード読み取り・インボイス制度対応 ・報告書生成 ・統計情報 ・通貨変換 ・会計システムとの連携（CSV連携・API連携） ・マネーフォワード クラウド会計とのデータ連携 ・領収証の受取代行サポート ・領収証の保管代行サポート |
| 無料トライアル期間 | 50名以下の企業は1ヶ月無料 （小規模事業者向けの無料プランもあり） |
| 料金 | 月額プランの場合は月額3980円（税別）〜 年額プランの場合は月額2980円（税別）〜 |
| ベンダーのWebサイト | https://biz.moneyforward.com/expense/ |
中小企業向け経費精算システムの導入で作業効率を向上しましょう
経費精算はアナログで行っていると非常に手間がかかるため、効率的なシステムの導入が業績に大きな影響を与えると言っても過言ではありません。自社に合った最適な経費精算システムを見つけ、ビジネスの成功に寄与しましょう。
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