無料で勤怠管理を行う方法｜無料で使える勤怠管理システム6選

テレワークなどの多様な働き方が浸透してきた近年、勤怠管理業務はより煩雑になり、作業の負担も大きくなっています。Excelなどの表計算ソフトや、タイムカードでの勤怠管理に限界を感じ、勤怠管理システムの導入を検討している企業担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、まずは“無料”で始められる勤怠管理システムのお勧め製品とともに、基礎機能とその効果、システム導入のポイントをじっくりと解説していきます。

無料で勤怠管理を行う主な方法

勤怠管理とは、従業員ごとの出退勤時刻や残業時間などを正確に把握し、管理することを指します。勤怠管理システムやタイムカードなどを活用して行うのが一般的です。ここでは、無料で勤怠管理を行う主な方法についてご紹介します。

無料の勤怠管理システムを利用する

勤怠管理システムの中には、無料で利用できるものがあり、大きく分けると以下の2つになります。

• 特定の条件を満たせば、期間を問わずずっと完全無料で使えるもの
• 無料トライアル期間のあるもの

無料の勤怠管理システムで利用できる主な機能として、打刻機能、データの自動集計・出力などが挙げられます。

ICカード打刻機やPC、スマートフォンなどで従業員が入力した勤怠情報をシステムに取り込み、労働時間や残業時間、出勤日数を集計することで、従業員の勤怠状況の一元管理が可能になります。また、製品によっては、予実管理、有休・残業申請、給与計算システムとの連携が可能なツールもあります。

Excelで勤怠管理表を作る

Microsoft Excelの表計算ソフトウェアで勤怠管理表を作成することによって、無料で勤怠管理ができます。エクセルで作成する際は、関数かマクロを活用します。自社で勤怠管理表を作成しなくても、すでにマクロや関数が設定されているExcel用テンプレートを活用するのも手軽なの方法です。

「Excelで実施する勤怠管理の仕方」についてはこちらの記事も参照ください。

グループウェアに付属する機能を活用する

スケジュールや業務の情報共有やコミュニケーションに活用できるグループウェアを導入している企業も多いでしょう。グループウェアに付属する機能を活用することでも、無料で勤怠管理ができます。

グループウェアの勤怠管理機能では、｢出社｣｢外出｣｢戻り｣｢退社｣などの打刻データを記録・集計できます。月、年ごとの就業実績集計や、CSVでデータをダウンロードできるものもあります。

タイムカードから手作業で転記・集計する

タイムカードから手作業で転記、集計する方法も、無料での勤怠管理方法の1つです。ノートに勤怠管理表を書き、タイムカードから出退勤情報を転記し、労働時間や残業時間を集計します。

無料で対応できますが、確認に手間がかかったり、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生したりする可能性があります。タイムカードに記載された出勤時刻・退勤時刻を確認するだけでは、残業や休日出勤などの時間外労働かの判断が困難です。そのため、シフト表で計画されている所定労働時間や出勤日と照らし合わせ、計算・集計を行う必要があり、手間と時間がかかります。

無料の勤怠管理システムを選ぶポイント

エクセルやタイムカードでの勤怠管理は手動作業のため、手間がかかったりミスが起こったりというリスクがあります。ミスはもちろん、不正防止をするためには、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

ここでは、無料で始められる勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

●利用可能なユーザー数（アカウント数）

まずは利用可能なユーザー数（アカウント数）を確認しましょう。一般的に、無料で勤怠システムを利用する場合はユーザー数に制限がある傾向にあります。利用可能なユーザー数の上限はシステムにより異なり、数人から100人程度まで幅が広いため、現在の従業員数と照らし合わせて検討すると良いでしょう。

●利用可能な機能の内容

有料プランと比較すると、無料プランのほうが利用可能な機能が少ない傾向にあります。出勤・退勤の打刻機能などのシンプルな機能のみが利用できるケースが多く、他機能や他システムとの連携の場合は有料プランでしか利用できないことが多いです。

無料で利用できる機能の内容でも、最低限の業務効率向上につながるかということに注意して確認しましょう。

●データ保存期間

無料の勤怠管理システムでは、有料版と比べてデータの保存期間が短く、データ容量も少ない傾向にあります。出退勤時刻、休日出勤、欠勤の情報など、従業員の勤務状況をまとめた勤怠管理データは5年間（当面の間は3年間）保存する義務（労働基準法第109条）があります。無料の勤怠管理システムのデータ保存期間が5年間に満たない場合は、別の方法でデータを保存する必要があるため、注意が必要です。

●サポート内容と範囲

導入の際のサポート対応や、利用中の電話やメールでのサポートが有料なシステムもあるため注意が必要です。メールやチャットなどで問い合わせることができれば良いですが、中にはFAQもないケースもあるため、事前に十分にチェックしておきましょう。

サポートがない場合は、利用中にどのようなサポートが必要になりそうか、また対応できる従業員がいるかということも確認しておくのがおすすめです。

●広告表示の有無

勤怠管理システムを無料で利用できる理由の一つとして、広告収入で運営費用を得ていることが挙げられます。そのため、無料で利用する場合は、利用画面上に広告が表示されるシステムがあります。有料プランに移行することで、広告の表示はなくなることが多いですが、業務をするうえで広告が気にならないかを確認しましょう。

●導入形態

勤怠管理システムの導入形態には、「パッケージ型」「開発型」「クラウド型」の3種類が挙げられます。

• パッケージ型：オンプレミス型とも呼ばれ、あらかじめ開発されたサーバやシステムを利用する形態
• 独自開発型：自社に適したシステムを開発して利用する形態
• クラウド型：提供されているシステムを、インターネット経由で使用する形態

上記のうち、無料で始められる可能背のあるものはパッケージ型とクラウド型です。どの形態にもそれぞれメリットとデメリットがあるため、自社に適した形態を選ぶことが大切です。

●使いやすさ

勤怠管理は日次で行うため、実際に勤怠管理業務を行う社員だけでなく、他の社員にとってもストレスなく使いやすいものを選ぶこともポイントです。勤務時間の設定や日々の打刻操作がわかりやすく、使いやすいかということも口コミや導入事例などを見て確認しましょう。

 【条件付き】無料プランのある勤怠管理システム3選

先述のとおり、無料で利用できる勤怠管理システムには、「特定の条件を満たせば、期間を問わずに完全無料で使えるもの」と「無料トライアル期間があるもの」の2種類があります。

ここでは、条件付を満たすと無料で使い続けることができる勤怠管理システムのおすすめ3つをご紹介します。

【条件付きで】無料で使い続けられる勤怠管理システム3選

 

ジョブカン勤怠管理

 

ハーモス勤怠by IEYASU

 

スマレジ・タイムカード

 

「無料トライアル」のある勤怠管理システム

続いて、無料トライアル期間のあるおすすめの勤怠管理システム3選をご紹介します。

 

無料トライアル期間のある勤怠管理システム3選比較表

 

ジンジャー勤怠

 

Kincone

 

マネーフォワード クラウド勤怠

 

無料で使える勤怠管理システムのメリット・デメリット

無料で利用できる勤怠システムを導入することによって得られるメリットは数多くあります。しかしその一方でデメリットもあるため、しっかりと把握したうえで利用することが重要です。

ここでは、無料で使える勤怠管理システムのメリットとデメリットについてご紹介します。

主なメリット

導入するシステムや状況によっては、無料で使い続けることができるため、コスト削減につながります。これまで勤怠管理に紙を用いていたのであれば、ペーパーレス化によりさらにコストが削減されるでしょう。レポート出力機能を活用すれば、業務が効率化され、人件費の削減も可能になります。

また、勤怠管理システムは数多く提供されているため、本格的に導入する前に使い勝手を試せる点もメリットとして挙げられます。お試し期間内に自社には適していないことが明確になれば、導入するシステムを変更することも容易です。

主な注意点

無料で勤怠システムを利用する際、さまざまな機能制限があることがデメリットとして挙げられます。例えば、利用人数や利用できる機能、データの容量や保存期間などです。

従業員が多い企業では、無料の勤怠管理システムでの管理は困難だといえます。また、勤怠データの保存期間については、労働基準法第109条によって5年間保管することが義務付けられているため、注意が必要です。

無料勤怠管理システムの特徴を理解して、上手に活用しよう

無料勤怠管理システムは、「特定の条件を満たせば、期間を問わずに完全無料で使えるもの」「無料トライアル期間のあるもの」に分けられます。それぞれ機能などにおいて制限があるケースが多いため、サービスの詳細を把握し、自社が求める条件に適したシステムを選ぶことが大切です。また無料トライアル期間のあるものに関しても、低価格で導入できるシステムも多いため、業務の効率化を目指すのであれば、勤怠管理システムを導入しましょう。

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