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請求書発行システム

請求書発行システムは、会計システムや販売管理システムと連携し「請求書の作成・発行・送付・受領業務を効率化、自動化」できるようにするIT製品です。手作業では人的ミスが発生しやすく、手間と時間もかかる請求書発行業務の工数を大きく減らし、正確かつ「楽」に請求書発行・処理の業務を効率化する解決策の1つとして、多くの企業で導入が進んでいます。昨今、クラウド型製品の多くは「インボイス制度」「改正電子帳簿保存法」などに正しく対応できるように設計されています。

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請求書発行システムとは? 主な機能と導入メリット、おすすめ製品4選

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ITセレクト編集部

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請求書発行システムは、会計システムや販売管理システムと連携し、請求書の作成・発行・送付などの業務を効率化・自動化できるシステムです。手作業ではミスが発生しやすい請求書発行業務のリスクを減らし、確実な請求書発行を行えるとして多くの企業で導入が進んでいます。今回は請求書発行システムで利用できる機能と、導入のメリットについてご紹介します。

請求書発行システムの主な機能と種類

請求書発行システムは、請求書に関連する業務に特化したシステムです。発行・送付だけでなく、データの管理や進捗確認といった機能も充実しています。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、主に次のような機能が搭載されています。

 

  • 請求書の作成機能
  • 請求額の取り込み機能
  • 請求書の発送代行機能
  • 請求書の保管機能
  • 請求書進ちょく管理機能
  • 他システムとの連携機能
  • 請求後の入金管理機能

請求書の作成機能

請求書発行システムの基本機能として、事前に登録された取引先や発行者の情報などを使用し、請求書を発行します。毎月入力する項目は、納品項目と金額のような、取引内容に関する情報に限定できるため、請求書発行にかかる工数の削減が可能です。

発行された請求書はPDF形式で出力できる他、納品書作成にも対応しています。

 

請求額の取り込み機能

請求書に記載する金額や項目は、会計ソフトやSFAなど、連携する他のツールから取り込みが可能です。

 

請求書の発送代行機能

取引先の要求に応じた形式での請求書を代行送付する機能です。PDF形式のファイルをメールで送るだけでなく、郵送やFAXといった形式での送付も行えます。

 

請求書の保管機能

請求書は法律により7年間の保管義務があります。請求書発行システムはシステム上で発行した請求書を自動的に保管してくれるため、法律上の保管義務に違反する心配が軽減できます。

 

進ちょく管理機能

請求書発行システムの中には、システムを通じて送信した請求書の開封状況を確認できるものがあります。未開封の相手にはリマインドの送信も可能ですので、先方の請求書の処理漏れを防止できます。

 

他システムとの連携機能

請求書発行システムは、他システムとの連携も可能です。会計システムやSFAなど、外部のシステムと請求書発行システムが連携できると、請求額の転記漏れや請求書の発行漏れといったミスを防止できます。

 

請求後の入金管理機能

請求書発行システムは、システムを通じて発行した請求書の入金管理にも対応するものがあります。無事に入金された後の入金消込作業の自動化や、期日までに入金されない場合の督促もシステムにより自動化できるため、経理担当者の負担を大きく削減することができます。

 

請求書発行システムの種類

請求書発行システムには3種類のシステム提供方法があり、それぞれ異なる特徴を持っています。自社で使用する範囲や導入費用を考慮し、自社の運用方針にあった種類のシステムを導入しましょう。

クラウド型

クラウド型はインターネット上のサーバ(クラウドサーバ)に構築されたシステムをインターネット経由で使用するタイプです。自社でサーバを用意する必要がないため基本的に初期費用がかからず、月額の利用料金も安く抑えられる傾向があります。インターネット環境があればどこからでも接続できるため、リモートワークや複数拠点からのアクセスにも対応できます。システムやセキュリティのアップデートなどもベンダー側の主導で行われます。

本記事では、現在主流であるこの「クラウド型」での検討シーンを主に解説していきます。

 

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内のサーバにシステムを構築するタイプです。自社独自に構築するのでカスタマイズ性が高く、自社の業務内容にフィットしたシステムを構築しやすいのが特徴です。ただしカスタマイズ費用やサーバ管理費用など、初期費用を含むコストは高額になる傾向があります。また、導入後のシステムやセキュリティのアップデートや管理も自社ですべて対応していくことになります。

 

パッケージ型(インストール型)

パッケージ型は、在庫管理システムとして販売されているソフトウェアをインストールして使用するタイプです。旧来よりある方法ですが、インストールしたPCでしか使えない制約があり、複数人での同時管理にはあまり適していません。手軽に導入でき、機能も購買スタイルもシンプルなので、個人事業主や小規模での導入に適するシーンはいまだにあります。

 

請求書発行システムを導入するメリットと注意点

請求書発行システムは、請求書にかかる多くの業務を効率化できるため、導入のメリットは非常に大きいといえます。しかし導入には一定の手間暇や費用がかかりますので、導入前には時期やコスト負担に関する十分な検討が必要です。

 

請求書発行システムを導入する主なメリット

請求書発行システムを導入する大きなメリットのひとつが、請求書発行に必要な業務量の削減正確性の向上です。作業の自動化により、手作業よりも早く正確に請求書を発行できるようになります。請求書の自動メール配信や発送代行といった機能もあれば、自動化できる業務の範囲はさらに広がります。

また、業務の進め方を請求書発行システムの操作方法に準拠したやり方に統一できれば、業務の属人化や人為的ミスを防止しやすくなるでしょう。

 

請求書発行システムを導入する際の主な注意点

一方で、請求書発行システムの導入は、完了するまでの期間にある程度の手間がかかります。社内フローの見直しにともない、既存システムの刷新作業や社員に対する教育を行う必要があります。また、取引先からシステム変更に関する同意を得るため、説明や説得をしなければならないケースもあるでしょう。請求書発行システムの導入は、企業の規模が大きくなるほど関係する部署が増えるため、調整のための時間も長くなります。請求書発行業務が滞らないよう、導入スケジュールは慎重に策定する必要があります。

 

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムは、サービスによって利用できる機能の種類や必要な費用が異なります。ローコストで導入効果の高いシステムを導入するためにも、自社に必要な機能を備えた請求書発行システムを選びましょう。

 

  1. 自社の希望する業務範囲に適しているか
  2. 取引先に合わせた請求書を発行できるか
  3. 既存のシステムと連携できるか
  4. 導入後のセキュリティとバックアップ体制は整っているか
  5. インボイス制度、改正電子帳簿保存法に対応しているか

 

自社の希望する業務範囲に適しているか

請求書発行システムは、利用できる機能が増えるほど運用コストも上昇する傾向があります。使用することがない不要な機能にお金を支払わなくてもいいように、自社の業種範囲に適したシステムを選びましょう。

 

取引先に合わせた請求書が発行できるか

取引先によっては、請求書のフォーマットが指定されるケースがあります。またメールではなく郵送やFAXで送るように求められることもありますので、取引先の要求を満たす請求書の発行・送付ができる機能の有無を確認しましょう。

 

既存のシステムと連携できるか

会計システムや売上管理システムと連携できる請求書発行システムなら、会計業務や売上管理業務にかかる手間を削減できる可能性があります。導入済みのシステムとの連携が可能なシステムを選び、請求書発行以外の業務も効率化を図りましょう。

 

導入後のセキュリティとバックアップ体制は整っているか

請求書発行システムは、導入が完了することがゴールではありません。導入後、外部からの攻撃や不具合によるシステムダウンなどの事故が発生するかもしれません。想定外の事態に見舞われた後に業務が長期間滞らないよう、データのバックアップやセキュリティ対策、システムの復旧などを相談できるサポート体制が整ったシステムを選択するのがおすすめです。

 

インボイス制度、改正電子帳簿保存法に対応しているか

2023年10月より施行されたインボイス制度、2024年1月より義務付けられる電子帳簿保存法の改正は、2024年以降の請求書発行システムとして対応必須となる制度です。インボイス制度へはほとんどのシステムが対応していますが、電帳法への対応はベンダーによって差があります。電子帳簿保存法(電帳法)の要件を満たしているかをチェックする「JIIMA認証(電子取引ソフト法的要件)」を取得している請求書発行システムを選ぶと安心です。

参考 電子取引ソフト法的要件認証制度

 

おすすめの請求書発行システム3選

数ある請求書発行システムから、タイプ別におすすめのシステム4選をご紹介します。(製品名abcあいうえお順)

BtoBプラットフォーム 請求書

月額費用 / 初期費用 月額2万円~ / 初期費用10万円~
主な機能 ・請求書の自動発行

・請求書の郵送代行サービス

・入金消込の自動化

・取引先の請求書の受け取り確認・リマインド

・会計システム、販売管理システム、経費精算システムなど多様な外部システムとの連携

システムの特徴 ・紙の請求書を電子化・保存
無料トライアルの有無 要問い合わせ
特徴 BtoBプラットフォーム 請求書は、対企業間取引に特化した請求書発行システムです。会計システムや販売管理システムなど外部システムとの連携も豊富に用意され、請求書の発行・受け取りに連動したあらゆる社内処理を自動化できます。
ベンダーのWebサイト https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

 

freee 請求書

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freee請求書

freee株式会社

  • 紙の請求書の見た目をそのまま送付。フォーマットが変わらない
  • 入金明細の取得・消込・仕訳作成まで自動化
  • 送付単価は約100円/通!追加コストなく紙から移行できる

製品詳細を見る

特徴 ・紙の請求書の見た目をそのまま送付。フォーマットが変わらない
・入金明細の取得・消込・仕訳作成まで自動化
・送付単価は約100円/通!追加コストなく紙から移行できる
有料プランの価格例 初期費用0円 従量課金95円/件~

・月額1980円(税抜)

ベンダーのWebサイト https://www.freee.co.jp/invoice/

 

MISOCA

月額費用 / 初期費用 年額8000円・3万円・10万円の3プラン
主な機能 ・請求書・見積書・納品書・注文書などの帳票発行

・請求書の自動発行

・請求書の郵送代行

・CSVアップデートで請求書一括作成

システムの特徴 ・回収保証サービス

・口座振替サービス

・電子帳簿保存法・インボイス制度に対応済

・スマホ・タブレットアプリ対応

無料トライアルの有無 無料プランあり
特徴 MISOCAは、シンプルなUIで手軽に請求書の発行が可能です。年額プランは請求書の発行数に応じて3プランあり、個人事業主から中規模企業まで幅広い規模の事業者に対応しています。MISOCAで発行した請求書に回収保証オプションを付与することができるため、売掛金の回収不能への備えに関心がある企業に勧められます。
ベンダーのWebサイト https://www.yayoi-kk.co.jp/seikyusho/

 

楽楽明細

月額費用 / 初期費用 月額2万5000円~ / 初期費用10万円
主な機能 ・請求書/支払明細/納品書などの帳票発行

・外部システムとのAPI連携

・帳票の郵送代行

システムの特徴 ・電子帳簿保存法/インボイス制度に対応済み
無料トライアルの有無 あり
特徴 楽楽明細は請求書発行システムでありながら、支払明細・納品書・領収書・見積書など、豊富な種類の帳票発行が可能です。多種多様な外部システムとのAPI連携が可能であり、あらゆる処理を自動化します。大量な帳票処理にかかる工数を削減したい企業に勧められます。
ベンダーのWebサイト https://www.rakurakumeisai.jp

 

請求書発行システムを導入して業務をスムーズに進めよう

請求書の発行はルーチンワークになりやすい傾向がありますが、記載内容のミスや送り漏れが許されない重要な業務です。人的ミスを防ぎながら業務を効率化するためにも、企業の規模を問わずに請求書発行システムの導入を検討しましょう。

請求書発行システムはサービスによって利用可能な機能が異なります。高額なシステムほど機能が豊富になる傾向がありますが、必ずしも自社にとってすべての機能が必要であるとは限りません。適切なシステムを適切なコストで導入できるよう、自社にとって必要な機能を満たしたシステムを選択しましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。

製品紹介

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注文販売[M2O]

オーバルテクノロジー株式会社

  • 入金処理、支払処理は一括で自動処理
  • 収支の予測が、リアルタイムに可能に
  • 組合せ自在、フルカスタマイズ可能

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請求書作成[IV]

オーバルテクノロジー株式会社

  • 売上伝票を登録して請求書を発行するだけのシンプル機能
  • 「インボイス制度」「電子帳簿保存法」対応にもおすすめ
  • 他のパッケージとの組合せ自在、フルカスタマイズ可能

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freee請求書

freee株式会社

  • 紙の請求書の見た目をそのまま送付。フォーマットが変わらない
  • 入金明細の取得・消込・仕訳作成まで自動化
  • 送付単価は約100円/通!追加コストなく紙から移行できる

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  • 見込み顧客を増やす機能をふんだんに盛り込んだマーケティングツール
  • 見込み顧客開拓から既存顧客フォローまで幅広くサポート
  • 見込み顧客獲得のための機能が豊富

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
注文販売[M2O]
「注文販売[M2O]」は、見積書、発注書の発行、受注から納品の管理、請求書の発行、入金消込、仕入、在庫管理まで一連の機能をすべて含んだ事業用パッケージです。
お客様とのやり取りは、お客様サイトで実施し、発注書の回収、請求書の提出など、販売業務のコストと負荷を大幅に削減します。
オーバルテクノロジーのフルパッケージは、特定の事業を行う企業様が、かならず必要とする機能を一通り揃え、事業全体をカバーできるパッケージです。
すべての機能がフルカスタマイズ可能なので、特殊な注文方法や業績管理方法などにも対応可能、サービスの差別化を図るための機能を実現できます。

●お客様サイトを利用し、受発注業務を根本改善
お客様サイトを介して見積書を提出し、お客様は注文を直接登録することが可能です。見積書、発注書の発行もできます。請求書は自動生成され、お客様サイト上で確認することができます。販売先様、仕入元様の取引を含むすべての受発注を一括管理できます。

●受注から納品までのステータスをいつでもどこでも追跡可能
製造開始日、製造完了日、発送先、発送方法を登録し、発注からの納品までを一貫して管理、追跡します。出先や、出張先からでも受注、発注処理が可能、営業担当の方もお客様先で、納品状態をいつでも確認することができます。

●入金処理、支払処理は一括で自動処理
請求書は、お客様情報の締め日、支払日設定から、全請求書を一括で作成します。ネットバンキングの入金データを取込み、発行済み請求書と自動消込を行うこともできます。ネットバンキング振込用の支払データも生成にも対応しています。支払処理を一括で行えます。

●収支の予測が、リアルタイムに可能に
お客様別、商品別、担当者別の収支をリアルタイムで集計します。納品予定日を登録すれば、今後の予定売上が集計されます。受注と発注を紐づけた受発注形式での注文登録も可能で、受発注の登録をすれば、予定収支も把握することができます。

●組合せ自在、フルカスタマイズ可能
在庫管理が必要なければ、在庫機能を削減、仕入管理が必要なければ仕入機能を削減する「削減カスタマイズ」が可能です。削減した機能の費用は必要ありません。独自機能をもったECサイト、販売データ分析ツールと連携した受発注管理など、企業様で独自に行っている施策に合わせたカスタマイズが可能です。他のOVALパッケージの機能と組み合わせることで、機能を自在に拡張できます。
2
請求書作成[IV]
「請求書作成[IV]」は、売上伝票を登録し、請求書を発行するだけのシンプル機能です。
毎月必ず行わなくてはならない請求書発行を予定通りに、正確に、確実に行うためのツールです。
オーバルテクノロジーのシンプルパッケージは、どの業界でも、どの企業でも、必ず必要となる機能に絞り込んだパッケージです。
機能をシンプルにすることで、価格を抑え、導入負荷を軽くすることで、簡単に始められ、すぐに効果が得られるように企画したシステムです。

●インボイス制度、電帳簿保存法対応に最適
「請求書作成[IV]」は、「適格請求書」に対応した請求書を作成できます。あわせて、作成された請求書は、削除、訂正の記録が残るため、「電子帳簿保存法」にも対応することが可能です。インボイス制度対応、電子帳簿保存法対応が、まだお済みでない企業様では、この機会に請求書の電子化をしましょう。

●請求書を発行するだけのシンプルツールだが
売上伝票を登録することで、見積書、発注書の印刷も可能です。その後、納品済みとなった売上をまとめて請求書を一括作成します。見積段階の未確定売上、受注段階の未納品売上、納品済となった確定売上を管理できます。

●締め日、支払日を自動計算し、請求書を一括作成
請求の締め日や月の支払日は、お客様ごとに異なります。これらの締め日、支払日をお客様ごとに設定します。売上伝票の納品日とお客様の締日から、該当する売上伝票を選び出し、全てのお客様の請求書を一括で作成します。もちろん、支払予定日も自動計算。月締めの一括請求書や案件ごとの個別請求書にも対応します。

●未確定売上、未納品売上、確定売上を月次集計
顧客ごと、商品ごとの売上を月次推移で集計。毎日の売上をリアルタイムで、どこからでも確認できます。見積段階の未確定売上、受注段階の未納品売上、納品済段階の確定売上を切替えて集計することで、前月までの確定売上、今後の予定売上を簡単に確認することができます。

●組合せ自在、フルカスタマイズ可能
請求書の様式は、業界ごとに異なるもの。これら各社で異なる請求書様式への対応は、格安のカスタイズで対応します。請求書鑑に合せて、請求明細を添付する形式、、請求明細に特別な項目を表示しなくてはならない形式にも対応可能です。OVAパッケージ「注文販売[M2O]」のお客様アプリと組合わせ、お客様から直接注文を受付けるような仕組みに機能アップすることも可能です。
3
freee請求書
freee請求書は、請求書の見た目を”そのまま”一括送付、発行・送付から入金消し込みまでを自動化できるサービスです。
請求書発行に関わる各業務フローの自動化により請求業務時間を圧縮し、重要タスクの時間捻出をサポートします。

経理や営業事務の業務において、このような課題はございませんか?
・取引先ごとに送付⽅法や請求条件などが違うため、準備に時間がかかる
・紙の請求書の印刷、三つ折り、封⼊、投函など1つ1つが⼿作業で大変
・請求件数が多い⽉は⼊⾦確認‧消込作業が多く、時間がかかる

freee請求書なら、請求書業務を“今のまま”もっと楽にでき、業務の負荷軽減・コスト削減を両立できます。

<freee請求書でできること>
■送付⽅法の振り分けを⾃動化
基幹‧販売システムから出⼒したPDF/CSVを利用してインポートするだけで、送付⽅法の振り分け作業を⾃動化できます。
事前に取引先別の送付⽅法を登録しておけば、「メール送付」「郵送」「メール送付&郵送」の指定した方法で⾃動で振り分け可能です。

■発送業務を⾃動化
1クリックするだけで、各取引先別の送付⽅法に沿って⼀括で⾃動的に請求書を発送できます。
大量の請求書の送付も数分の作業で完了。紙の送付での振り分け・印刷・封入・投函の作業時間を約80%削減します。
郵送代行を利用すれば紙での発送もすべて「freee」が代⾏します。

■⼊⾦消込を⾃動化
請求書を発⾏するだけで⾃動で債権管理。
銀行口座と連携することで、自動で入金明細を取得、債権情報と突合し、自動で入金消込が可能です。
大量の入金データを1件ずつ突合して消し込む作業から解放されます。

■ダウンロードステータス確認
請求書のダウンロードステータスをリアルタイムで確認できます。
未ダウンロード者へは事前に連絡をすることで、未入金のリスクを軽減することができます。

請求漏れが起こる主な原因は? トラブル対処法と事前に防ぐ方法

請求漏れは、請求書の発行または送付のミスにより、商品やサービスの代金を回収できていない状態を指します。売り上げの減少や業務効率の低下など、さまざまなトラブルにつながるほか、取引先との信頼関係にも、悪影響が及びます。 そうならないために、請求漏れの原因を知ったうえで対策を講じましょう。本記事では、よくある請求漏れのパターンやそれによって起こるトラブル例、防止策をご紹介します。 「それならば一体どうすればいいの?」 「自社に合う製品が分からない」 「時間をかけず効率的にサービスを検討したい」 \そんなときはITセレクトの相談専門スタッフが、ニーズに合った製品をご紹介します/ ⇒今すぐ […]

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    請求書発行業務を効率化|「無料」で始められる請求書発行システム5選

    いまだ「紙」での手作業が多い。毎月やってくるあの業務だけで1日が終わっていく……。あなたの会社の経理業務担当者は深刻に悩んでいます。 「請求書発行システム」という請求書の作成と管理業務を効率化できる、便利なIT製品があります。いや、それは知っているが「コスト」がかかるから──。 それならば、「無料」で始められる請求書発行システムであればいかがでしょう。本記事では「コスト面」で導入を懸念していた企業に向け、請求書発行システムの基礎知識から、選び方のポイント、おすすめの「無料」製品を紹介していきます。 請求書発行システムの基礎知識請求書発行ツールを探す際のポイント初期費用無料/無料プ […]

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      請求書発行ソフトの基礎知識|導入メリット・デメリットと選定方法 おすすめ製品6選

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