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社員の経費精算を効率化 簡単操作がウリの経費精算システム&おすすめ経費精算アプリ6選

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ITセレクト編集部

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「経費・交通費の精算が面倒」「なんとかしてよ!」──。こんな従業員の声が挙がる事態に頭を悩ませる総務・経理担当者はとても多いことでしょう。企業として、フローに沿って正確に管理・処理し、時に不正チェックも必須なども必須。「はいこれ領収書。処理しておいて」などと手渡される旧来型のフローでは今やコンプライアンス順守も怪しくなってしまいます。

この記事では、「経費精算をとにかく楽にしたい」を課題に据える企業に向け、経費精算の基礎から、現在主流のクラウド型でスマートデバイス対応アプリも当然とするおすすめの製品、そして選定のポイントまでを詳しく紹介します。個人事業主から中小規模企業も含めて、あなたの会社とビジネスに適する経費精算システム、経費精算アプリを見つけるための一助となれば幸いです。

経費清算システムの基礎知識

経費精算システムとは、会社・組織が効率的に経費を管理し、また従業員の経費発生業務を効率化し、適切に報告・申告できるITシステムのことです。以下より、経費精算システム/経費精算アプリの機能、役割、メリット、導入で得られる効果を簡単に解説していきます。

 

経費清算システムの役割

従業員が計上する経費として、「交通費」「交際費」「資料・物品購入費」などがあるのは皆さんもご存じの通りです。このような経費は「従業員が一時立て替えて、領収書とともに会社へ申請し、清算する」、あるいは「請求書を受領し、必要書類とともに会社へ申請する」のが基本的な流れです。従業員は「都度経費申請の書類を作成」して、「各部門の承認、捺印をもらう」ことで精算する仕組みでした。

従業員の「面倒」の声はここでしょう。「経費精算システム」があればそういった旧来型の仕組みを大幅に効率化できます。

また、経費精算システムを導入すれば経理システムとの連携もできるため、経理業務の手間も軽減可能です。会計処理の上で扱われる領収書は、税法上の「帳簿書類」に分類され、法により7年の保管が義務付けられます。経費計上の負担を感じている、そして、企業としてコンプライアンスの順守を望む管理側にも、経費精算システムの導入は大きな効果があるといえるでしょう。

 経費精算システムの主な機能と、導入による期待できる効果を以下に3つ紹介します。

 

  1. 経費の記録と分類、情報のデジタル化
  2. 承認ワークフロー
  3. 管理とレポーティング

・機能(1):経費の記録と分類、情報のデジタル化

経費精算システムは従業員が発生させた経費を容易に記録・管理できるようにします。主に、領収書や請求書の情報を「デジタル」で保存し、同時に適切に経費のカテゴリに分類する機能が含まれます。これにより適切な記録・管理、経費の詳細なレポートも作成しやすくなります。

同時に、出社せずとも「交通系ICカード」「クレジットカード」などから交通費、経費を精算したり、「紙領収書をスマホカメラで撮る」とその内容を自動認識して申請内容をあらかた入力できる機能など、領収書の電子保存とともに「スマートデバイス」との連携機能を持つシステムも当たり前になりつつあります。

2023年の税制改正によりデジタル/電子的に領収書などを申請・保存する「スキャナ保存」の要件が緩和されました。2024年1月1日より、改正電子帳簿保存法にて「電子取引データのデータ保存も義務化」されます。

 

参考 改正電子帳簿保存法「スキャナ保存の要件について」(国税庁)

 

経費精算システムの多くは、専門のシステムだけに法的処置も当然対応・想定済みであることも踏まえて、従業員側、管理側、双方において、リモートワーク対応、ペーパレス化、書類作成の効率化まで期待できるといえるでしょう。

 

機能(2)承認ワークフロー

経費精算システムは大抵の場合、経費の承認プロセスを経るように設計されています。従業員が経費を申請すると、上位の管理者や承認者がそれを審査し、承認または却下の決定を下すようなフローです。これにより会社は支出を正しく管理し、不正や誤りを防ぐことにもつながります。

 

機能(3)管理とレポーティング

経費精算システムは管理側機能として詳細なレポートを生成できる機能も備えます。

組織として特定の期間やプロジェクトごとの経費を把握しやすくなり、また、会計や予算編成の意思決定をサポートする情報にもなります。

そして、税務上の要件や法的な規制に正しく対応するための「関連法の順守/報告支援機能」も大抵のシステムには備わっています。

 

【スマホ対応】おすすめの経費精算システム、経費精算アプリ 6

従業員への「楽」な作業を促進するならば、いまや「スマホ対応」が必須でしょう。ここでは、スマートフォンアプリ対応のおすすめの経費精算システムをご紹介します。(製品名 abcあいうえお順)

freee支出管理_経費精算Plus

logo
  • 入力作業を極力ゼロに・チェック業務を最小化
  • データやマスタのシームレス連携で、経理担当者の業務効率化
  • 毎月の請求は使った分だけ!必要のないIDの購入必要なし

製品詳細を見る


HRMOS経費

特徴 HRMOS経費は、イージーソフトが提供している経費精算システムです。初期費用は0円、費用はユーザー数に応じて変動し、月額3万1900円(税込み)から。

基本プラン内で利用できる機能が豊富で、現状の運用や今後の企業の成長、社会変化、法改正に合わせて柔軟な設定変更も可能としています。主な付加機能は、経路検索サービス連携、交通系ICカードの読み込み機能、AI機能付きの領収書OCR機能など。OCR機能対応の専用スマートフォンアプリも用意します。

ベンダーのWebサイト https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

 

TOKIUM経費精算

特徴 TOKIUM経費精算は、TOKIUM社が提供している経費精算システムです。料金は月額1万1000円(税込み)からで、「領収書の件数」によってに料金が変動する従量課金制となっています。

主な機能は、オペレータ入力代行機能、交通系ICカードの読み取り対応スマホアプリ、領主書画像の自動データ化など。

経費精算の主流機能である「領収書の写真データ申請」については、申請されたものを人力視認して入力を代行する「オペレーター入力代行機能」の体制が特徴です。OCR機能より精度が高く、確実なデータ化を実現すると謳います。

ベンダーのWebサイト https://www.keihi.com/

 

チムスピ経費

特徴 チムスピ経費は、チームスピリットが提供している経費精算システムです。料金体系は初期登録料+利用人数に応じた月額課金制で、月額330円/人(税込み)から、基本サポート費はライセンス料金×20%/月から。

明細の複数一括作成や日付指定作成など、日々の経費精算入力を「楽」にするための工夫と機能、操作性をウリにしています。

ベンダーのWebサイト https://www.teamspirit.com/

 

バクラク経費精算

特徴 バクラク経費精算は、LayerXが提供している経費精算システムです。初期費用は0円、費用は月額2万2000円(税込み)から。

ミスの防止機能やアプリだけで完結する申請・承認機能を軸に、収書一括自動読み取り機能、交通経路検索自動記入機能、会計ソフトとのAPI連携機能などを備えます。2週間の無料トライアル期間を用意します。

ベンダーのWebサイト https://bakuraku.jp/expense/

 

マネーフォワード クラウド経費

特徴 マネーフォワード クラウド経費は、マネーフォワードが提供している経費精算システムです。マネーフォワードシリーズには企業のバックオフィス業務に関わる機能が多彩にあり、「自社に必要な機能」をレストランのアラカルトメニューのように選んで追加、拡張していけるクラウドサービスです。

クラウド経費の主な機能には、経費明細の自動取得機能や領収書画像データの自動取得機能、オペレーター入力・OCR入力機能、ICカードや経路検索からの交通費入力機能があります。

料金は小規模事業者向けのスモールビジネスプランで2980円/月から、中小企業向けのビジネスプランで4980円/月から。ビジネスプランには1カ月の無料トライアル期間も用意します。

ベンダーのWebサイト https://biz.moneyforward.com/

 
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経費清算システムの選定ポイント

「従業員の経費精算をとにかく楽にしたい」「電子保存を踏まえた改正電子帳簿保存法にも確実に対応したい」と考える個人事業主から中小規模企業に向け、クラウド型経費精算システムの選定のチェックポイントは以下の通りです。

 

  • 自社の業種や勤務体系に対応しているか
  • 無料プランと有料プランの違いを理解する
  • 他システムと連携しやすいか
  • サポート体制は十分か
  • モバイル対応かどうか

●自社の業種や勤務体系に対応しているか

クラウド型経費精算システムは多くの場面や導入シーンを想定して開発し、提供されます。概ね基本的機能は備え、どの業種にも適用できるよう万能に作られていることは多いです。しかし選ぶシステムによって、業種や勤務体系によって機能が足りない、カスタマイズを擁するといった場合もあります。

その一方で、特定の業種やシーンに向けた適合・特化を特長とするシステムもあります。

 

●無料プランと有料プランにどんな機能差・違いがあるか

クラウド型経費精算システムは多くの場合、ユーザー数や利用できる機能の有無などに応じて選びやすいよう、複数の料金体系/料金プランを用意しています。クラウド型経費精算システムは、「利用人数」に応じた月額課金制が多いです。

コストを抑えたい個人事業主や小規模導入に向け、機能やユーザー数は限られるが基本料金無料で使える「基本無料プラン」を用意するシステムもあります。

 

●他システムと連携しやすいか

経費は、企業戦略、販売活動などにも深く関わる要素です。例えば他の企業システムである、経理システム、人事・労務システム、販売管理システムなどと「データ連携が可能か」を確認するのも重要な選定要件です。

例えば、APIの提供はあるか、標準的なデータフォーマット(CSVなど)で出力は可能か、などでシステム間の連携のしやすさを判断していきます。

 

●サポート体制は十分か

サポート体制も「導入後も安心して利用できるかどうか」を確認するための重要な選定要件です。

具体的には、問い合わせ対応の迅速さ、導入支援、操作説明会の有無、マニュアルの充実度、アップデートの頻度と内容、障害発生時の対応体制などを確認しましょう。これにより、システムを円滑に運用し、利用者の利便性を高めることが可能となるでしょう。

 

●モバイル/マルチデバイス対応かどうか

自社の従業員の働き方や状況を踏まえつつ、スマートフォンやタブレットからでもシステムを利用できるかどうかも重要な選定要件になるでしょう。

具体的には「スマホアプリの用意があるかどうか」、またはスマートフォンやタブレットなどからでも使いやすいUIが提供されているかどうか、を確認しましょう。

これにより、出張先や外出先からでも経費精算の申請や承認が可能となり、業務の効率化を図ることができます。

 

経費精算システムによる「利用者=従業員の楽/簡単」を提供し、ビジネス成果につなげましょう 

以上、「楽にする」「スマホ対応」を軸にクラウド型経費精算システムの特徴と選び方について解説しました。個人事業主から一般企業全般を対象にできる経費精算システム/経費精算アプリのチェックポイントとともに、システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能を優先したうえでコスト対効果を検討し、他のシステムとの連携やUI/UXの利便性なども評価することが大切です。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ITセレクトまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
JTBの経費精算・出張管理ソリューション
『J'sNAVI NEO』
「経費精算システム」と「出張管理システム」を統合したソリューション
一般的な経費精算システムの機能に加え、法人一括請求による出張手配・実績データ連携機能を実装。

経費精算全般の効率化はもちろん、出張時の個人立替・仮払い・領収書・突き合わせ作業・直接コスト削減やカラ出張などの不正防止を実現します。

J'sNAVI NEOで解決できる主な課題
「申請書の手入力・記入ミス・差戻しを減らしたい」
法人向けクレジットカードや交通系ICカードなどの各種データを活用した経費精算で、申請者の手入力の負担を軽減。
不備のある申請をアラート表示で防ぎ、経理担当者の修正・差戻しの手間も削減します。

「小口現金の管理をなくしたい」
国内10社以上の法人向けクレジットカード/プリペイドカードと連携可能。
利用明細データの自動取込みで、経費利用のキャッシュレス化を促進します。

「仕訳や会計システムへの入力が面倒」
申請者が精算時に選択した項目に応じて勘定科目を自動で仕訳。
APIまたはCSVで会計システムと連携できるので転記作業も不要です。

「自社の運用に合うシステムが見つからない」
承認ルートや日当など、各企業に合わせた柔軟な設定が可能。
ご希望に応じてアドオン開発にも対応しています。

「初めてのシステム導入で不安」
専属SEがシステム導入を丁寧にサポート。
導入後のサポート窓口は電話による問い合わせにも対応しているため、システムに詳しくない方でも安心してご利用できます。

電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応(JIIMA認証取得済み)
AI-OCRや登録事業者番号のチェックなど、法令対応で増えた業務負荷を軽減する機能を搭載。
利便性向上のため、細かな改修も適宜実施しています。

2
Concur Expense
Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、9年連続国内売上No.1(※1)、顧客満足度No1(※2)の経費精算システムです。

大手企業からスタートアップ企業まで幅広くご利用いただいており、電子帳簿保存法の対応実績も1500社以上に上ります。

コンカーエクスペンスなら、PayPayを始めとしたスマホ決済アプリをはじめ、法人カード、交通系ICカードなど様々なキャッシュレスサービスと連携しているため、経費データがシステムに自動反映され、申請者の入力の手間がなくなると同時に、不正経費の防止にも役立ちます。

満足度No1のコンカーですが、理由はなんといっても導入~運用までの手厚いサポート体制。
システムは導入してからの運用が重要ですが、コンカーではカスタマーサクセスやサポート担当者からの使いこなすためのサポートを受けることができます。
便利な使い方マニュアルや動画などをまとめたユーザー企業向け情報サイト、ユーザー企業限定の特別イベントなどがあり、初めて経費精算システムを導入する企業でも安心して取り組めます。

実際、導入により従業員皆さんの経費精算作業の工数は80%以上削減されています。

「Standard」版なら、初期費用0円、月額3万円台からと、業界最安水準でご利用いただけます!

※1:ITR「ITR Market View:予算・経費・サブスクリプション管理市場2023」
※2:ITreviewカテゴリーレポート「経費精算部門」(2023 Spring)
3
ジンジャー経費
【ジンジャー経費】

 ■ サービス概要
「ジンジャー経費」は経費精算で起きる歩留まり、面倒を削減する経費精算システムです。
交通費や経費等の申請から承認までPCとスマートフォンで対応。
経理業務で発生する手入力工数や紙管理コストを削減し、経費管理のオペレーション効率化を実現します。

経費精算の面倒を電子化で解決
申請、承認、処理、従業員への連絡、領収書の管理をオンライン化することで郵送や確認・連絡コストをなくします。

ミスが起きないため確認作業は最小限
申請項目に対する必須設定や交通費の自動計算、ICカードの読み取りが可能です。
また、OCR機能(領収書の読み取り)が搭載されており、お持ちのスマートフォンで領収書を読み取り、申請書を作成することができます。

経費処理の自動化で時間と手間を削減
申請内容の転記作業、仕訳作業、FBデータ作成などを自動化できるため、内容確認や仕分けをする必要はありません。

エクセルで実践する経費精算管理 無料でできる管理シートの作り方と「エクセル管理の意外な限界」

経費精算とは、従業員が立て替えた業務上必要な費用について、会社から払い戻すことを指します。コピー用紙や電球といった消耗品費、出張時の宿泊費、タクシー代のような旅費交通費など、事業に関する費用が対象です。 金銭が関わるゆえに正確性が求められる経費精算ですが、申請を行う従業員の理解度や温度感にはかなりの差があるのが実情です。金額の計算ミスや領収書の添付がないといった不備に対して、その都度指摘して確認するのは経理担当者にとって大きな負担です。この経費精算管理業務をいかに効率化できるか。「今すぐ実践」できる管理のコツ、必要な項目、注意すべきポイントを解説していきます。 エクセル管理に限界 […]

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    中小企業向け クラウド経費精算システムを導入するメリットとおすすめ製品3選

    組織や企業で発生する経費を管理し、効率的なプロセスを支えるための経費精算システムは、大企業はもちろんですが、中小企業においても必要不可欠です。 本記事では、中小企業が抱える経費精算の課題から、経費精算システムを導入するメリットや選定方法、おすすめの経費精算システムとその特徴まで紹介します。紙や汎用ソフトを使用している場合や、経費精算システムを導入するかどうか悩んでいる企業の担当者の方は参考にしてください。 経費精算をまだアナログで行う中小企業にありがちな課題中小企業が経費精算システムを導入するメリットと注意点中小企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント中小企業におすすめの経費精算 […]

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      クラウド型「経費精算システム」の効果と選定方法|無料で始められる経費精算システム4選

      日々行う必要のある経費精算や交通費精算。仕事上で発生した経費を効率的に管理し、記録するためには経費精算システムが必要です。従業員が仕事に関連して発生させた経費(出張費用、食事代、交通費、事務用品など)をスムーズに追跡し、組織がこれらの経費を適切に承認、処理、および帳簿に記録するのを支援します。この記事では、経費精算システムの基礎と導入によって期待できる成果、そして無料で機能を使える、あるいは無料トライアルを用意し「導入の第一歩を踏み出しやすい」おすすめ製品をご紹介します。 経費精算システムの基礎知識無料プラン/無料トライアルから始められる経費管理システム 無料で始められるおすすめ経費精算システ […]

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        経費精算システムの主な機能と種類|選ぶポイントとおすすめ製品13選

        経費精算システムとは、業務関連の経費を効率的に管理し、精算するためのシステムのことを指します。従業員の経費申請、承認、精算、会計処理などを一元管理できるため、経費精算システムを導入することによって、経費の管理や分析を効率的に行えます。経理業務の効率化を目指し、経費精算システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。 本記事では、経費精算システムの主な機能と種類、選ぶポイントなどについて解説します。併せておすすめの製品もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。 経費精算システムの主な機能経費精算システムの主な種類経費精算システムを選ぶポイント運用コストを抑えて利用できる経費精算システム […]

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