「まだ手作業／Excelでやっているのですか？」　従業員目線のスマホ対応「シフト管理アプリ」おすすめ5選

従業員、アルバイトやパートタイマーの人員／シフトを管理していく課題を解決するIT製品が「シフト管理システム」。シフト管理システムにより、これまで手作業やExcelなどで管理していた人員配置業務をより効率的に実践できるようになります。例えば、アルバイト従業員の要望に応えながらもお店がきちんと回るようにシフトを組みたい──といったシーンに役立ちます。この記事ではシフト管理システムとシフト管理アプリの基礎から、導入メリットと主な機能、導入検討ポイントを解説してきます。

“これから”の企業も大丈夫　シフト管理アプリの基礎知識

従業員、アルバイトやパートタイマーの人員のシフトを効率的に管理できるようにするIT製品を「シフト管理システム」と呼びます。以下よりシフト管理システムの主な役割と機能、メリットと注意点をじっくり解説していきます。

シフト管理業務の現状と働き方改革

サービス業や小売業などの現場では、正社員はもちろん、アルバイトやパートタイマーなどの多様な働き方の従業員が多く働いています。人によって労働時間や勤務日が異なります。管理側は業務が適切に回るようにしつつ、働き方が異なる従業員それぞれのニーズにも応えながら事業活動を行います。

シフト管理が適切に行われなければ、人員不足で業務がスムーズに回らなかったり、逆に多すぎて人件費が嵩んだりします。希望するシフトで入れなければ従業員の満足度も低下します。労働時間の不適切な管理で問題になることもあります。2019年4月に始まった時間外労働の上限を規制する「働き方改革関連法」の順守は企業として必須です。

これらの課題において、やはり効率的で透明性の高いシフト管理が必要となります。これらの課題解決のために設計されているのがシフト管理システムです。

手作業やExcel作業の限界、そして法の順守

手作業やExcelなど従来型のシフト管理手段で抱えがちな課題は、やはり「時間や手間がかかる」ことと「エラーが発生しやすい」ことです。

例えば小売店の店舗では、「店長」へ多く負荷がかかっているのではないでしょうか。「人員を適切に配置し、お店を正しく回して、売上成果を出す」ことが求められる。しかし本来の業務に支障があるので残業してカバーする。……そんな体制は、労働時間規制への対応が難しくなることも予想されます。このような背景から「企業として」シフト管理の効率化も強く望まれています。

シフト管理アプリとは

シフト管理アプリは、シフト管理システムに含まれる機能の1つで、広義としては従業員が実際に使う、入力管理用の「ツール／アプリケーション」のことです。

近年のIT製品は使う場所や手段を問わない「マルチデバイス対応」が進み、特にクラウド型製品ならば「標準搭載」が一般的。業務用の会社PCはもちろん、従業員個人のスマートフォンでも、出先のPCでも操作できるようになっています。シフト管理システムの多くは、個人のスマホへインストールする無料のiOS／Android対応スマートフォンアプリを用意しており、このことを指すことも増えています。

シフト作成・調整

従業員はスマートフォンアプリなどを通じてシフト希望を提出し、管理者がこれらの希望に基づいて効率的にシフトを作成、調整できる基本機能です。シフト作成作業の簡略化、効率化が期待できます。

スマホ対応

従業員は手元のスマホで、手軽にシフト希望を提出し、またシフトの確認なども1つにまとめて確認できます。従業員の利便性向上が期待できます。

シフト表の共有

作成したシフト表をスマホを通じて手軽に共有できます。従業員は容易に最新のシフト情報を確認でき、またシフト変更の要望なども出しやすくもなります。働きやすくオープンな職場を実現する第一歩にもなるでしょう。

勤怠データの自動収集と連携

シフト管理システムは「正しい勤怠情報」として勤怠管理システムや給与計算システムと連携することでさらなる業務の効率化を図れます。正確な労働時間の管理なども正しい方法で可能になります。

働き方改革関連法とは

働き方改革関連法は、労働環境を改善するために制定された一連の法律です。厚生労働省の「働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関連法律の整備に関する法律）」資料より、シフト管理と労働時間制限に関わるポイントに絞ってチェックしていきます。

改正されたパートタイム・有期雇用労働法の主なポイント

正社員と非正規社員（アルバイト、パートタイマーや有期契約労働者など）の間で、同じ仕事をしている場合には、基本的に同等の待遇を受けるべきであるという原則が明確にされました。これには賃金、福利厚生、研修の機会などが含まれます。

また非正規社員が正社員と同等の業務を行っているにもかかわらず待遇に顕著な差がある場合、企業はその理由を説明し、待遇の改善に向けた取り組みを行う必要があります。

待遇に関する説明義務

企業は非正規社員に対して、正社員との待遇の差について明確に説明する義務があります。これには、賃金体系、昇進の機会、福利厚生の違いなど、具体的な待遇の差異を示す必要があります。

非正規社員が正社員への転換を希望する場合、企業は転換に関する情報や過去の転換例について提供することが求められます。

時間外労働時間の上限規制

時間外労働は、法定労働時間となる「1日8時間、1週間40時間」を超えて働くこと。残業とも呼ばれます。この時間外労働時間は、特定の業種を除く一般企業で月45時間まで、年間360時間までと規定され、それを超える時間外労働は罰則を伴う法律違反となります。全従業員、前述した小売り店舗の例では店の責任者・社員（店長など）が該当することが多いと思われます。「企業として」関連法に順守して正しく対応する必要があります。

【企業・管理者向け】スマホ対応シフト管理システム 4選

ここからはスマートフォンに対応するシフト管理システムについて3つのアプリを取り上げて解説していきます。（製品名 abcあいうえお順）

AirSHIFT

 

oplus

SHIFTEE

 

スタッフ派遣［TSW］

シフト管理システムの選定ポイント

シフト管理アプリを選ぶ際にはどのような内容に気を付けるのがよいのでしょうか。以下にポイントを上げてご紹介します。

（1）使いやすさ、導入の簡単さ、料金

シフト管理アプリはインタフェースが直感的で、管理者だけでなく従業員も簡単に使用できるアプリを選びましょう。使いやすさは、アプリの導入後の運用効率に直接影響します。

また導入プロセスがシンプルで分かりやすいアプリを選ぶことが重要です。トレーニング資料やサポート体制が充実しているかも確認しましょう。

コストパフォーマンスを考慮し、必要な機能を提供してくれる範囲内で最もリーズナブルなプランを選びましょう。隠れた追加費用がないか、また料金体系が事業の規模やニーズに合っているかを確認することが大切です。

（2）柔軟性とカスタマイズ性

事業の規模や業種に応じて、シフト管理のニーズは大きく異なります。自社の業態や事業規模に合っているのか確認しましょう。

また、自社の特定のニーズに合わせてシフト管理をカスタマイズできるかも重要なポイントです。例えば、特定の役職やスキルを持つ従業員に対して独自のルールを設定できるかどうかなどが挙げられます。

（3）リアルタイムな情報の可視化、レポート機能

シフト変更や従業員の出勤状況など、リアルタイムでの情報更新が反映されることで、管理者は常に最新の情報に基づいてシフトを決定できます。また、従業員も自分のシフト状況をリアルタイムで確認できるため、コミュニケーションの改善に繋がります。

これに加えて、労働時間、シフトパターン、出勤率など、さまざまなデータを分析し、レポート形式で提供できる機能があるかを確認しましょう。

シフト管理システム／アプリで従業員の効率化と労働環境の課題を解決

「従業員の要望に合わせてシフトを作成する」行程はこれまでとても難しいものでしたが、シフト管理システムの導入によって多くの課題を解決できます。また、会社としても法を遵守しつつ、従業員が働きやすい労働環境を整備することは、今後の事業の継続、成長につながるとても大切な対策です。積極的に活用し、従業員が長く働きたくなるような環境を整備していきましょう。

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（執筆：合同会社伝心）

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