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在庫管理がうまくいかず、商品の過剰在庫や品切れで困っていませんか？ 中小企業にとって、効率的な在庫管理は効率化と業績向上のカギとなります。
本記事では、在庫管理システムの導入がどのようにビジネスに貢献するのか、検討／選定の際の注意点とともに、初期準備、選定、導入まで「導入プロジェクト」をスムーズに進めるためのポイント、中小企業が選定しやすい在庫管理システム（6選）をご紹介します。
（製品名 abcあいうえお順／2024年7月時点）
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在庫管理システムとは、自社が保管する「在庫」を適切に管理するためのITシステムです。以下より、期待成果とコスト／即時性／柔軟性軸に多くの企業が検討するクラウド型／SaaS型製品を対象に、中小企業に向く在庫管理システムの基礎と機能、メリット、導入と活用で得られる効果を簡単に解説していきます。
在庫管理システムは、自社の持つ商品や資産の在庫数・在庫状況について、入庫から出荷まで正しく管理するITシステムまたはソフトウェアのことで、さまざまな業界や業種に特化した種類があります。
「在庫」の扱いは業界や業種によってさまざまで、製造業や販売業における部品や物品、商品のようのな物理的なものから、デジタル商材、Webサイト向け広告のようなデジタルデータもあります。これらの在庫を情報として追跡し、管理し、最適化するのが役割です。
中小企業では、需要の予測が難しく、結果として在庫が過剰になるか、あるいは不足するという問題が発生します。在庫が過剰になると資金が固定資産に縛られてしまい、他の事業機会に投資できなくなる可能性があります。一方で、在庫不足は顧客満足度の低下や収益機会の損失につながります。このバランスを取るためには、市場動向の分析や販売管理・販売データの精度向上が必要となりますが、これらの作業は資源が限られた中小企業にとって大きな負担となります。
多くの中小企業では、在庫管理が手動で行われています。これにより、データ入力の誤り、情報の遅延、効率性の低下などの問題が発生します。自動化された在庫管理システムを導入することで、これらの問題を軽減できますが、初期費用、運用費などのコストやシステム選定の難しさが障壁となることがあります。
実際の在庫量と在庫管理システム上のデータが一致しないという問題も中小企業でよく見られます。この不一致は、注文ミスや顧客満足度の低下につながります。在庫の精度を向上させるには、定期的な物理的在庫確認（棚卸し）が必要ですが、これは時間と労力を要する作業です。
正確な需要予測は、適切な在庫レベルを維持する上で重要ですが、中小企業では限られたデータと分析能力により、これが困難になることがあります。特に季節性や経済動向の変化を捉えることが難しく、過剰在庫や在庫不足の原因となります。
サプライチェーンの遅延や中断は、特にグローバルに依存する中小企業にとって大きなリスクです。原材料の遅延は在庫不足を引き起こし、顧客への納期遅延につながります。これに対応するためには、サプライヤーとの緊密なコミュニケーションと、代替サプライヤーの確保が重要ですが、これらの対応にはリソースと時間が必要となります。
在庫管理システムは、「在庫情報」や「棚卸」など、在庫管理業務に必要なデータの管理が可能です。在庫管理システムの導入により、例えば「人的エラーを防ぐ」「在庫状況をリアルタイムで可視化する」などを実現し、在庫管理業務の効率化と標準化を進め、併せて、経営者や管理者の適切な意思決定につながります。
併せて、クラウド型／SaaS型製品は、いつでも・どこでも使えるクラウドサービスの利点を活用し、より柔軟な運用も可能にします。例えば、モバイル対応の在庫管理アプリも用意するシステムであれば手元のスマートフォンでさっとデータを記録、確認でき、利便性や即時性をグッと高められます。
在庫管理システムは、特に多くの企業が挙げる以下の課題を解決し、成果を高めるための機能を備えます。
何より「在庫を最適化」できることが重要となるでしょう。在庫管理システムは、過去の在庫、入出庫、販売管理や仕入れの実績を蓄積して詳細に、一元化したうえでデータ化します。これらの情報とともに、場合によっては曜日や時間帯、季節、天気、祭事・イベントなどの時事的事象のような情報も活用し、「需要や注文に対する予測」を立てられるようにもなります。
在庫管理システムには、在庫管理作業の効率化も大きく期待されます。例えば、「POSレジ、バーコード、RFIDでスキャンするだけで情報がシステムへ登録され、データがリアルタイムに反映される」などがあります。利便性だけでなく、人力作業に由来する入力ミスや遅延のようなエラーを防止できることで在庫の精度もグッと上げられます。また、効率化で余裕ができた人員を高度な需要予測などの重要なタスク、あるいはサプライチェーン変動対策のような緊急タスクに割り当てることも可能になります。
「過剰在庫を減らし、在庫不足も防ぐ」。このことは、無駄な在庫に対する仕入れや製造にかかる費用、保管時の維持費といったコストを削減できます。欠品で販売の機械を逃すことも減ります。結果として売上の最大化が期待できます。
IT製品、特にSaaS型製品には、月額無料で使える「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。中堅規模～大企業には多機能・高機能なシステムが選ばれる傾向が強い一方で、できるだけコストを抑えたい中小企業に向けた製品もあり、また小規模な導入シーン向けに無料プランを用意する製品もあり、それらも十分な機能を持つ場合／ニーズを満たす場合もあります。クラウド型／SaaS型のIT製品は原則として有料であることは念頭に置きつつ、有料版とあわせて「無料で始められる製品もある」こともぜひ知っておいてください。
なぜ無料なのでしょう。どこまで無料で使えるのでしょう。
「無料プラン」はコストを抑えたい個人事業主や小規模導入に向け、機能やユーザー数は限られるものの基本料金無料で使えるものです。主に個人事業主から小規模企業向けに提供されますが、限られた人数でスモールスタートし「使い勝手を確かめてからプランを決めたい」シーンにも便利に利用できます。
「無料トライアル」は、使い勝手や機能を確かめてから決めたい選定者／担当者向けです。平均すると30日前後、無料で「試用」できます。ここで使い勝手を中心に自社独自のフローも含めた適合性をチェックできれば、かなり有益な判断材料になることでしょう。
その一方で、制限を理解した上でその範囲で使えると判断できるならば、あるいは無料トライアルで「無料の範囲で試験的にスモールスタート」し、システムの機能や効果を検証したいといったシーンに無料版は適しています。
在庫管理システムの検討を始めるにあたり、企業のプロジェクト担当者はまず何を準備しておくとよいでしょう。どの規模、業種の企業にも該当する「事前準備」のポイントを3つ紹介します。
まず、在庫管理システムが解決すべき課題や目標を、じっくり明確に定義していきましょう。
在庫管理について「自社は、改めてどんなビジネスフローなのか」と、「自社にはどんな課題や目的があるのか」を理解し、できるだけ多く棚卸ししていきましょう。そして、それらに対して「どう改善したいか、効果を望むか」が明確になるよう整理していくと、それが「要件」としてまとまっていきます。これを文書化していきます。
「要件の出し方」の参考として、例えば以下のようなフローを想像してみるのはいかがでしょう。
会社にとって極めて重要な資産、それは「データ」です。在庫管理システムのキモも「正確なデータ」にあります。新システムの導入で得るデータだけでなく、既にデータとして蓄積しているものも多様にあります。「データの品質が低いと、システムの信頼性が損なわれ、正確な在庫情報が得られなくなってしまう」。そのため、導入前／後の「データの統合はどう行うか／きちんと行えるか」「新旧のデータ品質と整合性を正しく保つにはどうするか」などが要素として浮かんできます。
要件を明確にしておくことで、後の選定作業をスムーズに進めることができるでしょう。
システムの導入（初期コスト）と維持（ランニングコスト）に必要な費用を見積もり、予算を設定します。
これにより、選定作業時に適切なシステムを選ぶ基準の1つに据えることができます。
在庫管理に関わるすべての関係者、例えば経営層、総務・IT部門から、業務・製造部門、営業部門、倉庫管理者などの現場も巻き込み、彼らのニーズ、および期待することを理解しましょう。そして、彼らを巻きこんだ導入プロジェクトとして計画していきましょう。
このことは、システムが「実際の自社の業務に適合する」ためにとても重要なステップです。
続いて、製品の「選定」ステップに移ります。選定ステップは以下の通りです。
利用できそうな「在庫管理システム」をリストアップし、それぞれの機能、価格、サポートメニュー、ベンダーの体制などの項目を調査しましょう。
このステップは、相場感を理解しつつ、選択肢を広げながら最適なシステムを見つけるための情報を得ることが目的です。ベンダーの製品サイトに載っていない情報や料金プランも、「資料請求」することで得られることがあります。積極的に活用していきましょう。
こうした調査をもとに「製品、機能○×表」のような資料にまとめます。承認者などの第三者も理解しやすくなります。
ビジネス要件、予算、ユーザーレビュー等に基づき、リストアップした製品を評価・比較します。これにより、自社のニーズに適したシステムを絞り込んでいくのが目的です。
資料請求やベンダーへの検討相談ならば（大抵は）「無料」です。事前準備で「自社の要件を明快にしておいた」ことはここで生きてきます。ベンダーへの要件理解がスムーズに進めば、選定ステップはよりスピードアップします。
「これが要件・目的です」「こうしたい」「この要件・機能についての○×表を作りたい」など、遠慮なくベンダーに聞いて確認しましょう。一人で抱えず、コミュニケーションを取っていく。これが成功への近道といえます。
候補に絞った製品やシステムについて、デモを見たり、試用版／無料トライアル版を使ったりして、具体的な操作感や機能、カスタマイズすべき要素や機能を確認していきます。
これは、システムが実際の業務に適合するかどうかを確認するとても重要な行程です。評価時と同様に、機能や操作感、どこまでカスタマイズが可能か／応えてくれるか、などを遠慮なくベンダーに聞いて、納得いくまで確認します。
これらのことに寄り合ってくれる／信頼できるベンダーかどうかなども見極めつつ、導入する製品を「決定」しましょう。
導入プロジェクト本格開始のステップに移ります。大まかな実行ステップは以下の通りです
前述した事前準備ポイントを踏まえ、導入スケジュール、責任者、タスクの割り当て、システム停止期間などを明確にしたプロジェクト計画を作成します。
プロジェクト計画は、目的を定め、プロジェクトの進行をスムーズにし、かつ期限内に導入を完了させる道筋を立てることが目的です。事前に準備していた「関係者の巻き込み」を踏まえた計画が肝要です。
新システムの設定を行い、既存のデータを新システムへ移行する行程があります。新しいシステムが既存の業務に無理なく適合できるようにするための、導入における「関門」となります。
この行程は大抵の場合、「既存システムやサービスの一時停止」といった、業務に影響する作業が発生します。業績や売上に直結するので、関係者すべてと密なコミュニケーションと綿密な準備が必要となります。焦らず、じっくりと実行していきましょう。
関係者・利用者への通知、そして操作のトレーニングも十分に時間をかけて計画し、実行していきましょう。システムは、利用者が正しく使ってこそはじめて効果を生み出します。
システムを本番環境に展開したら、定期的なレビューと必要に応じた調整をしていきます。効果的な利用と継続的な改善を実現することができます。
また、稼働後はほとんどの場合、利用者の困惑や問い合わせが多数発生します。ユーザーフォローと対策や改善のフローも同時進行で進めましょう。
「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」
「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」
「いきなりベンダーに聞くと、営業電話がバンバン来そうなのでそれはちょっと……」
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以上、在庫管理の効率化を強力に支援する「在庫管理システム」の効果と、実際に導入検討を進めていく上で準備しておくべきポイントを解説しました。
各ステップの「難易度」や「工数」は具体的なビジネス要件や自社組織の状況により異なりますが、流れと「やること／必要なこと」は大きくは変わらず、いずれにせよ相応の労力と時間を必要とするのも事実です。しかし、「会社やユーザーのありたい姿」を想像しながら、適切に実行し、正しく導入できれば業務効率化の大幅な向上が期待できます。
「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。
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