近年、日本でも多様なワークスタイルが認められるようになり、勤怠管理の方法を見直す企業が増加しています。従業員の勤怠管理は企業にとって重要な要素ですが、会社、管理者や役職者はその管理や運用のためのコストに頭を悩ませるシーンも多いのではないでしょうか。ITシステムとして「勤怠管理システム」を導入するのが一案ですが、まずは「すぐ」「ほぼ無料」で実践できる方法から試してみるのもおすすめです。
本記事では、この先の勤怠管理システム導入を見据えつつ、エクセル(Microsoft Excel)、あるいはGoogle スプレッドシートで「すぐ」「ほぼ無料」で実践できる勤怠管理表の作り方を紹介します。
目次
勤怠管理をエクセル(Excel)で行うメリット・デメリット
エクセルを利用した勤怠管理方法は、多くの中小企業で採用されています。エクセルを用いた勤怠管理は、企業にとって多くのメリットを提供しますが、同時にデメリットも存在します。エクセルによる勤怠管理を行う際には、これらのメリットとデメリットを正しく理解しておくことが必要です。
ここでは、エクセルを用いた勤怠管理の集計メリットとデメリットについて詳しく解説します。また、Googleのオンライン表計算ツール「Google Sheets(Google スプレッドシート)」でも、同様の機能が利用可能です。Google スプレッドシートを使用しているユーザーは、適宜エクセルをスプレッドシートに置き換えて読み進めてください。
エクセルで勤怠管理を行う主なメリット
Microsoft Excelを活用した勤怠管理システムの利点は、以下の4つが挙げられます。
- 1. コストがかからない
- 2. 使い方をある程度知っている
- 3. カスタマイズしやすい
- 4. データを管理しやすい
1.コストがかからない
エクセル(Microsoft Excel)は、Microsoftが開発・販売する表計算ソフトです。データの集計や分析を容易に行え、さまざまな関数を使って給与計算や労働時間の算出が可能なため、多くの企業で標準的なオフィスツールとして導入されています。
そのため、エクセルを用いた勤怠管理システムの導入には新たな費用は必要ありません。新たに勤怠管理システムを導入する場合、相応のコストがかかりますが、エクセルで対応できるならばコスト追加なしにすぐに勤怠管理を始められるのが大きなメリットです。
2.使い方をある程度知っており、作る側の負担が少ない
前述の通り、エクセルは多くの企業で日常的に使用されている標準的なオフィスソフトです。基本的な使い方はもちろん、高度な機能まで使いこなせる従業員も多いでしょう。これにより、勤務時間や休憩時間の管理を行う際にも、スプレッドシートの作成者や管理者にとっても負担が少なく、ユーザーにとっても利用のハードルが非常に低いのが特長です。エクセルの関数やセルの設定を駆使して、効率的に勤怠情報を入力し、タイムカードのごとく出勤時刻や退勤時刻を記録することができます。
エクセルの勤怠管理テンプレートを活用することで、勤怠データを視覚的に表示形式で管理し、従業員の労働時間を簡単に把握することが可能です。
3.カスタマイズしやすい
エクセルは数値や表管理、数式の管理に優れており、勤怠管理を目的とした要件や需要に応じてカスタマイズしやすい汎用性があります。さらに、インターネット上には、無料でダウンロード可能な勤怠管理システム用のExcelテンプレートが多く存在します。これらのテンプレートを基に、関数やマクロを組み込み、手軽にカスタマイズして活用することが“すぐできる”有効な方法です。
4.ファイル/データを管理しやすい
エクセルファイルは共有ドライブに格納することで、複数の従業員が同時にアクセスして管理することが可能です。クラウドベースのストレージも含め、Windows PCやスマートフォンの基本機能を利用し、会社のPCのみならず、外出先でも勤務時間データを管理できます。時間や場所に制約されずにデータを扱えるため、効率的な勤怠管理が可能です。
エクセルで勤怠管理を行う主な注意点
エクセルで勤怠管理を行う際に生じるデメリット、注意点もかなりあります。昨今のビジネス環境を考慮したときによく挙がるデメリットを3つ紹介します。
データの信頼性を確保しにくい
エクセルで作成した勤怠管理表は、入力が簡単で取り扱いやすい反面、データの信頼性を担保することが難しいという問題も抱えています。データの整合性や勤怠データの保管方法に対する設定の不備が原因で、休憩時間や残業時間の正確な算出が困難になる場合もあります。
勤怠管理システムの管理表では、従業員が出勤時刻や退勤時刻を自由に入力できる状態は、勤務時間を誤って記録する可能性が高まり、データの信頼性が低下する恐れがあります。
エクセルを利用した勤怠管理においても、厳密なアクセス管理や入力制限、パスワード管理といったセキュリティ対策が必要で、データの信頼性を確保するためにも注意深く設計しなければなりません。
人的ミスが起こりやすい
エクセルで勤怠管理を行う場合、従業員が押したタイムカードをもとに管理者や店長が人力でエクセルにデータを入力する方法や、従業員自身がエクセルに転記し、その後管理者が確認する方法が一般的です。
このような人力作業では入力漏れや誤入力が避けられず、勤怠の基本データの誤りは給与計算のミスにつながります。人的ミスを防ぐためのチェック体制の導入や設定も必要です。
法改正に適応しにくい
エクセルは汎用的なオフィスソフトウェアであるため、例えば労働法のような法改正に伴う適応、変更やカスタマイズはユーザー自身が個別に理解し、対応していく必要があります。2019年4月の働き方改革関連法の施行をはじめとして、労働に関する法律は頻繁に変更されるため、その都度対応する手間が生じることになります。
エクセルで勤怠管理を行う方法
エクセルを活用した勤怠管理表の作成には、以下の2つが主な方法として挙げられます。
- テンプレートを利用する
- マクロを組んで自作する
それぞれの方法について、具体的に解説します。
エクセル(Excel)テンプレートを利用する
エクセルで勤怠管理表を作るをすぐ実現したいならば「Excelテンプレートを利用する方法」が特に簡単です。
エクセル(Excel)テンプレートが配布されている/ダウンロードできるWebサイトを参照すると、「勤怠管理表」のテンプレートが多くあります。その中から自社・従業員の勤怠に合うものを選ぶとよいでしょう。主なサイト例は後述します。
マクロを組んで自作する
エクセルの扱いに長けているならば、自身でマクロを組んだり、関数で工夫したりして勤怠管理表を自作することもできます。
マクロとは、ごく端的に説明するとスクリプト/プログラムを組んでエクセル作業や動作を自動化する機能のことです。例えば、労働時間や休憩時間などの勤怠入力や集計を自動化し、効率化するといったシーンで用います。
エクセルの勤怠管理表テンプレートをダウンロードできるサイト
エクセルで勤怠管理を行う、特に容易な方法は「無料のエクセル(Excel)テンプレートを使う」ことです。ここでは、無料でエクセル用勤怠管理表テンプレートをダウンロードできるサイトを紹介します。
Officeテンプレート
Officeテンプレートはエクセルの開発元であるマイクロソフト運営のテンプレートサイトです。2000点以上のOfficeテンプレートが公開されています。他サイトで配布されるテンプレートに比べると家庭向け/シンプル機能のタイプが多い傾向ですが、公式サイトのテンプレートであることに安心感があります。タイムシート(勤務記録表)、欠勤管理表、従業員タイムカード、在宅勤務対応出勤表などをダウンロードできます。
ビズオーシャン(bizocean)
ビズオーシャン(bizocean)は、トライベックが運営するエクセル/Microsoft Office向けテンプレート配布サイトです。勤怠管理表をはじめ、契約書や請求書など、ビジネスですぐ活用できそうなテンプレート/サンプルが数万点掲載されています。勤怠管理表テンプレートには、多様な機能が搭載されており、Excelの関数やマクロを使って勤務時間や休憩時間、残業を管理し、給与計算も自動化するものまで幅広く揃っています。
エクセルで勤怠管理表を作成する際に押さえておくべき知識
エクセルで勤怠管理表を作成する際は、エクセルの機能を活用して労働時間や休憩時間の効率的な集計を行うために、以下の点を把握し、適切な設定や数式の選択を行うことが重要です。適切な管理で従業員の勤務時間を正確に把握し、法改正に対応したデータの導入も考慮することで、企業の勤怠管理を効率化することが可能です。
- 勤怠管理業務の流れに関する知識
- エクセル(Excel)関数に関する知識
エクセルで勤怠管理表を作成する際には、以下のポイントをあらかじめ押さえておくとよいでしょう。
勤怠管理業務のフロー
勤怠管理のステップは以下の3つです。
- 1. 勤怠状況を記録する
- 2. 勤怠状況から勤務時間を集計する
- 3. 勤務時間から給与を計算する
それでは、各ステップについて解説します。
Step1. 勤怠状況を記録する
勤怠管理の業務では、従業員の正確な勤怠データの入力が必要となります。例として、出勤時刻や退勤時刻、残業時間、労働時間、休憩時間、有給取得日数などが挙げられます。
記録の方法としては「勤怠管理表に従業員自らが直接データを入力する方法」と「タイムカードの情報を管理者がエクセルの勤怠管理表へ転記する方法」の2通りがあります。どちらを選択するか決めておきましょう。
Step2. 勤怠状況から勤務時間を集計する
次に、勤怠状況から勤務時間の集計を行います。Step1で記録したデータを基に、従業員ごとの勤務日数、欠勤日数、遅刻早退の有無、残業時間、深夜労働時間などを算出します。
集計すべき項目や数式は、従業員の雇用形態や勤務パターンによって異なることがあります。自社に適した集計方法の設定と活用が重要です。Excelの関数や自動計算機能で効率化を図るのがおすすめです。
Step3.勤務時間から給与を計算する
Step2で集計した従業員の勤務時間から給与を計算します。時給や月給計算以外に、課税支給額、社会保険料などの計算、源泉所得税の差し引き、従業員の通勤手当などの各種手当を算出する必要もあるでしょう。勤怠管理システムやエクセル(Excel)のテンプレートを利用することで、給与計算の効率化が可能となります。
「エクセル(Excel)関数」の基礎知識
エクセル(Excel)関数とは、エクセルのスプレッドシートで特定の計算やデータ操作を簡単に行うために使われる事前定義された式のことです。「必要な情報を入力すると合計値が自動計算される」といったように特定のタスクを自動化し、複雑な計算を簡単に実行することで、データの整理や分析を効率化します。
関数には例えば、指定されたセル範囲の数値の合計を自動で算出する「SUM関数」、範囲の平均を計算して表示する「AVERAGE関数」などがあり、等号(=)に続いて関数名と括弧内に引数(関数が作用するデータ)を指定して使います。
ここでは勤怠管理システムを作成するために使われる基礎関数を一例として解説します。関数を活用することで、労働時間や休憩時間を把握し、集計の手間を大幅に効率化できます。
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SUM関数
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IF関数
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OR関数
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TIME関数
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DATE関数
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TEXT関数
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WEEKDAY関数
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IFERROR関数
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COUNTIF関数
SUM関数
SUM関数は、指定した範囲の数値を自動計算して合計値を示す関数です。例えば、「=SUM(B6:B22)」という関数を入力すると、B列6行目からB列22行目までに入力された数字を合計した数が表示されます。勤務時間や残業時間を足し算する際に役立ちます。
IF関数
IF関数は、特定の条件を指定して条件に合う場合、条件に合わない場合で計算・出力値を分けることができる関数です。所定労働時間を超えている場合や深夜残業をした場合、休日出勤した場合など、ある条件下で割増賃金が適用される場面でよく使われます。
OR関数
OR関数は、論理式を複数指定して、いずれかの条件が満たされている場合にTRUEを返す関数です。OR関数を前項のIF関数の論理式として使用することによって、複数条件のいずれかを満たしているかを判定することが可能になります。
勤務管理表での使い方の例として、B列9行目が「土」か「日」と入力されていたら「休業日」、それ以外であれば「営業日」と定義する数式は以下のとおりです。
「=IF(OR(B9=”土”,B9=”日”),”休業日”,”営業日”)」
B列9行目が「土」もしくは「日」と入力があった場合、数式を入力したセルに「休業日」が反映されます。
TIME関数
TIME関数は、時刻を表す値を変換できる関数です。勤務時刻は9:30や18:00といった60進数で表記されますが、エクセルはそのままでは60進数をうまく扱えません。そこで、TIME関数を使って時刻として表すことで、その時刻を元に時間経過を計れるようになります。
TIME関数の表記は、半角英数字で「=TIME(時,分,秒)」です。例えば、「=TIME(1,0,0)」と入力すれば「1時」を表現できます。60進数で表記された時刻から労働時間や残業時間を算出するシーンで役立つ関数です。
DATE関数
DATE関数は、日付を表すシリアル値として返す関数です。DATE関数を活用することによって、毎月の勤怠管理表の日付更新を簡単にすることができます。
DATE関数の表記例は「=DATE(年,月,日)」です。例えば、「2023/10/1」としたい場合は「=DATE(2023,10,1)」と入力します。
TEXT関数
TEXT関数は、数値や日付を指定した表示形式の文字列に変換する関数です。TEXT関数の表記は、半角英数字で「=TEXT(シリアル値, “表示形式”)」です。例えば、シリアル値に日付のセルを、表示形式に「”土曜日”」などとと入力すると「土曜日」や「日曜日」のような表示を誤りなく容易に表記できます。
WEEKDAY関数
WEEKDAY関数は、日付に対応する曜日を返す関数です。WEEKDAY関数でこちらも「曜日」を表示できます。それを活用した書式設定をすることで、土日の日付や指定の曜日に色を付けるといった応用に使えます。
WEEKDAY関数の表記は、「=WEEKDAY(シリアル値,[週の基準])」です。シリアル値に表の中で日付が入力されたセルの選択か日付の文字列を、週の基準には1、2のいずれかを入力します。週の基準とは何曜日が週の始まりかを指します。「1」の場合は日曜日が週の始まり、「2」の場合は月曜日が週の始まりであることを指します。
IFERROR関数
IFERROR関数は、数式や参照値がエラーだった場合に指定した値を返す関数です。例えば、参照すべきセルに正しい値が入力されていなかったら「#VALUE!」という固有のエラー文字列となり、そのままでは正しいデータになりません。IFERROR関数を活用することで、こういったエラーを回避する応用ができます。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は、指定した条件を満たしたセルの数を数える関数です。例えば、遅刻や早退、出勤日数・欠勤日数・有給休暇を取得した日数を算出する際に役立ちます。
例えば、B列9行目から38行目内の遅刻の回数を算出したい場合は「=COUNTIF(B9:B38,”遅刻”)」のように入力します。
エクセルで勤怠管理表を作成する方法
では、実際にエクセルで勤怠管理表を作成していきましょう。ステップは以下の通りです。
- 1. 勤怠管理表に用いる必須項目を洗い出す
- 2. 洗い出した項目をExcelに設定する
- 3. 日付を表示する
- 4. 曜日を表示する
- 5. 営業日と休業日の区別を付け、色分けする
- 6. 1日の勤務時間を算出する
- 7. 法定外労働時間、深夜残業時間を算出する
- 8. 合計の労働時間を算出する
- 9. 休暇取得日数を算出する
- 10. 遅刻・早退回数を算出する
Step1. 勤怠管理表に用いる必須項目を洗い出す
まず、勤怠管理表を作成するにあたり必要な項目を洗い出しましょう。下記の例を参考に企業にあった項目を確認します。
必ず作成する項目は以下のとおりです。
- 年月日
- 曜日
- 営業日
- 開始・終了時刻
- 1日の勤務時間
- 休憩時間
- 法定外労働時間
- 深夜残業時間
- 備考欄
以下の項目は作成しておくと便利な項目です。
- 所定の勤務時間
- 有休休暇の取得日数
- 遅刻・早退回数
Step2. 洗い出した項目をエクセルに設定する
洗い出した必須項目をエクセルに設定しましょう。ここでは例として、「2023年10月の勤務管理表」として項目名を入力しています。
年月の表示形式を「2023年」「10月」と設定するには、「●年」と表示したいセル『F3』を選択した状態で右クリック→【セルの書式設定】→【表示形式】→【ユーザー定義】で種類を「0 “年”」と書き換え、【OK】を押します。同様の手順で「●月」と表示したいセル『G3』では書式の種類を「0 “月”」と書き換えましょう。
次に、『C6』セルに「10:00」『E6』セルに「19:00」と入力しましょう。Step.2で勤務表の大枠が完成します。
Step3. エクセルで日付を表示する
Step.3では、日付を表示します。『B9』セルに「=DATE(F3,G3,1)」と入力すると、「2023/10/1」と表示されます。続いて『B10』セルに「=B9+1」と入力し、数式を下のセルまでコピーすれば日付の列が完成します。表示がうまくいかない場合、セルの選択をし、右クリックから「書式設定」を日付形式に変更しましょう。
Step4. エクセルで曜日を表示する
Step.4では、曜日を表示します。多くの場合、営業日か休業日かを容易に判断・視認できることも望まれます。そのため日付だけでなく曜日も明示するよう定義しておくとよいでしょう。今回はTEXT関数を使って曜日を表示します。
『C9』セルに「=TEXT(B9,”aaa”)」と入力すると、曜日が表示されました。
数式を『C9』セルから下のセルまでコピーすると、曜日の列が完成します。
Step5. エクセルで営業日と休業日の区別を付け、色分けする
Step.5では、営業日と休業の区別を付け、色分けをします。
今回は、IF関数とOR関数を組み合わせて、【C列】が土か日だったら「休業日」、それ以外であれば「営業日」と表示されるように数式を作成します。
まず『D9』セルに「=IF(OR(C9=”土”,C9=”日”),”休業日”,”営業日”)」と入力します。『C9』セルは日曜日のため、『D9』セルに休業日と表示されました。表示を確認したら、数式を『D9』セルから下のセルまでコピーしましょう。
次に休業日であることを分かりやすくするために、【D列】が休業日であれば行がグレーに表示されるように設定をします。
まず勤怠管理表の表の箇所に該当するセル範囲『B9:L39』を選択します。次に【ホーム】タブから【スタイル】→【条件付き書式】→【新しいルール】をクリックします。
【ルールの種類】では【数式を使用して、書式設定するセルを決定】を選択し、【次の数式を満たす場合に値を書式設定】に「=$D9=”休業日”」と入力します。【書式】のタブ【塗りつぶし】をクリックし、塗りつぶしたい色を選択したらプレビューが反映されていることを確認し【完了】をクリックします。今回は、グレーを選択しました。
休業日を行ごと指定した色に変更できました。
Step6. エクセルで1日の勤務時間を算出する
Step.6では、1日の勤務時間を算出しましょう。1日あたりの稼働時間は「終了時刻-開始時刻-休憩」で算出します。
まず、『I9』セルに「=IF(OR(F9=””,G9=””),””,G9-F9-H9)」と入力します。ここでは、IF関数とOR関数を組み合わせることによって、開始・終了のいずれかが空欄なら稼働時間のセルが空欄になるように設定されます。この数式を下のセルまでをコピーします。
平日である『F10』セルの開始時刻に「9:45」、『G10』セルの終了時刻に「22:45」、『H10』セルの休憩時間に「1:00」と入力すると、入力された時刻から稼働時間が算出され表示されます。
稼働時間の表示がうまくいかない場合、I列のセルを選択し、右クリックから「書式設定」をユーザー定義の「[h]:mm」に変更しましょう。
Step7. エクセルで法定外労働時間、深夜残業時間を算出する
勤怠管理においては、法定外労働時間の管理も必要です。法定労働時間は8時間のため、稼働時間と8時間の差が法定外の時間となります。時間の計算にはTIME関数を使用し、法定労働時間をTIME関数で表すと「=TIME(8,0,0)」となります。
まず、『J9』セルに「=IFERROR(IF(I9-TIME(8,0,0)>0,I9-TIME(8,0,0),””),””)」と入力します。I列に値が未入力の場合に「#VALUE!」エラー表示にならないようにIFERROR関数を使用します。『J10』セルの下も同様、数式をコピーしました。すると、『J10』セルに法定外労働時間が表示されました。
続いて、深夜残業時間を算出します。今回は22時以降を深夜残業時間とし、『K9』セルに「=IFERROR(IF(G9<=TIME(22,0,0),””,(G9-TIME(22,0,0))),””)」と入力しましょう。『K9』セルの数式を下のセルにコピーすると、勤務時間の入力がある『K10』セルに深夜残業時間が算出されます。
Step8. エクセルで合計の労働時間を算出する
39行目に1カ月の総稼働時間、法定外労働時間、深夜時間帯の労働時間の合計を計算します。まず、『I40』セルに「=SUM(I9:I39)」と入力します。これにより、『I9』セルから『I39』セルに入力されている稼働時間の合計時間が算出されます。同様に、合計値を出したい『J40』セルと『K40』セルにも関数をコピーします。
このとき、合計値を出したいセルの値に注意します。合計の労働時間を算出する場合、23時間より大きい値は24で除算されて正しい時間を表示できません。23より大きい値であっても除算されないようにするため、表示形式を変更しましょう。
合計値を出したいセルを選択した状態で右クリック→【セルの書式設定】→【表示形式】→【ユーザー定義】を開いて進み、種類を「[h]:mm」と書き換え、【OK】を押します。設定ができると正しい合計時間が表示されます。
Step9. エクセルで休暇取得日数を算出する
休暇取得日数を算出するため、E列の勤怠状況を算出できるようにします。
まず、E列に勤怠(有給休暇、午前有給、午後有給、遅刻、早退など)を入力します。通常の勤務であれば空欄にします。次に『N8』セルに「休暇計算」の項目を追加し、『N9』セルに「=IF(OR(E9=”午前有給”,E9=”午後有給”),0.5,IF(E9=”有給休暇”,1,0))」と入力します。これを月末の下のセル横までコピーしましょう。
値が反映されたのを確認したら、『J6』セルに「=SUM(N9:N39)」と入力すると休暇取得日数の合計が算出されます。
Step10. エクセルで遅刻・早退回数を算出する
Step10では、遅刻・早退回数を算出します。遅刻、早退の回数はCOUNTIF関数で算出できます。
まず、『K6』セルに「=COUNTIF(E9:E38,”遅刻”)」と入力します。次に、『L6』セルに「=COUNTIF(E9:E38,”早退”)」と入力しましょう。以下のように遅刻、早退の回数が算出されます。
エクセルでの勤怠管理で済むシーン、「勤怠管理システム」の導入が向くシーン
このように、エクセルでも「無料」「比較的すぐ」に勤怠管理表/ 簡易的な勤怠管理システムの仕組みを構築できます。個人事業主、小規模店舗や小規模企業、あるいは部署単位で従業員数が少ない場合や、まだ紙ベースで勤怠管理をしている企業では、エクセルを導入することで入力の手間を減らし、効率化と正確性の向上を図ることができます。
それでも、従業員数が増加し、業態が複雑化すると複数の給与体系や勤務時間を管理するのはエクセルでは難解になることがあります。
例えば、正社員、アルバイト、パートなど、さまざまな給与体制の従業員の勤怠データを一括管理すると、データ入力の手間が増え、エクセルのマクロ設定やセルの複雑な書式設定が必要となり、作業が煩雑化するデメリットがあります。また、月給制の従業員の勤務時間の把握や社会保険料、各種手当の給与計算が必要な場合もあり、エクセルの利用では限界が見えやすくなります。このようなシーンでは専用の「勤怠管理システム」を導入することをおすすめします。システムを活用することで、入力ミスを減らし、給与計算を含む勤怠管理全体が効率的に運用できるのです。
エクセルによる勤怠管理に不安を感じる場合や、すでにエクセルで日々の勤怠を管理しているものの、エクセルにおけるセルの入力や関数の設定が手間で大変だと悩んでいる場合は、勤怠管理の効率化と自動化に特化したクラウド型の勤怠管理システムを導入する方法を検討することをおすすめします。小規模な企業であれば、月額無料プランを用意する勤怠管理システムも存在します。
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「勤怠管理システム」の主な機能や効果についてはこちらもぜひ参照ください。
エクセルの活用で勤怠管理を効率化 限界や課題が見えたら勤怠管理システムの検討を
エクセルでの勤怠管理は、コストをかけずに、企業の労働時間や勤怠ルールに応じて自由にデータをカスタマイズできるため、当初の対応として多くの企業で選択されている方法です。しかし、データの正確性と従業員および管理側双方の作業効率を考えると注意すべきことも多くあります。
そのため、従業員の勤怠入力作業を簡単にし、管理側の給与計算や勤怠集計を効率化することも実現できる、ビジネス成果に直結する可能性が高く、そして安価に導入可能なクラウド型/SaaS型の勤怠管理システムの導入を検討することもお勧めします。
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