すべての企業にとって欠かせない業務である勤怠管理や労務管理。毎日、毎月発生する作業だからこそミスが発生しやすく、スムーズな管理ができない悩みを多くの企業が抱えています。
- 月末にタイムカードを集計してExcelに入力、Excelを確認しながら給与計算…と毎月膨大な工数がかかる上に転記などのミスが起こりやすい
- 勤怠状況がリアルタイムで分かりにくく、集計時に打刻漏れや超過勤務が発覚。早めの対処ができずなかなか改善につながらない
- 各種申請が紙のため、該当者が出社している時しか承認依頼や修正依頼ができず効率が悪い
そんな課題を解決するために広まっているのが勤怠管理システム／労務管理システムの導入です。本記事では、勤怠・労務管理の現状から、システム導入によって期待できる効果、そして製品の選び方／ポイントを紹介します。
目次
勤怠管理と労務管理の基礎知識
まずは勤怠管理と労務管理の仕事内容について見てみましょう。いずれも労働状況を正しく管理し、企業と従業員の健全な労働環境を守るものとなり、混同されがちな両者ですが、少し違いがあります。
勤怠管理とは
勤怠は従業員の勤務状態を指し、「勤怠管理」とは出退勤の時間や出勤日数、欠勤日数を把握して管理する業務のことです。勤怠管理は労働基準法によって定められており、給与計算や過重労働防止の面から見ても企業には従業員の勤怠を的確に管理する義務があります。正社員やパート、扶養控除内希望者など、雇用形態や希望の働き方に合わせた管理に注意が必要です。
勤怠管理に含まれる具体的な作業には以下のようなものが挙げられます。
- 出退勤時間、時間外労働、欠勤、遅刻、早退、有給休暇などの記録と集計
- 記録内容に誤りがないかの確認（打刻ミスや申告漏れなど）
- 法律違反がないかの確認（休憩時間や連続出勤日数、残業時間など）
労務管理とは
労務管理とは、社会保険の手続きや給与計算など、従業員の労働に関連するさまざまな業務を管理する業務のことです。労務管理の目的は「法令順守」と「生産性の向上」です。労働環境の整備や健康維持の取り組みを通し、安全な職場環境を維持するのと同時に従業員のモチベーションを高める役割を担います。
労働管理に含まれる具体的な仕事の一例は以下です。カバー範囲が広いため、その仕事内容も幅が広くさまざまです。
- 就業規則の作成
- 雇用契約書、労働条件通知書の作成
- 給与計算
- 社会保険の手続き
- 年末調整
- 勤怠管理
- 福利厚生管理
- 安全衛生管理
- メンタルヘルスへの対応
- 労働トラブルへの対応
勤怠管理と労務管理の関係
勤怠管理と労務管理は混同されがちですが、「業務範囲の幅」に違いがあります。労務管理は従業員の労働に関わる幅広い業務を指すのに対し、勤怠管理はその中でも勤怠に関する部分のみが該当するため、労務管理の一部に勤怠管理が含まれるイメージです。しかし、勤怠管理は労務管理の中でも特に重要な業務であるため、独立して扱われるケースが多いといえます。
勤怠管理は正しい労務管理のために必要
労務管理は労働環境の整備をし、「法令順守」と「生産性の向上」推進するのが目的。そのために欠かせないのが勤怠管理です。
時間外労働の制限や年次有給休暇の取得、一定以上の時間外労働に対する割増賃金率の引き上げなどは法律で定められています。また、従業員に対して労働状況に値する給与を支払うことも、企業の義務です。企業を健全に運営するためには、従業員一人ひとりの勤怠を管理し、労働状況を正確に把握することが重要です。
適切な勤怠管理によって過重労働が分かれば、健康的に仕事を進めるための働きかけができ、モチベーションの向上や生産性の向上につながります。正確な給与の支払いも企業への信頼を確立する重要なポイントです。従業員が気持ちよく働ける環境を整えるためにも勤怠管理と労務管理は不可欠な業務と言えます。
勤怠管理や労務管理が適切にできない企業のリスク
勤怠管理や労働管理が正しく行われなければ、過重労働や最低賃金を下回る給与設定を引き起こす可能性があります。当然、法令に違反します。
危険な労働環境になるため、従業員の健康を損なう重大な病につながる危険性も無視できません。企業のイメージ悪化につながり、人材が定着しないだけでなく、劣悪な労働環境に対する被害で訴えられてしまうリスクもあります。
勤怠管理を含む労務管理を徹底することは、企業と従業員の両者を守ることになるのです。
勤怠管理・労務管理の方法
勤怠管理や労務管理の方法としては、アナログな方法からシステムを用いたものまでさまざまです。
勤怠管理の方法にはいくつか種類があり、それぞれメリットとデメリットがあります。勤怠管理の方法として想定できるものの例として、4つご紹介します。
| コスト | 精度 | |
| 手書きの出勤簿 | 低 | 低 |
| Excel | 低 | 低 |
| タイムカード | 中 | 中 |
| 勤怠管理システム | 高 | 高 |
手書きの出勤簿で管理
手書き出勤簿での管理は、導入のハードルはほとんどなく、コストもほとんどかからない旧来型の方法です。
導入しやすい半面、手動での管理は大変です。また、手書きでの記録は後から改ざんしやすい点に注意が必要です。記載の仕方によっては厚生労働省が労働時間を把握するための方法として定めている「客観的な記録」に該当しない部分が多くなり、運用には適さない可能性もあります。
Excel（エクセル）管理
さすがにもう紙ベースでの手作業では……とする企業は、Excel（エクセル）などの汎用オフィスソフトウェアを用いた管理へ進んでいることでしょう。例えば、従業員へ勤怠管理のためのExcelのフォーマットファイルを配布し、出勤や退勤、有給のデータを入力してもらい、回収するといった方法です。
Excel管理のメリットは導入のハードルが低く、運用コストが抑えられ、個人／担当者ベースでデータの集計や整理を比較的行いやすい点です。データ管理なので保管場所を必要とせず、アクセスや共有がしやすいのも利点と言えます。
しかしこちらも、手入力での勤怠データは厚生労働省が勤怠管理で定めている「客観的な記録」に当たらず、法律違反となるリスクがあります。打刻は正確に記録するタイムカードの類いを利用して、データの集計をExcelで行うなどの工夫が必要です。
ともあれ、打刻データの転記や集計などで人の手を介する場面が多く、人的ミスのリスクを引き起こしやすい点はデメリットです。データ改ざんリスクもぬぐえません。
タイムカードで管理
タイムカード管理は、出退勤時にタイムレコーダーへ差し、その時間をカードに打刻する勤務管理方法です。旧来からあり、導入コストが比較的安く、利用方法も単純なため誰でも利用しやすいのが利点です。近年では紙のカードの代わりにICカードで電子的に記録するシーンも多くあります。
デメリットは、打刻漏れへの対応や集計作業に手間がかかることです。給与の締め日にはタイムカードを回収し、表計算ソフトにデータを転記して手作業で集計しなくてはいけません。手作業のためヒューマンエラーや改ざんリスクがあり、転記して初めて打刻漏れに気づくケースも多いため、対応には工数がかかる懸念点があります。
勤怠管理システムで管理
さまざまな企業で導入が進められているのが勤怠管理専用に設計されたITシステムです。PCやスマートフォンなど複数のデバイスで管理でき、個別のID・パスワードの設定はもちろん、個人を特定できる社員証や社用スマートデバイスで打刻してもらえば不正打刻を防げます。
他のシステムと連携できるシステムも多いので、出退勤だけでなく休暇やシフトの把握、給与計算まで一貫して管理可能。データの転記が不必要な分、ミスや改ざんリスクを減らせます。システムの警告機能を使えば、打刻ミスや超過勤務にすぐ気づけるため、より正確で効率的に勤怠管理ができるのが魅力です。
デメリットとしては他の方法に比べて導入コストがかかること、人によっては使いこなすまでに時間がかかることが挙げられます。
労務管理の実施方法
労務管理は業務の幅が広いため、作業効率を高めるためにはシステム導入が有効です。その際、業務に対してそれぞれシステムを導入するケースと、労務管理全般をカバーできる労務管理システムを導入するケースに分けられます。
（1）特定の業務に特化したシステムを連携する
勤怠管理システムや給与計算システムなど、特定の業務に特化したシステムを導入して作業を効率化していく方法です。作業時間がかかる部分だけにシステムを導入するので、コストを抑えられます。ただし、複数のシステムを導入する場合は集約したほうが管理がしやすくなります。
（2）労務管理システムで労務管理全般を管理する
勤怠、給与計算、各種契約書の作成といった労務管理全般に対応できる機能を備えたシステムを導入する方法です。機能が多い分コストがかかるのが難点ですが、一貫した管理ができ、いちいち必要なデータを他システムから確認・転記する必要がないため作業効率が上がります。
（3）専門家を頼る
労務管理は対応範囲が多岐にわたるため、時には専門的な知識が必要になることがあります。その際は、社労士や顧問税理士、顧問弁護士の力を借りて管理が適切かを判断しましょう。イレギュラーが発生した場合はシステムでは対応しきれない部分もあるため、相談先の確保が大切です。
正しく円滑な企業の運用にはシステムが活躍
法律を順守して従業員が明るく働ける環境を整えるために、多くの企業で勤怠や労務を管理するシステムが重宝されています。時代と共に変化する労働法へ柔軟に対応するためにも、システム導入は有効です。とくに規模や従業員の数が多い企業では、データの集計やリスクの早期発見などシステム化の恩恵は大きくなります。
勤怠管理システムを導入するメリットと注意点
勤怠や労務の管理システムを導入する際は、メリットや注意点を把握しておくと納得のいくシステム導入につなげられます。知っておきたい主な要素をご紹介します。
勤怠管理システムを導入するメリット
システム導入で得られる効果として「労働時間の適切な管理」「法令遵守の徹底」「労務担当者の負担軽減」の3つが挙げられます。人の手を介さないことで人的ミスや属人的、作業の効率化を実現できるのは大きな魅力です。
- 労働時間を適切に管理できる
- コンプライアンス順守の徹底につながる
- 人事・労務管理・総務担当者の負担を軽減する
労働時間を適切に管理できる
勤怠システムは出退勤の打刻から勤務時間を自動計算し、集計します。人の手が入らないため、計算ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーを防げるのが大きなメリットです。加えて、社員ごとに付与する社員証やアカウントでの打刻で、紙のタイムカードや自己申告型のExcel管理に比べて改ざんリスクを抑えられるのも魅力です。正確な給与計算につながる、正しい労働時間の管理が行えます。
また、各種申請のフローが整っているのも利点です。上長の承認が必要な申請は、申請ボタンを押すと上長の管理画面に送信されるようなものもあり、承認にかかる時間や対応の抜け漏れを軽減できます。
コンプライアンス順守の徹底につながる
労務管理や勤怠管理のシステムは、過剰な残業や有給未取得の状況を把握しやすく、「残業は年720時間以内」「残業と休日労働の合計は月100時間未満」といった労働基準法の遵守につながります。
有効な機能の例としては、残業時間が指定時間を超えるとアラートが出る機能や、有給取得の少ない従業員をリストアップしてくれる機能などがあります。そうした機能を使うことで、超過労働をいち早く察知でき、万が一の自体を防ぐことができます。安全配慮義務違反を防ぎ、健全で円滑な企業運営をしやすくなるのです。
人事・労務管理担当者の負担を軽減する
システム導入の大きなメリットとして挙げられるのが、作業の効率化です。法律や給与計算に大きく関わる勤怠・労務管理。システム導入により、「法律を守れているか」「健康を害する状況の従業員はいないか」といった神経を使う確認作業の負担やミスを減らせます。
手書きの打刻やExcelでの集計作業は、少なからず手動での整理や転記が必要で工数が膨らみがちです。勤怠管理をシステム化するだけでもその作業効率は向上します。給与計算システムと連携できるものもあり、カスタマイズ性が高い点も魅力です。勤怠管理だけでなく入退社の手続きや従業員の基本情報を一元管理できる労務管理システムを導入すれば、労務全体の効率化にもなります。
また、クラウド型のシステムであれば、法改正や新しい働き方に対応したアップデートをシステム提供企業に依頼可能。担当者が個別で対応する手間が発生しません。
勤怠管理システム導入時の注意点
システム導入の効果を高めるために、導入時にいくつか注意したい点があります。使用環境を想定して、自社に合ったシステムを検討しましょう。
- 運用コストを把握する
- 「自社」のニーズに合っているかどうかを確認する
- 無料デモ、無料トライアルを遠慮なく使って選定する
（1）運用コストを把握する
ITシステムの導入で足かせになりがちな課題の1つはコスト面です。中には無料プランを用意し、無料で利用できる勤怠管理システムもありますが、多くの場合は利用人数や機能、利用期間などに制限があります。「無料版」は主に小規模シーン、あるいは「検討段階のお試し版（無料トライアル）」「スモールスタート用」として活用するとしつつ、その後の活用を考えると、基本は月額ないし年額の利用料金とともに使う「有料版」で運用することになります。
一般的に機能の充実度とコストは比例する傾向にあるので、無料だから安く済ませられる／多機能だから大丈夫／有名な製品だから問題ない……とはならないことには注意しましょう。自社の課題／効率化したい業務内容を吟味して費用対効果と合わせて検討することが、特に機能と料金プランから比較的柔軟に考えやすいクラウド型／SaaS型製品では導入成果をより高める鍵になります。
また、効率化したい部分が多ければ思い切って労務管理全体を管理できるシステムへ刷新する1つの手です。コストに対して、そのぶん効率化の効果が大きくなる可能性も高まります。
（2）「自社」のニーズに合っているかどうかを確認する
「勤怠管理システム」として基本機能や大枠の目的はどれも同じように思えますが、ITシステム／製品よって特徴に据える機能、強みに挙げる業界などとともに、それぞれ機能差があります。この上で、自社に合った機能があるかだけでなく、その機能が自社のワークフローに対応できるかどうかの確認は欠かせません。この確認を怠ると、かえって非効率になる可能性もあるので注意しましょう。
例えば、営業で外回りが中心なのに会社内でしか利用できないのでは困ります。出力データのフォーマットを調整できず、毎回手修正が必要になるならばそれも導入の意味は薄れます。クラウド型／SaaS型製品であれば、ぜひ無料トライアルなどを有効に使い、導入前にテスト運用して、一連の労務をスムーズに対応できるかどうか確認しましょう。
また、従業員が使いこなせないと作業効率低下につながります。「自社」としての使いやすさも確認しましょう。
（3）無料デモ、無料トライアルを遠慮なく使って選定する
IT製品、特にクラウド型／SaaS型の製品は「ハードウェアなどの機材類の調達なしに、すぐ導入できる」利点を生かし、一定期間無料で使える「無料トライアル」を用意するものも多くあります。
実際に製品を試すことで、自社に適しているかどうかを見極めることができます。試用を通じ、操作性と機能の過不足を確かめます。特に利用者、営業担当者の感想を集めましょう。最初はこれまでの方法やツールより使い勝手が悪く感じたとしても慣れれば問題ない／むしろよく考えると効果的である、などもあるかもしれません。営業担当者には無料期間を最大限に活用してもらった上で導入の可否を判断していきましょう。
そして、不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。（1）（2）で確認したい事項、自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」
「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」
「いきなりベンダーに聞くと、営業電話がバンバン来そうなのでそれはちょっと……」
＼そんなときはITセレクトの相談専門スタッフへ気軽に問い合わせください！ ニーズに合った製品、製品ベンダーをご紹介します／
ITシステムで勤怠管理や労務管理を”適切”にする体制づくりを整えよう
超過労働を原因とする健康被害を防ぐため、国は労働法を順次見直して健康的に働くための規制を設けています。勤怠・労務管理は、法律をはじめ、従業員や企業を守るために欠かせない業務です。より精度の高い管理を行うためには、正しい打刻管理や効率の良い運用ができるシステムの導入が得策です。
しかし、一般的に人事や労務は利益を生まないコストセンターとされることもあります。費用対効果が見えづらいため、システム導入は承認を得られにくい課題も挙げられます。「会社」として、会社にとってなくてはならない業務であることを理解し、時にはそれを全方位へ明快に伝え、「システム導入前後の作業効率の向上度」「法令順守や従業員の健康管理のために、システム導入がどれだけ貢献するか」を考え、整えていく体制こそが重要です。
「上司・上層部にかけ合うための情報がほしい」「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「どんな製品があるのかを知りたい」「どう選べばいいのか分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。
