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名刺管理システム

名刺管理システムは、個人や収集した名刺を「デジタルで効率的に整理、管理」できるIT製品のことです。従来の整理方法である「手動ファイリング」では実現できなかった「検索性」が格段に向上し、また「その後の異動先・移籍情報」なども追跡できます。そして、集約した情報は「チームや部署を横断して」活用できるようにもなります。総じて「自社」のさらなる営業力強化につながるといえるでしょう。

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【2024年度版】名刺管理システムの選び方 おすすめ3製品をタイプ別に比較

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ITセレクト編集部

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気がつけばもらった名刺が大量にたまってしまい、整理も面倒で活用できていない人は多いのではないでしょうか。

デジタル化が進む現代においても、名刺の管理はますます重要になっています。「紙」ではなく「情報/データ」として活用するのです。名刺管理システムを利用することで、企業内に点在する名刺情報を一元管理し、人脈管理へつなげられます。しかし、世の中にはさまざまな機能や特徴を持つシステムが溢れているため、どれを選べばよいのか迷ってしまうのではないでしょうか。本記事では、名刺管理システムの基礎的な内容から、主な機能、おすすめの名刺管理システムまでご紹介します。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

名刺管理ツール/システムの基礎知識

名刺管理システムは、個人や企業が収集した名刺をデジタルで効率的に整理、管理するソフトウェアやアプリケーションを指します。

従来の名刺整理方法として一般的であった、手動のファイリングやMicrosoft Excelを使用した管理と比較すると、名刺管理システムはより迅速で効率的な情報管理が可能になります。

多くの名刺管理システムはスマホアプリとしても提供されており、商談が終わった直後に名刺情報を取り込める点もメリットです。また、近年一般的になった「オンライン」での会議や商談においてもきちんと名刺(情報)交換が行えます。

 

名刺管理ツールの特徴とメリット

名刺管理システムの導入は、従来のアナログ手法に比べて多くのメリットがあります。

以下は、その中でも特に、導入した従業員がメリットと感じる3つを紹介します。

 

  1. 時間と手間を大きく節約できる
  2. 正確性と一貫性が向上する
  3. 検索と共有・連携が容易になる

(1)時間と手間を大きく節約できる

名刺管理システムは、名刺からの情報抽出やデータの整理を自動化できます。

例えば、スキャン機能を備えた名刺管理システムは、名刺をカメラで撮影するだけで必要な情報を抽出できます。

そのため、従来の手動での名刺整理や、Microsoft Excelへの手入力と比較して、はるかに迅速かつ効率的に情報を取り込めます。

名刺管理にかかる時間を節約できるため、従業員は他の重要な業務に集中でき、生産性の向上が期待できます。

 

(2)正確性と一貫性が向上する

名刺管理システムは自動データ抽出機能を備えており、人的なエラーや入力ミスを最小限にできます。

手動で情報を入力する場合、タイプミスや情報の漏れが起こりがちですが、名刺管理システムを利用することで、これらの問題を避けられます。

また、高度なOCR(光学文字認識)技術を用いることで、名刺上のテキストを正確に読み取り、データベースに反映できます。

これにより、データの正確性と一貫性も保たれ、信頼性の高いデータベースを構築できます。

 

(3)検索と共有・連携が容易になる

名刺管理システムは、データベース内の情報を簡単に検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。

ビジネスでの会話や取引の際に相手の情報を迅速に確認でき、より効果的なコミュニケーションの実現が期待できます。

また、デジタル化されたデータのため、チームや部門全体で情報共有も簡単にできます。

このように名刺管理システムは、ビジネスの機動性を高めるだけでなく、社内の情報共有にも貢献します。

 

企業側から見た名刺管理システム導入のメリット

名刺管理システムの導入は、企業全体としても多くの利点があります。

ここでは、企業にとって重要な3つのメリットを紹介します。

 

  1. 効率と生産性が向上する
  2. 戦略的なビジネス展開を促進できる
  3. セキュリティとコンプライアンスを向上できる

(1)効率と生産性が向上する

名刺管理システムの導入は、企業における業務プロセスの効率化と生産性の向上に直結します。

まず、従業員は名刺の整理や情報入力といった時間消費の多いアナログ作業から解放され、本来の業務に時間を充てることができます。

そして、この情報は「個人用」だけでなくなります。「チーム」「部署」「部門」「全社」の顧客情報として一元化できます。

 

(2)戦略的なビジネス展開を促進できる

名刺管理システムの導入により、顧客やビジネスコンタクトの情報を「部署や部門を隔てず」に簡単に把握できるようになります。

つまり、企業の資産として顧客情報を蓄積し、管理していけるようになります。

正しい情報を活用して、リレーションシップの構築やマーケティング活動が可能になり、そして会社としてビジネス展開の戦略化を進めやすくなります。

 

(3)セキュリティとコンプライアンスを向上できる

デジタル名刺管理システムは、適切なアクセス制御や暗号化技術などのセキュリティ機能を提供し、データの機密性を保護します。

システム導入によって、連携的に個人情報の取り扱いに関する法規制やコンプライアンス対策の強化にもつながり、法的なリスクを軽減します。

 

このように、名刺管理システムの導入は、ビジネスプロセスの効率や情報管理の品質を高める効果があります。安心してデータを管理し、ビジネス活動をより安全かつ効率的に行うことができるでしょう。

 

名刺管理ツール/システムの主な機能と得られる効果

名刺管理システムには、効率的かつ正確に名刺を管理するための多くの機能が備わっています。

ここからは、名刺管理システムの主な機能と、それによって得られる効果について説明します。

 

デジタルデータの取り込みと整理

スマートフォンのカメラやスキャナーで名刺を撮影し、そのデータをデジタル形式に変換して取り込みます。

撮影した名刺の画像は、OCR(光学文字認識)技術を通じてテキストデータに変換され、名前、役職、連絡先などのフィールドにデータを格納して整理できます。

 

検索機能

膨大な量の名刺情報の中から、必要なデータを簡単に探せます。

例えば、名前、企業名、業界、などのキーワードを使用して検索を行うことができます。

これにより、特定の人物や企業、特定の業界に関連する名刺情報をすぐに特定し、探し出せるようになります。

また、多くの名刺管理システムでは、高度なフィルタリングやタグ付け機能も提供されています。

例えば、特定のイベントや商談で受け取った名刺を集めておき、後からそのイベントに関連するコンタクトを簡単に見つけることが可能です。

 

連携機能

他のビジネスツールやソフトウェアとの連携機能も備わっており、さらなる効率化が可能です。

例えば、メールやカレンダーアプリと同期、参照して、チームや組織のCRM(Customer Relationship Management)システムと連携した営業活動体制の強化といった効果が挙げられます。

営業チームはより戦略的かつ効果的なアプローチを行うことができ、顧客との関係構築やビジネス機会の最大化につなげることが可能です。

 

データの自動更新機能

多くの名刺管理システムには、データの自動更新機能があります。

この機能は、名刺情報の最新性を維持するために非常に重要です。

登録された名刺情報が更新された場合、その変更がネットワークを通じて自動的に反映されます。

例えば、ある人物が部署を変更したり、昇進したりした場合でも、その情報がリアルタイムで更新され、常に最新の状態を保つことができます。

名刺交換から時間が経過しても、相手の最新の状況を把握できることは、デジタル型の大きなメリットです。

 

バックアップとセキュリティ

データのバックアップとセキュリティ機能も備わっています。

多くの名刺管理システムでは、データのバックアップ機能が標準で備わっており、万が一のシステム障害やデータの紛失が発生した場合にも、安心して情報を復元することが可能です。

また、セキュリティ機能に関しても、高度な暗号化技術やアクセス制御、セキュリティ監査など、様々な対策が取られています。

これにより、顧客やビジネスパートナーの個人情報が外部に漏れるリスクを最小限に抑えることができます。

これらの機能により、名刺管理システムはビジネスのネットワーキングやパートナー、顧客とのコンタクト管理を効果的にサポートし、効率的かつ迅速な情報取得、整理、管理が可能になります。

 

評価の高いおすすめ名刺管理システム3選

ここからは、おすすめの名刺管理システムをご紹介します。

Sansan

特徴 100万件以上の企業情報が搭載された、営業DXサービス
初期費用 要問い合わせ
月額料金 要問い合わせ
利用形態 クラウド型
モバイルアプリ
主な機能 ・AI×人の手によるデータ入力
・デジタル名刺機能
・メール連携機能で、署名やメールのやり取りを蓄積
ベンダーのWebサイト https://jp.sansan.com/

 

Eight

特徴 アプリだけで名刺管理が完結する、無料でも使える名刺アプリ
初期費用 なし
月額料金 ・無料プラン
・Eightプレミアム:月額600円または年額6000円(税抜)
Eight Team:月額1万8000円(税抜)+ 1アカウントごとに500円(税抜)(10アカウントまではアカウント料金が無料)
利用形態 クラウド型
モバイルアプリ
主な機能 ・Eightユーザー同士はアプリを開いて名刺交換可能
・相手が名刺を更新したタイミングで通知が届く
ベンダーのWebサイト https://8card.net/

 

SmartVisca

特徴 名刺管理から生まれた、顧客データ構築、活用ソリューション
初期費用 なし
月額料金 IDごとに月額1300円(税抜)
利用形態 クラウド型
モバイルアプリ
主な機能 ・あらゆる顧客データをSmartViscaを通してSalesforceに登録、更新可能
・Web電話帳、着信表示機能で、スマホの電話帳に未登録の人物からの着信にも情報を表示
ベンダーのWebサイト https://www.sunbridge.com/smartvisca/

 

名刺管理ツールでビジネスチャンスを最大化しよう

名刺管理システムの導入は、企業内に点在する名刺を一元管理し、ビジネスチャンスの最大化につながります。自社に合った最適な名刺管理システムを見つけることは、ビジネスの成長と成功に不可欠です。ぜひ、適切な名刺管理システムを利用してビジネスチャンスを最大化しましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。

製品紹介

logo

統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」

シンキングリード株式会社

4.4

6

  • 多様化、デジタル化する顧客接点に対応できる
  • 業務フェーズや担当部署にとらわれず顧客情報を一元管理できる
  • OSSがベースのためお客様のご要望に沿った柔軟な追加開発・改修も対応可能

製品詳細を見る

ユーザーレビュー

総合評価

4.4

powered byITreview

機能・コスト・サポート面でも検討する価値のある製品。

4.5

投稿日:

良いポイント

世界で利用者の多いオープンソースのvtigerをベースに日本向けにカスタマイズした製品なので、CRMの一通りの機能は揃っており、機能面では有料のCRM製品と遜色ないと感じます。無料で、これだけの機能が揃っている上にユーザビリティも高く安定してますので、コストを掛けずにCRMを導入したいという企業においては、比較検討する価値のある製品だと思います。

改善してほしいポイント

例えば、CRM上で活動登録した場合など担当対マネージャー間でコミュニケーションが発生するが、そのコミュニケーションに対して、取るべきアクションを一元管理できるようなダッシュボード機能の必要性が多く寄せられてます。また、弊社はマイクロソフトのO365を使用してますが、Teamsを使ったコミュニケーションの連携やカレンダー連携などの話も挙がってます。O365との連携機能も検討して頂ければと思っています。


非公開ユーザー
IT管理者
職種社内情報システム(開発・運用管理)
業種その他小売・卸売
社員規模300-1000人未満

製品、サポート、価格の全てで満足できるCRMです

5

投稿日:

良いポイント

昨年のバージョンアップでは管理機能が強化され、ユーザビリティも格段に高くなりました。サポートサービス(有償)を契約していますが、お問い合わせにも適切に対応いただき、パッチリリースもタイムリーであるため、安心して新バージョンを導入することができました。社内ではF-RevoCRMを○○に使いたいとか、○○と組み合わせて・・・いうアイデアが頻繁に出てきます。社員全員がユーザですが、ランニングコストが積み上がらないというのは魅力的です。

改善してほしいポイント

標準レポートの集計機能がもう少し充実されるとマネージャーには助かります。*代替手段はありますが標準装備されると嬉しいです。また、F-RevoCRMの利用者同士のコミュニティサイトがあるとF-RevoCRM初心者のハードルが下がると思います。


非公開ユーザー
ビジネスパートナー
職種ITコンサルタント
業種ソフトウェア・SI
社員規模100-300人未満

幅広い業種で利用可能なCRMです

4.5

投稿日:

良いポイント

市場に多くのCRM・SFAがある中で、F-RevoCRMを採用した最大の理由が柔軟性にあります。どのCRMも社内の運用やルールをCRMに合わせることが前提の作りになっていますが、海外製の場合は日本独自の商習慣にあわないケースがどうしても出てきます。取引先が少数であれば運用変更も吝かではないと思いますが、運用変更は社員さんにも大きな負担となるため、ベースが日本向け+簡略化+カスタマイズでストレスのない運用が可能になります。

改善してほしいポイント

製品の完成度は高いのですが、製品の知名度がそこまで高くありません。これからCRMに付随する様々なサービスが出てくると思いますので、今後もいち早く連携可能であってもらえたらと思います。


石橋 竜也
ビジネスパートナー
職種営業・販売・サービス職
業種情報通信・インターネット
社員規模20-50人未満

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製品紹介

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学会バンク

マーカーネット株式会社

  • 学会最新情報の確認や個人情報の更新など、さまざまな機能を一元化したサービスです
  • 学会運用に必要な基本機能はすべて「無料」でご利用いただけるサービスです
  • 一つのアカウントでご所属の複数学会に簡単にアクセスできます

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ユーザーレビュー

総合評価

0

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」
F-RevoCRMは低価格ながらも、マーケティング、営業、サポートなど多くの領域をカバーするオープンソースの顧客管理システムです。
見込み顧客から、営業中顧客、既存顧客までの顧客対応プロセスを一元管理でき顧客接点におけるあらゆる課題を解決できます。
また、どんな業種でも使える柔軟設計により様々な業種・業態・課題に適応可能です。顧客プロセスの見直しF-RevoCRMに定義することによって「顧客満足度の向上」「生産性向上」が実現します。

■リード状態から受注後も管理できる顧客接点のフレームワーク
F-RevoCRMは「将来の顧客(リード)」から「明日の顧客(営業)」、「今の顧客(取引中)」、「過去の顧客(取引終了)」まで一元管理することができます。部署間や担当者間での顧客情報の共有の手間が省けるだけでなく顧客をよりよく知ることができるため、顧客ニーズに合わせたサービス提供と継続的な顧客との関係を構築することも可能です。

■顧客の基本情報から関連情報まで統合的に管理
各部署でバラバラに管理していた顧客情報を一元管理を実現する。

■会社全体での情報共有と脱属人化を実現
顧客を軸に各業務での活動を登録して社内での情報共有を実現する。

■スピーディーな顧客対応で顧客満足度アップ
問合せ対応におけるナレッジのを蓄積と対応案件などの情報共有を実現する。

■顧客ニーズに合わせた接点手段により利便性向上度へ
カスタマーポータルで顧客接点のデジタル化を実現する。

■請求書発行業務の効率化とペーパーレス化
見積書データを軸に請求書業務までワンストップでの対応を実現する。
2
ユーザー数無制限のSFA・名刺管理ツール
『Knowledge Suite』
Knowledge SuiteはSFAを始め、名刺管理、メール一括配信等が一体になったクラウドサービスです。
累計導入社数は、全国7,500社にのぼります。

一般的にSFAは入力項目が多かったり複雑であったりすると、営業マンが利用を敬遠してデータは蓄積されず、企業に定着しません。

SFAに入力するデータは、主に下記の3つです。

①【顧客】取引企業の情報
②【顧客担当者】取引企業の担当者情報
③【商談情報】何の製品やサービスの話をしているのかという案件情報

Knowledge Suiteなら名刺管理機能付きなので、①②はほぼ自動で処理できます。
あとは、すでに多くの方がExcelやテキストで記録している③をSFAに入力していただければ、作業は完了。

スマホ・タブレット対応のKnowledge Suiteは、データの閲覧も時と場所を選びません。

スムーズな入力、スマートな閲覧で、営業マンの作業効率は向上します。

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