社員の就業状況をきちんと把握することは、企業側の重要な役割です。勤怠管理アプリであれば、社員の出退勤管理や就業状況の把握が効率良く行えます。本記事では、勤怠管理アプリの基礎知識をはじめ、導入するメリットや導入時の注意点をまとめました。くわえて、手軽に導入できるおすすめの勤怠管理アプリも5つピックアップして紹介します。
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目次
勤怠管理アプリの基礎知識
勤怠管理アプリの機能や種類など、導入前に知っておきたい基礎知識をご紹介します。
勤怠管理アプリとは？
勤怠管理アプリとは、社員の出退勤情報を記録、管理するための勤怠管理システムとそのユーザー向けアプリケーションのことです。紙の出勤簿やタイムカードに打刻して勤怠管理を行っていた従来型の方法に対して、デジタルデータとして記録する勤怠管理システムを導入することで、従業員は勤怠時刻の記録を、管理側も従業員の勤怠状況を、効率よく確実に管理できるようになります。
例えば、出退勤時間の記録は会社のPCやスマホでポチッとするだけの簡単操作に。会社・管理側としても勤務データの正しい集計とともに、法に順守するための実働時間確認、さらには人員配置計画の分析などに活用できます。手動管理よりも効率的に作業を進められるうえ、集計ミスや不正打刻を防ぎやすいことも利点に挙がります。
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勤怠管理システムの主な種類
勤怠管理システムは、タイムレコーダータイプ、デジタル特化タイプ、他業務との連携タイプなどの種類に分けられます。それぞれの特徴を以下で簡潔にまとめました。
タイムレコーダータイプ
従来型のタイムカード打刻機が“昭和型”とすれば、それに代え、同じ場所へデジタル型の記録端末をオフィスや事業所へ設置して刷新する“平成型”のタイプです。従業員はボタン操作やICカード型社員証をピッとかざすだけで記録できます。また、先進型ではスマホアプリ対応、さらには顔認証などの生体認証技術を用いたシステムもあります。
出退勤の記録に特化したシンプル型であれば、記録端末と作業用PC 1台程度から導入できるので導入コストも比較的低く抑えられるでしょう。
デジタル特化タイプ
昨今一般的になった働き方の多様化とともに「出社が必須ではなくなった」業態のシーンもグッと増えています。デジタル特化型タイプは、業務用のPCあるいはスマートフォンがあれば完結するオンライン対応／クラウド型の勤怠管理システムとともに実現します。
従業員は用意された「勤怠記録のWebページ」へアクセスすれば、PCでもスマートフォンでも、オフィスでも自宅でも、出先でも勤怠登録できます。
他業務連動・多機能タイプ
勤怠管理だけでなく、勤怠情報と密接に結びつく給与管理から、プロジェクト管理や人事管理などにも活用できる多機能型／クラウド型の勤怠管理システムも主流になっています。バックオフィス業務全般の効率化、中でも労務管理やバックオフィス業務の効率化を望むシーンに適しています。社員数が多く、労務管理の負担が大きくなっている企業に勧められます。
勤怠管理システムを導入するメリットと注意点
「正確かつ効率的に勤怠管理を行える」「働き方に合わせて導入しやすい」「従業員をはじめ管理者や企業それぞれに恩恵がある」など、勤怠管理アプリを導入するメリットは多岐にわたります。一方、導入時には注意しておくべきポイントもあります。
勤怠管理アプリを導入するメリット
まずは、勤怠管理アプリを導入する際の従業員・管理者・企業それぞれの視点からみたメリットを紹介します。
従業員のメリット
勤怠管理アプリとともに、正確な勤務時間や残業時間をリアルタイムで確認できます。これにより自身の労働時間を正確に把握でき、時間マネジメントや仕事と生活の調和（ワークライフバランス）を整える効果なども期待できます。直行・直帰や休暇などの各種申請もアプリ上で行えるケースも多く、勤怠管理だけでなく、勤怠申請の効率的に行えるようになります。
管理者・会社のメリット
従業員の勤怠状況を正確に把握できることで、打刻漏れや残業時間の超過確認といった労務管理を的確に行えるようになります。小売業などではシフト調整のような人員配置管理にも効果を発揮するでしょう。
特に労務管理はコンプライアンスと密接に関わる業務です。労働関係法を順守する目的でも勤怠管理システムの導入はメリットが大きいといえます。また「正確なデータ」は給与計算業務や人事評価業務の効率化につながります。
勤怠管理システムを導入する際の注意点
勤怠管理アプリを導入する際は、以下の点に注意しましょう。
- 従業員が操作に慣れるまで時間がかかる場合がある
- 多機能すぎて管理機能を使いこなせないケースがある
システムやアプリの操作性によっては、従業員が操作に慣れるまでにある程度の時間も要します。勤怠管理システムによって「どんな課題を解決したいのか」「どんな成果を得たいのか」といった自社が求める要件の度合いにもよりますが、まずは「従業員目線」で、分かりやすくシンプル機能である製品から検討するのが第一歩です。
本格導入前にスモールスタートして使い勝手を確かめる方法もお勧めです。小規模シーンや機能は限られるながらも無料で使えてしまう「無料プラン」、あるいは一定期間（30日間など）全機能をお試しできる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。無料トライアルがあるならば、ぜひ遠慮なく試しましょう。
そして製品の本格検討を前に、「自社の働き方と従業員のニーズ」「勤怠管理で抱えている課題」「勤怠管理システムの導入で得たい成果」「使い勝手」「マストで使う機能、あると便利な仕様」などを洗い出し、順位付けしておけるとなおよいでしょう。
勤怠管理システムの選定ポイント
ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。自社の勤務体系や料金などに注目して、勤怠管理アプリを選定していきましょう。
自社の勤務体系に対応しているか
働き方は、フルタイム勤務をはじめ、フレックス勤務やリモートワーク、出向勤務などさまざまです。同じ企業の社員であっても、働き方が一律とは限りません。さまざまな働き方を取り入れている場合は、幅広い勤務体系に対応できる勤怠管理アプリを選ぶことが大切です。また、勤務体系に合わせて、勤務時間や休憩時間を個別に変更できるアプリを選ぶと良いでしょう。
無料アプリと有料アプリの違いを把握しているか
具体的な料金体系は、アプリによって異なります。有料の場合、アプリの利用人数に応じた月額課金制を導入しているケースが多いですが、「初期費用（ライセンス料金）を支払えば月額料金は無料」という勤怠管理アプリもあります。一方で、無料アプリの場合は利用できる機能やアカウント数、サポート内容に制限があるケースが一般的です。
他システムと連携しやすいか
労務関係の業務では、勤怠情報以外にも確認すべき点が多くあります。労務作業が煩雑化している場合は、給与計算システム、人事管理システムなど、他システムと連携させやすい勤怠管理アプリを選ぶのがおすすめです。労務作業の効率化に役立ちます。
サポート体制は十分か
勤怠管理アプリを提供しているベンダー（企業）のサポート体制もチェックしましょう。自社の営業日や勤務時間内にサポートを受けられないと、エラーの修正や集計作業などが滞る可能性があります。また、迅速にサポートを受けられるか否かをチェックするためにもレスポンスの速さも確認しておきましょう。
「スマホ対応」のおすすめ勤怠管理システム5選
「スマホ対応」のおすすめ勤怠管理システムをピックアップしました。製品の概要をはじめ、主な機能や料金プラン、スマホ対応の有無などをそれぞれご紹介します。（製品名 abcあいうえお順）
