2024年1月、電子帳簿保存法（電帳法）において「電子取引データの保存」が義務化されました。この義務化は事業の規模を問わず、中小企業や個人事業主も対象です。電子帳簿保存法は私たちの業務にどう関わり、どう対応し、順守していかなければならないのでしょう。
この記事では、あらためて電子帳簿保存法の順守に向けた基礎を確認しながら、特に電子帳簿保存法と密に関わる業務シーンの1つである「会計、経理」分野の対策方法と注意点、“電帳法対応”会計ソフトの選び方を解説していきます。
目次
改正電子帳簿保存法、＜2024年1月に義務化＞「電子取引の電子データ保存」とは
電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号／2022年1月1日施行））は、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上を目的にする法律です。
電子帳簿保存法は区分として「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分かれています。各税法でこれまで「紙での保存が義務」付けられていた帳簿類を「電子データとして保存」できるよう緩和し、併せて電子データとして「取り引き情報の保存義務」のルールなどを定めています。2022年1月の改正で、電子データとしての定義と扱い方、帳簿類を電子的に保存する際のルールが抜本的に見直され、一部要件も緩和されました。
その中の電子取引については、施行から2年の宥恕（ゆうじょ）期間を経て、つい先日「2024年1月」に電子データの保存が「義務化」されました。
電子取引データの保存義務化
これまで電子取引で行ったとしても、紙ベースでの保存も認められていました。改正によって、電子データとしての保存が「義務」となります。
「電子取引のデータは、電子データのまま保存“しなければならない”」と定められたことがポイントです。電子取引データとは、メールで送受信した請求書、クレジットカードの利用明細書など、デジタルで／電子的にやりとりしたデータ全般を指します。
この義務化は、電子データの取り扱いが一切ないなどの一部例を除き、全企業、個人事業主も対象となります。
保存要件の緩和
電子帳簿の保存要件として、改正によって「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2つの区分が設けられました。電子データは「真実性の確保」と「可視性の確保」が主の要件になります。優良かその他、2段階の要件レベルのうち「どちらか」を満たすことが求められます。端的には、保存要件が2段階に分かれたことで「その他の電子帳簿」として電子帳簿保存のための要件がやや緩和されたました。
優良な電子帳簿は、これまで承認を受けていた電子帳簿類とほぼ同じ要件を満たすものです。多くの要件を求めますが、申告漏れ時に課される過少申告加算税の特例（5％軽減など）を受けられる利点があります。
その他の電子帳簿は、「システム関係書類を備え付けること」「画面などに見やすく明瞭な状態で速やかに表示・出力できること」「税務署員による電子データのダウンロードの要求に応じられるようにすること」が要件となります。
多くの場合、「会計ソフト／会計システム」や文書管理システムなどを利用すれば要件を満たすことが可能です。保存のための要件が改正前よりも穏やかになったことで、事業者側の負担もある程度軽減されました。
電子帳簿の保存要件、「優良」「その他」の違い（出典：国税庁資料「令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要（令和５年４月）」）
届出の不要化
これまでは、帳簿や書類の電子保存をするには前もって税務署への届出が必要でした。改正後ではその事前承認制度が廃止され、申請のための準備も不要になったため、企業が電子保存を取り入れる機会が拡大されました。
罰則規定の強化
要件の緩和や届出の廃止などの変更があり、電子帳簿保存の管理や導入がしやすくなる一方で違反時の罰則は強化されています。
電子データに改ざんや隠蔽があった場合には、申告漏れなどで課される「重加算税」が10％加重されます。その他にも、青色申告の取り消しや会社法では100万円以下の罰金を科されるといったリスクもあります。新たな会計ソフト導入の際には、再度罰則規定を確認しておきましょう。
電子帳簿保存法の順守を踏まえた会計ソフトの必要性
会計ソフトとは、企業や個人事業主の会計業務を効率化するためのソフトウェア、IT製品のことです。
今回はあらためて、中小企業向けに会計ソフトの必要性を確かめましょう。
中小企業における会計業務の課題
大企業と比べて人的リソースが限られる中小企業では、間接業務（バックオフィス業務）である経理部門に人員を豊富に配置しにくい事情があります。会社によっては経理担当者が1人だけであったり、経営者自らが経理処理を行ったりするケースもあるでしょう。データが一元管理されていないと財務状況の把握が難しく、迅速な経営判断を妨げる要因にもなります。
また、経費の管理、請求書の作成など、複雑かつ確認作業が多い経理業務では、手作業やMicrosoft Excel（エクセル）などでの管理といった、人力に頼るだけの処理は、時間がかかる上に人的ミスが起こる可能性が多くあります。
会計ソフトで解決できる課題
会計ソフトによって会計業務にかける労力を大幅に効率化できます。
会計ソフトには自動計算や自動仕訳といった機能があるため、手作業よりも手間と時間を削減できるだけでなく、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーも減少するでしょう。
特に、伝票作成時に適切な勘定科目を判別する自動仕訳の機能は、簿記の知識が十分でない場合や経験が浅い担当者にとっては非常に役立ちます。
また、入力データから損益レポートを作成でき、財務状況を「見える化」することで経営戦略に活かせます。
「法改正」への的確な対応
電子帳簿保存法、2023年10月に始まった消費税法の適格請求書等保存方式（インボイス制度）なども含めて、法律や制度の変更は会社として、そして会計・経理部門の業務に大きく関連します。
もし、現在も正確かつ適切に対応ができていないならば会社として大きなリスクになります。法の順守は企業として特に優先すべき事項です。
なお、専門的な機能を持つクラウド型の「会計ソフト／会計システム」のほとんどは、法律などに合わせて機能や仕様をアップデートする機能を持っています。決して自社で何も考えずに／対策さえ検討せずに／全部お任せ……で済ますことはできませんが、「使っていればそのまま対応してくれる」感覚はユーザーにとってかなり安心できるポイントになるでしょう。
電帳法対応「会計ソフト」の選定ポイント
法律に基づいた正確な処理が求められる会計業務においては、今後、法改正へ迅速に対応できる会計ソフトを選ぶことも肝要となっていくでしょう。ここからは法への適切な対応を踏まえた会計ソフトの選定ポイントを確認しましょう。
電子帳簿保存法では、電子取引の保存要件として「真実性」と「可視性」の確保が定められています。真実性とはデータの削除や改ざんができない状態にすること、可視性はデータの検索や表示ができる状態にすることを意味します。
この2つの保存要件を満たせない会計ソフト／会計システム……は昨今まずないとは思いますが、以下の機能をチェックしましょう。
タイムスタンプ機能
タイムスタンプは、総務省から認定を受けた第三者機関（時刻認証業務認定事業者）から付与されるもので、その電子文書が存在していたことと改ざんされていないことの証明になります。導入する会計ソフトがタイムスタンプ機能を搭載していれば利用できます。
検索機能
電子帳簿と同じく、電子データに関しても「取引年月日（日付）」「取引先」「取引金額」の3点で検索できることが求められ、一般的な会計ソフトではこの要件を満たす検索機能が備わっています。
会計ソフトを導入しない場合には、ファイル名に規則性を持たせたり、別途で索引簿を作成して情報を紐づけたりといった対応が必要です。
JIIMA認証
検討している会計ソフトが電子帳簿保存法に正しく対応できるかどうかは、「JIIMA認証」を取得しているかどうかでも判断できます。
JIIMA認証は公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会が、そのサービス、ベンダーが電子帳簿保存法の要件を満たしていると認証する制度です。
JIIMA認証は電子帳簿保存法の順守に必須の要件ではありません。しかし、JIIMA認証を取得しているならば、電子帳簿保存法を順守できる対応しているという証明になるため、個人事業主や会社側が対応要件を確認する行程を減らすことができます。
JIIMA認証のうち電子帳簿保存法に関する認証は4種類あります。導入を検討する会計ソフトがどの認証を受けているかを確認しましょう。
予算の設定
会計ソフトを導入する際には、初期費用や維持費用といった金銭的なコストが発生します。
また、導入形態がインストール型かクラウド型かによっても費用は大きく変わります。インストール型であればソフトは買い切りですが、クラウド型では月額や年額でコストが発生するサブスクリプション形式が基本です。
経理部門の業務効率のためにどれだけの予算をかけられるのか、費用対効果を鑑みて会計ソフトを選びましょう。
サポートとアップデート
会計ソフトのサポート体制は、製品や料金プランによって異なります。チャットやメールでの問い合わせのみの場合もあれば、会計処理について電話で質問できることもあります。
また、改正があった場合のアップデート方法は会計ソフトの形態によって異なります。インストール型であれば有償無償に関わらず手動でのアップデートが必要で、クラウド型であれば自動的にアップデートが行われるのが一般的です。
「電子帳簿保存法対応」のクラウド型会計ソフト5選
導入形態やサポート体制、JIIMA認証の有無とともに、電子帳簿保存法対応をうたう主要な会計ソフトを5つ紹介します。（製品名 abcあいうえお順）
