会計システムとは？　費用相場と主な種類、導入のメリット・注意点

企業の「お金の流れ」を管理する会計業務は特に正確性が要視されます。しかし会計業務は多岐にわたるので複雑化しやすく、従来の方法であった「手入力」「アナログ手法」での対応は、時間、手間、人手がかかり、人的ミスも発生しやすい状況にありました。「正確性」と「効率化」、そしてデータの一元化／デジタル化を目的に「会計システム」の導入を“クラウド型”で検討する企業が増えています。

この記事では、会計業務の改善と効率化を目的に、かつ低コストに「会計システム」の導入を検討するための基礎知識、期待できる効果と製品の選び方、注意点を紹介していきます。あなたの会社とビジネスに適する会計システムを見つけるための一助となれば幸いです。

会計システムの基礎知識

会計業務における効率性と正確性を求め、多くの企業が導入している会計システムですが、詳しく分からないという方もいるのではないでしょうか。会計システムを導入する際には、機能や仕組みなどをしっかりと把握しておくことが大切です。

ここでは、会計システムの基礎知識について詳しくご紹介します。

会計システムとは？

会計システムとは、会計業務のデジタル化によって業務効率を改善させるIT製品の総称です。具体的には、業務の自動化や、帳簿・決算書などの作成をサポートする機能を持っています。

一般的な企業の会計業務は、日々の仕訳入力作業や支払管理などのほか、帳票や決算書の作成といった多くの作業が発生します。それぞれの作業は手間がかかるだけでなく煩雑なため、全ての作業をアナログな方法で行おうとすると、転機漏れや入力・計算のミス、工数の増加など数多くの問題が生じかねません。このような課題を解決するために開発されたのが、会計システムです。

近年では、企業活動における「ヒト、モノ、カネ、情報」を一元管理する統合型基幹業務製品である「ERP」へ含まれることも多くなっています。

会計システムと経理システムの違い

会計システムと類似するIT製品として「経理システム」も挙がります。どちらも企業の「お金まわり」の業務に関するシステムではありますが、業務内容から担う役割が少し異なります。

会計業務は「企業全体のお金の出入りを記録・管理する業務」です。そのため会計システムは「会社全体のお金の管理」が対象になります。

対して経理業務は「企業における日々のお金の記録・管理をする業務」で、経理システムは主として支払管理・入金管理など、日々のお金の記録や管理に特化した機能を持ちます。経理システムの機能は多くの場合「会計システムに含まれている」ことが多いです。

会計システムの費用相場

会計システムの費用相場は、システムの利用形態により異なります。会計システムの主な利用形態は、大きく分けると「クラウド型」と「インストール型／オンプレミス型」があります。

クラウド型は、オンライン上で提供されているシステムを、インターネット経由で使用する形態のことを指します。初期費用で「0円～数万円」から、ランニングコストは月額利用料として「月額3000円／人」程度からが目安です。月額単位もしくは年単位の「サブスクリプション型」の料金形態がほとんどのため、使い続ける限り利用料のランニングコストはかかりますが、自社でサーバとその他周辺機器などのハードウェアを「買わず」に済むので初期費用を大きく抑えられ、導入スピードも早められること、さらにビジネス成長や業態変化時もシステムの規模を自在に調整できる「スケーラビリティ性」が特徴の形態です。

インストール型／オンプレミス型は、パッケージ型の会計ソフトをインストールして使用する形態、あるいはすべて会計アプリケーションを開発し、構築する従来型の形態です。自社のニーズ／要望通りに設計し構築する「設計の自由度／カスタマイズ性」にメリットがあります。その一方で、システム全体の初期費や人件費を含めたコスト面と時間が、クラウド型より「かなり多め」にかかります。

以下、この記事では「スピード感」「導入の容易性」「コスト面」観点で企業の導入例が増えている「クラウド型」の導入シーンを軸に解説します。

会計システムの主な種類

会計システムの主な種類は、大きく分けると以下の3つが挙げられます。

• 財務会計システム
• 管理会計システム
• 債務・支払管理システム

それぞれが1つのシステム／パッケージとして提供されていることもあれば、複数の種類を有したシステムの場合もあります。各システムについて、詳しくご紹介します。

財務会計システム

財務会計システムとは、財務諸表の作成業務を担うシステムのことを指します。財務諸表とは企業の経営状況や会計情報を株主や取引先などの外部に開示するための書類です。自社の経営情報を外部のステークホルダーに明示するためにも必要なシステムといえます。

財務会計システムの主な機能は、以下のとおりです。

会計の基盤ともいえる日々の経理の業務と密接している機能が多く、日常的で繁雑な業務の効率化に役立ちます。

管理会計システム

管理会計システムとは、自社の経営状況について管理し、把握するためのシステムのことを指します。

企業の経営陣が自社の経営状況を適切に確認できるシステムで、企業を健全に運営し成長させるための経営分析や、経営陣の意思決定に役立ちます。

管理会計システムの主な機能は、以下のとおりです。

前項の財務会計システムが外部のステークホルダーに向けた業務を担うシステムである一方で、管理会計システムは自社内に向けた資料作成などの業務を担っています。

債務・支払管理システム

債務・支払管理システムは、支払手形や買掛金などの債務を取引先ごとに分類し、支払の遅延などがないよう管理するためのシステムのことを指します。取引先ごとの債務総額だけでなく、支払期限などの詳細データを一元管理することが可能です。

債務・支払管理システムの主な機能は以下のとおりです。

債務・支払管理は取引先が多いほど複雑になり、経理以外の部門も関わる可能性があるため、詳細情報を適切に管理することが重要です。債務・支払管理システムを活用し、資金の流れを把握しやすくすることにより、健全なキャッシュフローが実現します。

会計システムの導入で得られる主なメリット

会計システムを導入することによって得られるメリットは、数多く挙げられます。

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

（1）人的ミス（ヒューマンエラー）の減少につながる

従来の会計業務では、転機漏れや計算・入力ミスなどの人的ミス（ヒューマンエラー）が起こりやすい傾向にありました。会計システムでは、伝票に入力したデータを帳簿に自動的に反映できたり、データを修正すると関連帳簿に自動的に反映されたりするため、人間が転記する機会を最小限に抑えられます。また、銀行明細やクレジットカードなどの取引データを自動で取り込む機能や、領収書やレシートのスキャン時にOCRによりデータを自動入力・仕訳できる機能が搭載されているシステムもあるため、人的ミス（ヒューマンエラー）の減少につながります。

（2）会計業務の負担軽減につながる

会計業務では、日々発生する取引を入力します。しかし、会計システムを導入することによって手作業だった会計業務が自動化され、業務の負担軽減につながります。

（3）お金に関するバックオフィスの業務効率化に役立つ

会計業務では、主要簿である総勘定元帳と仕訳帳のほかに、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など、多くの帳簿を作成する必要があります。会計システムでは入力した取引データがそれぞれの帳簿に自動で反映されるため、業務の負担を減らせます。

また、会計システムによっては、販売管理や経費精算、給与計算などほかのシステムとの連携が可能です。それぞれの機能を活用し、連携させることでお金に関するバックオフィス業務の効率化に役立ちます。

（4）複数の拠点間でデータを共有しやすくなる

企業によっては、本社と支社のように拠点が複数に分散しているケースもあるでしょう。複数拠点を持つ企業の場合、会計業務を紙ベースで行っていると帳簿を確認するだけでも多くの時間を要します。しかし、会計システムを導入すれば、離れた場所からでも必要なデータをリアルタイムで可視化しチェックできるため、データを共有しやすくなります。

（5）会計業務をスピーディーに行える

会計システムの多くは、帳票の自動作成機能もあります。蓄積するデータから帳票やグラフなどを容易に作成でき、必要な書類を作成する手間を省けるようになります。会計業務の付随業務を迅速に行えるようになることで、空いたリソースを経営や戦略に注力した業務に充てられるようにもなります。

（6）法制度の変更に素早く対応できる

従来のExcelなどの汎用ソフトウェアを用いる業務においては、税率や税制度の変更などあるたびに手入力での変更作業が必要でした。しかし、会計システムの多くは、最新の法・税制度などの法改正に対応するアップデートが提供されます。例えばインボイス制度のような法制度の変更があった際にも、的確な対応が可能になります。手入力で起こり得るミスを防ぐことによって、コンプライアンス遵守にもつながります。

（7）経営状況をリアルタイムで把握できる

会計システムには、入力されたデータからレポートや試算表をリアルタイムで自動作成できる機能が搭載されているものがあります。そのため、日々の損益や残高、借り入れ残高など自社の経営状況をリアルタイムで正確に把握できます。リアルタイムのデータや分析機能を活用することによって、迅速な経営判断にもつながります。

「会計システム」導入検討時の主な注意点

会計システムを導入することで数多くのメリットを得られますが、その一方で会計システムを導入する際の選び方においても注意するべき点があります。会計システム導入時の主な注意点として、以下の5つが挙げられます。それぞれの注意点についてご紹介します。

• クラウド型はオフライン環境では使えない
• 本当に「自社の業務に合う」機能を持っているか
• ユーザーが使いやすいか
• データのバックアップ体制
• セキュリティ対策

クラウド型はオフライン環境では使えない

クラウド型システムは、インターネット上で提供されるシステムをインターネット経由で使用します。いつでもどこでも使えるようになるメリットとともに、インターネット環境がない場所では使えないデメリットがあります。

例えば、ネットワークに障害が起きた際には会計業務が止まるリスクがあります。また、意図して「（機密情報なので）オフライン環境で使いたい」といったことも基本はできません。クラウド会計ソフトを導入する場合は、高品質な環境で提供される製品、ベンダーの選定とともに、自社のネットワーク環境も再度チェックしておく必要があるでしょう。

本当に「自社の業務に合う」機能を持っているか

クラウド型システムを導入するにしても、自社の業務、会計部門に適する機能を搭載していない製品では意味がありません。

まず、導入検討を始めるにあたり、自社の会計業務の現状と課題、導入目的を整理し、課題を解決するために必要な機能を洗い出して整理し、「要件」としてまとめることをおすすめします。この上で製品の比較、ベンダーの選定を行っていきましょう。

「要件」の定義には、経営陣やシステム導入の担当者のほか、実際にシステムを使用する従業員など、社内のそれぞれの立場から現状や課題の分析を行い、必要な機能を明確にしていくとよいでしょう。「関係者を“遠慮なく巻きこんで”計画を進めていく」のが成功への第一歩です。

ユーザーが使いやすいか

IT製品は「実際に作業を行うユーザー、従業員」が有効に活用することで成果を出せます。システムの刷新は大抵の場合、使い勝手の違いからユーザーの負担を増え、困惑することが起こり得ます。導入前に従業員にヒアリングを行う、試用期間を設けてモニタリングを行う、ユーザー向けの「トレーニングメニュー」があるかどうかをベンダーに確認する、などの準備も忘れずに行っておきましょう。

データのバックアップ体制

会計システムは企業の最重要資産である「お金」の情報を扱います。大半の会計システムにはバックアップ機能なども搭載されますが、データの保護体制を軽く考えているとデータの消失につながる事態が起こり得ます。日常的に複数のバックアップを作成し、元データとは物理的に異なる場所に置くなど、自社における保護・保存の体制も改めて考慮し、設計しておくことが肝要です。

セキュリティ対策

会計システムは会社の重要情報を扱うシステムです。クラウド型システムはインターネット環境が必須です。これまでとは異なる、あるいはこれまで以上のセキュリティ対策への備えが求められることになるでしょう。クラウド型システムの多くは基本状態で一定以上のセキュリティ機能を備えて提供されますが、その機能と自社の求めるセキュリティ要件を満たしているかどうかの確認が必要になります。

また、改めてインターネット環境必須のシステムであれば「暗号化なしの野良Wi-Fiサービスを使ってアクセスしてしまう……」のようなことがないよう、従業員／ユーザーに向けたセキュリティ意識の強化やルール化を改める必要もあるでしょう。

自社に適した会計システムを導入し、業務の効率化を目指そう

会計システムを導入することによって、帳簿付けをはじめとする会計業務を自動化でき、作業に要する時間や手間を削減できます。また、入力した取引データを自動で転記、集計することもでき、計算や入力ミス、転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことにもつながります。会計システムは、種類によって搭載されている機能が異なるため、自社に適した機能を適正に備える会計システムを選定することが重要です。

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