日々行う必要のある経費精算や交通費精算。仕事上で発生した経費を効率的に管理し、記録するためには経費精算システムが必要です。従業員が仕事に関連して発生させた経費（出張費用、食事代、交通費、事務用品など）をスムーズに追跡し、組織がこれらの経費を適切に承認、処理、および帳簿に記録するのを支援します。この記事では、経費精算システムの基礎と導入によって期待できる成果、そして無料で機能を使える、あるいは無料トライアルを用意し「導入の第一歩を踏み出しやすい」おすすめ製品をご紹介します。
経費精算システムの基礎知識
経費精算は日々のビジネス活動に不可欠な行程です。「経費精算システム」の導入によって、手作業での複雑な経費処理を自動化し、経費データの正確性や透明性を向上させる成果を生み出します。
●経費精算システムの基本と重要性
経費精算システムは、ビジネス上で発生した経費を効率的に管理し、従業員が発生させた経費を記録・報告しやすくするためのソフトウェアです。経費精算システムを利用すると、手動での複雑な経費処理が自動化されるほか、会計システムとの連携により、経費データの正確性や透明性を向上させます。経費精算システムを導入することで、従業員側と管理側の課題を解決し、業務効率化やコスト削減、コンプライアンスの強化などの効果が期待できます。
経費精算システムはなぜビジネスにとって重要なのでしょうか。主なポイントは以下の通りです。
- 経費申請や承認の手間や時間を削減できる
- 経理業務の効率化やミスの防止ができる
- 不正な経費精算の防止ができる
- 電子帳簿保存法への対応とペーパーレス化
- 従業員の多様な働き方／ニーズに対応できる
経費精算における、従業員側／管理側それぞれの課題は以下のようなものが挙げられます。従業員側の課題としては、手動で経費データを入力し、レシートを処理する手続きが煩雑となり、時間がかかることがあるほか、レシートを管理することが難しく、紛失してしまうことがあります。これは経費の正確な報告を妨げる可能性があります。また承認プロセスが遅れることがあり、従業員は経費が承認されるまで出金を待たなければならないことがあります。
管理側の課題としては、不正行為や不適切な請求が発生しないように、経費精算を監視し、コントロールする必要があることが挙げられます。また、経費精算の効率を向上させるために、効果的で迅速な承認プロセスを確立しなければなりません。加えて法的な要件に準拠し、適切な記録を保つことが求められます。
●経費精算システムのメリットと成果
経費精算システムを導入するメリットと効果はどこにあるのでしょうか。経費精算システムは、従業員が手動で経費データを入力し、複雑な手続きをなくします。これにより、従業員は業務に時間を集中でき、経費処理にかかる負担が軽減されます。
経費精算システムの中には、手元のスマートフォンでもアクセスできる「専用スマートフォンアプリ」を用意するものも多く、経費の申請は、請求書をカメラでパシャッっと写すだけ。このくらいまで従業員の作業を簡単にできます。経費精算システムの導入により「経費精算」がデジタル化されたプロセスとなります。
経費精算システムでは経費情報を「データ」として一元化して管理します。必要なときに「検索」して素早く取り出せます。経費申請の承認プロセスや経費状況のレポート作成といった管理側の作業も大きく効率化できるのです。
経費精算システムの導入によって「期待できる成果」は以下の通りです。大抵の場合、「領収書」まわりは、管理側／従業員側ともに、業務の効率化、デジタル化、ペーパーレス化、そして法的要件を同時に満たせることでしょう。
- 適切な領収書の保存
- 審査と承認プロセスの最適化
- データの分析と予算管理
無料プラン／無料トライアルから始められる経費管理システム
経費管理システムの中には「無料」で利用できるものがあります。その条件や利用可能範囲について解説します。
なぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか
無料で使える経費精算システムには、通常いくつかの条件や制限が設けられています。その内容は以下のようなポイントになります。
無料プランでは通常、一定のユーザー数までしか利用できません。例えば、5ユーザーまで無料、それ以上は有料といった制限があることがあります。また無料版では一部の機能が制限され、高度な機能や特定の統合などは有料プランになることがあります。
経費精算システムによっては、数名から100名程度まで様々な範囲で無料で利用できる場合があります。利用可能なユーザー数の上限がある場合でも、企業が成長するにつれて有料プランに移行できるようになっています。このため無料で利用できるユーザー数の制限を考慮し、現在の従業員数と比較して適切なサービスを選択することが重要です。
無料で利用できる経費精算システムを試す場合には、無料の段階で必要な機能や制約事項を確認し、将来の導入を検討することが重要となります。無料プランの利用はスモールスタートや試験的な段階において非常に便利であり、経費精算のプロセスをスムーズに始める手段となります。
無料で始められるおすすめ経費精算システム4選
「無料トライアル」を用意する経費精算システムは以下の通りです。
Zoho Expense
| 特徴 | Zoho Expenseはクラウドベースのシステムで、Zohoの他のビジネスアプリケーションとの統合が可能です。モバイルアプリを提供しており、スマートフォンやタブレットからも経費の管理が可能です。無料版では最大3ユーザーまで利用可能。有料版の価格はプランや利用者数によって異なります。例えば、Zoho Expenseのスタンダードプランではユーザー1人あたり月額360円といったプランがあります。 |
| ベンダーのWebサイト | https://www.zoho.com/jp/expense/ |
マネーフォワード クラウド経費
| 特徴 | マネーフォワード クラウド経費はクラウドベースで手軽に利用できます。自動明細取得機能や経費申請や差し戻し、承認がWebで完結するのが特徴です。スマートフォンで撮影するだけで経費を登録できます。1カ月の無料版では最大で5人まで利用でき、「オペレーター入力機能」やオプションの「クレジットカード連携」「電子帳簿保存法対応」などを除いた機能が使えます。従業員数50人以下の企業では月2980円から利用できます。 |
| ベンダーのWebサイト | https://biz.moneyforward.com/expense/ |
楽楽精算
| 特徴 | 楽楽精算は経理部門の業務効率化が見込めるクラウド型の経費精算システムです。無料トライアルを用意します（要問い合わせ）。スマートフォンで領収書を撮影するだけで記録できるほか、交通系電子マネーと組み合わせて利用できます。自動仕分けしたデータを会計ソフトに取り込むこともできます。導入コストは初期費用10万円に加えて月額3万円となっています。 |
| ベンダーのWebサイト | https://www.rakurakuseisan.jp/ |
ジョブカン経費精算
| 特徴 | ジョブカン経費精算は、経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド管理できる経費精算システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。30日の無料トライアル、機能を絞りつつ月額無料で使える無料プランを用意します。有料プランは1ユーザーあたり月額400円から。 |
| ベンダーのWebサイト | https://ex.jobcan.ne.jp/ |
有効に活用したい経費精算システム
経費精算システムはビジネスにおいて不可欠なツールです。各部門がどの程度の経費を使っているのかを明確化し、予算計画に基づいた活用がされているのかチェックする必要もあります。たいていの経費精算システムは無料トライアル期間が用意されているので、自社に合うシステムなのかを見極めることができます。
「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービスまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。
（執筆：合同会社伝心）
