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「名刺のデジタル化」は簡単にできるDXの第一歩|無料で始められる名刺管理ソフト 5選

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ITセレクト編集部

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名刺は、取引先や顧客、社外とのコミュニケーション、そして自身のビジネスのために重要で必要不可欠なものです。そういえば、名刺は何が重要なのでしょう。実は「紙の名刺そのもの」ではなく、「その情報」と「活用の仕方」が重要なのです。

この記事では、名刺の重要性を再確認するとともに、具体的なビジネスメリット、そして名刺管理システムの選び方を解説していきます。

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名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、名刺の情報をデジタル化し、データとして整理や管理、活用するためのIT製品です。大枠のIT製品カテゴリーとしては「名刺管理システム」とも呼ばれます。

名刺管理の重要性

名刺管理ソフトは、名刺の情報を読み取って「データ化」し、その情報を電子的に管理できる機能を備えます。データ化することで、これまでの“紙”を探す行程に比べて「検索性」が著しく向上します。さらに、もらった名刺そのものにはない「交換した日時」「いつ、どこで、何回やりとりしたのか」から、「この人の上司」「異動や転籍の更新」といった情報などまで自動に付加することもできます。

名刺を情報として電子的に管理することで、新規開拓の機会から、顧客や取引先との良好な関係を築くことに役立ちます。

これまでの「紙」でファイリングするようなアナログな名刺管理では、数が多くなればなるほど「欲しい情報を即座に探す」ことが難しくなります。また、大量の紙の名刺を持ち歩くことも今や現実的ではありません。「名刺は個人情報」。どこかへ忘れたり、落としたりするリスクはかなり高く、気軽すぎる考え方をしたままでは危険だと言えます。

 

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトのメリットは、名刺情報をデジタル化/データ化することで「情報の整理」「検索」「共有」を効率的に行えることにあります。管理の煩雑さや物理的な紛失といった課題を取り払い、知りたい情報へ素早くアクセスできるようになります。

「共有」がしやすいこともビジネス戦略として重要になります。製品によっては、個人だけでなく、チームや部署間、あるいは全社で「一元化した情報」として参照できる体制を整えることも比較的簡単に行えるようになります。

 

名刺管理ソフトのチェックポイント

名刺管理ソフトは、個人単位で導入するのもまずは手軽ですが、「データの一元化と共有、活用」を行ってこそ効果がより高まります。どちらかというとチーム、部署、全社単位で導入する方法で考察することをおすすめします。

自社や部署、チームの需要や課題を確認し、それらをどう解決したいか、導入によってどんな成果を出したいのかといった「要件」を定義した上で、機能や利便性を確認しながら選定を進めていくとよいでしょう。

機能性

名刺管理ソフトの主機能の1つが「名刺情報の取り込み機能」です。紙の名刺をスキャナーにかける、あるいは「スマホのカメラで撮る」ことで、名刺に書かれている文字列を「自動識別」し、デジタルデータにしてくれます。

データ化は「OCR(光学文字認識)」を用いる機能が基本です。製品によって読み取りの精度や利便性が違うので、選定ポイントの1つになるでしょう。

さらに、人の目で確認する「オペレーター入力」を売りにする製品もあります。入力から情報反映までの時間はOCR機能よりかかりますが、目視チェックと入力を人力で行うので「より高精度なデータ化」を実現できることが特徴です。

このほかに、複数ある同一人物の情報を1つにまとめる「名寄せ」機能、顧客情報として親和性が高く、情報が一元化されていることでさらなる利便性を生む「SFA(営業支援システム)」や「CRM(顧客管理システム)」と容易に連携できる機能を持つ製品もあります。

 

利便性

多くの名刺管理システムは「マルチデバイス対応」を実現しています。例えば、会社では業務PCで、出先ではスマホで、出張時は別のモバイルPCで、同じシステムとデータへ場所や使い方を問わすにアクセスできます。

スマホでの活用においては、そもそもスマホアプリが用意されているか、使い勝手はどうか、対応OS(iOS/Android、それぞれに用意されているかどうか)をチェックするととよいでしょう。

 

サポートとアップデート

サポート体制/サポートメニューの幅は「製品や料金プランによって変動する」ことが多いです。例えば、低価格プランはWebヘルプのみ、企業向けプランは24時間電話受付やサポート専任者が付く、手厚いサポートメニューはオプションで別途用意、などです。

ともあれ、システムが定期的にアップデートされ、最新のセキュリティ対策や新機能が追加されるかどうか。また、そのアップデートや保守期間が自社サービスの運用にどのように影響するのかといった、「他人任せでは済まない」自社として正しく把握し確認しておくべきこともあります。不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせましょう。

 

無料プラン/無料トライアルの有無

名刺管理システムには、「無料版」として無料で始められる製品もあります。無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。

無料プランは主にユーザー数が少ない小規模シーンや個人ユーザー向けに用意されます。基本的な機能──名刺情報の読み取り、情報の検索と参照機能は備えます。その一方で製品によって、スキャンできる名刺の登録数が限られる、無料の利用期間が限られる、他メンバーとの共有は非対応、広告が表出されるといった一部制限があります。

一定期間(1カ月など)無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品もあります。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。製品が自社の要求を満たしているかどうかを具体的に使って評価できるます。無料トライアルはぜひ積極的に、遠慮なく活用しましょう。

 

 

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無料プラン/無料トライアルのある名刺管理システム5選

ここでは「無料プランあるいは無料トライアルのある」を条件に主要の名刺管理システムを5つ紹介します。各システムの特徴や有料版の料金とともに名刺管理システムを選ぶ際の参考にしてください。(製品名 abcあいうえお順)

Eight

特徴 ・ユーザー同士ならスマホで簡単にタッチ名刺交換(デジタル名刺対応)

・名刺を交換した相手が昇進や転職などで情報を変更した場合に通知が届く

・メッセージによるやりとりができてアプリ上でコミュニケーションができる

主な料金プラン 個人向け無料プラン:あり

Eightプレミアム:月600円、年6000円(税込)

ベンダーのWebサイト https://8card.net/

 

F-RevoCRM

logo

統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」

シンキングリード株式会社

4.3

6

  • 多様化、デジタル化する顧客接点に対応できる
  • 業務フェーズや担当部署にとらわれず顧客情報を一元管理できる
  • OSSがベースのためお客様のご要望に沿った柔軟な追加開発・改修も対応可能

製品詳細を見る


特徴 ・顧客管理システム(CRM)の機能の1つとしてSansanの名刺読み取り機能あり

・名刺管理だけでなくマーケティングや営業支援、問い合わせや販売管理など顧客対応を一元管理できる

・無料トライアル中にヘルプデスクサービス利用可能

主な料金プラン 無料トライアル:あり

F-RevoCRMCloud:月2万円から(利用人数によって変動)

F-RevoCRMEnterprise:月3万円から

製品詳細ページ https://itselect.itmedia.co.jp/product/4/

 

myBridge

特徴 ・名刺の共有機能あり(共有名刺帳)

・オンライン名刺機能あり

・登録した情報は他の連絡帳サービスへの保存やExcelファイルでダウンロード可能

主な料金プラン プレミアム:月990円から(税別)、月490円(11人以上)

プレミアムプラス:月1490円から

ベンダーのWebサイト https://jp.mybridge.com/home

 

Sansan

logo

営業DXサービス「Sansan」

Sansan株式会社

4

590

  • 法人向け名刺管理サービス市場シェア No.1※
  • 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
  • 業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載

製品詳細を見る


特徴 ・Eightの法人向け版

・専用スキャナーで名刺を高速スキャン(100枚5分)、スマートフォンアプリでは同時4枚のスキャンが可能

・登録された名刺情報は全社員が閲覧・検索できる

・名刺の人物の役職や部署の変更を検知すると、名刺の所有者に更新情報が通知される

主な料金プラン 要問い合わせ
製品詳細ページ https://itselect.itmedia.co.jp/product/54/

 

Wantedly People

特徴 ・同時に10枚データ化可能

・Peopleでつながった相手が転職や昇進などでプロフィールを更新すると、最新情報に更新される

主な料金プラン 無料プラン:あり(広告あり)
ベンダーのWebサイト https://people.wantedly.com/

 

名刺管理のベストプラクティス

名刺を単なる連絡先情報と捉えるか、営業資源と考えるかによって、活用の幅は大きく異なります。

以下に名刺情報を「より有効に活用していく」ためのポイントを紹介します。

データの整理と更新

名刺情報を活用するためには、定期的な情報の整理や更新が必要です。アナログな方法の場合、その管理の煩雑さから情報の整理や更新が疎かになりがちです。

名刺管理ソフトには、取引先担当者の役職が変わっても同一人物として検知してひとつの情報としてまとめる「名寄せ」機能があるため名刺情報の整理に役立ちます。

また、相手も同じサービスを使用している状態で名刺情報に変更があった場合、自動で更新される機能を搭載している名刺管理ソフトもあります。取引先や顧客情報を常に新しくすることで、商談やアポイント獲得への契機につなげられます。

 

データのセキュリティ

名刺情報は個人情報が含まれ、また顧客や取引先などビジネス上の重要な情報です。その取り扱いは厳重に行う必要があります。

名刺管理システムを選ぶ際には、「プライバシーマークを取得している」「IPアドレスやログインの認証機能でアクセスの管理をしている」「データ通信が暗号化されている」などといった点からセキュリティレベルを確認するとよいでしょう。

不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせましょう。

 

データの活用と共有

名刺は単なる顧客データではなく、その情報を適切に活用することで強力な営業支援ツールになります。

例えば、顧客の名刺情報を一覧化することで顧客リストができます。それを基にしたマーケティング活動や、新規顧客獲得の機会を見出すための分析などにもつなげられます。

そして、名刺(=顧客)情報を一元化する体制を作れたら、さらなる営業対策強化や戦略のためのツールとなるSFAやCRMの導入計画をスムーズに進めていける効果も期待できます。

 

「DXの第一歩」は、導入しやすい名刺管理ソフトから

ビジネス誌や経済ニュースなどで、今後の企業成長にはDX(デジタルトランスフォーメーション)化が必須──などと叫ばれます。もしDX化を望みつつも、どうすればよいのか……に悩みがあるならば、導入のハードルが低く、ユーザー/従業員も分かりやすくメリットを感じられる「名刺管理システム」をDX化の第一歩にしてみてはいかがでしょうか。

無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品ならば「お試し」も可能です。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス(無料)までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。

 

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」
F-RevoCRMは低価格ながらも、マーケティング、営業、サポートなど多くの領域をカバーするオープンソースの顧客管理システムです。
見込み顧客から、営業中顧客、既存顧客までの顧客対応プロセスを一元管理でき顧客接点におけるあらゆる課題を解決できます。
また、どんな業種でも使える柔軟設計により様々な業種・業態・課題に適応可能です。顧客プロセスの見直しF-RevoCRMに定義することによって「顧客満足度の向上」「生産性向上」が実現します。

■リード状態から受注後も管理できる顧客接点のフレームワーク
F-RevoCRMは「将来の顧客(リード)」から「明日の顧客(営業)」、「今の顧客(取引中)」、「過去の顧客(取引終了)」まで一元管理することができます。部署間や担当者間での顧客情報の共有の手間が省けるだけでなく顧客をよりよく知ることができるため、顧客ニーズに合わせたサービス提供と継続的な顧客との関係を構築することも可能です。

■顧客の基本情報から関連情報まで統合的に管理
各部署でバラバラに管理していた顧客情報を一元管理を実現する。

■会社全体での情報共有と脱属人化を実現
顧客を軸に各業務での活動を登録して社内での情報共有を実現する。

■スピーディーな顧客対応で顧客満足度アップ
問合せ対応におけるナレッジのを蓄積と対応案件などの情報共有を実現する。

■顧客ニーズに合わせた接点手段により利便性向上度へ
カスタマーポータルで顧客接点のデジタル化を実現する。

■請求書発行業務の効率化とペーパーレス化
見積書データを軸に請求書業務までワンストップでの対応を実現する。
2
営業DXサービス「Sansan」
Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。
名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。あらかじめ搭載している100万件以上の企業情報や商談をはじめとする営業活動の情報も一元管理できるようにすることで、これまで気付けなかったビジネス機会を最大化し、売上の拡大を後押しします。また、名刺関連の業務や商談準備を効率化することで、社員一人ひとりの生産性を高め、コストの削減も可能にします。

【3つのポイント】
1. 法人向け名刺管理サービス市場シェアNo.1※

法人向け名刺管理サービス市場におけるシェアNo.1を11年連続で獲得。市場シェア82%を誇り、業界・業種を問わず、中小規模の企業から数万人規模の企業まで幅広く利用されています。また、専用スキャナやスマートフォンアプリから名刺をスキャンするだけで、高度なAI技術とオペレーターの手入力により、名刺を99.9%の精度でデータ化します。使い勝手の良さや直感的なユーザーインターフェースが、選ばれる理由のひとつです。

※出典:営業支援DXにおける名刺管理サービスの最新動向2024(2024年1月 シード・プランニング調査)

2. 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
単なる名刺管理としての機能だけではなく、企業・人物・活動の情報を一元管理し、全社で活用できる顧客データベースを構築します。企業と人物の情報に紐付けて、メールや電話、面会などの接触履歴を蓄積できるので、過去と現在の関係を時系列に沿って把握できます。さらに、自動名寄せ機能により、顧客の役職や所属部署に変更があった場合は自動で最新の情報に更新されるため、質の高い顧客データを維持できます。

3.業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載
Sansanにあらかじめ搭載している企業情報では、業績や従業員規模、売上高、役職者情報など、さまざまな条件を基にターゲット企業の検索ができます。接点の有無に関わらず、会社情報を把握することができるので、検索エンジンを使ってあちこちのサイトから情報を集める手間を削減できます。そのため、新規提案先の検索やキーパーソンの把握、アプローチの優先順位付けなど、営業戦略の立案に活用できます。
3
クラウド型名刺管理・営業支援ツール
『ホットプロファイル』
ホットプロファイルは営業を強くし売上アップするための、クラウド型営業支援ツールです。​
「新規開拓」「名刺管理」「営業支援」まで受注に必要な営業プロセスを
ワンストップで実行し、営業の生産性を高めます。​

-選ばれる理由-
①使い勝手が良く、低コスト
営業支援ツールは複数のシステムを併用しなければならず、高コスト&高負荷に。
ホットプロファイルは「新規開拓」「名刺管理」「営業支援」をすべて1つに集約!
コスト削減はもちろん、ツール操作を統一できるため使い勝手が良く、生産性向上に繋がります。

②初めてでも安心!充実したサポート体制
お客様のご要望に合わせ、ホットプロファイル運用が現場に定着するまで、専任のスタッフがサポートいたします。また、管理者向けの初期設定ガイドや、営業現場責任者向けのセミナー、FAQサイトなど、お客様ご自身でオンボーディングできる仕組みも、豊富に取り揃えております。

③まずは必要な機能だけ!段階的な機能追加
複数の機能を利用することなく強化したい箇所から始められます。機能を追加したい場合も、使い慣れた操作感で使用できるため、営業現場への浸透に手間や時間がかりません。
企業様のニーズに合わせ、適切なプランをご提案いたします。

④有望な営業先を自動でお知らせ!
ホットプロファイルに蓄積された名刺や商談などの営業情報と​業界・従業員数などの企業属性などと掛け合わせて、アプローチ候補を​自動分析。営業データを活用し、​新たに営業すべき企業が見つかります。

⑤盤石なセキュリティ
経済産業省『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠した運用体制で、万全のセキュリティ対策を講じています。 第三者認証も取得し、お客様に安心してご利用いただける環境を整えています。

【悩まずに済むDX】「名刺管理アプリ」の主な機能、導入のメリット・注意点|おすすめ製品3選

名刺管理アプリは、膨大にたまり続ける「名刺」を電子化し一括管理できるようにするIT製品です。データとして管理することで、会社別やジャンル別、役職別などにソートしながら即座に探せるようになります。また、どの人に「いつ会ったのか」といった記録もできます。既に使っている人は多いと思いますが、改めて名刺管理システム/名刺管理アプリはビジネスにどんな成果をもたらすのでしょう。その機能と目的、メリットをじっくりと解説していきます。 ITセレクトは、貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリの名刺管理システム、製品ベンダーをご紹介しています。 ⇒簡単入力で無料相談する […]

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