企業には正確で効率的な財務情報の管理が極めて重要です。しかし、社員数が多くなり企業としての活動が増えれば増えるほど管理しなければならない財務情報も増えていきます。それらは管理だけでも多くのリソースと時間を必要とします。また、処理が多く複雑になれば正確性も損なわれます。
財務会計システムは、そんな企業や自治体の財務情報の管理をより正確に、効率的な管理を実現できる可能性があります。本記事では、そんな財務会計システムの基本的な内容からメリットやデメリット、おすすめの財務会計システムまでご紹介します。導入をご検討の場合はぜひご参考にしてください。
目次
財務会計システムとは 主な機能とビジネスメリット
財務会計システムには、財務情報の管理や処理をサポートするさまざまな機能があります。主要機能は以下の通りです。
なお財務会計システムは、一般的なIT製品カテゴリーとして「会計システム」「会計ソフト」に分類されることが多いです。本記事では、それぞれ同意味で読み進められるよう解説します。
仕訳処理
企業の取引に関する情報は、日々帳簿に記入する必要があります。仕分処理機能は、仕訳入力と管理を自動化＋効率化し、正確性を高めます。
多くの製品には、入力補助／自動修正機能も備わっています。頻繁に取引する企業の入力情報テンプレート化、入力制御（意図しない文字列は入力できないようにする／エラーとして指摘する、など）ツール上の工夫により、手動作業で起こりがちな「人的ミス」を防げます。
また、製品によっては予算編成、予測財務諸表作成の支援機能なども備えます。
決算処理
決算期末に作成する損益計算書（PL）や貸借対照表（BS）、決算統計などの財務諸表、帳票を作成する機能もあります。それまでに入力した仕訳処理のデータを使用し、企業の収益や費用を集計し、財務書類を適切かつ短時間に作成できます。
作成される財務諸表は、システム側であらかじめ「最新の会計原則や法的規制に沿ったフォーマット」で仕上げてくれるのも利点です。アップデートや内部修正が都度必要となる従来型となるオンプレミス型やインストール型ソフトウェアに対し、オンラインで提供されるクラウド型はベンダー側が適宜機能を刷新した上で提供されるので、ユーザーが特段意識しなくても「最新」を享受できるのが大きなポイントです。
税務申告
作成した財務諸表を元に、税金を正確に計算し、納税申告書を提出するところまでサポートする機能があります。
このように財務会計システムを使えば、日々の仕訳処理から決算期末の決算処理と税務申告まで、企業にとって必要な財務関連の処理がスムーズになります。
財務会計システムのメリット、デメリット
財務会計システムを導入しても、使いこなせなくては意味がありません。導入前に、メリットとデメリットについて正しく把握しましょう。
財務会計システムのメリット
- 効率化
- 正確性
- リアルタイム性
効率化
財務会計システムを導入することで、経理業務全体の効率化が期待できます。
先ほども紹介した通り、入力補助機能やテンプレート機能を使うことで、入力からデータの管理まで効率的にこなすことができます。他にもクレジットカードや銀行口座と連携し、入力の手間すらかからないシステムも多く存在します。
また、使う場所や時間、使うデバイスを問わない運用に向けた財務アプリやツールが用意される製品も多くあります。
正確性
効率が上がるだけでなく、入力の手間が最小限に抑えられるため、人的ミスの削減も期待できます。
リアルタイム性
財務会計システムを使えば、社内でリアルタイムに財務状況や経営状況を確認できます。
これは経営の意思決定をサポートすることにもつながります。
財務会計システム導入計画の注意点
導入運用コスト、費用対効果を検討する
導入時の初期費用や月額利用料など、ITシステムの導入と運用には相応のコストがかかります。
予算と自社に必要な機能を洗い出し、その中で費用対効果を検討することが大切です。
学習コスト・体制も忘れずに計画する
従業員が新たなシステムを使いこなすための学習コストと学習のための体制も必要です。
システムを導入したのに全く使われないのでは成果向上は期待できず、導入する意味はありません。従業員が適切に活用してこそ新たなシステムもうまく機能します。そして、従業員は大抵の場合「慣れていた作業」「これまで十分できていたこと」が急変することを嫌がります。
新システムの導入においては、「目的」や「目標」を正しく理解してもらう活動とともに、従業員が使いこなせるようになるまでの支援策も忘れずに計画しましょう。
セキュリティ体制を改めて振り返る
会計システムは企業の特に重要な情報である「カネ」の情報を扱います。少なくとも「暗号化機能が搭載されているか」「定期的な自動バックアップやアップデート機能があるか」「アクセス制御や閲覧制御などの細かな設定は可能か」といった基本から、自社内チェックリストを設けて再確認する／選定候補のベンダーへチェックシートの提出を求めて確認するといった対策も忘れずに行いましょう。
財務会計システムの導入と選定方法
ここからは財務会計システムの導入と選定方法について紹介します。
財務会計システム導入プロジェクトで準備しておくポイント
- 目的の明確化
- 予算の設定
- 社内の要望／意見調整と“巻き込み”
目的の明確化
導入する目的を明確にし、自社に必要な機能や要件を洗い出した上で、それらが満たせるかを確認しましょう。
予算の設定
導入に必要な初期費用や、月額利用料などの予算を確認しましょう。
トラブルがあった場合にサポート料金がかかるかどうかの確認も重要です。
社内の意見調整と巻き込み
導入には社内の実業務内容、状況とともに自社のニーズと得たい成果を再確認しましょう。それには社内各位の意見調整、そして協力を得ることが必須となります。
具体的には、例えば「各部門の管理者／キーパーソン」を割り当てて、プロジェクトに「巻き込んでしまい」ましょう。関係者全員が納得した上で導入できれば、全社的に成果を得やすくなるはずです。
導入先の選定
財務会計システムを提供するベンダーの選定は、慎重に行いましょう。
信頼性やサポート体制などを確認し、適切なベンダーを選定することが重要です。
財務会計システムの一般的な導入ステップ
続いて財務会計システムの導入ステップを確認していきましょう。
財務会計システムの導入には多くの要素が関わるため、企業の規模や導入時期、業務内容、ベンダーの選定方法によっても変わってきます。ここではクラウド型／SaaS型製品の一般的な例として参考にしてください。
- ニーズの洗い出し：1週間〜2週間
- ベンダー選定：1週間〜1カ月
- 導入計画策定：2週間〜1カ月
- システム構築・設定：2カ月〜6カ月
- テスト・トレーニング：1カ月〜2カ月
- 本番稼働
ニーズの洗い出し：1週間〜2週間
新たなシステムの選定においてまず進めたいのは「要件定義」です。
要件定義とは、ごく簡単に説明すると「選定に向けた自社の抱える課題、目的、期待する成果などを「まとめる」ことです。具体的には、自社の業務フローを再確認し、どんな課題があるのか、その課題をどう解決したいのか、どれだけ売上を向上させたいのか、どんな成果を上げたいのかなどの項目をできるだけ多くリストアップしていきます。この上で、出した要素や項目別に重要度順に順位付けをします。
要件をまとめることで「自社に必要な機能はこれだ」「これがあれば●●が実現する」などと製品選定で目指すゴールが見えるようになります。その後のビジネス成果創出までの期間にも影響するので、時間を掛けてでもじっくり行い、場合によっては製品を使う部門を隔てず、ユーザーや現場も巻き込んで要件を定めておくことをおすすめします。
ベンダー選定：1週間〜1カ月
財務会計システムを提供している複数のベンダーから提案を受け、適切なベンダーを選定します。
システムの信頼性やサポート体制なども確認し、不安要素は導入前に解消しておきましょう。
不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。定めた自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
何から検討すればいいのか分からない、誰に相談したらよいのか分からない……
ITセレクトのコンシェルジュにぜひ相談ください！ 貴社の課題・目的・予算に合わせてピッタリの製品をご紹介します。
導入計画策定：2週間〜1カ月
ベンダーが決定したら、導入計画を策定し、細かいスケジュールや予算、担当者などを確定します。
システム構築・設定：2カ月〜6カ月
実際にシステムの構築と設定を行います。
テスト・トレーニング：1カ月〜2カ月
構築、設定したシステムをテストし、実際の運用を想定したユーザートレーニングの準備を行います。
本番稼働
システムの本番稼働と併せて、ユーザートレーニングや機能レビューを継続して行い、運用体制を整えます。
ITセレクトおすすめの「財務会計システム」6選
（製品名abcあいうえお順／2024年6月時点）
