名刺管理アプリとは？　導入するメリットと注意点、おすすめアプリ6選

日々たまっていく名刺を管理するのはとても大変です。1枚の紙といえど、そしてビジネスに必要なものとはいえど、とにかく量が増えてかさばっていきます。プロジェクトごとや社名や担当者のジャンルごとに分けるにしても都度手間がかかるので一覧性や利便性、そして管理する気持ちや意気込みも損なわれてきます。

そこで活用したいのが名刺管理アプリです。本記事では名刺管理アプリを導入することで実現できるメリットや主な機能、検討するポイントについて詳しく解説していきます。名刺管理アプリでスムーズな顧客管理を実現しましょう。

名刺管理アプリの基礎知識

名刺管理アプリは、ビジネスシーンで頻繁に交換される名刺をデジタル化し、管理するための便利なツールです。これらのシステムはスマートフォンや専用のスキャナーを使用して名刺を読み取り、連絡先情報をデジタルデータに変換します。一度データ化されれば名刺情報全般を即座に「検索」できるようなり、クラウド上での一元管理とともにCRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）と連携してビジネス戦略に向けた重要な情報として活用することなども可能になります。

以下より名刺管理アプリの導入ポイントを改めてチェックしていきましょう。

名刺管理アプリとは？

名刺管理アプリは、名刺情報をデジタル化し、整理、検索を可能にするツールです。受けとった名刺をカメラでスキャンし、名刺情報を抽出して電子的に保存することで、パートナーや顧客情報の管理、そして“つながり”の強化に役立ちます。

名刺管理アプリには主に以下の機能を備えています。順に解説します。

 

・OCRによる名刺読み取り機能

名刺管理アプリには、OCR（光学文字認識）技術を使って名刺上のテキストを読み取る機能があります。ユーザーはスマートフォンのカメラまたはスキャナーで名刺を読み取るだけで、アプリが自動的に名刺の名前、会社名、職位、連絡先情報などをデジタルデータに変換し、データベース化してくれます。

 

・名刺情報の追加・編集・削除機能

記録した名刺情報は、後からユーザーが手動で追加、編集、または削除することもできます。これにより情報の正確性を保つと同時に、個々のニーズや変更に柔軟に対応することが可能になります。

 

・検索・名寄せ機能

名刺情報をデータ化することで、名前、社名、部署、職位、名刺交換日のようなキーワード単位で簡単に検索できます。同一人物の名刺が複数存在する場合にそれらを一つに統合できる「名寄せ機能」もあります。情報の重複を防ぎ、最新性を保つこともできます。

 

・タグ付け機能

名刺に適当なタグを付けて自身で分類できる「タグ付け」も利便性の高い機能です。例えば「2024年2月の展示会」「重要な顧客」のようにタグを作成して適用することで、後の検索や参照が容易になります。

 

・オンライン名刺交換機能

多くの名刺管理アプリには、オンラインでの名刺交換機能も備わっています。実際に紙の名刺を交換するシーンでなくとも、アプリを介して名刺情報を電子的にやりとりできます。リモート会議やオンラインイベントが一般化した現代において特に便利な機能です。

オンライン会議画面の背景へ「自身の名刺情報のQRコード」を貼っている人もよく見かけるようになりました。会議時にスマホなどでQRコードを読みればその人と名刺交換ができるわけですね。

名刺管理アプリ内の操作で、ある人をフォローしたり、名刺交換依頼をしたりするといったSNSのような使い方も一般的になってきています。

 

名刺管理アプリを導入するメリットと注意点

名刺管理アプリもさまざまなものがあり、機能も多岐にわたります。まずは名刺管理アプリを導入するメリットについて考えていきましょう。

名刺管理アプリを使うメリット

名刺管理アプリの活用により、以下の成果が期待できます。

 

（1）効率化

名刺管理アプリは、これまで大量の名刺を手動で整理し、管理していた手間を大きく低減できます。OCR機能よりアナログの名刺情報を迅速にデジタルデータ化でき、情報は「検索」ですぐ、簡単に探せます。紙の名刺を保管しておくスペースや手間もなくなります。

また、対面して紙で名刺交換するシーンもビジネスに重要であることは変わらないと思いますが、その頻度が少なくなるのならば、紙代、印刷代などのコストを抑えるペーパーレス化の活動にも大きくつながります。

 

（2）情報共有

チームや組織内での情報共有も容易になります。活用により、顧客情報やビジネスコンタクトの履歴といったことをチームメンバー間で共有できるようになります。

また、個人名（アカウント）単位で名刺情報を管理するので、異動や転籍時は新たな情報へ更新することも容易です。このことは「相手も同じ」です。自身の更新情報を通知することはもちろん、相手の更新情報も同様に参照できます。

担当者の異動によって関係性が途切れてしまう……のような課題を解消できるのも名刺管理アプリの大きな利点といえます。

 

（3）アクセス性

名刺管理アプリの多くは、インターネット経由で利用できるクラウド型システムで運用されます。そのため、会社のPCでもテレワーク中のPCでも、スマートフォンでも、ネットにつながっていればどこからでも欲しい情報へアクセスできます。

 

名刺管理アプリの注意点

名刺管理アプリは便利で効率的、手軽に扱える半面、これまでとは違う注意点も出てきます。主に以下の注意点があります。

 

×情報漏えいのリスク

改めて、名刺データは絶対に漏えいさせてはならない情報です。

そして名刺管理アプリのほとんどは、インターネットの別サーバ上へデータを保存するクラウド型です。不正アクセスなどで情報が漏えいするリスクは、個人が紙で、会社内で管理していたこれまでのシーンよりは高まります。

もちろん、昨今何もセキュリティ対策がなされていない名刺管理システムは存在しませんが、同時に社内の利用者・ユーザー側もクラウド利用を理解し、意識して適切に活用しなければ、そのリスクは高いままといえます。

業務において名刺管理アプリを導入するならば、例えば第三者の情報セキュリティ認証を受けているシステムかどうかを確認する、通信の暗号化／IPアドレスなどの利用制限の考察、アクセスできる機能、ユーザー制限のルール化など、外側（アプリ側）とともに内側（社内利用ユーザー）双方の対策を改めて確認し、追加、強化する意識で導入を進める必要があるでしょう。

 

×機能制限

名刺管理アプリによっては、または製品の料金プランによっては機能の一部が制限されることもあります。例えば、無料版では「名刺の保存数に上限がある」「高度な検索機能や共有機能がない」などの制限があることが多いです。また、多機能でも自社の利用シーンで使わない機能が多いならば、その分余剰なコストになることもあり得ます。

導入においては、ユーザー数、使える機能と使う機能、得たい成果、月額（年額）コストを見渡しながら製品を検討していくとよいでしょう。

 

×データ化に時間がかかることがある

名刺管理アプリには、主機能である「データ取り込み（OCR処理）」があるといえど、大量の名刺をまとめて読み込むときなどに多少の時間と手間がかかることがあります。

手書き文字や凝ったデザインのものなどでうまく認識できず、自動でデータ化できないこともあります。機能の工夫やAI技術などの発達などで読み取り精度は日々高まっていますが、自動で100％完璧となるのはまだもう少し先でしょう。

その場合は、自身で見て手動で修正する作業が発生します。名刺管理システムは「正しいデータ化」がキモになるので、避けては通れない工程です。

このニーズを踏まえて「オペレーターによる入力補完サービス」をウリにする製品もあります。スキャンデータを人力で見て、人力で文字列の追加や修正を行ってくれるものです。人力なので時間は相応にかかりますが「正確なデータ化」を元にした運用を望むならばこのようなサービスのある製品を検討するのも一考です。

 

名刺管理アプリを選ぶポイント

ここからは名刺管理アプリを選択するポイントについて考えていきましょう。

データの取り込みやすさ

名刺の読み取りが簡単で迅速かどうかは名刺管理アプリの選定において重要な要素となるでしょう。スマートフォンのカメラを使って名刺をスキャンし、どのようにデータ化されるのか、修正や追記、更新などの機能は使いやすか、といった観点をベースに、自社で使う対応デバイスやOSと合致しているかどうかを確認しましょう。

「バルクスキャン（複数の名刺を一度にまとめてスキャンするもの）」機能が利用できるかどうかもチェックポイントです。ここは利便性や効率向上のために「製品個別にさまざまな工夫がある」差別化ポイントでもあります。

 

データ入力の精度

読み取り精度は名刺管理アプリ重要な部分です。名刺の詳細をどれだけ正確に読み取り、自動でデータ化できるかどうかを確認しましょう。

読み取りとデータ化の善し悪し、そして使い勝手によって、後の手動作業を減らせるので、結果として全体的な効率を上げることにつながります。

前述した「オペレーターによる入力サービス」も考察ポイントになるでしょう。

 

料金体系

多くの名刺管理アプリ／システムは、ユーザー数や機能、サービスメニューなどに応じて複数の料金プランを用意しています。また、機能制限はありますが、小規模シーンに向けて月額無料プランを用意する製品もあります。

ユーザー数、社内利用ニーズや期待するせいか、予算など、自社の要件を定めつつ、料金プランを選定しましょう。

 

セキュリティ対策

名刺には重要なビジネス情報が含まれているため、データの安全性は極めて重要です。アプリがデータ暗号化、セキュアなクラウドストレージ、アクセス権限の管理など、堅牢なセキュリティ対策を提供しているかどうかを確認しましょう。

 

多言語対応

国際的なビジネスを行っている会社ならば、複数の言語に対応している名刺管理アプリが必要になるでしょう。複数の言語での名刺読み取りとデータ化をサポートしているかどうかを確認しましょう。

 

おすすめの名刺管理システム6選

ここまで解説してきた名刺管理アプリのメリットや選択方法を踏まえて、おすすめの名刺管理アプリについて見ていきます。（製品名 abcあいうえお順）

 

CamCard

 

Eight

 

myBridge

 

Knowledge Suite

 

Sansan

 

Wantedly People

 

その後の「データ」「つながり」を意識して名刺管理アプリを選ぼう

ここまでで名刺管理アプリの特徴と選定ポイントについて解説してきました。名刺管理アプリについては自社のニーズを見極めて適正な製品を選びたく、またその際には適正なコストなのかを考えて検討する必要があります。名刺管理アプリは「自社と顧客とのリレーションアップに強くつながる」ため、積極的に導入したいものです。

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