現代のビジネスは、ITツールの導入で業務効率化が進められています。特にクラウド型の製品／SaaS（Software as a Service）の利用は、導入の容易さと速度感の早さから多くの企業に採用されています。
しかし、「うちの会社でもSaaSなどのITツールを導入して業務を効率化したいけれど、どのように始めればよいのか分からない……」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
本記事では、そんな人に向けて「はじめてのSaaS導入の手順」を説明します。これからSaaSを導入しようと考えている企業の担当者の参考になれば幸いです。
目次
ステップ1：自社のニーズを明確化し、目標を決めましょう
IT製品の検討で重要なのは、「なぜそれが必要なのか、の“目的”」と「どんな成果を出したいのか、の“目標”」です。これらをまとめ、IT製品の選定に向けて必要となる「“要件”を定義する」のがステップ1のゴールです。
まず、その目的と目標を明確にすることから始めましょう。「自社」の業務で直面している「問題」や「課題」を洗い出します。
例えば、以下のような課題があるのではないでしょうか。
- 顧客情報が散在していて管理が困難
- 報告書の作成に多くの時間がかかっている
- 情報が属人化していて、誰に何を聞けばいいか分からないことがある
課題は会社別、部門別、担当者別それぞれ違うと思います。さまざまな視点で、ときには別部署や管理部門なども巻き込みながら、できるだけ多くの課題をリストアップしましょう。「あなたひとりで抱えない」ことがポイントです。
課題を洗い出したら、次はIT製品の導入で、どんな成果を期待するのか、ありたい姿はこうだ、といった「目標」も記入します。
目標は具体的で数値として測定可能な項目、例えば「●円」「●人」「●時間／人月」「●月まで」などを設定するのが望ましいです。まずはある程度でも構いません。
このように具体的な「改善課題や要望」とともに期日や目標を定め、優先順位を付け、目標別や部門別に並べ替えると、自社専用の「要件」としてまとまります。
この要件を定めることで、数多くの製品の中から探しやすくなります。もちろん完璧なものでなくても大丈夫です。あとで適宜修正すればいいのですから。ポイントは、要件を定めることによって目指す目的や機能、成果が明快になることです。数ある製品の中から「絞りやすく」なること、そして製品やサービスを提供するベンダー（サービス提供会社）に「自社の具体的な要望を適切かつ明快に伝えられる」ようになります。「自社に適する製品が見つかる可能性（＝失敗しない可能性）」がグッと高まります。
ここがポイント！
「そもそもよく分からない……」「“要件”のまとめ方から分からない……」「とにかく“早く”、おすすめ製品を知りたい！」そんな人もご安心ください。ITセレクトには、プロの専門スタッフに相談できる「ITセレクトのコンシェルジュサービス」をご用意しています。お気軽にご相談ください。
ステップ2：どんなIT製品が候補になるか調査しましょう
「要件」が定まったら、それを解決できるIT製品の「製品カテゴリー」を絞り込みましょう。市場には、特にクラウド型サービスにはさまざまな種類のIT製品があります。複数のカテゴリーにまたがった課題を解決できる「全部入り」の製品もあれば、「目的別に機能を特化・絞って設計」された製品もあります。
具体的にどんな製品カテゴリーがあるのか？ については、ITセレクトの「目的から探す」ページをぜひ参照ください。目的別に「あなたが求めているIT製品カテゴリーは何か」を探っていきましょう。
例えば「顧客情報が散在している」という課題には、根底に「売上の向上」の要件があり、顧客情報を整理する営業プロセスの効率化のためということで、「CRM（顧客管理システム）」や「SFA（営業支援システム）」「名刺管理システム」カテゴリーを確認できます。これだけでかなり絞り込めたのではないでしょうか。
ここから候補となる製品をリストアップしていきます。候補となる製品をリストアップし、それぞれの機能、価格、ユーザーレビューなどを比較検討して、最終的な判断を行います。
「自社の課題にはどんなIT製品がマッチしているんだろう……」
「調べてはみたけれど、そもそもよく分からない……」そんな人もご安心ください！ITセレクトには、無料でプロの専門スタッフに相談できる「ITセレクトのコンシェルジュサービス」をご用意しています。
ITセレクトのコンシェルジュサービスは、ITに詳しい専門スタッフが、あなたの会社のお悩みやご要望をヒアリングし、ニーズにマッチする製品を厳選してご紹介します。専門的な知識がなくても利用可能で、手間のかかる製品選びをサポートします！
ステップ3：候補のIT製品を比較検討しましょう
ある程度見つかった候補の製品から、「自社に本当に向く製品はどれか」を絞り込んでいきましょう。
それぞれのIT製品の特徴、機能、料金、評判──。これらの情報を確認し、定めた「自社の要件」に合うかどうかなどを比べていきます。機能だけでなく価格も重要な選定基準となるでしょう。製品ごとの価格帯を確認し、コストパフォーマンスが高いオプション／カスタマイズ機能なども検討していきます。
ITセレクトにはこのような皆さんが欲しい情報をまとめてご用意しています。ぜひ個別の「製品ページ」をチェックしてみてください。
製品カテゴリーページの「製品一覧」（例）から、おすすめ製品の一覧を表示できます。
ITセレクトのおすすめ製品一覧ページ（例）
ITセレクトの製品情報ページ（例）
「搭載機能」の詳細情報（例）
ITセレクトの「機能絞り込み」機能（例）
製品それぞれのユーザーレビュー／評価（例）
ステップ4：ベンダーから説明を受け、実際に試してみましょう
興味を持った製品が見つかったら、次のステップとしてその製品やサービスを提供するベンダー（サービス提供会社）に説明・デモンストレーションを依頼しましょう。担当者から機能や導入のメリット、実際の使用例についての詳細な説明を受けることで選定候補製品の詳細を確認します。
ここで自社の「要件」を伝え、それがどう解決できるかを問いましょう。自社の目的や要望が具体的で明快ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得られず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
IT製品には「無料版」として無料で始められる製品もあります。無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。
無料プランは主にユーザー数が少ない小規模シーンや個人ユーザー向けに用意されます。コスト面を踏まえた「スモールスタート」や「試用」のシーンに適しますが、多くの場合、利用可能な人数や期間、利用できる機能に制限があることに注意しましょう。
「無料トライアル」は一定期間（1カ月、30日間など）無料で試用できるメニューです。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。具体的に使うことで製品が自社の要求を満たしているかどうかをより評価しやすくなります。無料トライアルがある製品であればぜひ積極的に、遠慮なく活用しましょう。
ITセレクトのコンシェルジュは「ベンダーとのデモ・商談の場」もあなたに代わってセットいたします。
「ITセレクトのコンシェルジュサービス」（無料）をぜひご利用ください！
ヒアリング内容は事前に各社へ共有させていただくため、改めて要件を伝える手間もかかりません。
商談の場も含めて「とにかく手間がかからず楽で安心」をご提供します。
もちろん、紹介した会社と必ずしも商談する必要はありません。
専門スタッフからのご提案後、実際に話を聞いてみるかどうかはお選びいただけます。ぜひお気軽にご相談ください。
ステップ5：カスタマイズと設定
トライアル期間中に集めた情報、ユーザーからのフィードバックをもとに、必要に応じてカスタマイズの要望などを提供元と協議します。
特定の業務プロセスやユーザーの要求に合わせたカスタマイズ要望は、製品によって、あるいは検討する料金プランなどによって対応可能な幅は異なります。しかし多くの場合は、対応可能かどうか、対応不可であっても代替策の掲示などともにベンダーも応えてくれるでしょう。このステップで、ITツールが実際の業務フローに合うように調整を行いましょう。
また、セキュリティの設定もこのタイミングで確認しましょう。
データの保護やプライバシーの観点から、アクセス権限の管理、データ暗号化、安全なログイン方法など、セキュリティ対策を適切に設定することが重要です。
適切なセキュリティ設定を行うことで、企業情報が外部に漏れるリスクを低減し、安心してITツールを利用できるようになります。
ステップ6：データ移行～導入
ITツールの設定が完了したら、次は既存のデータを新システムに移行する作業を行います。
データ移行は、データの整合性を保ちながら効率的に進めることが求められます。バックアップなどを行い、事前に必要な作業をリストアップするなど、十分に準備を整えた状態で行いましょう。
万が一問題が発生した場合は、速やかにベンダー（ツールの提供元）と連携し、技術的な支援も受けながら解消に努めましょう。
データの移行と初期導入が完了したら、実際にシステムを業務に適用し、全ユーザーが新しいツールを利用開始します。
導入後もユーザーからのフィードバックを定期的に集めることが重要です。フィードバックをもとにシステムの微調整を行い、さらなる業務効率化やユーザビリティの向上につなげていきましょう。
この持続的な改善が、さらなる業務効率化につながります。
「SaaS選びのお悩み」はITセレクトに全てお任せください
以上がSaaSの選定から導入までの主な流れです。
ITツールの導入は、業務効率化や情報管理の改善にとても有効です。しかし、選択肢が多いため、初めての導入ではどの製品を……の前に、そもそもどう進めればよいかから不安に感じることが多々あります。せっかくSaaSを導入しても、自社の運用に合わなかったり、従業員が活用できないものでは意味がありません。
そんな「SaaS選びのお悩み」はITセレクトに全てお任せください。導入すべきツールがまだ明確でない段階から、製品候補の選定、商談の場の設定、運用開始後の相談まで、経験豊富な専門スタッフがサポートします。
あなたのお悩みを解決するためにはどんなツールが適しているのかを検討し、製品選びをていねいに支援します。ぜひご活用ください