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中小企業も安心 「在庫管理システム」の導入効果とスムーズ選定3つのコツ

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ITセレクト編集部

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在庫管理がうまくいかず、商品の過剰在庫や品切れで困っていませんか? 中小企業にとって、効率的な在庫管理は効率化と業績向上のカギとなります。本記事では、在庫管理システムの導入がどのようにビジネスに貢献するのか、検討/選定の際の注意点とともに、初期準備、選定、導入まで「導入プロジェクト」をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。

 

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在庫管理システムの基本と導入効果

在庫管理システムとは、自社が保管する「在庫」を適切に管理するためのITシステムです。以下より、「在庫管理システム」の基礎と機能、メリット、導入と活用で得られる効果を簡単に解説していきます。

 

●在庫管理システムとは何か

在庫管理システムは、自社の持つ商品や資産の在庫について、入庫から出荷まで正しく管理するITシステムまたはソフトウェアのことで、さまざまな業界や業種に特化した種類があります。

「在庫」の扱いは業界や業種によってさまざまで、製造業や販売業における部品や物品、商品のようのな物理的なものから、デジタル情報、Webサイト向け広告のようなデジタルデータもあります。これらの在庫を情報として追跡し、管理し、最適化するのが役割です。

 

●在庫管理システムの役割とビジネス効果

在庫管理システムは、「在庫情報」や「棚卸」など、在庫管理業務に必要なデータの管理が可能です。在庫管理システムの導入により、例えば「人的エラーを防ぐ」「在庫状況をリアルタイムで可視化する」などを実現し、在庫管理業務の効率化と標準化を進め、併せて、経営者や管理者の適切な意思決定につながります。

在庫管理システムの導入でどんな効果を望むか。多くの企業が挙げる上位3つは以下の通りです。

 

  1. 在庫の最適化
  2. 作業効率の向上
  3. コスト削減

何より「在庫を最適化」できること。在庫管理システム、過去の在庫、入出庫、販売や仕入れの実績を蓄積して詳細にデータ貸します。これらの情報とともに、場合によっては曜日や時間帯、季節、天気、時事的事象のような情報も活用し、「需要や注文に対する予測」を立てられるようになります。

在庫管理システムには、在庫管理作業の効率化も大きく期待されます。例えば、「バーコードでスキャンするだけで情報がシステムへ登録され、データはリアルタイムに反映される」などがあります。効率化はもちろん、入力ミスや遅延のような人的エラーも防止できます。

「過剰在庫を減らし、在庫不足も防ぐ」。このことは、無駄な在庫に対する仕入れや製造にかかる費用、保管時の維持費といったコストを削減できます。欠品で販売の機械を逃すことも減ります。結果として売上の最大化が期待できます。

 

【中小企業向け】在庫管理システム導入の「事前準備」

在庫管理システムの検討を始めるにあたり、企業のプロジェクト担当者はまず何を準備しておくとよいでしょう。どの規模、業種の企業にも該当する「事前準備」のポイントを3つ紹介します。

 

  • ビジネス要件を明確にする
  • 予算の設定
  • 関係者を巻き込む

(1)ビジネス要件を明確にする

まず、在庫管理システムが解決すべき課題や目標を、じっくり明確に定義していきましょう。

在庫管理について「自社は、改めてどんなビジネスフローなのか」と、「自社にはどんな課題や目的があるのか」を理解し、できるだけ多く棚卸ししていきましょう。そして、それらに対して「どう改善したいか、効果を望むか」が明確になるよう整理していくと、それが「要件」としてまとまっていきます。これを文書化していきます。

「要件の出し方」の参考として、例えば以下のようなフローを想像してみるのはいかがでしょう。

会社にとって極めて重要な資産、それは「データ」です。在庫管理システムのキモも「正確なデータ」にあります。新システムの導入で得るデータだけでなく、既にデータとして蓄積しているものも多様にあります。「データの品質が低いと、システムの信頼性が損なわれ、正確な在庫情報が得られなくなってしまう」。そのため、導入前/後の「データの統合はどう行うか/きちんと行えるか」「新旧のデータ品質と整合性を正しく保つにはどうするか」などが要素として浮かんできます。

要件を明確にしておくことで、後の選定作業をスムーズに進めることができるでしょう。

 

(2)予算の設定

システムの導入(初期コスト)と維持(ランニングコスト)に必要な費用を見積もり、予算を設定します。

これにより、選定作業時に適切なシステムを選ぶ基準の1つに据えることができます。

 

(3)関係者の巻き込み

在庫管理に関わるすべての関係者、例えば経営層、総務・IT部門、業務・製造部門、営業部門、倉庫管理者などを巻き込み、彼らのニーズ、および期待することを理解しましょう。そして、彼らを巻きこんだ導入プロジェクトとして計画していきましょう。

このことは、システムが「実際の自社の業務に適合する」ためにとても重要なステップです。

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【中小企業向け】在庫管理システムの「選定」

続いて、システム、製品の「選定」ステップに移ります。選定ステップは以下の通りです。

 

  • 市場調査、製品候補のリストアップ
  • 評価と比較
  • デモと試用

●市場調査、製品候補のリストアップ

利用できそうな「在庫管理システム」をリストアップし、それぞれの機能、価格、サポートメニュー、ベンダーの体制などの項目を調査しましょう。

このステップは、相場感を理解しつつ、選択肢を広げながら最適なシステムを見つけるための情報を得ることが目的です。ベンダーの製品サイトに載っていない情報や料金プランも、「資料請求」することで得られることがあります。積極的に活用していきましょう。

こうした調査をもとに「製品、機能○×表」のような資料にまとめます。承認者などの第三者も理解しやすくなります。

 

●評価と比較

ビジネス要件、予算、ユーザーレビュー等に基づき、リストアップした製品を評価・比較します。これにより、自社のニーズに適したシステムを絞り込んでいくのが目的です。

資料請求やベンダーへの検討相談ならば(大抵は)「無料」です。事前準備で「自社の要件を明快にしておいた」ことはここで生きてきます。ベンダーへの要件理解がスムーズに進めば、選定ステップはよりスピードアップします。

「これが要件・目的です」「こうしたい」「この要件・機能についての○×表を作りたい」など、遠慮なくベンダーに聞いて確認しましょう。一人で抱えず、コミュニケーションを取っていく。これが成功への近道といえます。

 

●デモと試用

候補に絞った製品やシステムについて、デモを見たり、試用版/無料トライアル版を使ったりして、具体的な操作感や機能、カスタマイズすべき要素や機能を確認していきます。

これは、システムが実際の業務に適合するかどうかを確認するとても重要な行程です。評価時と同様に、機能や操作感、どこまでカスタマイズが可能か/応えてくれるか、などを遠慮なくベンダーに聞いて、納得いくまで確認します。

これらのことに寄り合ってくれる/信頼できるベンダーかどうかなども見極めつつ、導入する製品を「決定」しましょう。

 

【中小企業向け】導入プロジェクト実行の手順

導入プロジェクト本格開始のステップに移ります。大まかな実行ステップは以下の通りです

 

  1. プロジェクト計画を定める
  2. システム設定とデータ移行を計画・実行する
  3. トレーニングとロールアウト

(1)プロジェクト計画を定める

導入スケジュール、責任者、タスクの割り当て、システム停止期間などを明確にしたプロジェクト計画を作成します。

プロジェクト計画は、目的を定め、プロジェクトの進行をスムーズにし、かつ期限内に導入を完了させる道筋を立てることが目的です。事前に準備していた「関係者の巻き込み」を踏まえた計画が肝要です。

 

(2)システム設定とデータ移行

新システムの設定を行い、既存のデータを新システムへ移行する行程があります。新しいシステムが既存の業務に無理なく適合できるようにするための、導入における「関門」となります。

この行程は大抵の場合、「既存システムやサービスの一時停止」といった、業務に影響する作業が発生します。業績や売上に直結するので、関係者すべてと密なコミュニケーションと綿密な準備が必要となります。焦らず、じっくりと実行していきましょう。

 

(3)トレーニングとロールアウト

関係者・利用者への通知、そして操作のトレーニングも十分に時間をかけて計画し、実行していきましょう。システムは、利用者が正しく使ってこそはじめて効果を生み出します。

システムを本番環境に展開したら、定期的なレビューと必要に応じた調整をしていきます。効果的な利用と継続的な改善を実現することができます。

また、稼働後はほとんどの場合、利用者の困惑や問い合わせが多数発生します。ユーザーフォローと対策や改善のフローも同時進行で進めましょう。

 

中小企業の「在庫管理システム導入」は、「関係者すべてを巻きこんで」計画しましょう

以上、在庫管理の効率化を強力に支援する「在庫管理システム」の効果と、実際に導入検討を進めていく上で準備しておくべきポイントを解説しました。

各ステップの「難易度」や「工数」は具体的なビジネス要件や自社組織の状況により異なりますが、流れと「やること/必要なこと」は大きくは変わらず、いずれにせよ相応の労力と時間を必要とするのも事実です。しかし、「会社やユーザーのありたい姿」を想像しながら、適切に実行し、正しく導入できれば業務効率化の大幅な向上が期待できます。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを選定したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトのコンシェルジュサービスまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービスのご紹介や各種資料をご提供します。

 

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ユーザーレビューランキング

順位製品名概要
1
人とモノが「みえる」倉庫管理システム
MieLU
MieLU(みえる)とは、トヨタ情報システム愛知の倉庫管理システム(WMS※)です。
倉庫業務における入荷から出荷までの人、モノの動きをシステムで一元管理することで、
「どこに」「何が」「いくつ」あるかを簡単に把握できるようになり、在庫管理の効率化が実現します。
データはリアルタイムで更新されるので、あらゆる角度から在庫の状況を把握できます。

●在庫のみえる化
現品票や棚ラベルのバーコードを使い正確に倉庫内の在庫を管理します。

●課題のみえる化
分析結果から作業効率化と在庫削減に向けた課題が確認できます。

●業務のみえる化
作業実績をリアルタイムに収集し、いつ・だれが・どんな作業をしているか確認できます。

※WMS=Warehouse Management System
2
注文販売[M2O]
「注文販売[M2O]」は、見積書、発注書の発行、受注から納品の管理、請求書の発行、入金消込、仕入、在庫管理まで一連の機能をすべて含んだ事業用パッケージです。
お客様とのやり取りは、お客様サイトで実施し、発注書の回収、請求書の提出など、販売業務のコストと負荷を大幅に削減します。
オーバルテクノロジーのフルパッケージは、特定の事業を行う企業様が、かならず必要とする機能を一通り揃え、事業全体をカバーできるパッケージです。
すべての機能がフルカスタマイズ可能なので、特殊な注文方法や業績管理方法などにも対応可能、サービスの差別化を図るための機能を実現できます。

●お客様サイトを利用し、受発注業務を根本改善
お客様サイトを介して見積書を提出し、お客様は注文を直接登録することが可能です。見積書、発注書の発行もできます。請求書は自動生成され、お客様サイト上で確認することができます。販売先様、仕入元様の取引を含むすべての受発注を一括管理できます。

●受注から納品までのステータスをいつでもどこでも追跡可能
製造開始日、製造完了日、発送先、発送方法を登録し、発注からの納品までを一貫して管理、追跡します。出先や、出張先からでも受注、発注処理が可能、営業担当の方もお客様先で、納品状態をいつでも確認することができます。

●入金処理、支払処理は一括で自動処理
請求書は、お客様情報の締め日、支払日設定から、全請求書を一括で作成します。ネットバンキングの入金データを取込み、発行済み請求書と自動消込を行うこともできます。ネットバンキング振込用の支払データも生成にも対応しています。支払処理を一括で行えます。

●収支の予測が、リアルタイムに可能に
お客様別、商品別、担当者別の収支をリアルタイムで集計します。納品予定日を登録すれば、今後の予定売上が集計されます。受注と発注を紐づけた受発注形式での注文登録も可能で、受発注の登録をすれば、予定収支も把握することができます。

●組合せ自在、フルカスタマイズ可能
在庫管理が必要なければ、在庫機能を削減、仕入管理が必要なければ仕入機能を削減する「削減カスタマイズ」が可能です。削減した機能の費用は必要ありません。独自機能をもったECサイト、販売データ分析ツールと連携した受発注管理など、企業様で独自に行っている施策に合わせたカスタマイズが可能です。他のOVALパッケージの機能と組み合わせることで、機能を自在に拡張できます。
3
テープス
テープスは、EC 運営の業務を自由に自動化できるサービスです。

特長① 20 以上のサービスと API 連携
EC モールやカート、Google スプレッドシートなどと API で接続し、受注や在庫、配送情報などをサービス間で柔軟にやり取りできます。

 特長② プログラミング不要
ブロックを組み合わせ、さまざまな処理を実現できます。プログラミング経験がなくても運用できるので、いま一番欲しいツールをすばやく作成し、業務をスピードアップできます。

特長③ 開発より低コスト
テープスはブロックの組み合わせ次第で、複雑な要件にも対応できます。
これまではゼロからの開発が必要だったケースでも、テープスを使って自社でサクッと実装すれば、 高額なコストはかかりません。初期費用ゼロ、月額 19,800 円からご利用いただけます。

接続サービス ※ 順次拡大中
・EC モール、カート
Amazon / 楽天市場 / Yahoo!ショッピング / Shopify / futureshop / ecforce / Qoo10 / Bカート

・OMS、WMS
ネクストエンジン / OPENLOGI

・コミュニケーションサービス
Chatwork / LINE / Slack / ソーシャルPLUS / メールクライアント

・その他
ChatGPT / Google スプレッドシート / PCAクラウド 商魂・商管 / Dropbox / FTP / CData Connect Cloud / Google マップ/ ScrapeHero Cloud

活用事例:受注処理/フルフィルメント
・受注情報を Google スプレッドシートに書き出し、自動で売上集計
・受注情報を FTP サーバーやキントーン、ネクストエンジンに連携
・任意の条件で受注ステータスを変更
・Google スプレッドシートの配送情報を受注に反映

 活用事例:在庫管理
・複数店舗の在庫を一枚のシートに書き出し、在庫管理を一元化
・在庫管理シートの在庫数を、各店舗に自動で反映
・在庫が少なくなったらチャットツールに通知/メーカーに発注メールを送信
・ある店舗の在庫を、別の店舗に同期

活用事例:売上・利益 UP 施策
・モールのイベント開始・終了に合わせ、商品情報やポイント倍率を一括更新
・FBA の在庫がなくなったら、出品者出荷に切り替えて販売を継続
・ショッピングカート獲得価格に合わせ、出品価格を自動更新
・レビュー記入者にメールでクーポンを一斉送信
・楽天市場で、サンクスメールと出荷完了報告メールを自動送信
・購入内容や配送先に応じて、配送キャリアを変更

ほかにも、多数の事例があります。
御社の実現したいことに応じて提案いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

【ECサイト対応】クラウド型在庫管理システムの導入メリットと注意点、おすすめ製品5選

ECサイトはとても多くの人に利用される「生活に欠かせないサービス」です。「ほしいときにすぐ買える」──。この消費者の需要を満たすECサイトの運営に欠かせないIT製品が「在庫管理システム」ではないでしょうか。 在庫管理システムを利用することで、商品の在庫状況をリアルタイムに把握して在庫切れや在庫過多を防ぎ、顧客の需要に合わせて適切にサービスを提供できます。また複数の販売チャンネルをまたいで──例えば自社サイトに加えて、アマゾンや楽天市場なども含めて在庫やサービス体制を一括管理できる機能とともに、効率的なEC店舗運営を実現することも成果向上、そして業務の効率化につながることでしょう。 […]

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