中小企業におすすめの勤怠管理システム14選（無料版あり）｜導入メリットと選び方を分かりやすく解説

中小企業が抱える問題のひとつが勤怠管理です。頻繁に行われる法改正や多様な勤務体系への対応などを要因とする管理コストの増加に対応するため、近年では勤怠管理システムを導入する中小企業が急増しています。

勤怠管理システムは出勤や休暇取得、残業の有無といった勤怠にかかる管理を自動化し、一元管理するためのシステムです。省コストや法令への対応といった面が期待できますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

今回は、中小企業へ勤怠管理システムの導入おすすめする理由と導入メリット、製品の選び方、おすすめ製品（全14製品／2024年8月時点）をご紹介します。

中小企業の勤怠管理に見られる課題

中小企業が直面する勤怠管理の課題は多岐にわたります。まず、勤務状況の把握がしにくい問題が挙げられます。従業員が手作業で出勤や退勤の時間を記録する方法では、月末の勤務データを収集するだけで手間がかかり、「昨日の」や「リアルタイムの」といった即時の確認はそもそも困難です。結果として労働時間の把握が十分でない状況となっています。

従業員の負担も大きいです。紙ベースのタイムカードや手入力するシステムでは、出勤や退勤のたびに記録する手間がかかります。直行直帰できるのに、タイムカードを押すためだけに出社を強られることもあります。また人的ミスや不正のリスクも無視できません。手作業での記録はミスが発生しやすく、不正な記録改ざんの可能性も残ります。労働時間が正しく計算されなければ従業員は適正な賃金を得られません。企業として「正確性」「信頼性」観点の課題が根強く残ります。

最後に近年は労働に関わる法改正が続いていることも課題に挙がります。労働基準法や働き方改革関連法などの法改正へ企業として対応するために、最新の情報を正確に把握し適切な対応を取る必要があります。しかし、これを手作業のまま、従来型フローのままで行うのは大掛かりな作業や人手が都度必要となるでしょう。もし対応が困難なので後回しにしているとなると、企業として、企業活動をする上で社会の一員として、法令やルールを順守できていないことになります。

こうした課題を解決するために多くの企業で、上記の理由で中小企業も特に、効率的で正確な管理を実現する勤怠管理システムの導入が進んでいます。

中小企業が勤怠管理システムを導入するメリットと注意点

改めて勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間、休暇、残業などの勤怠状況をデジタルで管理し、効率化を図るIT製品／ITツールです。打刻方法の多様化やシフト管理機能を備え、業務の自動化と効率化に貢献します。また労働時間の適正な把握によって、法令順守や労働環境の改善にも寄与します。

勤怠管理システムの導入は、中小企業に大きなメリットを生む一方、注意して導入しなければ別の問題を引き起こすリスクもあります。メリットと注意点の両方を意識し、適切なシステムの導入を検討していきましょう。

中小企業が勤怠管理システムを導入する主なメリット

中小企業は、勤怠管理システムを導入することで以下の効果が期待できます。

業務の効率化に役立つ

これまでバックオフィス担当者が手作業で行っていた勤怠管理を自動化できるため、作業や確認のための時間を削減できるようになります。システムによっては給与計算や経費精算といったほかのシステムと連携ができるようになるため、バックオフィス業務全体の効率化が可能です。

また、勤怠管理のルールが法令やシステムに準拠した運営になるため、特定の担当者に属人化する作業を減らすことができます。

法令を順守した労務管理を行いやすい

中小企業が勤怠管理システムを導入することで、法令を順守した労務管理が容易になります。

労働基準法や労働時間管理に関する規制は年々厳格化しており、企業として適正な労働時間の記録や超過勤務の管理が求められています。従来のような手作業での管理はミスが発生しやすく、個々の労働時間を把握できていないならば範囲を超えた時間外労働労働を強いているかもしれず、記録や保存・管理体制も的確でない可能性も高いため、法令違反となるリスクがあります。

勤怠管理システムによって、出勤・退勤時間の自動記録や休暇・残業の申請・承認プロセスがデジタル化され、正確性が向上します。また、システムは法改正にも迅速に対応できるため、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。これにより労務トラブルの防止やコンプライアンスの強化が図れ、企業の信頼性も向上します。

コストカットが期待できる

システム化により業務が効率化すると、コスト面にもよい影響が生まれます。目に見えてわかりやすい影響が、人的コストの削減です。月末月初の勤怠の締め日に発生していた長時間労働を減らすだけでも、長期的に見れば大きなコスト削減につながります。

また、システム化により紙の勤怠表やタイムカードが不要になりますので、紙資源の購入にかかっていた費用や管理のための場所の確保といった面のコストも削減できるでしょう。

事業規模の拡大や人員増加などの変化に対応しやすい

中小企業は、成長過程で事業規模の急拡大や人員増加といった変化がひんぱんに起こります。一気に急成長する可能性を秘めている中小企業ならではのシーンです。

クラウド型／SaaS型の勤怠管理システムであればこうした変化にも柔軟に対応することができます。手作業管理のままでは人数が増えるにつれて管理が煩雑になり、ミスや遅延のリスクもそれだけ増えますが、システムを活用した効率化・自動化されるプロセスにより管理の負担、そしてこの心配ごとを大きく軽減できます。

さらに多くの勤怠管理システムには、従業員の増加に伴う新しい勤務形態やシフトパターンにも柔軟に対応できる機能が備わっています。

システムのスケーラビリティも相応に高ければ、自社の成長に合わせて機能を拡張していくニーズにも応えてくれます。こういった運用面の効率化とともに、経営資源をより戦略的な業務へ集中させることも可能となるでしょう。

中小企業が勤怠管理システムを導入する際の主な注意点

勤怠管理システム、特にクラウド型の勤怠管理システムはとても楽に、場合によっては即導入できてしまう特徴もある一方、一切コストをかけずに導入できるわけではありません。費用、工数、時間それぞれにかかるコストに注意し、自社に必要なシステムの導入を検討しましょう。

×システムの導入・運用に費用が発生する

勤怠管理システムの導入には、一定の費用が必要です。近年の主流であるサブスクリプション型は、従業員数に応じた月額の利用料のほか、サービスによっては初期費用も必要です。

なお、サブスクリプション型は一般的にクラウド上でサービスが提供されます。システムは法改正にともなうアップデートが自動的に行われますので、気がつかないうちに違法状態になっていたとう事態にはなりにくいでしょう。

×導入前に業務フローの見直しと運用ルールの作成が必要になる

紙の勤怠表やタイムカードでの管理から勤怠管理システムへ切り替える際には、企業内の勤怠管理に関するルールを見直す必要があります。

有給休暇等の申請方法の見直しをすると同時に、社員側にも使い方をレクチャーしなければならないため、対応のための時間を確保しなければならないでしょう。

×システムによっては導入まで日数がかかる

勤怠管理システムのような全従業員が対象になるシステムならば、会社の規模によって導入プロジェクトが長期化することも想定しておきましょう。自社の事業内容や就業規則に合わせた調整、ベンダーとの打ち合わせなど、設計や検証のための時間も必要になります。

企業の規模によっては一度に全社へ導入せず、特定の部門から段階的に導入を進めるケースもあります。テストを繰り返しながら導入しなければならない場合には、全社の勤怠管理が統一されるまでに半年以上の時間を要することも考えられるでしょう。

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中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

自社の勤務形態に適しているか

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず自社の勤務形態に合っているかどうかの適合を確認することが第一歩となります。

例えば、オフィス勤務、シフト勤務、フレックスタイム制、出張、客先への常駐など、企業ごとに異なる勤務形態があります。選定するシステムがこれらの勤務形態に対応しているかどうかを確認します。

特に近年はリモートワークや自宅勤務のような勤務形態も一般的になっていますので、この需要を満たす製品ならあ、従業員の柔軟な働き方を会社としてサポートしやすくなります。

導入時／導入後のカスタマイズは可能か

勤怠管理システムは、導入後に自社のニーズに合わせたカスタマイズがどこまでできるかどうかも重要な選定ポイントに挙がります。

仮に導入初期は大丈夫でも、企業の規模や業務内容が変わると、新たな機能や設定が必要になることも多くあります。そうした変化にも柔軟に対応できる製品は長期的な視点での運用が可能となるでしょう。

カスタマイズ要望としてよく挙がる機能には、例えば管理項目の追加や変更、レポートのカスタマイズ、API連携などがあります。

導入前にカスタマイズの可否とその範囲なども確認し、自社に最適な設定が可能かどうかをチェックすることが大切です。

サポート体制は整っているか

勤怠管理システムの選定、そして運用において、IT専任の人員も限られる中小企業ならば特に、提供ベンダーのサポート体制が重要となります。システムを導入し、ノートラブルで運用が安定化するのはまれで、大抵は多かれ少なかれ、トラブルや疑問が発生します。その際に迅速かつ適切なサポートが受けられるかどうかは今後の業務の継続性に大きく影響していきます。

例えばサポート体制には、電話やメールでの問い合わせ対応、オンラインチャット、FAQやマニュアルの提供などがあり、契約する料金プランによってサポートメニューが異なる場合も多くあります。併せて、定期的なシステムのアップデートやセキュリティ対策の体制も忘れずにチェックしておきましょう。

なお、導入前にこのような疑問や要望にも適切かつ明確に応えてくれるベンダーの体制は、今後安心して運用していけるかどうかを示す選定要件のカギにもなり得ます。

従業員および管理者にとって使いやすいか

勤怠管理システムは、従業員と管理者の双方が使いやすく適切に活用してこそ成果が出ます。従業員にとっては、出勤・退勤の打刻や休暇申請が簡便で直感的に操作できるユーザビリティがまず必要です。

管理者にとっては、データの確認や集計の簡単さ、承認などのしやすさ、レポート作成が効率的に行える機能などがチェックポイントになります。

「無料版」を有効活用する

クラウド型／SaaS型のIT製品は原則として「有料」であることは念頭に置いてもらいつつ、「無料版」は一定の条件のもとで個人事業主から中小規模シーンでの導入に向け、または「選定・検討のためのお試しのため」に用意されます。一定の条件とは、利用できる機能が基本的なものに限られる／利用できるユーザー数に制限がある／保存できるデータ数に制限がある／保存期間に制限がある／広告が表出するなどがあります。

その一方で、無料プランの制限を理解した上でその範囲で使えると判断できるならば、あるいは無料トライアルで「無料の範囲で試験的にスモールスタート」し、製品の機能や使い勝手、効果を検証したいといったシーンに「無料版」は適しています。

無料トライアルのある製品ならば、自社のニーズに合う機能があるかどうか、この先使っていけそうかどうかを遠慮なく「お試し」して確認しましょう。まず試用した上で、自社にはどのような製品が必要か、どんな機能がなければならないのか、自社はどこを目指すのか、などを確認しつつ本契約／料金プランを定めるのもよい方法の1つです。

中小企業へ特に効く、勤怠管理システムの「業務効率化と労働時間の正確な管理」の効果

勤怠管理システムには「業務効率化と正確な労働時間の管理」に大きな効果があります。エラーやリスクが残る手作業による管理に代わり、勤怠管理システムを導入することで出勤・退勤の自動記録や休暇申請が簡便になり、確実で正しいデータ記録の体制を実現できます。法令順守が求められる中で、正確な勤怠データは過重労働防止や労務トラブルの予防にも寄与します。機敏に動ける中小企業だからこその利点を生かしながら、勤怠管理システムで大きな成長を目指していきましょう。

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