気がつけばもらった名刺が大量にたまってしまい、整理も面倒で活用できていない人は多いのではないでしょうか。
デジタル化が進む現代においても、名刺の管理はますます重要になっています。「紙」ではなく「情報／データ」として活用するのです。名刺管理システムを利用することで、企業内に点在する名刺情報を一元管理し、人脈管理へつなげられます。しかし、世の中にはさまざまな機能や特徴を持つシステムが溢れているため、どれを選べばよいのか迷ってしまうのではないでしょうか。本記事では、名刺管理システムの基礎的な内容から、主な機能、おすすめの名刺管理システムまでご紹介します。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
目次
名刺管理ツール／システムの基礎知識
名刺管理システムは、個人や企業が収集した名刺をデジタルで効率的に整理、管理するソフトウェアやアプリケーションを指します。
従来の名刺整理方法として一般的であった、手動のファイリングやMicrosoft Excelを使用した管理と比較すると、名刺管理システムはより迅速で効率的な情報管理が可能になります。
多くの名刺管理システムはスマホアプリとしても提供されており、商談が終わった直後に名刺情報を取り込める点もメリットです。また、近年一般的になった「オンライン」での会議や商談においてもきちんと名刺（情報）交換が行えます。
名刺管理ツールの特徴とメリット
名刺管理システムの導入は、従来のアナログ手法に比べて多くのメリットがあります。
以下は、その中でも特に、導入した従業員がメリットと感じる3つを紹介します。
- 時間と手間を大きく節約できる
- 正確性と一貫性が向上する
- 検索と共有・連携が容易になる
（1）時間と手間を大きく節約できる
名刺管理システムは、名刺からの情報抽出やデータの整理を自動化できます。
例えば、スキャン機能を備えた名刺管理システムは、名刺をカメラで撮影するだけで必要な情報を抽出できます。
そのため、従来の手動での名刺整理や、Microsoft Excelへの手入力と比較して、はるかに迅速かつ効率的に情報を取り込めます。
名刺管理にかかる時間を節約できるため、従業員は他の重要な業務に集中でき、生産性の向上が期待できます。
（2）正確性と一貫性が向上する
名刺管理システムは自動データ抽出機能を備えており、人的なエラーや入力ミスを最小限にできます。
手動で情報を入力する場合、タイプミスや情報の漏れが起こりがちですが、名刺管理システムを利用することで、これらの問題を避けられます。
また、高度なOCR（光学文字認識）技術を用いることで、名刺上のテキストを正確に読み取り、データベースに反映できます。
これにより、データの正確性と一貫性も保たれ、信頼性の高いデータベースを構築できます。
（3）検索と共有・連携が容易になる
名刺管理システムは、データベース内の情報を簡単に検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。
ビジネスでの会話や取引の際に相手の情報を迅速に確認でき、より効果的なコミュニケーションの実現が期待できます。
また、デジタル化されたデータのため、チームや部門全体で情報共有も簡単にできます。
このように名刺管理システムは、ビジネスの機動性を高めるだけでなく、社内の情報共有にも貢献します。
企業側から見た名刺管理システム導入のメリット
名刺管理システムの導入は、企業全体としても多くの利点があります。
ここでは、企業にとって重要な3つのメリットを紹介します。
- 効率と生産性が向上する
- 戦略的なビジネス展開を促進できる
- セキュリティとコンプライアンスを向上できる
（1）効率と生産性が向上する
名刺管理システムの導入は、企業における業務プロセスの効率化と生産性の向上に直結します。
まず、従業員は名刺の整理や情報入力といった時間消費の多いアナログ作業から解放され、本来の業務に時間を充てることができます。
そして、この情報は「個人用」だけでなくなります。「チーム」「部署」「部門」「全社」の顧客情報として一元化できます。
（2）戦略的なビジネス展開を促進できる
名刺管理システムの導入により、顧客やビジネスコンタクトの情報を「部署や部門を隔てず」に簡単に把握できるようになります。
つまり、企業の資産として顧客情報を蓄積し、管理していけるようになります。
正しい情報を活用して、リレーションシップの構築やマーケティング活動が可能になり、そして会社としてビジネス展開の戦略化を進めやすくなります。
（3）セキュリティとコンプライアンスを向上できる
デジタル名刺管理システムは、適切なアクセス制御や暗号化技術などのセキュリティ機能を提供し、データの機密性を保護します。
システム導入によって、連携的に個人情報の取り扱いに関する法規制やコンプライアンス対策の強化にもつながり、法的なリスクを軽減します。
このように、名刺管理システムの導入は、ビジネスプロセスの効率や情報管理の品質を高める効果があります。安心してデータを管理し、ビジネス活動をより安全かつ効率的に行うことができるでしょう。
名刺管理ツール／システムの主な機能と得られる効果
名刺管理システムには、効率的かつ正確に名刺を管理するための多くの機能が備わっています。
ここからは、名刺管理システムの主な機能と、それによって得られる効果について説明します。
デジタルデータの取り込みと整理
スマートフォンのカメラやスキャナーで名刺を撮影し、そのデータをデジタル形式に変換して取り込みます。
撮影した名刺の画像は、OCR（光学文字認識）技術を通じてテキストデータに変換され、名前、役職、連絡先などのフィールドにデータを格納して整理できます。
検索機能
膨大な量の名刺情報の中から、必要なデータを簡単に探せます。
例えば、名前、企業名、業界、などのキーワードを使用して検索を行うことができます。
これにより、特定の人物や企業、特定の業界に関連する名刺情報をすぐに特定し、探し出せるようになります。
また、多くの名刺管理システムでは、高度なフィルタリングやタグ付け機能も提供されています。
例えば、特定のイベントや商談で受け取った名刺を集めておき、後からそのイベントに関連するコンタクトを簡単に見つけることが可能です。
連携機能
他のビジネスツールやソフトウェアとの連携機能も備わっており、さらなる効率化が可能です。
例えば、メールやカレンダーアプリと同期、参照して、チームや組織のCRM（Customer Relationship Management）システムと連携した営業活動体制の強化といった効果が挙げられます。
営業チームはより戦略的かつ効果的なアプローチを行うことができ、顧客との関係構築やビジネス機会の最大化につなげることが可能です。
データの自動更新機能
多くの名刺管理システムには、データの自動更新機能があります。
この機能は、名刺情報の最新性を維持するために非常に重要です。
登録された名刺情報が更新された場合、その変更がネットワークを通じて自動的に反映されます。
例えば、ある人物が部署を変更したり、昇進したりした場合でも、その情報がリアルタイムで更新され、常に最新の状態を保つことができます。
名刺交換から時間が経過しても、相手の最新の状況を把握できることは、デジタル型の大きなメリットです。
バックアップとセキュリティ
データのバックアップとセキュリティ機能も備わっています。
多くの名刺管理システムでは、データのバックアップ機能が標準で備わっており、万が一のシステム障害やデータの紛失が発生した場合にも、安心して情報を復元することが可能です。
また、セキュリティ機能に関しても、高度な暗号化技術やアクセス制御、セキュリティ監査など、様々な対策が取られています。
これにより、顧客やビジネスパートナーの個人情報が外部に漏れるリスクを最小限に抑えることができます。
これらの機能により、名刺管理システムはビジネスのネットワーキングやパートナー、顧客とのコンタクト管理を効果的にサポートし、効率的かつ迅速な情報取得、整理、管理が可能になります。
評価の高いおすすめ名刺管理システム3選
ここからは、おすすめの名刺管理システムをご紹介します。（ITreview「レビュー数が多い順」（2024年1月時点））
