「名刺をデータ化」する特に簡単な方法とその理由｜名刺情報をデジタル化する注意点

会議で交換した名刺、展示会後に持ち帰った大量の名刺が引き出しやカードケースの中で放置されっぱなしになっていませんか？

ビジネスで慣習的に交換し合う名刺ですが、それぞれが個別で持っている名刺をデータ化して集約すれば極めて有効な顧客リストになります。また、社員それぞれの人脈が顧客リストとして可視化できれば、さらなるビジネスチャンスも見えてくるでしょう。

この記事では、名刺をデータ化するメリット、実施方法、データ化する際の注意点を分かりやすく解説します。

名刺をデータ化する主な方法

紙の名刺をデータ化するには、エクセルなどでの管理から、個人的に名刺管理アプリを利用するなど多種多様な方法があります。では「自社」単位ではどんな方法を取ればよいのでしょう。データ化の方法について、代表的なものをメリットとデメリットと一緒に紹介します。

エクセルなどの汎用表計算ソフトへ入力して管理する

表計算ソフトに入力するメリットとデメリットは以下のとおりです。

スキャナーや複合機を使って「画像データ化」する

スキャナーや複合機でPCに取り込む方法のメリットとデメリットは以下のとおりです。

無料の名刺管理アプリを利用する

名刺管理アプリのメリットとデメリットは以下のとおりです。

代行業者に依頼する

データ入力代行業者へ依頼するメリットとデメリットは以下のとおりです。

GoogleドライブのOCR機能を用いてデータ化する

GoogleドライブのOCR（光学文字認識）機能を使うメリットとデメリットは以下のとおりです。

名刺管理システムを利用する

名刺管理システム、またはソフトを使用するメリットとデメリットは以下のとおりです。

このように、コスト別、導入の簡単さ、リスクなどから考えても紙の名刺をデータ化して活用する方法はさまざまあります。

名刺の数が少なければ、単に増えた名刺を個人的にコスト発生なく管理したいだけならば、エクセルなどの手動方法や複合機を使う方法、あるいは無料版のある「名刺管理スマホアプリ」を用いるのが早そうです。

しかし、名刺管理は単なる「もらった名刺コレクション」ではありません。名刺情報は、今後のビジネスにつなぐ「重要な顧客情報」ととらえましょう。自身だけで使うのではなく、チームや部署も横断してその情報を共有し、活用できればいかがでしょう。

名刺を重要な顧客情報として扱う。これをもとに営業活動の効率化に役立てる──。このように活用していくことを見据えるならば、数ある方法の中でも「名刺管理システム」がおすすめできます。

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名刺をデータ化するメリット

アナログで管理していた名刺をデータ化することで、探す手間や情報共有の効率化などさまざまな恩恵を受けられます。ここでは「名刺管理システム」の利用を軸に、名刺をデータ化することで、どのようなメリットがあるのか紹介します。

検索性が向上する

紙の名刺をアナログで管理している状態では、一枚の名刺を探し出すのに時間がかかります。しかし、名刺をデータ化することで担当者の名前や会社名、連絡先などの情報から必要な名刺を簡単に見つけられるため、業務効率の向上にも貢献します。管理する名刺の数が多ければ多いほどデータ化の恩恵は大きいと言えます。

情報の共有がしやすく、場所を問わず確認できる

名刺をアナログで管理していると、基本的に名刺を受け取った担当者しか情報を確認できません。

名刺をデータとして管理することで、担当者以外の社員も名刺情報にアクセスできるようになるため情報共有がスムーズになります。また、クラウド上に名刺データがあればオフィスの外からでも名刺情報にアクセスできるため、外出が多い営業担当者にとって便利です。

物理的な保管スペースを確保する必要がなくなる

大量の名刺を紙ベースで管理していると、デスク周りやオフィスの収納スペースを徐々に圧迫していきます。探す手間がかかるだけでなく整理整頓にも時間を使ってしまいます。ですが、名刺をデータ化することで物理的な保管スペースの確保が不要になるため、保管場所や管理方法にも悩みません。

情報の追加や修正を行いやすい

紙の名刺はメモを追記するスペースに限りがあります。また、顧客情報に変更があれば手書きで修正したり新しい名刺をもらったりと管理が煩雑になりがちです。

データ上で名刺を管理することで、商談の進捗や顧客の性格傾向といった営業活動に関わる情報を追記できます。製品によっては、異動や転職などで相手の名刺情報が変われば、その人の情報を自動更新し反映されるといった便利な機能も備えます。

顧客情報と管理を一元化し、共有できる

名刺を紙ベースで手元に保管していると、情報共有自体もメモ書きやコピーなどアナログなやり方で行うため効率的とは言えません。名刺のデータ化は、つまり顧客リストやデータベースとして一元管理できるようになることにあります。

例えば、新しい営業戦略を立てる際に一元化された情報となっている各部署の顧客リストを参照し、フィルタリングすれば、ターゲットとなる顧客をさっと抽出できます。紙ベースの管理ではいろいろと時間がかかります。

「顧客に関する情報はすべてここにある」という状態を整えることで、必要なときに必要な情報をすぐに確認できるようになります。

従業員の営業活動やネットワークを可視化できる

名刺をデータ化することは、営業活動や人脈の可視化に有効です。一元管理した顧客情報から、誰がどの顧客と接点を持っているのかを把握できれば、営業の重複を避けたり、顧客情報の共有がしやすくなったりと社内での連携がスムーズになります。

営業活動は顧客との関係構築のために外回りが多いという特性上、社内から見るとブラックボックスになりがちな業務でもあります。名刺をデータ化して全体で共有し、人脈や活動状況を可視化できれば「属人化の防止」ににつながります。管理者側の適切な従業員のパフォーマンス評価にも役立ちます。

名刺をデータ化する方法、その注意点

個人情報が含まれる名刺は、その取り扱いに注意する必要があります。ここでは、名刺をデータ化する際に気を付けるポイントを紹介します。

名刺の裏面や関連情報もデータ化する

名刺をデータ化する際、表面だけでなく裏面や関連情報も忘れずに含めましょう。名刺の裏面には、支店や関連会社の一覧、名刺を受け取った際の重要なメモなどが書かれていることもあります。

また、名刺交換の日付や用件を関連情報として記録しておくことで、どのタイミングで出会った顧客かが分かりやすくなり、後日の連絡がスムーズになります。

紙の名刺を破棄する際は情報の取り扱いに注意する

名刺情報をデータ化したら「紙」の名刺は不要になります。とはいえ、名刺には個人情報が記載されているため、破棄にも極めて注意が必要です。シュレッダーやハサミで細かく裁断する、大量にある場合には重要書類の廃棄を専門とする業者に依頼する、など自社が定めたルール下で適切に実施しましょう。会社としても、名刺の保管期間や破棄方法に関する社内規定を設定し、社員全員がルールを順守する体制を設けることが大切です。

データ化によるセキュリティリスクを確認する

名刺のデータ化によるセキュリティリスクも発生します。例えば名刺管理システムおよび名刺管理アプリはデータを「クラウド環境」へ保管して活用します。ビジネスで扱うのであれば、製品の提供元がプライバシーマークを取得しているか、IP制限をかけて不正アクセスを防げるかなどの確認とともに利用することが求められます。

プライバシーマークとは、個人情報の適切な保護や従業員教育を行っている事業者に付与される認証です。名刺や顧客情報を扱う製品を導入する前にはこのマークの有無、自社のセキュリティ対策の状況は最低限チェックしましょう。

名刺のデータ化を「DX」推進の第一歩に

名刺のデータ化は、単に名刺情報を電子的に記録することだけに留まりません。顧客情報を一元管理することで「部署、チーム、全社」単位で情報共有がスムーズになります。アナログ管理の非効率な時間が短縮され、結果として業務の効率化につながります。一元管理する顧客情報としてCRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）などと連携し、顧客ニーズの把握や“他社に先駆けた”営業戦略を立案していく体制も強固なものにできます。

今後のビジネスには「DX（デジタルトランスフォーメーション）」が必要と叫ばれます。DXとはDigital Transformationの略語で、日本語では「データやテクノロジーを活用して、新たな価値を生み続けるビジネスを確立すること」を意味します。

しかしDXの推進において大掛かりなITシステムを導入し、刷新していくとなれば難易度が高く、時間やコストも掛かるかもしれません。しかし名刺の電子管理であればいかがでしょう。その中でも比較的取り組みやすいはずです。DXにまだピンと来ていなかった企業は特に、比較的容易な「名刺のデータ化」をDXの第一歩にしてみてはいかがでしょうか。

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