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Web-EDIとは? EDIの基礎と活用シーン、導入のメリット/デメリットを解説

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ITセレクト編集部

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昨今、早期の対応や実践が叫ばれる「企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)」。このDXを実践、検討していく中で頻繁に登場する「聞き慣れない単語/略語」をピックアップし、サクッと解説します。今回は「Web-EDI」です。

 

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Web-EDIとは?

Web-EDIとは、企業間の商取引業務をブラウザ上で行い、業務の効率化を図るシステムのことです。企業間の商取引を効率化するために用いられます。

EDIは「Electronic Data Interchange」の略で、日本語では「電子データ交換」と訳されます。企業間で商取引に関する情報(受発注、見積もり、決済、出入荷など)を、あらかじめ定めた形式に従って電子化し、インターネットや専用の通信回線網などを通じて送受信しあう仕組みです。

EDIは、情報伝達の速度を大きく上げ、事務工数や人員の削減、販売機会の拡大などにつながることから多くの企業で利用されています。使っている意識がなくとも普段使うIT製品に機能として組み込まれているシーンも多いです。ただ、EDIの形式やコードは企業や業界ごとに異なるため、取引を行う各企業がそれぞれの形式やコードに対応する必要があります。

 

Web-EDIのメリット

Web-EDIには以下のメリットがあります。

請求書のペーパーレス化

注文書、請求書、納品書などの商取引に必要な文書を、業界標準のフォーマットでやり取りします。これにより、取引の自動化が可能となり、手作業によるエラーや作業時間を削減できます。

 

導入が容易、比較的低コストで運用可能

専用のハードウェアやソフトウェアの購入が不要で、インターネットが利用できる環境があれば始められます。これにより、特に中小企業にとっての導入障壁が低くなります。

 

伝達速度が早く業務の効率化が望める

インターネットを通じてデータを即時に交換できるため、文書の送受信も迅速に行われます。これにより業務プロセス全体の速度と効率が向上します。どこからでもアクセス可能なWebベースのシステムにより、外出先や在宅勤務時でも業務を進められるため、柔軟な働き方なども支援できるでしょう。

 

セキュリティ対策

送受信されるデータは暗号化され、不正アクセスやデータ漏えいのリスクを一般的なメールなどのやりとりに比べて低く抑えられます。使用者ごとに異なるアクセス権を設定することで情報へのセキュリティ性も強化できます。

加えて記録がデジタルで保存されるため、必要に応じて誰がいつどのような操作を行ったのかといった追跡を行い、証跡にすることも可能です。内部統制やコンプライアンスの確保にも対応できます。

 

Web-EDIのデメリット

Web-EDIの導入にはデメリットや注意点も存在します。

まず、取引先ごとに異なるEDIフォーマットを使用している場合には、これらを一元的に管理しつつ、取引先ごとに「適切に変換」して運用していく必要があります。

取引先が多ければその分、全ての取引先との間でフォーマットを統一することは困難なことがあり、相互運用性に問題や課題が生じることがあります。

既存の会計ソフトウェアや在庫管理システムなど、他のITシステムとのデータ連携において互換性問題が起こることもあります。これらのシステムとのスムーズな統合を実現するには、追加の開発や詳細の調整が必要になるでしょう。

また業種や業態によっては、インターネットを介してビジネス文書や情報を送受信すること「そのもの」にセキュリティ性の懸念が生じることもあります。

Web-EDIシステムの導入そのものは比較的低コストで済むとされます。しかし、既存システムとの統合や仕様のカスタマイズ、ユーザー教育や取引先との連携などにかかるコストも無視できません。これらの初期投資に対する投資収益率(ROI)も算出して導入計画を進めることも必要となります。

 

Web-EDIが用いられる主なIT製品

Web-EDIを利用することで、企業間文書データ交換の電子化/自動化を実現します。これにより手作業による人的ミスの減少、業務プロセスの高速化、コスト削減などを実現できます。Web-EDIが用いられる主なIT製品は以下の通りです。

帳票システム

帳票システムは、請求書、納品書、注文書などの帳票を電子的に作成、送受信、管理するためのIT製品です。Web-EDIの仕組みを通じて、文書を標準化したフォーマットで取引先へ直接送信でき、また同様に電子的に受領できます。

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受発注システム

受発注システムは、注文から発注までの情報やプロセスをデータとして一元化し、効率化するIT製品です。Web-EDIを介して自動的に取引先との間で注文情報を交換します。このシステムを使用することで、注文の確認、在庫の確認、発注の実行の迅速化、かつ確実性の向上が期待できます。

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在庫管理システム

在庫管理システムは、在庫レベルのリアルタイムな監視と、商品の入出庫管理を行うためのIT製品です。Web-EDIを利用することで、供給者との間で在庫情報や発注情報を電子的に交換し、リアルタイム性とともに「在庫の最適化」を図ることができます。

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会計システム

会計システムは、請求書の発行、経費の管理、財務報告など、会計関連の業務を自動化するIT製品です。Web-EDIを介して、電子的に請求書を送受信し、会計システムに直接統合することで、会計処理の自動化と効率化を実現します。

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Web-EDI の特徴と仕組み

Web-EDIの実現形態

EDIは主に、伝票表示型(ブラウザ型)とファイル転送型、2つの実現形態があります。

1:伝票表示型(ブラウザ型)

ブラウザ型は、Webブラウザを介してEDIシステムへアクセスし、伝票等のデータを直接表示、編集、送信できます。利用者は専用のソフトウェア類をインストールすることなく、インターネットが接続できる環境があればどこからでもアクセスできます。ユーザーインタフェースが直感的であり、特別なトレーニングを必要とせずに利用開始できるのも特徴です。

 

2:ファイル転送型

ファイル転送型は、取引情報を含むファイルをWeb-EDIシステムを通じて相手方に直接送信する形態です。この方法では、CSVやXMLなど、汎用的な形式でファイルを作成し、それをWeb経由で送受信します。システム間で自動的に情報を交換できるため、大量の取引データを効率的に処理するシーンなどに用いられます。。

 

ブラウザ操作での自動化

Web-EDIはブラウザ操作を通じて、取引文書の作成、送受信、管理を行えます。このプロセスを自動化することで、データ入力の時間短縮や手作業による人的ミスの排除が望めます。

 

クラウドベースでの提供

Web-EDIサービスは多くの場合クラウドベースで提供されます。企業は自社で大掛かりなハードウェアやシステムを抱える必要はなく、ハードウェアの設置やシステムの構築やメンテナンスにかかるコストや時間を抑えられます。

 

低コスト運用

Web-EDIは前述した通り、専用のソフトウェアや特別なハードウェア類も不要であるため、初期費を比較的低く抑えて導入できます。また多くは月額/年額で支払うサブスクリプション型と呼ぶ料金制を採用するクラウド型製品であるため、運用コストの算出も行いやすい傾向にあります。

もちろん、従来型である紙の文書を郵送する物理的な手段に比べると、手間も、コスト効率も、確実性も利点があり、迅速な取引が可能になります。

(執筆:合同会社伝心)

 

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