日々たまっていく名刺を管理するのはとても大変です。1枚の紙といえど、そしてビジネスに必要なものとはいえど、とにかく量が増えてかさばっていきます。プロジェクトごとや社名や担当者のジャンルごとに分けるにしても都度手間がかかるので一覧性や利便性、そして管理する気持ちや意気込みも損なわれてきます。
そこで活用したいのが名刺管理アプリです。本記事では名刺管理アプリを導入することで実現できるメリットや主な機能、選ぶ際のポイントについて詳しく解説し、併せて日本ユーザーにも導入例のあるスマホ対応の名刺管理アプリを10製品と法人導入向けの名刺管理システムを5製品紹介します（2024年8月時点）。
名刺管理アプリとは？
名刺管理アプリは、名刺情報をデジタル化し、名刺情報＝顧客情報を効率的に管理するためのツールです。
名刺管理アプリによって、名刺を紙のまま保管する場合より情報検索が迅速となり、管理や活用が劇的にスムーズになります。名刺情報をデジタル化してクラウド環境へ保存することで、どのデバイスからもアクセス可能になります。
名刺管理アプリでは、スマートフォンや専用のスキャナーを使用して名刺を読み取り、連絡先情報をデジタルデータに変換することで、デジタルで管理できるようにします。一度データ化されれば名刺情報全般を即座に検索できるようなり、また、データの一元管理とともにCRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）のようなセールス戦略を担う他のITツールと連携することで、ビジネス戦略に向けた重要な情報として活用することなども可能になります。
「すぐおすすめ製品を教えて!」という人はこちらからどうぞ！
名刺管理アプリを選ぶポイント
- データの取り込みやすさ
- データ入力の精度
- 無料版か有料版か／料金体系
- セキュリティ対策
- 多言語対応
データの取り込みやすさ
名刺の読み取りが簡単で迅速かどうかは名刺管理アプリの選定において重要な要素となるでしょう。スマートフォンのカメラを使って名刺をスキャンし、どのようにデータ化されるのか、修正や追記、更新などの機能は使いやすか、OCRスキャナー機器とも連携できるか、といった観点をベースに、自社で使う対応デバイスやOSと合致しているかどうかを確認しましょう。
「バルクスキャン（複数の名刺を一度にまとめてスキャンして効率化する）機能」のような読み取りタスクを効率化する機能を備えているかどうかもチェックポイントの1つです。ここは利便性や効率向上に向けて、製品個別にさまざまな工夫がある差別化ポイントでもあります。
データ入力の精度
読み取り精度は名刺管理アプリ重要な部分です。名刺の詳細をどれだけ正確に読み取り、自動でデータ化できるかどうかを確認しましょう。
読み取りとデータ化の善し悪し、そして使い勝手によって、後の手動作業を減らせるので、結果として全体的な効率を上げることにつながります。
前述した「オペレーターによる入力サービス」も考察ポイントになるでしょう。
無料版か有料版か／料金体系
多くの名刺管理アプリ／システムは、ユーザー数や機能、サービスメニューなどに応じて複数の料金プランを用意しています。また、機能制限はありますが、小規模シーンに向けて月額無料プランを用意する製品もあります。
ユーザー数、社内利用ニーズや期待するせいか、予算など、自社の要件を定めつつ、料金プランを選定しましょう。
セキュリティ対策
名刺には重要なビジネス情報が含まれているため、データの安全性は極めて重要です。アプリがデータ暗号化、セキュアなクラウドストレージ、アクセス権限の管理など、堅牢なセキュリティ対策を提供しているかどうかを確認しましょう。
多言語対応
国際的なビジネスを行っている会社ならば、複数の言語に対応している名刺管理アプリが必要になるでしょう。複数の言語での名刺読み取りとデータ化をサポートしているかどうかを確認しましょう。
個人向け／無料で始められる名刺管理アプリ10選
（製品名 abcあいうえお順／2024年8月時点）
BizConnect
Business Card Readeer by ABBYY
CardHQ
| 特徴 |
AI技術を用いて高精度な名刺のデジタル化を実現。クラウド同期などとともにデータ保護観点の機能も備える。 |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
無料プランあり |
| ベンダーのWebサイト |
https://cardhqbiz.com/ |
CamCard
| 特徴 |
1つのアプリで名刺のスキャン・交換・管理・共有を実現。個人版のほか、法人向けにはCAMCARD BUSINESSを用意する。 |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
STANDARD：1700円／ID／月
PROFESSIONAL：2500円／ID／月 |
| ベンダーのWebサイト |
https://www.camcard.jp/ |
Eight
| 特徴 |
スマホをかざして名刺交換できる機能、昇進・異動・転職などの自動更新機能などを搭載。主に個人向けに設計され、ビジネスSNSとしての機能にも評価が高い |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
無料プラン：あり
Eightプレミアム：600円／月または6000円／年 |
| ベンダーのWebサイト |
https://8card.net/ |
Haystack
| 特徴 |
グローバルでの活用シーンに向け、デジタル名刺の作成と共有機能に強みを持つ。 |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
無料プランあり
Pro：月4.5USドル／人から |
| ベンダーのWebサイト |
https://thehaystackapp.com/ |
myBridge
ScanBizCards
SmartVisca
| 特徴 |
名刺管理機能を中心に顧客データの登録・共有・活用を支援するクラウドサービスで、他の名刺管理製品の場合は費用が発生してしまいがちなSalesforce連携機能を標準搭載する。 |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
無料トライアルあり
月1300円／IDから |
| ベンダーのWebサイト |
https://www.sunbridge.com/smartvisca |
Wantedly People
| 特徴 |
同時に10枚をデータ化可能。名刺データから相手に関する情報をその場で検索できる。名前や会社名、部署、役職などでの検索も可能。 |
| スマホアプリ |
○（iOS、Android） |
| 主な料金プラン |
無料プランあり |
| ベンダーのWebサイト |
https://people.wantedly.com/ |
法人導入向け／ITセレクトおすすめの名刺管理システム5選
（製品名 abcあいうえお順／2024年8月時点）
F-RevoCRM
＼ITセレクトおすすめの名刺管理システムの資料を一括ダウンロード（無料）／
名刺管理アプリ 無料版と有料版の違い
クラウド型／SaaS型のIT製品は原則として「有料」であることは念頭に置いてもらいつつ、「無料版」は一定の条件のもとで個人、個人事業主から中小規模シーンでの導入に向けて、または有料版製品のPR目的、選定・検討に向けたお試しのために用意される、無料で使えるプランのある製品あるいは無料トライアルを用意する製品を差します。
クラウド型／SaaS型の名刺管理アプリ／名刺管理システムには無料版として、個人や小規模シーン向けに無料でアプリを使える「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。
無料版のメリットは、コストを掛けずに「スモールスタートできる」「試用できる」ことです。特に無料プランならばコスト発生なしで、個人利用シーンでも手軽に導入できます。有料プランに比べて機能が絞られる分、必要な機能だけをシンプルに使える利点も挙げられます。
なぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか
前述した「一定の条件」には例えば、
- 利用できる機能が基本的なものに限られる
- 利用できるユーザー数に上限がある
- 保存できるデータ数に制限がある
- 保存期間に制限がある
- 広告が表出する
などがあります。
このような条件・制限があることを理解した上で、その範囲で使えると判断できるならば、無料プランでコストを掛けずに活用できそうです。まずは無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品を試し、どんな機能があるのか、どう活用できそうかといった自社の要件に合っているかどうかを「お試し」した上で、ビジネスでの必要に応じて有料プランへの移行を検討することもできます。
名刺管理アプリの基本機能
名刺管理アプリには主に以下の機能を備えています。順に解説します。
- OCRによる名刺読み取り機能
- 名刺情報の追加・編集・削除機能
- 検索・名寄せ機能
- タグ付け機能
- オンライン名刺交換機能
OCRによる名刺読み取り機能
名刺管理アプリには、OCR（光学文字認識）技術を使って名刺上のテキストを読み取る機能があります。ユーザーはスマートフォンのカメラまたはスキャナーで名刺を読み取るだけで、アプリが自動的に名刺の名前、会社名、職位、連絡先情報などをデジタルデータに変換し、データベース化してくれます。
参考おすすめ記事：「名刺をデータ化」する特に簡単な方法とその理由｜名刺情報をデジタル化する注意点
名刺情報の追加・編集・削除機能
記録した名刺情報は、後からユーザーが手動で追加、編集、または削除することもできます。これにより情報の正確性を保つと同時に、個々のニーズや変更に柔軟に対応することが可能になります。
検索・名寄せ機能
名刺情報をデータ化することで、名前、社名、部署、職位、名刺交換日のようなキーワード単位で簡単に検索できます。同一人物の名刺が複数存在する場合にそれらを一つに統合できる「名寄せ機能」もあります。情報の重複を防ぎ、最新性を保つこともできます。
タグ付け機能
名刺に適当なタグを付けて自身で分類できる「タグ付け」も利便性の高い機能です。例えば「重要な顧客」「決裁権を持つ人」や「2024年2月の展示会で会った人」のようにタグを作成して適用することで、後の検索や参照が容易になります。
オンライン名刺交換機能
多くの名刺管理アプリには、オンラインでの名刺交換機能も備わっています。実際に紙の名刺を交換するシーンでなくとも、アプリを介して名刺情報を電子的にやりとりできます。リモート会議やオンラインイベントが一般化した現代において特に便利な機能です。
オンライン会議画面の背景へ「自身の名刺情報のQRコード」を貼っている人もよく見かけるようになりました。会議時にスマホなどでQRコードを読みればその人と名刺交換ができるわけですね。
名刺管理アプリ内の操作で、ある人をフォローしたり、名刺交換依頼をしたりするといったSNSのような使い方も一般的になってきています。
名刺管理アプリを使うメリット
- 情報の迅速な検索ができる
- 情報の一元管理を実現する
- データのバックアップができる
- 情報の共有を容易にする
- 自動化機能とともにデータの確実性を高められる
- 他ツールとの連携を実現する
情報の迅速な検索ができる
デジタル名刺管理アプリでは、名刺情報がデータベース化されているため、名前や会社名、役職などのキーワードで迅速に検索できます。これにより、必要な情報をすぐに見つけ出すことができ、業務効率が向上します。
情報の管理を効率化できる
紙の名刺をデジタル化することで、すべての名刺情報を一つのプラットフォームで管理できます。これにより、散在する紙の名刺を探す手間が省け、情報の紛失リスクも低減されます。さらに、複数のデバイスからアクセス可能です。
自動化機能とともにデータの確実性を高められる
OCR技術を用いたデジタル名刺管理アプリは、名刺をスキャンするだけで自動的にテキストデータに変換し、データベースに登録します。手動での入力作業が不要となり、ヒューマンエラーのリスクも減少します。
情報の共有を容易にする
デジタル名刺管理アプリは、名刺情報を簡単に共有する機能を提供しています。これにより、チームメンバーや他部署と迅速に情報を共有でき、コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を実現します。
データのバックアップができる
クラウドベースの名刺管理アプリでは、名刺情報が自動的にクラウドに保存され、定期的にバックアップが取られます。これにより、データの消失リスクが最小限に抑えられ、安心して利用できます。
他ツールとの連携を実現する
デジタル名刺管理アプリは、CRMやメールソフト、カレンダーアプリなどの他のビジネスツールと連携できる機能を持っています。これにより、名刺情報を他のシステムにも活用でき、業務プロセス全体の効率化が図れます。
名刺管理アプリのデメリット
名刺管理アプリのデメリットには、セキュリティリスクとプライバシーの懸念が挙げられます。
クラウドに名刺情報・データを保存するため、データ漏えいやハッキングのリスクがあり、重要なビジネス情報（顧客情報）および顧客の個人情報が第三者に流出する可能性があります。また、アプリの利用にはインターネット接続が必要であり、ネットワーク障害やサーバーダウン時にはアクセスが制限されることがあります。
また無料版／無料プランは主に個人／単体での利用シーン向けのために機能制限があることが多く、業務に必要となる全機能を利用するためには多くの場合、有料プランへの移行が、つまりコストが発生します。また、デジタル化といってもOCR（光学文字認識）技術などの読み取り自動化の精度は100％完璧ではなく、誤認識や誤入力が発生することもあります。手動での修正などのコストが余計に発生する可能性もあります。
×情報漏えいのリスク
改めて、名刺を含む顧客データは絶対に漏えいさせてはならない情報です。
そして名刺管理アプリのほとんどは、インターネットの別サーバ上へデータを保存するクラウド型です。不正アクセスなどで情報が漏えいするリスクは、個人が紙で、会社内で管理していたこれまでのシーンよりは高まります。
もちろん、昨今何もセキュリティ対策がなされていない名刺管理システムは存在しませんが、同時に社内の利用者・ユーザー側もクラウド利用を理解し、意識して適切に活用しなければ、そのリスクは高いままといえます。
業務において名刺管理アプリを導入するならば、例えば第三者の情報セキュリティ認証を受けているシステムかどうかを確認する、通信の暗号化／IPアドレスなどの利用制限の考察、アクセスできる機能、ユーザー制限のルール化など、外側（アプリ側）とともに内側（社内利用ユーザー）双方の対策を改めて確認し、追加、強化する意識で導入を進める必要があるでしょう。
×機能制限
名刺管理アプリによっては、または製品の料金プランによっては機能の一部が制限されることもあります。例えば、無料版では「名刺の保存数に上限がある」「高度な検索機能や共有機能がない」などの制限があることが多いです。また、多機能でも自社の利用シーンで使わない機能が多いならば、その分余剰なコストになることもあり得ます。
導入においては、ユーザー数、使える機能と使う機能、得たい成果、月額（年額）コストを見渡しながら製品を検討していくとよいでしょう。
×データ化に時間がかかることがある
名刺管理アプリには、主機能である「データ取り込み（OCR処理）」があるといえど、大量の名刺をまとめて読み込むときなどに多少の時間と手間がかかることがあります。
手書き文字や凝ったデザインのものなどでうまく認識できず、自動でデータ化できないこともあります。機能の工夫やAI技術などの発達などで読み取り精度は日々高まっていますが、自動で100％完璧となるのはまだもう少し先でしょう。その場合は、自身で見て手動で修正する作業が発生します。名刺管理システムは「正しいデータ化」がキモになるので、避けては通れない工程です。
このニーズを踏まえて「オペレーターによる入力補完サービス」をウリにする製品もあります。スキャンデータを人力で見て、人力で文字列の追加や修正を行ってくれるものです。人力なので時間は相応にかかりますが「正確なデータ化」を元にした運用を望むならばこのようなサービスのある製品を検討するのも一考です。
名刺管理アプリは、その後の「データ活用」と「つながり」を意識して選定を
ここまでで名刺管理アプリの特徴と選定ポイントについて解説してきました。名刺管理アプリについては自社のニーズを見極めて適正な製品を選びたく、またその際には適正なコストなのかを考えて検討する必要があります。名刺管理アプリは「自社と顧客とのリレーションアップに強くつながる」ため、ぜひ積極的に導入していきましょう。
「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービスまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。
「名刺管理システム」のおすすめ製品はこちらから。
