名刺は、取引先や顧客、社外とのコミュニケーション、そして自身のビジネスのために重要で必要不可欠なものです。そういえば、名刺は何が重要なのでしょう。実は「紙の名刺そのもの」ではなく、「その情報」と「活用の仕方」が重要なのです。
この記事では、名刺の重要性を再確認するとともに、具体的なビジネスメリット、そして名刺管理システムの選び方を解説していきます。
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目次
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトは、名刺の情報をデジタル化し、データとして整理や管理、活用するためのIT製品です。大枠のIT製品カテゴリーとしては「名刺管理システム」とも呼ばれます。
名刺管理の重要性
名刺管理ソフトは、名刺の情報を読み取って「データ化」し、その情報を電子的に管理できる機能を備えます。データ化することで、これまでの“紙”を探す行程に比べて「検索性」が著しく向上します。さらに、もらった名刺そのものにはない「交換した日時」「いつ、どこで、何回やりとりしたのか」から、「この人の上司」「異動や転籍の更新」といった情報などまで自動に付加することもできます。
名刺を情報として電子的に管理することで、新規開拓の機会から、顧客や取引先との良好な関係を築くことに役立ちます。
これまでの「紙」でファイリングするようなアナログな名刺管理では、数が多くなればなるほど「欲しい情報を即座に探す」ことが難しくなります。また、大量の紙の名刺を持ち歩くことも今や現実的ではありません。「名刺は個人情報」。どこかへ忘れたり、落としたりするリスクはかなり高く、気軽すぎる考え方をしたままでは危険だと言えます。
名刺管理ソフトのメリット
名刺管理ソフトのメリットは、名刺情報をデジタル化／データ化することで「情報の整理」「検索」「共有」を効率的に行えることにあります。管理の煩雑さや物理的な紛失といった課題を取り払い、知りたい情報へ素早くアクセスできるようになります。
「共有」がしやすいこともビジネス戦略として重要になります。製品によっては、個人だけでなく、チームや部署間、あるいは全社で「一元化した情報」として参照できる体制を整えることも比較的簡単に行えるようになります。
名刺管理ソフトのチェックポイント
名刺管理ソフトは、個人単位で導入するのもまずは手軽ですが、「データの一元化と共有、活用」を行ってこそ効果がより高まります。どちらかというとチーム、部署、全社単位で導入する方法で考察することをおすすめします。
自社や部署、チームの需要や課題を確認し、それらをどう解決したいか、導入によってどんな成果を出したいのかといった「要件」を定義した上で、機能や利便性を確認しながら選定を進めていくとよいでしょう。
機能性
名刺管理ソフトの主機能の1つが「名刺情報の取り込み機能」です。紙の名刺をスキャナーにかける、あるいは「スマホのカメラで撮る」ことで、名刺に書かれている文字列を「自動識別」し、デジタルデータにしてくれます。
データ化は「OCR（光学文字認識）」を用いる機能が基本です。製品によって読み取りの精度や利便性が違うので、選定ポイントの1つになるでしょう。
さらに、人の目で確認する「オペレーター入力」を売りにする製品もあります。入力から情報反映までの時間はOCR機能よりかかりますが、目視チェックと入力を人力で行うので「より高精度なデータ化」を実現できることが特徴です。
このほかに、複数ある同一人物の情報を1つにまとめる「名寄せ」機能、顧客情報として親和性が高く、情報が一元化されていることでさらなる利便性を生む「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客管理システム）」と容易に連携できる機能を持つ製品もあります。
利便性
多くの名刺管理システムは「マルチデバイス対応」を実現しています。例えば、会社では業務PCで、出先ではスマホで、出張時は別のモバイルPCで、同じシステムとデータへ場所や使い方を問わすにアクセスできます。
スマホでの活用においては、そもそもスマホアプリが用意されているか、使い勝手はどうか、対応OS（iOS／Android、それぞれに用意されているかどうか）をチェックするととよいでしょう。
サポートとアップデート
サポート体制／サポートメニューの幅は「製品や料金プランによって変動する」ことが多いです。例えば、低価格プランはWebヘルプのみ、企業向けプランは24時間電話受付やサポート専任者が付く、手厚いサポートメニューはオプションで別途用意、などです。
ともあれ、システムが定期的にアップデートされ、最新のセキュリティ対策や新機能が追加されるかどうか。また、そのアップデートや保守期間が自社サービスの運用にどのように影響するのかといった、「他人任せでは済まない」自社として正しく把握し確認しておくべきこともあります。不明点は製品を提供するベンダーに遠慮なく問い合わせましょう。
無料プラン／無料トライアルの有無
名刺管理システムには、「無料版」として無料で始められる製品もあります。無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。
無料プランは主にユーザー数が少ない小規模シーンや個人ユーザー向けに用意されます。基本的な機能──名刺情報の読み取り、情報の検索と参照機能は備えます。その一方で製品によって、スキャンできる名刺の登録数が限られる、無料の利用期間が限られる、他メンバーとの共有は非対応、広告が表出されるといった一部制限があります。
一定期間（1カ月など）無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品もあります。無料トライアルによって、操作感や機能の使い勝手を実際に体験できます。製品が自社の要求を満たしているかどうかを具体的に使って評価できるます。無料トライアルはぜひ積極的に、遠慮なく活用しましょう。
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無料プラン／無料トライアルのある名刺管理システム5選
ここでは「無料プランあるいは無料トライアルのある」を条件に主要の名刺管理システムを5つ紹介します。各システムの特徴や有料版の料金とともに名刺管理システムを選ぶ際の参考にしてください。（製品名 abcあいうえお順）
Eight
| 特徴 | ・ユーザー同士ならスマホで簡単にタッチ名刺交換（デジタル名刺対応）
・名刺を交換した相手が昇進や転職などで情報を変更した場合に通知が届く ・メッセージによるやりとりができてアプリ上でコミュニケーションができる |
| 主な料金プラン | 個人向け無料プラン：あり
Eightプレミアム：月600円、年6000円（税込） |
| ベンダーのWebサイト | https://8card.net/ |
