(画像:写真AC)
勤怠管理と給与計算が煩雑で大変、なんとかしたい……と課題を抱えている担当者の方へ。手作業・アナログでの作業工程を撤廃し、クラウド型の勤怠管理システムを効果的に活用することで大きな効率化を実現する企業が増えています。勤怠管理システムの導入によって勤怠管理および給与計算の業務まで、手作業での面倒なデータ入力やミスによる修正作業から解放され、より効率的に業務を進められるようになるためです。
この記事では、勤怠管理システムおよび給与計算の自動連携機能がなぜ企業に求められているのか、その背景と基本概念から、導入メリットや選定のポイントまでを網羅的に解説していきます。併せて、勤怠管理と給与計算の連携に強みを持つおすすめのシステム／製品もご紹介します。あなたの会社のシステム導入・刷新計画における具体的な参考情報になれば幸いです。
機能で比較「勤怠管理システム」おすすめ製品一覧
目次
勤怠管理システムと給与計算の自動連携とは
従業員の出退勤や休暇などの勤怠情報は給与計算情報と密に結び付いている、これは皆さんご存じの通りです。しかし勤怠の管理と給与計算のタスクは管理者、担当部署、担当者が異なる事情やもろもろの慣例などから、それぞれが個別に行い、ある時点で統合して処理するような方法を取っているかもしれません。このような人手によるアナログな作業が多いほど「煩雑で大変」になるので「労力が増え」ます。「ミスやトラブルが発生する可能性」も高まります。
勤怠管理システムはこれら多くの課題をスッと解消できる可能性を秘めています。業務の工程を「データ」でデジタル管理し、直接反映し、シームレスに連携できる仕組みを構築することが多くの企業にとって効率化の鍵となります。
今回の例では、従業員の勤怠管理と給与計算を自動化する連携をシステムで行うことで、最新の法令や社会保険料率なども随時アップデートされ、常に正しい計算ができるようサポートされることも大きなメリットです。こうした仕組みを導入することで企業は無駄な作業を減らし、コア業務に集中できるようになります。
勤怠管理システムの役割と目的
勤怠管理システムの大きな役割は、従業員がいつ出勤し、どれくらい働いたかを正確に記録・集計することです。システムの導入によって、給与の計算根拠となる勤務時間はもちろん、残業や休暇、深夜労働などの各種割増賃金を管理しやすくなります。リアルタイムでデータを取得・更新するため、常に最新の勤務状況を把握できるのも特徴です。それにより企業として法的な要件を満たした労務管理を行うだけでなく、人件費を見える化して経営改善に活かすといった戦略的な活用も期待できます。
勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムを導入すると、まずは紙やExcelで行っていた手作業／アナログ作業の大幅な削減につながり、業務効率化やペーパーレス化が一気に進みます。従来は担当者が膨大な勤怠データを手入力で処理しなければならなかったところを自動で集計できることで、人為的ミスを減らすことが可能です。
また、導入企業の中には従業員が働いた時間をリアルタイムで可視化し、残業の抑制や休暇の取得管理をスムーズかつ的確に行う体制を改めて整えるケースも増えています。従業員にも管理部門にもメリットがあり、結果的に労働環境の改善へ的確につながることが企業の導入例・導入意向が増えている大きな理由と言えます。
給与計算の基本プロセスと重要性
給与計算は従業員の勤怠データを基盤として、時給や日給、月給といった給与体系や控除項目、手当などを正確に反映させる、とても重要な作業です。
賃金は従業員が生活する上でもっとも重要な収入源であり、企業も従業員と信頼関係を構築する上でこれがあやふやでは絶対にいけません。正確性と迅速性が要求されるプロセスであり、法改正に伴う社会保険料率や税制の変更などもタイムリーに対応する必要があります。こうした複雑な作業をシステム化できるのが給与計算システム、あるいは勤怠管理と自動連携して処理できる機能です。給与計算の負担とリスクを大幅に軽減することが可能になります。
勤怠管理システムと給与計算を連携するメリット
勤怠管理と給与計算がシームレスに連動すると、業務効率や正確性をより大きく向上させることができます。
多くの企業では勤怠データを基にして給与を算出しますが、この2つの仕組みが切り離され、別々に運用していると二重入力や計算間違いといった問題が生じやすくなります。そこでそれぞれのデータを自動連携する仕組みをシステムで整えることによって、一度のデータ入力をもとに給与まで処理可能となり、事務作業を格段に削減できるようになります。給与計算の締め作業に取り掛かるタイミングを早められ、より正確な予測や対応なども可能になります。こうした高速化と正確化の効果は、結果として従業員満足度の向上にもつながります。
- 労務人事管理フローを自動化し、効率化できる
- データの自動反映と処理時間を短縮できる
- 人為的ミスを削減し、確実性を高められる
- 従業員満足度を高められる
労務人事管理フローを自動化し、効率化できる
勤怠管理と給与計算のデータを適切に連携できれば、従業員情報の登録や勤怠データの取得から最終的な給与明細の発行に至るまでのプロセスを一貫して自動化できるようになります。とくに繰り返しが多く、ミスの原因になりやすい入力作業を省けるため、実作業担当者のストレスや苦労も大きく軽減できます。勤怠管理以外の人事情報や雇用区分とも連携することで、給与の引き上げや手当の適用タイミングも正確に捉えられるようになり、労務フローの全体を見直すきっかけにもなります。
データの自動反映と処理時間を短縮できる
勤務時間や残業時間だけでなく、有給休暇や欠勤などの情報も自動で集計・反映されることで、給与計算に取りかかる際の手動入力の手間が減ります。手作業が中心の管理フローでは、毎月、締め日に近づくと急いで勤怠データを確認したり、締め日から振込日までの短い期間に集中作業せざるを得ない状況が発生しがちです。対して、自動連携されるようになればこれまで大変・面倒だった作業をすっ飛ばし「すでに集計を終えた状態」で給与計算業務をスタートできます。
人為的ミスを削減し、確実性を高められる
業務に手入力する工程が多いとタイプミスや転記ミスがどうしても発生しやすくなります。自動連携やAPIを利用することで、システム上で集計された正確な勤怠データをそのまま給与計算へ反映できます。人為的なエラーを最小限に抑えることが可能になるのです。総務・人事部門が担う業務は多岐にわたるため、こうしたエラーリスクを減らせるのは大きなアドバンテージといえます。
従業員満足度を高められる
正確かつ遅延なく給与が支払われることは、従業員との信頼関係を育む基本中の基本です。給与計算との連携がスムーズに行われれば、給与明細のWeb配信や残高管理もより簡単に実施でき、従業員が必要な情報に素早くアクセスできるようになります。人事施策のなかでも給与関連には強い関心が集まるため、これらの効率化施策は従業員満足度の向上につながります。
おすすめ勤怠管理システム「ユーザー満足度」ランキング TOP10【2025年2月版】
給与計算タスクの課題と勤怠管理システムでの解決法
給与計算の担当者が抱える課題として、締日前に膨大なデータの整合性を取る必要がある、手計算や二重チェックが多いなどがよく挙げられます。また法改正による税率や社会保険料の変更を都度反映しなければならない点も大きな負担です。こうした課題は、勤怠管理システムから給与計算まで一元管理できる仕組みを導入すればかなりの部分で解決できます。
- 勤怠データ入力時の問題点と解決方法
- 勤怠データの一元管理で得られる効率化
- 課題解決に成功した導入事例
勤怠データ入力時の問題点と解決方法
従業員の打刻ミスや申請漏れなどが多いと、給与計算時に担当者が大量のデータ修正を行わなければなりません。勤怠管理システムを導入し、スマートフォンやPCから打刻と申請が簡単に行えるようにすることで、データの精度／データの正確性を高められます。自動チェック機能のあるシステムを活用すれば、休暇や残業の申請も簡略化でき、不備の早期発見・対処につながります。
勤怠データの一元管理で得られる効率化
勤怠管理システムは全従業員分のデータを集約して管理する（データを一元管理する）機能を軸に稼働します。管理するデータは「常に最新で、唯一のもの」とする体制を整えることで、担当者は二重入力や「どれが正しいのかで悩む」といった課題を解消できます。
多くのシステムではAPIやCSV出力などで他社の給与計算ソフト／システムとデータ連携しやすい設計になっており、リアルタイムでデータを渡すことで処理効率を一気に高められます。一元管理されたデータを分析することで、残業削減や人材の適切配置、シフト最適化のような戦略的な活用も可能となります。
課題解決に成功した導入事例
北九州の観光名所・門司港エリアを中心に、門司港の名物・焼きカレーで“行列のできる人気店”を展開する企業が特に課題としていたのは、勤務体系が多様に各スタッフの勤怠状況を的確かつ正しく把握しつつ、“これまで手作業”だった給与計算の大変さと不確実性を解消することでした。具体的にどのような方法・手段で対策し、成果を生み出したのでしょうか。詳しくは以下をご覧ください。
勤怠管理＋給与計算の連携を強みに据える人気の勤怠管理システム19選
今回は「勤怠管理と給与計算の連動」を軸に、その機能を強みに持つシステムを19製品ピックアップしました。それぞれのシステムによって機能の充実度、サポート範囲、対象の業種、価格帯、特に推しとする機能／強みなどに違いがあります。自社の業務内容や規模に合わせて適切な製品を選定できるようじっくりと検討していきましょう（製品名 abcあいうえお順／2025年3月時点）
