【中小企業向け】名刺管理システムで得られる大きな成果｜おすすめ製品6選

日々の業務で名刺管理の難しさに悩んでいませんか？

名刺は、新たな商談やパートナーシップを獲得する可能性を秘めています。

しかし、名刺を適切に整理し、必要な情報に迅速にアクセスできていなければ、これらのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

そこで活躍するのが名刺管理システムです。

本記事では、名刺管理システムがどのように業務を効率化し、ビジネスチャンスに活かせるのかを解説します。

“これから”の企業も大丈夫　名刺管理の基礎知識

名刺管理システムとは、交換した名刺の情報を効率的に管理し、活用するためのシステムのことを指します。

特に新しく事業を立ち上げたばかりの企業や、拡大フェーズにある企業にとって、効率的な名刺管理は重要です。

ここからは、中小企業が抱える名刺管理の課題や、名刺管理システムを使うメリット、主要な機能について解説します。

中小企業が抱える名刺管理の課題

名刺管理は、商談やパートナーシップ構築の機会を最大限にするために欠かせません。

しかし多くの中小企業では、効率的かつ効果的な名刺管理が行われておらず、ビジネスチャンスを逃すリスクを抱えてしまっています。

名刺管理が適切に行えていない場合、必要な情報を迅速に見つけ出せない＝「名刺を単にもらっただけ。次に生かせない」問題が発生します。特に紙の名刺の場合は、貯まってかさばり、情報を探すのに時間がかかるだけでなく、紛失するリスクがあります。そして、名刺（顧客などの）情報が社内で共有されず、重要な情報が特定の個人に依存する問題も大きいです。

企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれますが、大々的に社内システムを変え、自社に浸透させるには時間tコストがかかるかもしれません。しかし「名刺の電子管理」であればいかがでしょう。その中でも比較的取り組みやすいのではないでしょうか。「DXはじめの一歩」の手段として考えるのもよさそうです。

名刺管理のメリット

効率的な名刺管理を行うことには、さまざまなメリットがあります。

まず、名刺管理システムを導入することで名刺情報をデジタル化し、キーワード検索で必要な情報を簡単に見つけ出せるようになります。

これにより、営業や顧客対応の迅速化が実現し、ビジネスチャンスを逃すリスクを大幅に減少できます。

さらに、一元管理されたデータベースを通じて、社員間での情報共有をスムーズにできます。

チーム全体でのコミュニケーション効率が向上し、ビジネスチャンスを最大限に活かせるようになります。

名刺管理システムに備わる主な機能

名刺管理システムには、効率的に名刺情報を管理するためのさまざまな機能が備わっています。

ここからは、名刺管理システムの主要な機能を紹介します。

（1）OCR（光学文字認識）してデータ化

名刺上の情報をデジタルデータに変換し、保存する機能です。

この機能により、名刺に記載された情報を高精度に読み取り、それをデータベースに自動的に保存することで、名刺情報への検索性能が向上。ビジネスシーンにおけるコミュニケーションのスピードも向上します。

この技術により、従来は手作業で行っていた情報の整理や管理の大幅な時間短縮が期待できます。

（2）スマホ写真撮影での名刺取り込み

多くの名刺管理システムには、スマートフォンのカメラを使用して名刺をデジタル化する機能が備わっています。

手入力に比べて、簡単かつ効率的に名刺情報の取り込みが行えるため、時間を有効に活用することができます。

さらに、先ほど紹介したOCR技術を用いてデータ化するため、手入力と比較して、誤入力のリスクを大幅に減らせます。

（3）名刺情報URLの発行（オンライン名刺機能）

名刺情報をURLやQRコードで発行する機能もあります。

この機能を使えば、オンライン会議やリモートでのビジネス交渉時に、紙の名刺を使用することなく、手軽に名刺情報を配布できます。

（4）マルチデバイス対応

多くの名刺管理システムは、スマートフォン、タブレット、PCなど複数のデバイスからのアクセスに対応しています。

外出中や出張中でも、場所や時間を選ばず名刺情報にすばやくアクセスし、ビジネスに活用できます。

（5）名刺情報の共有機能

名刺情報をチームメンバーや社内の他のユーザーと共有できる機能も、多くの名刺管理システムに備わっています。

同じ会社やプロジェクトチーム内で名刺情報を共有することで、営業に活用でき、その結果、プロジェクトのスムーズな進行や生産性の向上が期待できます。

中小企業におすすめの名刺管理システム 6選

比較的低価格に導入できる製品も含め、中小企業にも導入例の多い名刺管理アプリ／システムを紹介します。（製品名 abcあいうえお順）

Eight

 

F-RevoCRM

 

myBridge 

 

Sansan

 

SmartVisca

 

Wantedly People

名刺管理システムの選び方・選定ポイント

中小企業にとって、自社に合った適切な名刺管理システムの選定は重要です。

ここからは、適切な名刺管理システムを選ぶための選定ポイントについて解説します。

機能性

企業が必要とする基本的な機能（名刺のスキャン、データの抽出と整理、検索とフィルタリング、連絡先のエクスポートとインポートなど）が備わっているかどうかを確認しましょう。

名刺管理システムの中には、特定の業種に特化した工夫機能、特徴的な便利ツールなどによって他社製品と差別化を図る製品も多くあります。自社の業種・業態やニーズ、要件と見比べながら選定候補をしぼっていきましょう。

 

使いやすさ

直感的で使いやすいシステムかどうかは、スタッフが操作に早く慣れるためにも重要なポイントです。

実際に触ってみないと分からない部分が大きいため、無料トライアルや無料プランがある場合は積極的に利用して判断しましょう。

コスト効率

企業の予算内で最大限の価値を提供する名刺管理システムの選定は、中小企業にとって特に重要なポイントです。

費用対効果を検討し、長期的な視点で評価しましょう。

名刺管理システムの導入手順

ここからは、名刺管理システムを導入する手順を3つのステップで説明します。

（1）ニーズの特定と評価

まずは企業のニーズを特定し、どのようなシステムが必要かを評価します。

このステップでは、現在の名刺管理の問題点を明確にし、必要な機能のリストアップや予算の設定を行います。

企業規模、業務の特性を考慮して、自社に必要な機能か選定しましょう。

（2）市場調査と製品選択

次に、利用可能な名刺管理システムの市場調査を行います。

さまざまな製品を評価基準に基づいて比較し、企業の要件に最も適した製品を選択します。

製品の評価は、機能、価格設定、カスタマーサポート、ユーザーレビューなど多角的な視点を考慮しましょう。

（3）導入とトレーニング

最後に、選択した名刺管理システムを導入します。

システムの設定からデータの移行、スタッフのトレーニングまで、導入に必要なすべてのプロセスを慎重に進めます。

トレーニングでは、スタッフがシステムを効果的に使いこなせるように、操作方法の綿密な指導が重要です。

名刺管理システムの導入で、顧客情報管理体制を効率化＋DXのはじめの一歩を実践しよう

適切な名刺管理システムの選定と導入は、業務の効率化や、ビジネスチャンスを最大限に活かすためにも重要です。

本記事で紹介したポイントをおさえて自社にあった名刺管理システムを導入し、効率的な情報管理を実現しましょう。

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