ネットショップの在庫管理方法│必要な理由とシステム選びのポイント

ネットショップ（ECサイト）を成功させるためには、在庫管理を効率的に行うことが不可欠であり、適切な管理が販売機会の損失を防ぎ、顧客満足度を向上させます。過不足のない在庫を維持することで経営の安定性が高まり、無駄を削減することが可能です。本記事では、ネットショップにおける在庫管理の重要性から、効果的な管理方法、さらに最適な在庫管理システムを選定するためのポイントについて詳しく解説し、円滑な運営を支援いたします。

ネットショップで在庫管理が必要になる理由

ネットショップ（ECサイト）における在庫管理の観点は運営効率の向上と顧客満足度のために非常に重要です。適切な在庫管理により、商品切れや過剰在庫を防ぎ、運営資源を有効活用しながら客のニーズへ柔軟に応える体制を構築することができます。その具体的な理由を以下で詳しく解説します。

余剰在庫を防げる

ネットショップにおける適切な在庫管理は、EC運営の効率性向上に必要不可欠です。まず、余剰在庫を防ぐことで無駄な保管スペースの利用や資金の浪費を避けることができます。特に過剰な在庫は保管コストが余計にかかるだけでなく、商品の劣化や陳腐化するリスクも伴います。例えば季節商品は分かりやすく需要が増える販売時期があり、この時期を過ぎれば一気に需要がなくなります。在庫が滞留し続ければ廃棄するような大きな損失の可能性もあります。このような問題を防ぐために、在庫量を適切に調整し、消費者ニーズを考慮した管理が重要となります。

商品の在庫切れを防げる

商品の在庫切れも問題です。顧客の購買意欲を削ぎ、短期的にも長期的にも売上の損失につながる恐れがあります。在庫切れの問題を放置していれば、顧客は他の店舗へ行ってしまうでしょう。例えば人気商品の場合が分かりやすいです。本来は購入予定だった客を失い、また失望させてしまうことからリピートの機会も失うことになるのです。安定的かつ継続的なビジネス運営のためには、やはり適切な在庫管理が求められます。

商品とショップの質を保ちやすくなる

在庫管理を適切に行うことで、継続して商品の鮮度と品質、店舗の信頼性を維持することができます。これは在庫が劣化したり不必要に大量に積み重なったりすることを防止できるためです。在庫管理が不適切だと、特に食品や化粧品のように保存期間のある製品は期限切れや質の劣化のような問題が生じるリスクがあります。その結果顧客の信頼を損ない、販売機会を失ってしまうことになります。

適切な在庫管理方法を取り入れることで、品質を保つだけでなく、ビジネス全体の信頼性を維持しやすくなります。ネットショップの運営において、やはり計画的かつ精度の高い在庫管理が重要な要素となってきます。

市場のトレンドや消費者ニーズを把握しやすくなる

在庫管理は、市場のトレンドや消費者ニーズを把握する重要な手段にもなります。例えば在庫管理システムを活用することで、販売状況や商品動向を効率的に追跡し、需要予測や販売戦略を立てることも可能になります。

例えば、売れ筋商品や季節的な需要の変動をデータとして蓄積し、それをもとに次の販売戦略を策定することで、より精度の高いマーケティングを行えます。このようなデータは適正在庫の確保や機会損失の回避にも役立ちます。デジタル・データを軸にした在庫管理は単なる物流管理を超え、戦略的な経営判断を下すための基礎ともなり得るわけです。

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ネットショップの在庫管理方法の種類

ネットショップの運営において、在庫管理を効率的に行う方法を確立することは、業務の質とスピード向上の鍵を握ります。本章では、現在利用可能ないくつかの在庫管理方法について詳しく解説します。

表計算ソフトで管理する

表計算ソフトは手軽で低コストな在庫管理方法として広く利用されています。ほとんどのPC利用者は標準的に扱え、特別な初期投資も必要ないため、多くの人がはじめに実践する対策として取り入れる管理方法です。具体的には、Microsoft Excel（エクセル）や無料で使えるGoogle スプレッドシート（Google Sheets）を使用し、商品の在庫数、商品番号、仕入れ日、販売日などを表組みにして整理し、管理していきます。このアプローチによって、効率的かつ手軽な方法で在庫情報を一括管理できます。

しかし、商品点数や販売数が増えたり、複雑な入出庫管理が必要となってくるにつれて課題が出てきます。手作業での入力では人的ミス（ヒューマンエラー）がどうしても発生しやすくなります。また「自分1人しかできない／誰かに振ることができない」「ある人がいなくなったら立ちゆかなくなる」といった属人化状態に陥ることもあります。そのためこの方法を用い続けるには、定期的なメンテナンスと精緻なデータ入力、そして作業フローの共有体制を適切に整えることが欠かせません。

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自社でシステムを開発し管理する

自社に必要な機能を備えた在庫管理システムを自社開発し、運用している企業も多くあります。自社独自の要件、また業務の特性やニーズに密接に対応した機能を組み込んで運用していくことが可能となり、既存のソリューション／既製の製品では満たしきれない独自の要件があるシーンで特に有効です。例えば、特定商品の回転率に応じた動的な通知機能がほしい、ある販売チャネルと適切にデータ連携するためにカスタマイズしたいといった要件が挙げられます。

しかしこの自社開発のアプローチは、開発そのものは他社へ依頼するにせよ、自社にも相応の開発スキルと人員、潤沢な予算、そして時間が求められます。高いカスタマイズ性と汎用性を備え、長期的な運用効率の向上も見込めるでしょうが、リソースが限られる企業にはかなりハードルが高い選択肢になります。

在庫管理をアウトソーシングに依頼する

在庫管理をアウトソースする選択肢もあります。ネットショップ運営者の在庫管理の負担を軽減し、商品開発や販売戦略、マーケティングのようなの本来の業務に専念できるようにするのが目的です。在庫管理を外部の専門企業に委託することで、その会社の技術やノウハウを活用することもでき、また在庫データの正確性も高まります。例えば物流業者へ委託し、入出庫管理業務の自動化と在庫データのリアルタイム連携が実現するといった工程です。このアプローチによって繁忙期や商品の取り扱いが多岐にわたる場合でも迅速な対応が可能になり、顧客へのサービス品質向上にもつながります。

業務効率化を目指すネットショップにとって在庫管理のアウトソーシングは有効な手段の1つですが、検討者の多くが挙げる課題はやはりコストです。委託コストそのものの他に、掛けたコストに対する成果がどれだけ見込めるかを見据える必要があるでしょう。

在庫管理システムを活用する

明確な課題を持ちつつ、リソースが限られる企業に昨今特に需要が増えている選択肢が、クラウド型／SaaS型の在庫管理システムを導入することです。在庫管理システムのほぼ全ての製品で、在庫状況を正確にかつリアルタイムで把握する仕組みとともに、適正在庫の確保と管理を容易にする機能を標準的に備えます。システムの導入によって人的ミスを限りなく排除でき、また、過剰在庫や欠品といった問題を未然に防ぐ効果が見込めます。

例えばあるクラウド型／SaaS型在庫管理システムには、ネット店舗と実店舗間で在庫情報を統一して管理できる機能があります。どの販売チャネルからでも正確な在庫データを把握できることで運営者も迅速な意思決定が可能になり、注文処理や商品補充をスムーズに行っていく基礎になります。

前述した自社開発システムやアウトソースに対して、クラウド型／SaaS型の製品は「初期投資を抑えられ、“短時間”で導入できること」「場所や時間を問わずアクセスが可能なこと」「システムの拡張やアップデートが容易で柔軟で、ビジネス環境の変化に迅速に対応できること」が利点です。こうした在庫管理システムを活用することで、コストや時間、手間を抑えつつ、作業効率、信頼性と正確性、手作業に由来するミスや手間・負担、人件費削減のような在庫管理の課題解決が実現します。正確で適切な在庫管理が顧客満足度向上につながり、長期的な事業成長にも貢献することが期待できます。

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ネットショップ運営に適する在庫管理システムを選ぶポイント

ネットショップの運営をスムーズにするためには、適切な在庫管理システムの選定が重要です。導入することで、業務の効率化やミスの削減につながり、顧客満足度の向上が期待できます。選定時には、使いやすさや機能性、サポート体制を確認し、自社の運用状況に最適なシステムを選びましょう。適切な在庫管理はビジネス成長の鍵となります。

実店舗とネットショップの連携が可能か

ネットショップ／ECサイトを運営する企業は多くの場合別途実店舗も運営しています。またEC専業でも、Amazon.co.jp、Yahoo!ショッピング、楽天、メルカリなどECプラットフォーム別に店舗を複数運営しているシーンは多いと思います。ECも実店舗も「自社の在庫」は同じ。そのため、販売チャネルそれぞれの在庫をシームレスに連携して正しく管理できることがまず望まれます。在庫数の不一致を防ぎ、顧客情報も統一してより効率的に管理していくためにも必要となります。

この機能は例えば、ネットで注文した商品を実店舗で受け取れるサービスを提供したり、ネットショップ上で実店舗の在庫状況を確認可能にする機能などにも応用できます。具体的にシステムを選定する際には、実店舗とオンライン店舗間、本店と支店間、オンライン店舗Aとオンライン店舗Y、オンライン店舗R間など複数の販売チャネルで在庫データをリアルタイムで同期できる仕組み・機能の有無を確認するとよいでしょう。

料金体系と機能が自社に合っているか

在庫管理システムの利用料金、料金プランと提供される機能が、自社のビジネス規模とニーズに適しているかどうかも重要な確認ポイントです。特にユーザー数単位／商品数単位／機能数単位など昨今のニーズに応じて細かく料金プランが設定されるクラウド型製品は特に「機能全部入りが正解ではない」のです。多機能で全部入りのツールは一見便利そうです。しかし自社の業務に必要のない機能が多くあれば使いこなせず、結局そのツール自体を敬遠してしまうことになりかねません。機能が多いものほど高額になる場合があるため、コスト面の無駄も多くなります。また「有名な製品だから大丈夫だろう」といった過信も失敗のもとになります。

必要のない機能に高額な料金を支払うことを避け、自社が本当に必要とする機能を備えたシステムを選ぶことでコストを効率的に抑えることが可能です。例えば小規模なネットショップの場合、高機能で高額なシステムよりも、基本的な在庫管理機能を備えたコンパクトなツールからのほうが実用的といえます。自社の事業形態にマッチした料金プランと機能セットを持つシステムを選ぶことが運用コストの削減と業務効率の改善に大きく寄与します。

サポート体制が充実しているか

在庫管理システムの選定において、その製品ベンダーにどれだけ充実したサポート体制やメニューを持っているかも確認しましょう。導入後に予期せぬトラブルや操作上の疑問が生じることは珍しい話ではありません。その際に、迅速に対応してもらえるサポート体制が整っていることで、業務のスムーズな運用が保証されます。

例えば、24時間対応のヘルプデスクや、チュートリアル資料の提供、導入時の細やかな初期設定支援などのサービスが挙げられます。また、導入計画の段階でも自社のニーズを理解した上でプランや機能を提案し、導入計画に寄り添ってくれる製品ベンダーであればより安心できると思います。こうしたサポートがあることにより問題の早期解決が可能となり、システムの利用が結果的に業務効率を向上させることにつながります。柔軟なサポート体制を持つシステムを選ぶことで、ネットショップの運営の中で在庫管理を安心して任せることができるでしょう。

操作しやすいシステムか

操作しやすい在庫管理システムを選ぶことも日々のネットショップ運営でやはり重要です。このようなシステムには、直感的に利用できるインターフェースや簡素化された操作手順が求められます。例えば、ドラッグ＆ドロップ機能で商品の情報整理が可能であったり、日本語で分かりやすく表示されたメニューを搭載しているならば、操作を理解するための学習コストや時間を大幅に減らせます。

もちろん操作しやすいかどうかは主観要素のため、考察の参考として「当社のスタッフ全員がスムーズにシステムを活用でき、日々の業務効率を向上させる」を目的に、自社ならではの“操作しやすいかどうか”を判断していくのはいかがでしょうか。

適切なセキュリティ対策を行っているか

ネットショップの運営は顧客情報のような重要情報も扱う業務です。製品へ自社サービスの運営に向けた適切なセキュリティ対策が講じられているかどうかも忘れずに確認しましょう。

なおクラウド型製品は、クラウド製品ベンダー（クラウドサービス・製品を提供する事業者）に「データの保存環境」と「システムのメンテナンスやセキュリティ関連のアップデート」をある程度まで任せられるのもサービスの魅力でありポイントです。製品によっては「法改正に伴う」機能追加やバージョンアップなども用意されます。このため、クラウド製品ベンダーはもともと高度なセキュリティ対策を施しており、データのバックアップや災害復旧のようなメニューが含まれていることも多いです。クラウド／他社にデータを預けることを心配する声はまだ一部にあるかもしれませんが、他方、「自社のみ」でセキュリティ対策を行うよりも結果としてセキュリティ対策を高められるとも考えられます。

もちろん、このように基本的なセキュリティ対策やアップデートはベンダーが行ってくれるとはいえ、自社の重要なデータですから自社は何もせず／何も考えずにお任せで、とはいきません。ユーザーのセキュリティ意識が低ければ漏えい事故につながります。ベンダーのセキュリティ対策に着目することはもちろんですが、十分な教育や研修を通して社員全体のセキュリティ意識を高めることも重要です。

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ネットショップの在庫管理課題はクラウド型在庫管理システムの導入が近道

ネットショップにおける在庫管理は効率よく行うことが非常に重要です。在庫切れや余剰在庫を防ぎつつ、適切な在庫を維持することが利益の最大化と顧客満足度向上につながります。クラウド型在庫管理システムを導入することで、リアルタイムで在庫状況を把握し、さまざまな販路やチャネルを統合することが可能となります。これを機に、自社の在庫管理手法を見直し、業務の効率化と顧客体験の向上を目標に、適切なクラウドソリューションを導入してください。その選択が将来的な運営の安定と発展に寄与するでしょう。

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