「Excelではもう限界だ…」　クラウド型「販売管理システム」の効果と選定方法｜無料で始められる販売管理システム3選

「できるだけコストをかけず」に在庫・販売管理の効率化したい──。特に中小規模企業や個人事業主にとって、IT製品で業務の改善や効率化が期待できることは知ったものの、ちょっと調べたらサービス利用料が高くてコスト効果と見合わず、そこで留まってしまう人も多いようです。そんな人は、「無料プラン」「無料トライアル」のある製品で再度一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

この記事では、販売管理業務の改善と効率化を目的に、かつ低コストに「販売管理システム」の導入を検討するための基礎知識、期待できる効果と製品の選び方、そして「無料」で始められるおすすめ製品を紹介していきます。あなたの会社とビジネスに適する販売管理システムを見つけるための一助となれば幸いです。

「販売管理」を無料／できるだけ費用をかけずに行う方法とは

販売管理システムは、販売管理にともなう業務を効率化できるIT製品のことです。他のシステムと連携し業務を効率化できる販売管理システムは、具体的にどのような機能を持っているのでしょうか。

もちろん「コストをかけず」に販売管理業務を効率化する方法もいくつかあります。Excelについては既に実践している人も多いとは思いますが、おさらいとして紹介します。

・Microsoft Excelを活用する

「数字、数値」を扱うといえば代表的なオフィスソフトウェアにMicrosoft Excelがあります。販売管理の業務としても、販売状況の数値データをもとに「販売管理表」を作り、それで管理している人も多いことでしょう。なお“Excel”は、同様の機能を持つ「Google Spredsheet」と置き換えていただいても構いません。

Excelは多くの人が既に標準オフィスソフトウェアとして使っていることから、企業側としてもほぼ費用を掛けずに済むと考えられます。基本操作にも多くは慣れているため、使い方の習得にかかる時間や人的コストも節約できます。そして、Excelは作りたいものに合わせて見た目のデザイン、入力仕様やUI、フォーマットを自由に設計でき、さらには、数式やマクロ、各種機能を組み合わせて「入力の自動化」「情報の参照と共有」「データの分析」「売上傾向の評価」「パフォーマンスの追跡」「グラフの作成」「レポート出力やデータ連携」まで行うような「かなり高度な機能を持つ業務アプリケーション」に仕立てることまでできます。

ただしデメリットもあります。まず、Excelは大量のデータや複雑な販売管理プロセスの管理までを行うには限界があります。手入力があるならばデータミスが発生しやすく、原則として複数人で共有し、かつ同時に作業するシーンは深く想定されていないために、ファイル破損などによる「データ消失」のリスクがかなりあるといえます。昨今はクラウド型共有ドライブやサービスでの利用を軸に「共有・連携」の問題はなくなりつつありますが、人的ミスに伴うデータ消失でトラブルに発展するリスクは未だ残ります。

また、ファイルの管理が一般業務部門の社員・担当者単位となればなおさら、「悪意ある者に狙われやすい」「セキュリティ面で脆弱」「属人化しやすい」もリスクに挙がります。

企業活動の根幹となる「販売・売上」の情報を扱うため、Excelでの管理は規模や内容によってだんだん適応しにくくなっていく──。これが課題といえます。

・専用の「販売管理システム／ソフトウェア」を活用する

Excelで管理するデメリットが「課題」となっているならば、販売管理を行うために専用設計されたIT製品「販売管理システム」の導入が近道です。

販売管理システムは、自社の製品、商品、サービスなどの「販売活動に関わるあらゆる情報」を一元化してとりまとめて、注文処理や在庫管理などのフローを効率化します。「すぐ、いつでも、最新の、正しい情報へアクセスできる」「過剰在庫や品切れの課題をなくす」「販売状況をリアルタイムに把握する」「次の戦略を練るための情報をレポートとして得る」などを実現できるようになります。

注意点もあります。まず、新システムの導入には相応の時間とコストが新たにかかります。業務フローが変わるならば、それを使う従業員が適応できるまでのトレーニングも必要です。

システムにかかるコストに対し、それを大きく上回る成果を出すための「コスト計算」、自社ビジネスの成長や変化に合わせて修正していく「カスタマイズ性」なども含めた導入プロジェクトとして計画する必要もあります。

販売管理システムの導入を検討する際は、これらのメリットとデメリットを総合的に評価し、ビジネスの特定のニーズや目標に適したシステムを選択することが重要となるでしょう。

クラウド型販売管理システムの機能チェックポイント

続いて、「コスト」「スピード」「効果」の面で多くの企業で選ばれる機会が増えた「クラウド型販売管理システム」の導入にターゲットを絞り、搭載される主な機能をチェックしていきましょう。

（1）売上管理と在庫管理機能

「売上」と「在庫」の情報について、リアルタイムで確認、収集、そして分析ができるようになる機能です。売上に関するレポートやダッシュボードによって、パフォーマンスの把握や追跡、売上目標の設定、達成度の確認なども容易になります。売上の傾向、季節変動、顧客の購入行動パターンなども分析によって把握しやすくなります。

また在庫レベルをリアルタイムで監視できれば、品切れや過剰在庫を「ゼロ」に近づけることも可能となります。例えば、在庫水準が一定以下になると自動で発注するようシステムを設定できます。会社によっては、複数の倉庫や販売地点の在庫を一括管理できる機能も特に有効です。

（2）仕入れ管理機能と他システム連携機能

仕入れ管理は「仕入れ」の情報を管理し、発注プロセスと連携できる機能です。連携した仕入れと発注の一連のフローを自動化する機能を持つ製品もあります。

販売管理システムは、在庫管理システム、受発注システム、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）などとの統合、連携により、販売、受発注、在庫、顧客情報、戦略立案といった自社の「営業活動体制」を一元管理できるようにもなります。

（3）営業管理と顧客管理機能

販売管理には、多様な販売チャンネル、例えば直販、代理店、オンラインなどのパフォーマンスを追跡し、最適化する方策も重要です。

顧客情報を一元管理すれば、「ある顧客の情報」を営業部門など部署を隔てず、最新の、固有の情報へアクセスできることになります。初回の営業アクションだとしても、既に別の部署で知り得ている情報、例えば購買履歴や好み、対象担当者の行動パターンなどを得たうえで活動できれば、営業活動の質を大きく上げられます。

クラウド型販売管理システムは、これらの機能がリアルタイムで提供されること、またアクセスがどこからでも可能であることにあります。また、成長によって機能が不足してきても「料金プランを変える」「オプションを付ける」程度でシステムを柔軟に拡張できるクラウド型ならではの利点も生かせるようチェックしておくとよいでしょう。

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「無料」で始められる販売管理システムから改善の第一歩を

無料で始められる販売管理システムは、特に個人事業主から中小企業、スタートアップ企業に大きなメリットがあります。「無料プラン」は機能の範囲やサポートサービスに上限はありますが、今ある課題をどう解決できのか、としてまず「お試し」してみるのも成功・成長のための第一歩です。長期的な視点で、ビジネスのニーズに合わせたシステム選びを進めていきましょう。

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（執筆：合同会社伝心）