クラウド会計ソフトとは？　メリット・デメリットと主な利用シーン｜人気製品3つを比較

会計ソフトは、記帳や仕訳、決算書の作成などができ、会計業務の効率化に役立つソフトウェアです。従来の主流であったインストール型（パッケージ型）の他にも、近年ではクラウド型の会計ソフトに注目が集まっています。

ここでは、クラウド会計ソフトについて基礎知識や機能、メリット・デメリット、選ぶポイントなどを紹介します。

クラウド会計ソフトの基礎知識

クラウド会計ソフトの特徴やインストール型との違い、規模による種類を確認しましょう。

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトとは、経理業務を効率化するための会計ソフトのうち、インターネットを介してクラウドサーバにあるソフトを使い、会計処理を行うサービスやシステムを指します。

入力や仕訳といった経理業務を自動化できる機能や、複数人で同時に作業ができる機能など、さまざまな機能があるため、導入することで経理業務が大幅に効率化できます。

従来の会計ソフトとの違い

従来の会計ソフトは、ソフトウェアをPCにインストールして使用することが一般的でした。これらはインストール型やパッケージ型と呼ばれます。インターネット環境の有無に限らず機能を使えますが、ソフトウェアをインストールしたPC1台のみで利用することが一般的で、複数人で同時に作業をしたい場合はその分ライセンスを追加購入する必要がありました。

買い切りのためソフトウェアを一度購入すれば、基本的に追加料金は発生しません。しかし、システムサポートやアップデートなどで追加料金や月額料金が発生することもありました。

インストール型に対して、よく比較されるのはクラウド型の会計ソフトです。インターネット環境とブラウザがあれば使用する場所を問わなくなります。

また、ライセンスはデバイス単位ではなく、アカウント単位になります。複数人が同時に作業でき、また作業者は会社のPCでも、自宅のPCでも、スマートフォンやタブレットなどでも、「どこでも、どれでも」利用できる体制を実現できるようになります。

クラウドの会計サービスの使用料金は、提供する会社へ月額や年額で使用料を支払うサブスクリプション形式がほとんどです。発生する月単位あるいは年単位のランニングコストとともにコストを管理します。

クラウド会計ソフトの主な種類

クラウド会計ソフトは、個人事業主や法人向けの製品、特定の業種に特化した製品など規模や業種によって搭載する機能が異なります。

個人事業主向け

個人事業主向けのクラウド会計ソフトは、消耗品費や接待交際費といった日々の仕訳作業はもちろん、確定申告書も作成できるのが特徴です。白色申告と青色申告両方に対応している製品もありますが、どちらか一方のみしか対応していない場合もあるため導入前に確認しましょう。

スマートフォンアプリに対応している製品の中には、レシートを撮影して取り込みができるものもあり、入力の手間が省けます。この機能は、個人事業主だけでなく、従業員の少ない小規模企業の経理担当者にとっても記帳や決算書作成に役立ちます。

法人向け

法人は、税務署への申告や株主・融資先への業績報告など会計作業が多岐にわたります。定期的に試算表や決算書を作成する必要があるため、会計作業を効率的に進めたい場合は会計ソフトが必要不可欠です。法人向けのクラウド会計ソフトには、試算表や決算書の作成、社内間における仕訳の承認・申請や権限管理といった機能が搭載されています。

また、ほとんどのクラウド型クラウド会計ソフトは、法改正に対応する機能・仕様アップデートが自動で行われます。2023年10月から施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）などにも、導入すれば「自動的に法改正への対応も完了」といったように、自社の課題を簡単に解決できてしまうメリットも大きいといえます。

特定業種向け

クラウド会計ソフトの中には「特定の業種」に特化した機能をウリにする製品もあります。製品それぞれで業界特有の課題を理解しており、その対策に向けて工夫した機能を備えます。

例えば、飲食店向けであれば仕入原価や原価率、客単価などをグラフで確認できる機能が、建設業向けであれば工事別の仕訳・原価計算を自動化できる機能や“2024年問題”に向けた法改正対応機能を搭載していたりします。これにより、各業界特有の指標に関する処理をソフト上で効率的に行えます。

クラウド会計ソフトを導入するメリット・デメリット

前述したように、クラウド会計ソフトはインターネットを介して使用する製品、サービスです。ここでは、クラウド会計ソフトの一般的なメリットとデメリットについてご紹介します。

クラウド会計ソフトを導入するメリット

クラウド会計ソフトの導入で得られる代表的なメリットは以下の通りです。

・ネット環境があればいつでもどこでも利用できる

クラウド型は、インターネット環境と適当なデバイスがあれば場所や時間を問わずアクセスできます。経理担当者がテレワーク中に自宅からアクセスできたり、複数拠点の経理担当者が各自で直接データを入力できたりといった利点があります。

・ソフトウェアの更新作業が不要

クラウド会計ソフトはインターネット上にあるため、バージョンアップが自動で行われることも特徴です。

大抵の製品では、消費税の改正や確定申告書の様式変更など、会計業務に重要な法的変更があるとしても自動で対応／アップデートしてくれるので、以前の税率のまま会計処理を行ってしまうといったミスを防げます。

・多様な端末で操作ができる

マルチデバイスに対応している製品であれば、会社のPCはもちろん、自宅のPC、タブレットやスマートフォンといったモバイル端末から会計ソフトを使用できます。スマートフォンやタブレットでも使いやすいように文字サイズやボタンがデザインされているソフトもあります。

・各種データとも自動連携し、帳簿へ反映できる

クラウド会計ソフトと、インターネットバンキングやクレジットカードを連携することで、利用明細が自動的に帳簿として反映されます。

また、自動仕訳の機能があれば設定した勘定科目や摘要欄を詳細に振り分け・表示できるため、手動での入力や仕訳の手間が省け、ケアレスミスも少なくなります。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトの導入でよく挙がるデメリット、課題は以下の通りです。

インターネットの環境に左右される

クラウド型製品はインターネットへの接続が必須です。回線の通信速度が遅かったり、接続が途切れたりといった不安定な環境では会計作業をスムーズに行うことは難しくなるでしょう。また、普段は問題なく使えても、月末から月初にかけた会計処理を行うユーザーが多いタイミングでは、アクセス集中で処理速度が遅くなることがあります。サービス事業者の都合でメンテナンスによるサービス停止を余儀なくされることもあり得ます。クラウド型といっても、自社IT部門の担当者やシステム管理者が通信環境を適宜整えたり、メンテなどに適切に対応する体制を整えておく必要はあります。

ランニングコストが発生する

クラウド会計ソフトの多くは月額や年額で提供サービス会社に使用料を支払う「サブスプリプション形態」で提供されます。使用料は製品を使い続ける限り、毎月あるいは毎年発生します。

セキュリティのリスクがある

クラウド型会計ソフトは、インターネット環境とアカウント情報があれば、時や場所を問わず会計の機能へアクセスできます。便利な反面、リスクも生じます。

クラウド型製品は、セキュリティ対策の基礎対策をクラウドサービスベンダーに任せられる利点があります。しかし、自社の重要な「カネ」のデータを扱う以上、何も対策せず／全部お任せ……ではいけません。製品側のセキュリティ対策だけでなく、自社内のセキュリティ意識や取り組み、体制の不備や不足も潜在的なリスク要因になります。

クラウド会計ソフトを選ぶポイント

クラウド会計ソフトを導入する前に、自社の業種や規模、予算やサポート体制などを事前に把握することが大切です。選定前に押さえておきたいポイントについてまとめました。

・自社のニーズに沿った会計処理を行えるか

クラウド会計ソフトには、個人事業主、中小規模・大規模向けのように、規模によってサービスを分けている製品もあります。企業規模が大きくなるほど搭載される機能は増えますが、多機能であれば良いというものでもないため自社の規模に合った製品の中から選びましょう。

また、クラウド会計ソフトには営業管理システムやPOSレジなど他システムと連携ができるものもあります。業種に合ったシステムや既に使用しているシステムと連携ができるか事前に確認しましょう。その他にも、顧問税理士がいる場合には、連携して使用できるか事前に確認しておきましょう。

・自社の従業員が難なく操作できるか

クラウド会計ソフトは、実際に使用する担当者にとっての使いやすさも考慮しなければいけません。経理の専門用語が数多く使われているため、企業にあった細かな会計業務をする場合、簿記や会計知識がまったくない従業員には利用は難しいでしょう。しかし、ある程度の簿記の知識があれば経理初心者でも入力ができるように工夫されている会計ソフトもあるため、担当者と要件をすり合わせながら選定しましょう。

・ランニングコストは予算の範囲内か

前述のとおり、クラウド会計ソフトは利用している期間はランニングコストが発生します。会社の収支を管理する経理部門に対して、業務効率のためにどれだけの予算をかけられるのか、費用対効果を鑑みてソフトを選びましょう。

多機能でサポート体制が手厚いほど料金が高くなるため、必要な機能を見極めることが大切です。

・サポート体制は十分か

クラウド会計ソフトのサポート体制は、操作に関する問い合わせから経理業務の相談まで対応範囲がソフトによってさまざまです。会計ソフト導入が初めてで使い慣れていない場合には、電話や画面共有で質問対応ができるといった手厚いフォローがあると安心です。サポートの範囲や対応の速さ、サポート対応の日時が自社の営業時間と合っているかなど、無料トライアルを活用しながら比較検討するよいでしょう。

主要クラウド会計システム3製品の機能比較

ここでは、ITreviewより満足度の高い評価があるクラウド会計ソフトを3つご紹介します。

法人向けのクラウド会計ソフトであれば、自動入力・仕訳や決算書の作成は基本的に備わっています。サポート体制やアプリ対応を希望しているかなど自社の目的に沿って検討しましょう。

初期費用はいずれも0円からハードルが低く、いずれも「無料トライアル」を用意します。（ITreview／会計システム 「満足度が高い順」より選定）

「経理業務の効率化」など目標を定めつつクラウド会計ソフトを選定しよう

クラウド型の会計ソフトによって「いつでも、どこでも」の経理業務を実現し、業務の効率化が期待できます。導入前に機能と費用対効果を鑑みて比較検討し、無料プランや無料トライアルで実際の使用感を試すことが失敗しないコツで、導入に向けた第一歩となるでしょう。

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