効率的なプロジェクト運営のために、工数管理システム／工数管理ツールを検討する企業が増えています。現在のビジネス環境では、複雑で多岐にわたるプロジェクトの効率的な管理体制が求められており、工数管理の効果的な実施はプロジェクトの成功と業務効率化に大いに寄与します。この記事では、工数管理システムの基本を理解し、各種の機能や利点、Excelとの違い、無料ツール、そして失敗しない選び方を詳しく解説するとともに、おすすめ製品4選（2024年9月時点）をご紹介します。
目次
工数管理システムの基礎知識
工数管理システムは、現代のビジネス環境において非常に重要なツールとなっています。このパートでは、工数管理システムの基本的な知識について説明します。工数管理システムのでできることを理解することで、企業の業務効率を向上させ、プロジェクト管理の精度を高めるために、まず何をすべきか、どんな選択肢を取ればよいのかを確認しましょう。
工数管理システムとは
工数管理システムは、プロジェクトや業務における各タスクの所要時間を記録・分析するためのツールです。効果的な時間管理とリソースの最適化を実現するために、各作業にどれだけの時間がかかっているのかを正確に記録し、把握できるようにします。
例えば、プロジェクト管理ツール／プロジェクト管理ソフトウェアや業務時間追跡アプリケーションが該当します。これらのツールは、タスクの進ちょく状況や時間配分をリアルタイムで監視することができます。工数管理システムを導入することで、時間管理の精度が向上し、リソースの有効活用が可能になります。
工数とは
あらためて工数とは、プロジェクトやタスクを完了させるのに必要な人の労働時間のことです。プロジェクト管理では、予算、見積もり、スケジュールやコストの計画に利用します。
例えば、ある作業に1人が8時間かかる場合、その工数は8時間で、労働時間をより具体的に表すために「8人時」とする単位を用います。複数人で作業する場合は全員の合計時間が工数になります。ある作業に8人がそれぞれ1時間働く場合も「8人時」です。
また、中長期的なプロジェクトでは「人日」「人月」の単位も用いられます。例えば「2人月」は、1人が2カ月間フルタイムで働くこと、または2人がそれぞれ1カ月フルタイムで働くことに相当します。1カ月は1日8時間×約20日で勘案し、通常は約160～180時間で見積もられます。
工数を適切に計算・管理する必要性
工数を計算・管理することは、プロジェクトの成功に不可欠です。工数の正確な把握によって、現状の進行度を把握し、適切なリソース配分や正確なスケジュール調整が可能になります。これにより、無駄な工数を削減し、効率的なプロジェクト運営が実現できます。
例えば、ソフトウェア開発プロジェクトにおいて工数管理を行うことで、開発の遅れを早期に発見し、必要な対応・対処を迅速に行うことができます。納期に間に合わせるための計画的な人員配置や作業の再調整も可能になります。
このように工数管理を徹底することで、プロジェクトの効率と品質の向上が期待できます。適切なリソース管理と進ちょくの可視化により、チーム全体のパフォーマンスを最大化し、生産性を向上させることができます。結果として、プロジェクトの成功率が高まり、顧客満足度も向上するでしょう。
工数管理システムで期待できるビジネス成果
- 正確な工数情報を取得し、原価の把握や利益率の分析・改善に活用できる
- プロジェクトの進ちょくを可視化できる
- 業務効率化により生産性が向上する
- 人員の最適配置を実現できる
- 顧客サービスレベルを向上できる
正確な工数情報を取得し、原価の把握や利益率の分析・改善に活用できる
正確な工数情報は、原価の把握や利益率の分析・改善に不可欠です。工数管理システムを導入することで、各作業にかかった実際の工数を詳細に記録できるようになり、原価や利益率の正確な算出が可能になります。
例えば、プロジェクトAとBのそれぞれの作業時間を正確に記録することで、どのプロジェクトがよりコスト効率がよいかを分析できるようになります。また、詳細な工数情報があれば、非効率な工程を特定してそれを改善する判断もしやすくなります。同じようなプロジェクトを行う場合には、過去のデータを振り返れば、どれくらいの時間と費用が必要かをかなり正確に見積もることができます。予算管理やスケジュール調整もよりスムーズに行えるようになるでしょう。
このように工数管理システムを活用することで、原価の把握と利益率の改善が実現します。従業員の作業時間を細分化して記録することで、過剰な残業の発生や無駄な作業を防ぎ、労働時間を適切に管理する行程にもつながります。
最終的に工数管理システムによって、経営の可視化を高め、原価管理やコスト削減、業務効率の向上に貢献できます。
プロジェクトの進ちょくを可視化できる
工数管理システムの多くは、プロジェクトの進ちょくをリアルタイムで可視化できる機能を備えます。プロジェクトの進行状況を常に把握することで、遅延や問題を早期に発見し、迅速に対処することができるためです。
例えば、進行中のプロジェクトのタスク完了率や作業時間を一目で確認できるダッシュボード機能を活用することで、プロジェクト全体の状況をリアルタイムで監視できます。プロジェクトのリーダーや関係者へも即座に必要な情報を提供し、問題が発生した場合には迅速に対策を講じることが可能となります。
また、プロジェクトの進ちょくを常に可視化し、迅速かつ的確な対応ができる体制が整うことによって、プロジェクトの成功率も大きく向上するでしょう。無駄な作業やリソースの浪費を防ぎ、従業員のモチベーションを維持しつつ生産性を最大限に引き出すことができます。
業務効率化により生産性が向上する
工数管理システムの導入により、業務の効率化が進み、生産性が向上します。工数管理システムに備わる、時間やリソースの管理を自動化する機能を活用し、人為的なミスを減少させることができます。従業員も重複作業や不要なプロセスのような無駄がなくなり、本質的な業務に集中できるようになります。
例えば工数管理システムには、毎日の手動入力や集計、レポート化を自動化できる機能があります。時間外業務となることも多い工数の報告作業に要する時間、これらを大幅に短縮できるでしょう。プロジェクト管理者も、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握することが可能になります。工数管理システムによる業務効率化は、生産性の向上を実現し、企業全体のパフォーマンスを向上させます。
人員の最適配置を実現できる
工数管理システムを導入することで、人員の最適配置を実現します。併せて、各従業員の作業状況やスキル、負荷をリアルタイムで把握できれば、適材適所の配置も容易になります。
例えば、特定のプロジェクトに過度の負荷がかかり、時間を費やしている従業員を見つけ出し、彼らのスキルセットや負荷を考慮して他のプロジェクトに移動させるといった判断ができます。全体の生産性を向上させることができます。このように工数管理システムを活用して、効率的に人員の配置を行い、企業の生産性を最大化しましょう。
顧客サービスレベルを向上できる
工数管理システムを活用することで、カスタマーサービスの質を向上させることができます。工数管理システムは、各従業員の作業内容と時間を詳細に把握することができるため、リソース配分の最適化が可能になります。これにより、従業員はカスタマーフォローに必要な時間をより効果的に確保できます。
例えば、顧客対応にかかる時間を詳細に記録することで、問題解決の迅速化や顧客からの問い合わせに対する適切な担当者の割り当てが行いやすくなります。これにより、顧客満足度が飛躍的に向上し、企業の信頼性も高まります。
カスタマーサービスの質を向上させるためには、工数管理システムを活用して、リソースを最適に配分しましょう。これにより、労働時間の無駄を削減し、従業員一人ひとりのモチベーションもアップします。結果として、全体的な業務効率の向上とともに、顧客満足度が高まり、企業のブランド価値も向上します。
工数管理システム検討前の確認ポイント
工数管理システムの導入を検討する際には、その選択が自社の業務効率や生産性に大きな影響を与えるため、適切な準備と検討が必要となるでしょう。工数管理システムを選定する前に確認しておきたいポイントを詳しく解説します。
工数管理で企業が抱える課題、懸念点
企業が工数管理を行う際にはさまざまな課題や懸念点に直面します。自社のビジネスと直結する重要な行程において、工数管理／生産管理の正確性、効率性、従業員の負担などの多くの要因が関わるためです。
具体的な課題にはまず、正確なデータ入力の手間が挙げられます。従業員が手作業で工数を入力するならば、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に膨大な作業量があるプロジェクトでは入力作業がかなりの負担となる上に、それだけミスがより生じやすくなるといえます。
また、システムの使い勝手も重要な課題です。多機能なシステムであることはすばらしいことですが、あまりにも複雑であれば操作が難しくなり、従業員のストレスとなるでしょう。また自社のニーズを満たせない／ワークフローと合わない仕様が多ければ、結果として従業員に使われないないものでは成果の創出も期待できません。
リアルタイムでの情報共有の難しさも無視できません。特にリモートワークが増える現代において、プロジェクトの進ちょく状況をリアルタイムで共有できることが求められます。Excel（エクセル）などの汎用オフィスソフトウェアで管理する従来型方法の企業は特に「できないことはない。しかし、いくつか大きな問題が残り、解消は難しい」と、この点を課題に挙げることがあります。情報伝達の遅延、ミス、誤認は全体の生産性を大きく下げます。情報伝達の誤認は、納期遅れ／納品不備といった大問題へ進行するリスクも高まります。
企業が工数管理システムの導入を計画する際には、これらのよくある課題や懸念点とともに、自社に「どんな問題があり、それをどう解消したいか、どんな成果を見込むか」について課題や要件をあらかじめまとめておくとよいでしょう。
例えば、直感的で使いやすいインターフェースを持つ工数管理ツールならば、従業員の負担を軽減できます。また、自動化機能を特徴とするシステムを活用すれば、正確かつ迅速にデータを入力・共有することが可能となり、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できることが期待できます。
Excelと工数管理システム／ツールとの違い
プロジェクト管理にExcel（エクセル）などの汎用オフィスソフトウェアを用いているシーンも多くあります。Excelは汎用的に業務で使われるオフィスソフトウェアです。ユーザー自らデータを入力し、必要な計算や集計を行い、管理表としてまとめていることでしょう。
Excelを利用する場合、基本は手動でデータを入力する必要があります。多くの場合、集計や分析のための関数やマクロを設定し、独自に工夫して作成していることでしょうが、入力ミスやヒューマンエラーの可能性を減らすのは難しいことです。作成から管理と運用にかかる時間と労力は相応に発生すると想定され、また「その人にしか分からない」「その人がいなくなったら立ちゆかなくなる」といった属人化のリスクも強く残ります。
これに対して、専用の工数管理システム／工数管理ツールは業務の工数管理に特化した機能を持ちます。多くの製品は、アナログ手法、Excel管理などの従来型方法にみられたさまざまな課題を研究し、それを解消するために設計されています。これを活用して自動化や効率化などを実現します。
専用の工数管理システムはデータの自動収集や自動計算、リアルタイムでの進ちょく管理などの「工数管理に特化した」機能を搭載しており、手動操作によるミスを減らし、時間と労力を大幅に削減します。例えば、工数管理ツールではデータを一度設定すれば、自動的にグラフ化やレポート作成が行われ、専任の担当者が数値を精査する手間が不要となります。
工数管理ツールの導入によって得られるメリットは、やはり「効率的に工数を管理できる」ことが挙げられます。データの入力や集計が自動化されることで、作業のスピードが大幅に向上し、人為的なエラーが減少します。さらに、プロジェクトごとやタスクごとの工数も正確に把握できれば、労働時間やコストの把握が簡単にでき、経営資源の最適な配分が可能となります。
以上のように、Excelと専用の工数管理システムにはその用途や機能に大きな違いがあり、工数管理システムの方が効率的でミスが少ない運用が期待できます。工数管理を効果的に行いたい企業にとって、専用ツールの導入は非常に有利な選択となるでしょう。
工数入力の負担軽減の仕組み
工数入力の負担を軽減するためには、さまざまな自動化および簡便化の仕組みが必要です。手作業での入力は時間がかかり、誤入力のリスクも高まります。これが従業員のストレスとなり、生産性に悪影響を及ぼすためです。工数管理の効率化は、まず「入力のプロセス」を簡略化する手段が求められるでしょう。
例えば「タイムトラッキングツール」と呼ばれる自動的に業務時間を計測できる機能があります。これにより、個々の従業員が毎日の作業時間を手動で入力する必要がなくなります。さらに、事前にテンプレートを設定しておくことで、日々の入力作業そのものを簡素化することも可能です。入力にかける時間と労力が大幅に軽減されることが期待できます。
工数入力の負担を軽減することは、従業員のストレスを減らし、生産性の向上につながります。さらに、入力作業が簡単で効率的になることで、従業員のモチベーションも高まり、業務全体のパフォーマンスが向上することが期待できます。
工数管理システムの主な種類
工数管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれのシステムには特有のメリットや機能があります。それぞれの特徴を理解することで、自社に最も適した工数管理システムを選びやすくなるでしょう。
プロジェクト管理対応タイプ
プロジェクト管理対応タイプの工数管理システムは、プロジェクト全体の進行状況を見える化する機能を主軸に、プロジェクトのスケジュール管理やリソース配分が効率的かつ適切に行えるよう設計されています。問題点の早期発見と迅速な対策をポイントに据える機能です。
例えば、プロジェクトの進行遅れを把握したら、特定のタスクや部門に追加のリソースを配分して迅速に対応する、といった判断を下せます。想定以上に工数がかかる作業が発生しても、「プロジェクトを横断して把握し、他のタスクへリソースを再配分する」といった迅速な決断も可能となるでしょう。
工数管理特化タイプ
工数管理特化タイプは、工数の詳細な集計や分析に特化したシステムです。このタイプのシステムは、プロジェクト単位で工数を正確に把握し、効率的な資源配分やコスト管理を可能にします。
例えば、あるプロジェクトで個々のタスクにどれだけの時間が費やされたかを詳細に記録し、データを分析して未来のプロジェクトの見積もりやスケジュール調整に反映させることができます。
このような機能を軸に、プロジェクトの工数を正確に管理し、企業の利益最大化を実現できるでしょう。
勤怠管理システムへの搭載／統合タイプ
勤怠管理システムに工数管理機能が搭載されているタイプも多く存在します。工数と勤怠情報は労働時間で密接に関わっているためです。勤怠と工数の情報を一元管理すれば、データ入力や集計の手間が削減され、情報の正確性も上げられます。
例えば、従業員の出勤情報や勤務時間を入力と連動し、自動的にプロジェクトごとの工数管理も行えます。レポート作成・分析も容易になり、企業全体の業務効率化と管理精度の向上に大きく寄与します。
勤怠管理システムと工数管理の統合によって、従業員の作業時間の過不足を迅速に把握でき、適切な対策を講じることが可能になります。勤怠管理と工数管理を一元化したシステムは、現代の多様な働き方に対応し、企業の生産性向上を支援できます。
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