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【中小企業向け】名刺管理システムで得られる大きな成果|おすすめ製品6選

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ITセレクト編集部

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日々の業務で名刺管理の難しさに悩んでいませんか?

名刺は、新たな商談やパートナーシップを獲得する可能性を秘めています。

しかし、名刺を適切に整理し、必要な情報に迅速にアクセスできていなければ、これらのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

そこで活躍するのが名刺管理システムです。

本記事では、名刺管理システムがどのように業務を効率化し、ビジネスチャンスに活かせるのかを解説します。

 

ITセレクトは、貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリのシフト管理システム、製品ベンダーをご紹介しています。

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“これから”の企業も大丈夫 名刺管理の基礎知識

名刺管理システムとは、交換した名刺の情報を効率的に管理し、活用するためのシステムのことを指します。

特に新しく事業を立ち上げたばかりの企業や、拡大フェーズにある企業にとって、効率的な名刺管理は重要です。

ここからは、中小企業が抱える名刺管理の課題や、名刺管理システムを使うメリット、主要な機能について解説します。

 

中小企業が抱える名刺管理の課題

名刺管理は、商談やパートナーシップ構築の機会を最大限にするために欠かせません。

しかし多くの中小企業では、効率的かつ効果的な名刺管理が行われておらず、ビジネスチャンスを逃すリスクを抱えてしまっています。

名刺管理が適切に行えていない場合、必要な情報を迅速に見つけ出せない=「名刺を単にもらっただけ。次に生かせない」問題が発生します。特に紙の名刺の場合は、貯まってかさばり、情報を探すのに時間がかかるだけでなく、紛失するリスクがあります。そして、名刺(顧客などの)情報が社内で共有されず、重要な情報が特定の個人に依存する問題も大きいです。

企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)が叫ばれますが、大々的に社内システムを変え、自社に浸透させるには時間tコストがかかるかもしれません。しかし「名刺の電子管理」であればいかがでしょう。その中でも比較的取り組みやすいのではないでしょうか。「DXはじめの一歩」の手段として考えるのもよさそうです。

 

名刺管理のメリット

効率的な名刺管理を行うことには、さまざまなメリットがあります。

まず、名刺管理システムを導入することで名刺情報をデジタル化し、キーワード検索で必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります。

これにより、営業や顧客対応の迅速化が実現し、ビジネスチャンスを逃すリスクを大幅に減少できます。

さらに、一元管理されたデータベースを通じて、社員間での情報共有をスムーズにできます。

チーム全体でのコミュニケーション効率が向上し、ビジネスチャンスを最大限に活かせるようになります。

 

名刺管理システムに備わる主な機能

名刺管理システムには、効率的に名刺情報を管理するためのさまざまな機能が備わっています。

ここからは、名刺管理システムの主要な機能を紹介します。

 

  1. OCR(光学文字認識)してデータ化
  2. スマホ写真撮影での名刺取り込み
  3. 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
  4. マルチデバイス対応
  5. 名刺情報の共有機能

(1)OCR(光学文字認識)してデータ化

名刺上の情報をデジタルデータに変換し、保存する機能です。

この機能により、名刺に記載された情報を高精度に読み取り、それをデータベースに自動的に保存することで、名刺情報への検索性能が向上。ビジネスシーンにおけるコミュニケーションのスピードも向上します。

この技術により、従来は手作業で行っていた情報の整理や管理の大幅な時間短縮が期待できます。

 

(2)スマホ写真撮影での名刺取り込み

多くの名刺管理システムには、スマートフォンのカメラを使用して名刺をデジタル化する機能が備わっています。

手入力に比べて、簡単かつ効率的に名刺情報の取り込みが行えるため、時間を有効に活用することができます。

さらに、先ほど紹介したOCR技術を用いてデータ化するため、手入力と比較して、誤入力のリスクを大幅に減らせます。

 

(3)名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)

名刺情報をURLやQRコードで発行する機能もあります。

この機能を使えば、オンライン会議やリモートでのビジネス交渉時に、紙の名刺を使用することなく、手軽に名刺情報を配布できます。

 

(4)マルチデバイス対応

多くの名刺管理システムは、スマートフォン、タブレット、PCなど複数のデバイスからのアクセスに対応しています。

外出中や出張中でも、場所や時間を選ばず名刺情報にすばやくアクセスし、ビジネスに活用できます。

 

(5)名刺情報の共有機能

名刺情報をチームメンバーや社内の他のユーザーと共有できる機能も、多くの名刺管理システムに備わっています。

同じ会社やプロジェクトチーム内で名刺情報を共有することで、営業に活用でき、その結果、プロジェクトのスムーズな進行や生産性の向上が期待できます。

 

中小企業におすすめの名刺管理システム 6選

比較的低価格に導入できる製品も含め、中小企業にも導入例の多い名刺管理アプリ/システムを紹介します。(製品名 abcあいうえお順)

Eight

特徴 スマホをかざして名刺交換できる機能や、昇進、異動、転職などの自動更新機能などを搭載した、ビジネスSNSとしても評価が高い名刺管理システム
料金プラン 通常プラン:無料
Eightプレミアム:月600円(税抜)または年6000円(税抜)
無料トライアル なし
無料プラン あり
ベンダーのWebサイト https://8card.net/

 

F-RevoCRM

特徴 名刺管理以外にも、リード管理や営業支援管理も可能で、さまざまな業種や業態に適応しやすい統合型顧客管理システム
料金プラン 初期費用:0円から
月額料金:2万円から(税抜
無料トライアル あり(1カ月)
無料プラン なし
ベンダーのWebサイト https://f-revocrm.jp/

 

myBridge 

特徴 スマートフォン着信時に名刺情報を表示したり、他の連絡帳サービスに保存する機能など、スマートフォンでの利用に特に力を入れた名刺管理システム
料金プラン ベーシックプラン:無料
プレミアムプラン(1〜10人):1人ごとに月額990円(税抜)
プレミアムプラン(11人以上):1人ごとに月額490円(税抜)
プレミアムプラス:1人ごとに月額1490円(税抜)
無料トライアル なし
無料プラン あり
ベンダーのWebサイト https://jp.mybridge.com/home

 

Sansan

logo

営業DXサービス「Sansan」

Sansan株式会社

4

590

  • 法人向け名刺管理サービス市場シェア No.1※
  • 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
  • 業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載

製品詳細を見る


特徴 ユーザー個人単位のデジタル名刺管理を想定したEightに対し、社内共有・活用機能/顧客分析といった機能も含めた法人向け版。自社全体の名刺情報を一元管理できる機能を持つ。
主な料金プラン 要問い合わせ
製品詳細ページ https://itselect.itmedia.co.jp/product/54/

 

SmartVisca

特徴 Salesforceと連携し、顧客データの構築や活用が可能な名刺管理システム
料金プラン 初期費用:0円
月額費用:1300円/人(税抜)から
※6ライセンス(システム管理者 + 5ユーザー)からの契約
無料トライアル あり(14日間)
無料プラン なし
ベンダーのWebサイト https://www.sunbridge.com/smartvisca/

 

Wantedly People

特徴 最大10枚の名刺まとめてスキャン機能、電話帳との同期、他サービスからのデータ移行、PCブラウザでの利用、CSV出力機能などを備える名刺管理アプリ
料金プラン 0円
無料トライアル
無料プラン あり
公式サイト https://people.wantedly.com/

 

名刺管理システムの選び方・選定ポイント

中小企業にとって、自社に合った適切な名刺管理システムの選定は重要です。

ここからは、適切な名刺管理システムを選ぶための選定ポイントについて解説します。

機能性

企業が必要とする基本的な機能(名刺のスキャン、データの抽出と整理、検索とフィルタリング、連絡先のエクスポートとインポートなど)が備わっているかどうかを確認しましょう。

名刺管理システムの中には、特定の業種に特化した工夫機能、特徴的な便利ツールなどによって他社製品と差別化を図る製品も多くあります。自社の業種・業態やニーズ、要件と見比べながら選定候補をしぼっていきましょう。

 

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使いやすさ

直感的で使いやすいシステムかどうかは、スタッフが操作に早く慣れるためにも重要なポイントです。

実際に触ってみないと分からない部分が大きいため、無料トライアルや無料プランがある場合は積極的に利用して判断しましょう。

 

コスト効率

企業の予算内で最大限の価値を提供する名刺管理システムの選定は、中小企業にとって特に重要なポイントです。

費用対効果を検討し、長期的な視点で評価しましょう。

 

名刺管理システムの導入手順

ここからは、名刺管理システムを導入する手順を3つのステップで説明します。

(1)ニーズの特定と評価

まずは企業のニーズを特定し、どのようなシステムが必要かを評価します。

このステップでは、現在の名刺管理の問題点を明確にし、必要な機能のリストアップや予算の設定を行います。

企業規模、業務の特性を考慮して、自社に必要な機能か選定しましょう。

 

(2)市場調査と製品選択

次に、利用可能な名刺管理システムの市場調査を行います。

さまざまな製品を評価基準に基づいて比較し、企業の要件に最も適した製品を選択します。

製品の評価は、機能、価格設定、カスタマーサポート、ユーザーレビューなど多角的な視点を考慮しましょう。

 

(3)導入とトレーニング

最後に、選択した名刺管理システムを導入します。

システムの設定からデータの移行、スタッフのトレーニングまで、導入に必要なすべてのプロセスを慎重に進めます。

トレーニングでは、スタッフがシステムを効果的に使いこなせるように、操作方法の綿密な指導が重要です。

 

名刺管理システムの導入で、顧客情報管理体制を効率化+DXのはじめの一歩を実践しよう

適切な名刺管理システムの選定と導入は、業務の効率化や、ビジネスチャンスを最大限に活かすためにも重要です。

本記事で紹介したポイントをおさえて自社にあった名刺管理システムを導入し、効率的な情報管理を実現しましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービス(無料)までお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料を分かりやすくご提供します。

 

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
統合型顧客管理システム「F-RevoCRM」
F-RevoCRMは低価格ながらも、マーケティング、営業、サポートなど多くの領域をカバーするオープンソースの顧客管理システムです。
見込み顧客から、営業中顧客、既存顧客までの顧客対応プロセスを一元管理でき顧客接点におけるあらゆる課題を解決できます。
また、どんな業種でも使える柔軟設計により様々な業種・業態・課題に適応可能です。顧客プロセスの見直しF-RevoCRMに定義することによって「顧客満足度の向上」「生産性向上」が実現します。

■リード状態から受注後も管理できる顧客接点のフレームワーク
F-RevoCRMは「将来の顧客(リード)」から「明日の顧客(営業)」、「今の顧客(取引中)」、「過去の顧客(取引終了)」まで一元管理することができます。部署間や担当者間での顧客情報の共有の手間が省けるだけでなく顧客をよりよく知ることができるため、顧客ニーズに合わせたサービス提供と継続的な顧客との関係を構築することも可能です。

■顧客の基本情報から関連情報まで統合的に管理
各部署でバラバラに管理していた顧客情報を一元管理を実現する。

■会社全体での情報共有と脱属人化を実現
顧客を軸に各業務での活動を登録して社内での情報共有を実現する。

■スピーディーな顧客対応で顧客満足度アップ
問合せ対応におけるナレッジのを蓄積と対応案件などの情報共有を実現する。

■顧客ニーズに合わせた接点手段により利便性向上度へ
カスタマーポータルで顧客接点のデジタル化を実現する。

■請求書発行業務の効率化とペーパーレス化
見積書データを軸に請求書業務までワンストップでの対応を実現する。
2
営業DXサービス「Sansan」
Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。
名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。あらかじめ搭載している100万件以上の企業情報や商談をはじめとする営業活動の情報も一元管理できるようにすることで、これまで気付けなかったビジネス機会を最大化し、売上の拡大を後押しします。また、名刺関連の業務や商談準備を効率化することで、社員一人ひとりの生産性を高め、コストの削減も可能にします。

【3つのポイント】
1. 法人向け名刺管理サービス市場シェアNo.1※

法人向け名刺管理サービス市場におけるシェアNo.1を11年連続で獲得。市場シェア82%を誇り、業界・業種を問わず、中小規模の企業から数万人規模の企業まで幅広く利用されています。また、専用スキャナやスマートフォンアプリから名刺をスキャンするだけで、高度なAI技術とオペレーターの手入力により、名刺を99.9%の精度でデータ化します。使い勝手の良さや直感的なユーザーインターフェースが、選ばれる理由のひとつです。

※出典:営業支援DXにおける名刺管理サービスの最新動向2024(2024年1月 シード・プランニング調査)

2. 名刺を起点とした顧客データベースの構築を実現
単なる名刺管理としての機能だけではなく、企業・人物・活動の情報を一元管理し、全社で活用できる顧客データベースを構築します。企業と人物の情報に紐付けて、メールや電話、面会などの接触履歴を蓄積できるので、過去と現在の関係を時系列に沿って把握できます。さらに、自動名寄せ機能により、顧客の役職や所属部署に変更があった場合は自動で最新の情報に更新されるため、質の高い顧客データを維持できます。

3.業績や役職者情報などを把握できる100万件以上の企業情報を標準搭載
Sansanにあらかじめ搭載している企業情報では、業績や従業員規模、売上高、役職者情報など、さまざまな条件を基にターゲット企業の検索ができます。接点の有無に関わらず、会社情報を把握することができるので、検索エンジンを使ってあちこちのサイトから情報を集める手間を削減できます。そのため、新規提案先の検索やキーパーソンの把握、アプローチの優先順位付けなど、営業戦略の立案に活用できます。
3
クラウド型名刺管理・営業支援ツール
『ホットプロファイル』
ホットプロファイルは営業を強くし売上アップするための、クラウド型営業支援ツールです。​
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ワンストップで実行し、営業の生産性を高めます。​

-選ばれる理由-
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企業様のニーズに合わせ、適切なプランをご提案いたします。

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ホットプロファイルに蓄積された名刺や商談などの営業情報と​業界・従業員数などの企業属性などと掛け合わせて、アプローチ候補を​自動分析。営業データを活用し、​新たに営業すべき企業が見つかります。

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