2024年1月より、電子帳簿保存法における「電子取引における電子データの保存」が完全義務化されました。企業は電子取引を行った電子データに関しては「電子データのまま保存“しなければならない”」ことになります。一方、紙の書類に関しては電子化して保存しやすくなってもいます。
書類の電子保存にはさまざまなメリットがある一方で、「結局どうすればいいのか」と多くの不安や疑問もあるでしょう。
本記事では、電子帳簿保存法の基礎から、よくある疑問の確認、そして電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方までをご紹介します。
目次
「電子帳簿保存法」対応システムの基礎知識
電子帳簿保存法は、企業の帳簿や書類を電子的に管理し、保存することを規定する法律です。
ここからは、電子帳簿保存法の概要や、対応する上で重要なポイントを解説します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、帳簿や書類などの電子データ管理を規定する法律です。「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを重要な要件としています。
真実性の確保とは、保存された電子データが改ざんされていないと証明できることです。可視性の確保とは、保存された電子データを検索できることです。
元々は1998年7月に施行された法律で、書類の電子化の取り組みが段階的に行われていました。しかし、制限事項が多いまま運用されていることが課題となっていました。その課題を改善するために2021年に改正が行われ、2022年1月に施行されました。
改正の主なポイントは2つ。「電子データを保存する際の要件が緩和された」ことと、「電子取引の場合は電子データの保存が義務化された」ことです。
特に電子データの保存義務化は企業への影響が大きいかもしれません。システムや業務、タスクそれぞれ個別に対応するのでは手間も時間もかかります。その背景から「電子帳簿保存法へ適切に対応可能」とうたうITシステムの導入が強く求められるようになっています。
2024年1月からの対応ポイントをおさらい
電子帳簿保存法の施行は2022年1月1日ですが、2023年12月31日までの2年間は宥恕（ゆうじょ）措置として、改正法に準拠するための期間となっていました。
なお、この期間終了後も新たな猶予措置が整備され、一定の要件を満たす場合には猶予されます。しかしこの措置はいつまで継続されるか2024年3月現在は不明です。もし「対応まだ」の企業は早めの対応が求められます。
原則として2024年3月現在は、電子帳簿保存法への完全な準拠が求められます。企業は以下3つの保存制度を理解し、書類に応じて適切な保存が必要になります。
電子帳簿保存
企業が会計ソフトウェアなどを用いて電子的に作成した帳簿や書類は「電子データのまま保存」することが定められています。
例えば、売上帳、仕訳帳、財務諸表など。電子的に作成した会計に関わるすべての記録は、電子データとして保存・保管します。
スキャナ保存
領収書や請求書などの紙の書類は、カメラやスキャナーなどを使ってデジタル化し、その画像ファイルを「主」として管理できます。
スマートフォンのカメラで書類を写し、それをアップロードして管理できるIT製品もあります。
電子取引
メールや電子取引プラットフォームを通じて送受信される書類、取引情報は電子データのまま保存します。
例えば、電子の注文書や契約書、電子インボイスなどが含まれます。
「まだ間に合う？」「何が違反になる？」改正電子帳簿保存法のQ&A
電子帳簿保存法は、DX対応も進む現在、ほぼすべての企業が関連するといえるでしょう。
国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」の質疑事例より、この改正法に関するよくある質問を抜粋し、企業がどのように対応すべきかを解説します。
Q：電子帳簿保存法はどんなシステムで対応できる？
電子帳簿保存法への適切な対応には、オンラインで受け取った領収書や、紙で保存できないデータを適切に管理できるよう設計されたIT製品の導入が近道です。
例えばどんな製品か。一例として「JIIMA認証」を受けた製品が有効です。
JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件）とは、サービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証する制度です。
この認証を受けているサービス、製品であれば法規準拠とリスク回避の両面で安心できそうです。
Q：電子帳簿保存法に対応しないとどうなるの？ ルール違反したらどうなるの？
電子帳簿保存法は法律です。原則として違反した場合は罰則があります。企業は税務上の不利益や罰則を受ける可能性があります。
特に「帳簿や書類の真実性や可視性が確保されていない」ことには注意が必要です。税務調査で問題が発生するリスクが高まります。税務署による罰金や追徴課税の原因となる場合もあり、企業の信頼性や財務状況に悪影響を及ぼすことが考えられます。
Q：すべて電子帳簿にしなければならないの？
電子帳簿保存法では、「電子データ」で送受信された請求書等の書類や取引情報に関しては「そのまま電子データとして保存する」必要があります。
例えば、電子データをプリントアウトし、紙で保存する対応は不可となります。
送受信する媒体が「紙」ならば「紙のまま」でも問題ありません。
Q：電子帳簿保存法の対象となるものは具体的に何？
電子帳簿保存法の範囲は電子取引に対してとなります。
電子取引を行っていない企業や、電子取引以外の取引に関しては、従来通りの紙の保存で問題ありません。
Q：電子帳簿保存法において、PCなどがない場合はどうすればいいの？
会社の、あるいは適当なPCがない場合でも、法規準拠のための代替策は存在します。
例えばクラウド型のIT製品を利用し、PCでなくとも、スマートフォン、タブレットなどインターネットに接続できる端末を用いて対応することが可能です。
Q：手書きの帳簿は電子化できますか？ 電子保存が認められていない書類もあるの？
紙で受け取った書類は、スキャナ保存制度に従って電子化した上で保存が可能です。
しかし、手書きの書類の電子化は認められていません。
帳簿以外に、手書きで作成した総勘定元帳や買掛帳、仕入帳などは紙での保管が義務付けられます。
なお、電子保存が認められていない書類は他にも存在するため、各書類の性質もあらためて確認しておくとよいでしょう。
Q：領収書／レシートは紙で保存してもいいの？
領収書やレシートについて、電子データとして受け取った場合は電子データのまま保存することが義務付けられます。紙で受け取った場合は「紙で保存」しても問題ありません。
電子化する場合は、スキャナ保存制度に基づいて電子化と適切な管理を行います。
電子帳簿保存対応システムを導入するメリット
電子帳簿保存システムの導入には、さまざまなメリットがあります。
ここからは、そのメリットについて詳しく解説します。
（1） 効率化と時間節約
電子帳簿保存システムを導入する最大のメリットは、帳簿管理の効率化です。
紙ベースの帳簿と比べて、データの入力、整理、検索を迅速に行えるようになり、大幅な時間節約が可能になります。
（2）精度の向上とエラーの削減
電子化により、入力ミスや計算エラーを削減し、帳簿の精度を向上できます。
また、多くのシステムに備わる自動計算機能やエラーチェック機能を有効に活用することで、より正確なデータの管理が可能になります。
（3）法規準拠の容易化
電子帳簿保存法に準拠する要件をシステムがサポートするため、法規制の遵守が容易になります。
また、適切な電子帳簿システムを導入することで、最新の法令変更にも柔軟に対応できます。
（4）アクセスと共有の容易さ
クラウドベースのシステムを利用することで、どこからでも容易にアクセスが可能になります。
遠隔地のチームメンバーや監査員とのデータ共有も簡単にできます。
電子帳簿保存法対応システムの選び方
自社に合った電子帳簿保存法対応システムを選ぶためには、いくつかのポイントがあります。
ここからは、システムを選ぶときのポイントについて解説します。
法規準拠と要件定義
システム選びの優先事項は、電子帳簿保存法の要件を満たし、それに準じたセキュリティ性を有していることです。自社の業務フローの再確認と棚卸しとともに、製品導入における「自社の要件」を定めましょう。
JIIMA認証などの認証を受けたシステムは一定の信頼度があるとみなせます。システム選定において確認するとよいでしょう。
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ユーザビリティと機能性
システムの使いやすさや、必要な機能が備わっているかも重要です。
直感的に操作できるかどうかや、必要な機能が備わっているか確認しましょう。
また、スマートフォンに対応しているかどうかや、拡張性やカスタマイズのしやすさも合わせて確認しましょう。
コストパフォーマンス
自社に必要な機能を洗い出した上で、費用対効果を考慮して判断しましょう。
このとき、導入コストだけでなく、その後の運用コストも含めて総合的に判断しましょう。
多くの帳簿保存システムには、無料トライアルや無料プランがあります。自社に必要な要件を満たしているか確認するためにもそれらを積極的に活用し、「試用」した上で検討材料にしていくとよいでしょう。
サポートとメンテナンス
導入後のサポート体制や、メンテナンスのしやすさも重要です。
問題発生時の対応速度やサポートの質が、安定したシステム運用には必要不可欠です。
サポートの時間だけでなく、サポート方法がメールやチャット対応なのか、電話対応もあるのかも確認しておきましょう。
「電子帳簿保存法対応」製品で、法的準拠と業務の効率化を両立させよう
電子帳簿保存法対応システムの導入は、電子取引を行う企業にとって必要不可欠と言っても過言ではありません。
また、適切なシステムを導入することは、法規制の遵守を容易にするだけでなく、効率的な電子データ管理にもつながります。自社にあったシステムを導入することで、法的準拠と業務の効率化を両立させましょう。
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