「聞き間違い・聞き漏らしが発生し、正しく仕入れできなかった」「手書きFAXによる注文書の文字が……かすれて・つぶれて読み取れない」──。長年やってきたアナログ手法、従来型の手法は「慣れ」こそあれど、人力ベースであるがゆえこんなミスやトラブル、手間が発生してしまいます。皆さんの会社はいかがでしょうか。
「確実性を高めたい」「業務効率を改善したい」と、現代のビジネス環境では正確で迅速な受注管理が求められています。受注管理システムは、そうした課題解決のための有力なツールとして注目を集めています。
この記事では、業界別・タイプ別におすすめの受注管理システムを紹介し、基礎知識、主要機能、導入メリットを詳しく解説します。
目次
受注管理システムの基礎知識
受注管理システムは、業務の効率化や顧客満足度を向上させるために不可欠です。この記事では、受注管理システムについての基礎知識を詳しく解説していきます。
受注管理システムとは何か、その重要性、さらに導入することでどのような効果が得られるのかについて順を追って説明します。
受注管理システムとは
受注管理システムとは、企業が商品やサービスの受注処理を効率化するために使用するソフトウェアのことです。このシステムを使うことで受注の処理速度が向上し、ヒューマンエラーを減少させることができます。また、受注状況をリアルタイムで把握できるため、業務の効率化と顧客満足度の向上に寄与します。
例えば、紙ベースでの受注管理では、受注漏れやダブルブッキングなどの問題が発生しがちですが、受注管理システムを使用することでこれらのリスクを最小限に抑えられます。さらに、システムでデータを一元管理することで、在庫の過不足を防ぐことも容易に、かつ確実性を高められます。結果として、受注業務の透明性や正確性が大幅に向上し、従業員の業務負担が軽減されるのです。
受注管理システムは業務効率化と顧客満足度向上のために、現代のビジネスに不可欠なツールといえるでしょう。短縮された処理時間と精度の向上によって、企業のスピーディな対応が可能となり、競争力強化に直結します。それぞれの業務プロセスがシステム上で一貫して管理できるため、一連のフローがスムーズに進むのも大きな利点です。
受注管理システムの重要性
受注管理システムはビジネス運営の効率化と正確性を向上させるためにあります。従来のような手作業での受注管理には時間がかかりヒューマンエラーが発生しやすいため、効率と正確性の面でリスクが増えるからです。
例えば、手作業での注文処理では受注内容の入力ミスが発生しやすく、結果として顧客に対するサービスの質が低下してしまいます。システムを導入することで、こうしたミスが減り、顧客満足度も向上します。受注管理システムを導入することで、効率化と正確性を向上させ、ビジネスの競争力を高める大きな力になります。
受注管理システムの導入で得られる効果
受注管理システムを導入することでまず、業務の効率化と精度の向上の成果を得られます。。これまでの手作業に由来するヒューマンエラーが減れば、まず作業者の工数、時間やコストを節約できます。データを一元管理する仕組みとともに、情報の整合性、確実性が飛躍的に高まります。
例えば、手動での在庫管理や注文処理では人的ミスがどうしても発生しやすくなりますが、システム導入により自動で処理されるためヒューマンエラーに由来するミスは限りなく少なくなります。また、リアルタイムで在庫状況が把握できるため、在庫切れや過剰在庫となる課題も解消できます。これらを統合し、業務プロセス全体の効率化と正確性の向上が実現します。
さらに受注管理システムは様々な機能を持っています。例えば、顧客情報の一元管理、請求書の自動作成、メールの自動送信などが挙げられます。これらを通じて受注後のフローがスムーズに進行するように設計されています。担当者の負担が大幅に軽減され、業務効率の向上にも寄与します。
受注管理システムの導入は、単なる業務効率化だけでなく、顧客満足度を向上させ、リピーターを増やす取り組みにもつながります。顧客から注文を受けたら、迅速かつ正確・確実に対応する体制を強化できることで、取引先からの信頼が高まることが期待できるからです。
受注管理システムの主要機能をおさらい
受注管理システムは、多岐にわたって今後のビジネスの躍進につなげる機能を持つ強力なIT製品です。ここでは、その主要機能について詳しく取り上げ、どのようにビジネスの効率向上に寄与するのかを解説します。
受注管理システムの主要機能として重要なポイントは以下の通りです。受注情報の登録と管理、在庫管理と発注の自動化、顧客情報の一元管理、そして請求書の作成と管理です。これらの機能により、業務プロセスの自動化と合理化が進み、経営の一貫性と効率性が向上します。
・受注情報の登録と管理
受注情報の登録と管理は、受注管理システムの重要な基本機能です。正確な受注情報の登録と管理は、受注プロセスの効率化やエラーの減少に直結します。
これまでのような手作業ではミスが発生しやすく、そのミスが後工程にまで影響を及ぼすことがあります。例えば、ヒューマンエラーに由来する受注情報の入力ミスにより、在庫がない商品を誤って販売してしまったらどうなるでしょうか。よくあることかもしれませんが、会社としてあってはならないことです。顧客への対応や在庫管理が煩雑になりますし、何より顧客の信頼を大きく損ねてしまいます。
受注管理システムで正確に登録し、適切に管理する体制によってこうしたリスクを軽減できます。データの正確性を高め、業務効率を大幅に向上させることができます。
・在庫管理と発注の自動化
受注管理システムにより在庫管理と発注の自動化が可能になります。手作業で在庫を把握したり、発注を行ったりする作業は時間と手間がかかり、ヒューマンエラーが発生する可能性が高くなります。これらの問題を解消できるのが自動化機能です。
自動化機能によって例えば「特定の商品が一定の在庫量を下回ると自動的に仕入れ先へ発注する設定にする」といったことが可能になります。併せて実際の在庫数をリアルタイムで把握し、過剰在庫や在庫切れを防ぐような自動管理も行えます。
在庫管理と発注の自動化により、業務効率が向上し、コスト削減につながります。手動の作業負担が軽減されるだけでなく、迅速かつ正確な在庫管理が可能になります。これらは無駄な在庫を減らし、キャッシュフローの改善にも寄与します。
一例として、小売業界の繁忙期における在庫不足課題も未然に防ぎ、販売機会の損失を最小限に抑えつつ、成果を最大化することにもつながるでしょう。
さらに、受注管理システムは多くの場合、他の基幹システムや物流システムともシームレスに連携する機能もあります。自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズすることができ、例えば多店舗展開を行っている企業でも統一した在庫情報を管理することができます。メール送信やアラート機能を活用すれば、発注先との連絡がスムーズに行え、人員の手間を大幅に減少させることが可能です。
・顧客情報の一元管理
顧客情報の一元管理を導入することで、顧客対応の質をより向上できます。顧客情報も含めて一元管理されていることで、購買履歴や問い合わせ履歴、さらには過去のクレームやリクエストなども迅速に参照でき、顧客一人ひとりに対してより適切な対応が可能になるからです。情報の一元管理は、顧客の信頼を得るためにとても効果的です。
例えば、ある顧客が過去に購入した商品や、どのような問い合わせを行ったかを即座に把握できるとします。この場合、その顧客が再び同じ問題を抱えたときや、新たな商品を探しているときに、関連する商品の提案や高度なサポートを行うことが可能になります。顧客は自身が大切に扱われていると感じるでしょう。こうした取り組みの一つひとつが満足度の向上に寄与するのは間違いありません。
顧客情報が一元管理されていれば、全ての従業員で同じ情報を共有できることにもなります。誰が対応しても一貫したサービスを提供できます。「前回の担当者に言った情報を再度説明しなければならず、すごく面倒……」「前回の担当者と言っていることが違う……」のようなストレスを顧客に感じさせることなく、適切に対応できます。
このように、顧客情報を一元管理できる体制はかなり大きなポイントになるでしょう。より効率的な業務運営が可能となり、全体のサービスの質が向上し、顧客満足度を高めることが期待できます。顧客データをしっかりと正しく管理し、適切な対応を行うことで、長期的な顧客関係の構築にもつながります。このようにして、企業は競争力を高めることができ、持続的な成長を実現できます。
・請求書の作成と管理
受注管理業務と連動した業務に「請求書発行と管理」もあります。受注管理システムの中にはこの「請求書の作成と管理」の機能も統合した製品も多くあります。請求書関連業務もやはり手作業ではミスが発生しやすく、手間も時間がかかります。これが自動化されるだけで「正確性」と「効率」が大きく高まります。
請求書作成と管理機能によって例えば、注文情報の日付を認識し、自動で請求書を生成し、その顧客へ適切な日にメール送信するといったことを自動化できます。これにより、手間を省きながらも請求漏れを防ぐことができます。受注管理システムで請求書作成と管理を行うことで、業務の効率化と正確性を向上させられることになります。
受注管理システムの利用シーン
受注管理システムは、さまざまな業種や業界、ビジネスモデルで利用されています。それぞれのシーンに応じた活用法を理解することで、業務効率を最大限に高めることができます。
以下では、小売業、製造業、サービス業、オンラインビジネスの各業界における受注管理システムの具体的な利用シーンについて詳しく解説します。
・小売業の場合
小売業において受注管理システムは在庫管理と効率的な注文処理に不可欠です。小売業は多数の商品を扱い、多くの注文を処理するため、在庫管理は複雑です。受注管理システムを導入することで、在庫の正確な把握と迅速な注文処理が可能になります。
例えば、店のリアルタイムな在庫状況を自動的に把握し、発注が必要なタイミングをシステムが自動で通知する、場合に応じて注文するといった自動化まで可能です。小売店の多くが課題に挙げる、商品の在庫管理と注文処理を効率化し、在庫切れの防止および過剰在庫の低減を実現できます。
・製造業の場合
製造業では、受注から生産、出荷までのプロセスを一元管理し、正しく商品・商材を提供するためにリアルタイムでの進ちょく管理、不良品の発生を抑止することが求められます。受注管理システムの導入は非常に重要といえます。
例えば自動車製造業では、多種多様な部品を多くの仕入れ先からそれぞれ仕入れて、それらを組み合わせて計画的に製造するといった複雑な工程を経るため、各ステップの進ちょくをリアルタイムで把握することが納期の順守、そして品質管理の徹底につながります。部品の在庫管理が効率化され、必要なタイミングで適切な部品が確保されることで、生産ラインの正常化、効率化が見込めます。
複雑な製造工程を持つ製造業において、受注管理システムの活用は実現可能なコスト削減と質の向上のための大きな武器となります。
・サービス業での受注管理
サービス業では多様なサービスの提供が求められます。受注の内容が複雑になりがちなサービス業においては、これらの複雑な受注プロセスを効率よく管理し、サービスの質を維持・向上させるために受注管理システムの機能が寄与します。
例えば、イベント企画会社では、各イベントごとに異なる要求やスケジュール管理が必要です。受注管理システムによって、顧客の要求を的確に記録、管理しておくことで、スムーズな運営が可能となります。サービス業の運営効率を大幅に向上させ、顧客満足度を高めることができるでしょう。複雑な受注プロセスをシステム化することにより、ヒューマンエラーを減少させ、正確な情報をもとに迅速に対応することができます。
顧客情報や過去の注文履歴を一元管理することで、繰り返し受注が発生するケースにも柔軟に対応可能です。これにより、営業活動や顧客フォローがより効果的かつ効率的に行えるようになり、顧客満足度の向上とリピーターの増加を期待できます。
・オンラインビジネスでの受注管理
オンラインビジネスも受注内容が多岐にわたるため、手動での管理はミスや遅れを招きやすくなります。例えばECサイトで受注管理システムを適切に用いることで、大量の顧客からの大量の注文内容も自動で整理・分類でき、在庫管理と連携させてリアルタイムで在庫状況を反映させながら顧客の注文を捌くことができます。データを正確に保てるので、もちろん商品発送などのミスを減らし、そして迅速な出荷を行うことも可能です。オンラインビジネスにおける受注管理システムの利用は、業務効率を高め、顧客満足度を向上させるために非常に重要です。
受注管理システムの選定ポイント
適切な受注管理システムを選定するにはいくつかの重要なポイントがあります。システムの選定が業務効率やコスト削減に直結するため、事前に重要な要素を把握しておく必要があります。
受注管理システムを選ぶ際はには下記の3つのポイントに着目し、検討していくとよいでしょう。
- 自社に適する機能を的確に備えているか。機能に柔軟性、拡張性はあるか
- 自社の求めるセキュリティ性／機能は備えているか
- 自社の業務に合った操作性を備えているか
（1）自社に適する機能を的確に備えているか。機能に柔軟性、拡張性はあるか
受注管理システムの選定は、「自社の要件」に沿って機能と、その拡張性や柔軟性をチェックする作業が初期段階になります。
自社の要件とは、自社の業態、ワークフローを棚卸しし、場合によっては業界独自ルールなどをも含めて、どんな課題があるのか、それをどう解決したいか、どんな成果を得るのかといった項目をまとめた、製品選定に必要となる情報のことです。例えば「社内ですでにあるシステムやツールと連携できるか」「機能の追加やカスタマイズは可能か」などがチェック項目に挙がります。データ連携においては、CSVファイルなどで連携するほかに、API（Application Programming Interface）を用意し、他社システムとの容易な連携をウリにする製品も多くあります。
受注を受け付ける窓口（販売経路や顧客との接点）に柔軟性があるか否かもチェックポイントとなります。具体的には「マルチチャネル機能」をチェックするのがおすすめです。受発注システムにおけるマルチチャネルとは「複数の異なる窓口からの受注や発注に対応できる」機能のことです。マルチチャネル機能が充実していれば、店頭をはじめ、電話やFAX、Web、メール、SNSなど幅広い窓口からの受注に対応できます。柔軟な受注体制を構築することで新たな機会の獲得も期待できるでしょう。
（2）セキュリティ性が的確に考慮されているシステムか
受注管理システムでは受注情報とともに、企業として特に重要な情報である「顧客情報」も管理します。クラウド型製品は「製品ベンダー側が一定以上のセキュリティ対策と機能を提供」するので、ある程度はお任せできます。しかし自社の情報である以上、セキュリティ対策を自社で何も考えないでは済まされません。従業員に情報セキュリティ教育を施してリテラシーを高める基礎から、自社の要件とともに製品へどんなセキュリティ機能や対策が施されているか、足りない要素はないかどうかなどをチェックすることが必要です。
（3）自社の業務に合った操作性を備えているか
受発注システムの導入により、業務フローが大きく変わるかもしれません。製品に機能が充実しているとしても、自社の業務フローに合っていないならば従業員に「使いにくい」と評価されてしまいます。せっかく導入したのに使われない事態は何としても避けたいところです。
なおクラウド型のIT製品には「無料」で始められる柔軟性もあります。製品の中には、月額無料で使えてしまう「無料プラン」、あるいは一定期間無料で試用できる「無料トライアル」が用意されています。
月額無料プランは「利用できるユーザー数や機能を絞る」ことで無料で利用できるプランです。主に個人事業主から小規模企業向けに提供されますが、限られた人数でスモールスタートし「使い勝手を確かめてからプランを決めたい」シーンにも便利に利用できます。
無料トライアルも「使い勝手や機能確かめてから決めたい」人向けです。平均すると30日前後、「試用」として無料で使えます。
「使い勝手」は自社独自のフローも含めた主観要素も多く含まれると思います。「無料版」もぜひ遠慮なく活用し、選定を進めていきましょう。
受注管理システムの導入ステップ
受注管理システムの導入は、企業の効率を大きく向上させる重要なプロセスです。この記事では、受注管理システムをスムーズに導入するためのステップを詳しく解説します。
受注管理システムを導入するための基本的なステップには、導入計画の立案、システムの比較と選定、導入と運用があります。それぞれのステップを整理し、成功するためのポイントを理解しましょう。
| ステップ | ステップの概要 |
|---|---|
1.導入計画の立案と推進 |
要件の策定、予算の設定／導入後の目標やゴールの設定／導入推進チームの結成など |
2.システムの比較と選定 |
自社の業務内容や規模、顧客との取引形態などに合う受注管理システムを比較して選定 |
3.導入と運用 |
トライアルを活用して導入するシステムを決定／導入後の運用方針の決定／使用方法の研修を従業員に実施 |
1.導入計画の立案と推進
受注管理システムの導入を成功させるために、まずは詳細な導入計画を立てることが重要です。計画なしにシステムを導入すると、運用時に様々な問題が発生し、結果的に効果が半減してしまう可能性があります。具体的には、現状の業務フローを洗い出し、どの部分にシステムを適用するのか、予算や時間、必要な人材などを詳細に計画する必要があります。
計画を立てたら、それに沿って進捗状況を管理し、問題が発生した際には迅速に対応できる体制を作りましょう。システムの導入は一回限りの作業ではなく、予期せぬ問題や調整が必要になることも多々あります。例えば、在庫管理機能が思った以上に複雑だったり、社員が新しいシステムに慣れるまで時間がかかることがあります。そのため、計画段階でこれらのリスクや問題点も考慮しておくことが重要です。
計画の推進には、まず細かいステップ別に進行状況を確認するプロジェクト管理が欠かせません。これは、業務効率を高め、スムーズなシステム導入を実現する助けとなります。進捗状況を定期的にチェックし、問題があればすぐに修正を行うことで、導入後の問題やトラブルを未然に防ぐことができます。
最終的には、詳細な導入計画とその推進が、効果的な受注管理システムの導入と運用を実現するための鍵となります。しっかりとした計画を立て、それに基づいて進捗を管理し続けることが成功への第一歩です。このように計画的に進めることで、長期的に見て運用コストを抑え、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
2.システムの比較と選定
受注管理システムを導入する際には、システムの比較と選定が重要です。市場には多くの選択肢が存在し、それぞれのシステムが異なる特性や機能を持っています。そのため、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことが求められます。
例えば、小売業向けのシステムと製造業向けのシステムでは、在庫管理や発注の自動化機能に違いが見られます。小売業向けのシステムは在庫の迅速な回転や店舗間の在庫共有が重視される一方で、製造業向けのシステムは大量生産と部品管理に特化した機能を提供する場合が多いです。これにより、業務に合った機能を提供するシステムを選定することが重要です。
適切なシステムを選定することで、業務効率を最大化し、経営上の課題を解決する手助けとなります。選定時には、システムの基本的な機能だけでなく、カスタマイズ性やユーザーフレンドリーな操作性、外部システムとの連携能力なども考慮する必要があります。また、料金体系やサポート体制も比較の際に重要な要素となります。
業務効率を向上させるためには、システムの比較と選定を慎重に行うことが不可欠です。システム導入後も運用方法やカスタマイズの仕方により、さらなる業務改善が期待できます。企業の目標や課題に最適化されたシステムを選び、導入を成功させましょう。
3.導入と運用
システムの導入と運用は、受注管理システムの効果を最大限に引き出すための重要なステップです。適切な導入プロセスと運用計画は、システムの性能をフルに活用し、業務効率の向上やエラーの削減に寄与するからです。システム導入においては、まず社員に対してじっくりと研修を実施することが必要です。これにより、社員がシステムの使い方を理解し、日常の業務にスムーズに組み込むことができます。また、運用段階においても定期的にシステムのパフォーマンスを監視し、必要に応じて設定を見直すことが重要です。
特に初期設定やシステムのカスタマイズは、システムが業務フローに最適化されるために不可欠です。例えば、特定の商品や顧客情報の登録から請求書の発行までが一元的に管理され、その過程ですべての情報が自動的に連動する仕組みを構築します。これにより、ヒューマンエラーの発生が大幅に減少し、業務効率が飛躍的に向上します。
導入の第一段階としては、システムを試験的に使用し、実際に操作することでどの機能が最も効果的かを確認することが肝心です。そして、運用計画としては、日常的なメンテナンスと定期的なフォローアップを設けることで、運用中の問題を早期に把握して対処することができます。また、アップデートや新機能の導入においても、スムーズな業務運用が継続されるよう事前の準備が必要です。
システム導入と運用計画をしっかりと立てることで、受注管理システムの投資が実際の業務改善につながります。導入段階から運用段階にかけて、従業員全体の理解と協力を得るための取り組みが求められます。そのため、適切な導入プロセスと長期的な運用計画が業務効率の向上とエラーの削減に寄与します。
製造・小売り・EC・卸売業向け機能を備える受注管理システム 10選
ここからは、おすすめの受注管理システム（受発注システム）を3つご紹介します。システムそれぞれの特徴や料金プラン、機能例などを紹介していますので、こちらも参考にしつつ自社に合う受注管理システムを検討しましょう。（製品名 abcあいうえお順／2024年7月時点）
