在庫管理システムを導入することで、在庫数のリアルタイム把握や入出庫の管理が自動化され、業務効率やコスト削減に大きく寄与します。システムの機能を活用して在庫管理の精度を高めることは、企業全体のサプライチェーンを安定させるうえで欠かせない要素であり、在庫切れや過剰在庫防止のために適切なシステム導入を検討する企業が増えています。
本記事では、在庫管理システムに求められる基本機能とともに、システム入のメリット・デメリット、主要製品の比較ポイントを解説します。併せて、主要な在庫管理システムの特徴・機能比較表も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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目次
在庫管理の基礎と機能
在庫管理は、商品の保管数量や入出庫状況を的確に把握し、現場とビジネスの効率、そして企業のキャッシュフローや顧客満足度を高めるために行う、ビジネスに重要なタスクです。
従来のエクセルや手書きなどで管理する企業も多くあります。しかし、手間も時間も掛かりがちで「正確でない」「効率的でない」といった課題が根強く残っているのではないでしょうか。人手に頼る工程やアナログ作業のフローが多いとどうしても人的ミスや情報のタイムラグや欠損が生じやすく、結果として効率向上が難しい状況にあるためです。
そこで在庫管理機能や工程を「デジタル化」し、リアルタイムで数量やロケーションを把握できる在庫管理システムなどによって「IT／デジタルで解決・対策する」と決め、実践する企業が増えています。これは大企業、大手企業だけではありません。クラウド／SaaS型製品の普及と低価格帯化、EC一般化のような時流とともに導入や活用シーンのハードルが大きく下がったことから、中小企業や部門単位、個人事業主なども含めて導入が進み、ビジネス成果を高めているのです。
在庫管理システムを活用すると、入出庫のタイミングや在庫水準を正しく・リアルタイムに可視化できるだけでなく、需要予測や発注管理までトータルにコントロールしやすくなります。その結果、生産効率の向上や余分なコスト削減、さらには適正な納期対応など、顧客満足度を底上げする効果が期待できます。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムとは、在庫情報を中心に入庫・出庫、棚卸しなどの業務プロセスを一括管理し、リアルタイムで在庫状況を把握できる仕組み、およびそれを実現するIT製品のことです。
特にクラウド型／SaaS型でサービスを展開する製品は、「初期投資を抑えられ、“短時間”で導入できること」「場所や時間を問わずアクセスが可能なこと」「システムの拡張やアップデートが容易で柔軟で、ビジネス環境の変化に迅速に対応できること」が大きな特徴です。
このシステムを利用することで、手作業による記入ミスや二重入力などのヒューマンエラーを抑え、正確な在庫数を常に維持できます。また、機器連携や他部署との情報共有をスムーズに行う土台にもなるため、企業全体の流通効率を高める重要な手段となります。
在庫管理システムに求められる機能
在庫管理システムには、リアルタイムの在庫追跡やバーコードを使った自動化など個々のタスク、プロセスに沿ってさまざまな機能が求められます。まずは在庫数を正確に把握することが重要で、それに基づいて入出庫を適正化し、過剰在庫や欠品を防ぐための機能が主となります。
業種別の観点もあるでしょう。例えば食品や医薬品など有効期限があるアイテムを扱う企業には、期限切れ在庫の発生を防ぐ機能が求められます。
- 在庫数のリアルタイム把握
- 出庫・入庫の適切な管理と自動化
- 棚卸しの効率化
在庫数のリアルタイム把握
リアルタイムで在庫数を把握できる機能は、在庫管理システムの最重要ポイントといえます。
システムが、受注が入ったと同時に在庫数を自動で更新します。誤出荷や在庫切れを未然に防ぐ基本的な体制づくりが可能になります。クラウド／SaaS型ならば、外出先や他拠点など時間や場所を問わずに状況をモニタリングしやすく、臨機応変な対応力の強化にもつながります。
出庫・入庫の適切な管理と自動化
在庫管理システムによって入庫・出庫の記録を自動化することで、人手に由来する入力の手間や記入漏れ・ミスを劇的に削減し、正確な在庫管理を実現します。
バーコードやRFIDを使った検品機能との連携機能を備えていれば、既存の機器を流用しつつ、よりスピーディで正確なフローを構築できるでしょう。特に物流量の多い企業では、こうした自動化が大幅な業務負荷の軽減となります。
棚卸しの効率化
棚卸しの作業は人手や時間がかかるプロセスです。在庫管理システムを導入すれば「専用端末やバーコードスキャナーを用いた自動計上」のような仕組みも比較的簡単に実現できます。定期棚卸しだけでなく随時チェックも簡単に行えるため、在庫精度は大きく向上します。
また、システムに備える棚卸しデータなどを「分析する機能」を併用することで、持ちすぎ在庫や回転の遅い在庫の“傾向”を発見し「対策を早めに打つ」といったビジネス戦略の強化につなげられる利点もあります。
この1ページで解決在庫管理システムとは？ 主な機能と導入メリット・デメリット、製品の選び方｜おすすめ製品29選
在庫管理システムの基本機能一覧
在庫管理システムが備える代表的な機能は以下の通りです。
- リアルタイムの在庫追跡
- 入庫管理
- バーコード／RFID対応・連携
- 発注・注文の自動化
- 在庫データの分析とレポート生成
- フルフィルメント
- 賞味期限／消費期限管理
- 倉庫・拠点管理
リアルタイムの在庫追跡
入庫や出庫が発生したタイミングで、システム上の在庫数が即座に反映される機能です。各エリア・各拠点の在庫数のデータを一元管理し、一括で把握できることで「常にリアルタイムの、最新で唯一の正しいデータ」を参照でき、そしてリードタイムの短縮とコスト削減に寄与します。リアルタイム追跡が整っていることで、Web在庫／店舗在庫との連動のようなシーンにもスムーズに対応できます。
入庫管理
商品の受け入れ時に、検品をしながら正確に入庫データを登録する機能です。入庫情報が在庫システムに自動で反映されることで、在庫差異の原因となる人手に由来するミスが激減します。また、入庫時のロケーション指定やシリアル管理を行えるシステムなら、後々のトレーサビリティ確保も容易になります。
バーコード／RFID対応
バーコードやRFIDを用いる作業の効率化にも寄与します。バーコードリーダー操作と連動して「情報がシステムへ即時に反映される」とする体制を整えられます。二重入力や入力モレ、タイムラグなどが起こりにくくなります。
大規模な倉庫や物流センターでは、RFIDタグで一括スキャンする体制とそのデータを一元管理する仕組みによって棚卸しフローを大きく効率化させています。
発注・注文の自動化
在庫数が一定の水準を下回ったタイミングで、自動的に発注や補充指示を行う機能です。これにより、欠品や在庫切れを早期に防げるため、販売機会の損失を最小限に抑えられます。需要予測や安全在庫レベルの設定と組み合わせることで、より高度な在庫計画が実現します。
在庫データの分析とレポート生成
在庫推移や在庫回転率を可視化し、発注の適正タイミングや不要在庫の削減に役立つ情報を自動的に発する機能です。報告用などに用いる関連レポートを自動作成することも可能です。定期的なレポートをチェックすることで、売れ筋商品の見極めや在庫最適化の計画をスピーディに進められます。データに基づいた戦略が取れる点が大きな強みです。
フルフィルメント
受注後の出荷作業から配送状況の追跡までを一元管理することを支援する機能です。顧客に商品が届くまでのリードタイムを短縮し、在庫有無の照合やピッキングミスの防止にも寄与します。特にECサイトなどで、在庫状況を即時に反映できれば販売と物流両面で顧客満足度を高めることにつながります。
賞味期限／消費期限管理
食品や医薬品など、有効期限が設定される製品を扱う場合には欠かせない機能です。入庫時に期限情報を登録することで、期限が近い商品を先に出庫するといった「先入先出管理」などをより的確にかつスムーズに行えるようになります。期限管理を徹底することで、不良在庫の廃棄リスクを軽減し、また品質保証を高めることにもつながります。
複数倉庫・多拠点管理
複数の倉庫や拠点がある企業に必要となる、ロケーション別の在庫量を容易に可視化できる機能です。各所の在庫情報を一元化し、適宜、在庫の融通や移動を行うといった体制によって、全体的な欠品や過剰在庫リスクを最小限に抑えます。拠点ごとのオペレーション状況も把握しやすくなり、全体最適な在庫戦略を組み立てられます。
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在庫管理システム導入のメリット・デメリット
在庫管理システムを導入すると、在庫精度と業務スピードが大幅に向上しますが、一方で導入に伴う費用や社内体制の変更が必要になることも事実です。メリットとデメリットを知ったうえで、自社のビジョンに合った選択を進めましょう。
在庫管理システムのメリット
- コストを削減できる
- 業務効率が向上する
- ヒューマンエラーを削減できる
- 顧客満足度を高められる
コストを削減できる
在庫情報を正確に把握することで、過剰在庫や在庫切れを防ぎ、ムダが大幅に減ります。結果的に商品を保管するためのスペースや人件費などのコスト削減につながり、資金繰りを安定化させる要因となります。
業務効率が向上する
入出庫や棚卸し業務が自動化されることで、担当者の作業負担が軽減されます。システム上で入庫情報や検品内容を一気通貫で管理できるため、作業の二度手間が少なくなり、スピードアップが期待できます。
ヒューマンエラーを削減できる
紙やエクセルでの手動入力では、どうしてもミスが発生しがちですが、在庫管理システムの導入でこのリスクが大幅に低減します。バーコードやRFIDを併用すれば、スキャンによる正確なデータ入力が可能になり、数量・ロケーション管理における人為的エラーを極小化できます。
顧客満足度を高められる
必要な時に必要な商品を迅速に届けられる環境を整えられるため、顧客満足度向上に直結します。特にECや小売業では、在庫切れを起こさずスムーズな納品体制を築くことがリピート購入の獲得につながります。
在庫管理システムのデメリット
メリットの多い在庫管理システムですが、導入にあたり考慮しておくべきリスクも存在します。
まずは費用とコスト。システムの開発やライセンス費用、端末導入など、一定の初期投資が必要です。クラウド型やパッケージ型など、選ぶシステム形態によっても費用が変動するため、事前の見積もりとROI（投資対効果）の検討は欠かせません。
従業員がシステムに慣れるまでの時間も考慮しなければなりません。社内の業務フローやデータ入力ルールが変われば、システム操作に慣れるまで一時的にミスや業務中断などが発生する可能性があります。計画的な教育と段階的な運用を意識することが重要です。
またクラウド／SaaS型システムでは特に、意図しないネットワーク障害やサーバーダウンなどの影響で、システムが使えなくなる状況を想定しておく必要もあります。バックアップ体制やオフライン時の対応策を用意することで、万一のトラブル時でも業務をキャッチアップしやすくなります。
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