工数管理アプリの選び方とおすすめソリューション | 作業の見える化、コスト管理強化と適性化に向けて“すぐできる”対策

工数管理アプリを導入すると、作業時間の記録やプロジェクトの進捗管理がスムーズになり、業務の効率化につながります。本記事では、工数管理が必要な理由やアプリの選び方、用途に合わせたおすすめツールを紹介します。作業の見える化やコスト管理を強化したい方は、ぜひ参考にしてください。

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工数管理アプリとは？

工数とは、各業務やタスクにどれだけの時間や人員が必要なのかを数値化したものです。そして工数管理とは、作業時間や作業量を記録し、分析や管理を行うことで業務の効率化を目指す仕組みを指します。工数管理アプリ／システムは、これらのプロジェクト進捗やコストを電子／デジタルデータで的確に把握しながら計画通りに進めやすくするITツールのことです。人員の配置を適切に調整したり、作業負担の偏りを防ぎ、経費や人件費の計算したりすることにも役立つため、コストの管理の正確性や作業の効率性も大きく改善できます。

工数管理が必要な理由

業務を円滑に進めるためには、人的リソースや作業時間を適切に管理することが欠かせません。工数管理を導入すると、無駄な業務を削減し、作業の負担を適切に分配できるため、業務全体の効率が向上します。また、プロジェクトの進捗を可視化して計画通りに進めやすくなるだけでなく、コスト管理や法的要件の遵守にも繋がります。具体的な理由について、以下で詳しく見ていきましょう。

効率的にリソースの管理ができる

企業の成長には、限られた人的リソースを適切に活用することが求められます。作業ごとの所要時間を記録・分析することで、どの業務にどれくらいの人員を割り当てるべきかを判断しやすくなります。

リソースが適切に分配されていないと、一部のメンバーに作業が集中して負担が大きくなったり、他のメンバーが手持ち無沙汰になって生産性が下がったりする可能性があります。工数を正確に記録すれば、業務のバランスをとりながら適切に人員配置ができ、効率的な運用につなげられます。

コスト管理

業務ごとの工数を把握すると、プロジェクトや業務のコストを適切に管理できます。作業時間に基づいて人件費を計算できるため、見積もりの精度が向上し、利益率の最適化にもつながります。

たとえば、予定より時間がかかっている業務を早めに発見できれば、コスト増加の原因を分析し、適切な対策を講じられるでしょう。コストの予測がしやすくなることで、予算管理や価格設定の見直しにも役立ちます。

生産性の向上

業務の進め方を見直して改善するには、まず現状を正確に把握する必要があります。工数を記録・分析することで、どの作業にどれくらいの時間がかかっているかを把握でき、無駄な業務や非効率な作業手順を特定しやすくなります。

たとえば、同じ作業に毎回長時間かかっている場合は、作業手順の見直しや業務の自動化を検討することで効率化を期待できます。また、従業員ごとの作業時間を分析することで、得意・不得意を把握し、適材適所の配置を行うことも可能になります。

進捗管理

プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認するには、進捗状況の把握が欠かせません。工数を記録することで、各タスクの進行度や作業の遅れを早期に察知し、必要な対応を取ることができるのです。

進捗が可視化されると、チーム全体の状況が共有しやすくなり、タスクの遅延を未然に防げます。特に、納期の厳しいプロジェクトでは、細かな進捗管理を行うことでスケジュールの調整がしやすくなるでしょう。

透明性の確保

工数管理を行うと、誰がどの作業を担当し、どれくらいの時間を費やしたのかが明確になるため、業務の透明性が向上します。業務の負担が偏っていないか、適切な作業分担ができているかを客観的に確認できるため、公平な労務管理がしやすくなります。

また、プロジェクトの工数を共有することで、チームメンバー同士が互いの業務状況を理解しやすくなり、タスクの調整やヘルプの依頼がスムーズになります。

コンプライアンス・法的要件への適合

労働時間を適正に管理することは、法令を順守するうえで欠かせない要素です。長時間労働の抑制や残業の適正な管理を行うには、作業時間の正確な記録が必要になります。工数管理を行うことで、労働基準法に基づいた適切な勤務管理が可能になり、従業員の健康管理にもつながります。

特に、テレワークやフレックス勤務が広がるなかで、勤務時間の管理が難しくなっている企業は少なくありません。工数管理を活用すれば、働く時間を適切に記録し、労働環境の健全化を図りやすくなります。

 

この1ページで解決工数管理システムの主な機能と選定ポイント｜Excelとの大きな違い、無料ツール、失敗しない選び方を徹底解説

工数管理アプリを活用するメリット

工数管理アプリを活用すると、作業時間の記録や進捗の把握が容易になり、業務の効率化が期待できます。手作業で行っていた管理業務をデジタル化することで、記録漏れを防ぎ、データの正確性を高めることができるでしょう。業務の可視化が進むことで、作業の無駄を削減し、組織全体の生産性向上にもつながります。ここでは、具体的なメリットを見ていきましょう。工数管理システムの大枠／概要については「工数管理システムとは？主な機能とメリット」もご覧ください。

作業時間の記録・分析が簡単になる

手作業で工数を管理する場合、紙やスプレッドシートへの記入が必要となり、記録漏れや入力ミスが発生しやすいです。工数管理アプリを活用すれば、ワンクリックで作業の開始・終了を記録できるため、正確なデータを簡単に蓄積できます。自動集計機能を備えたアプリを使えば、どの作業にどれだけ時間がかかったのかをリアルタイムで把握でき、業務の分析や改善がしやすくなります。

業務の可視化により無駄を削減できる

作業時間を記録することで、どの業務にどれだけの時間がかかっているかが明確になります。これにより、時間がかかりすぎている業務や非効率な作業フローを特定し、改善につなげられます。チーム内で情報を共有することで、進捗の遅れや作業の偏りを早期に発見し、適切な対策を講じやすくなるでしょう。

進捗管理がスムーズになる

プロジェクトの進行状況を把握するには、作業ごとの進捗を正確に記録し、スケジュールと照らし合わせる必要があります。工数管理アプリには、ガントチャートやタスク一覧表示機能を備えたものも多いため、プロジェクト全体の流れを把握しやすくなります。作業が遅れている場合も、早い段階で気づくことができるので、納期に間に合わせるための調整がしやすくなるでしょう。

適切な業務配分ができる

チームメンバーごとの作業時間を把握することで、負担が偏っていないかを確認できます。あるメンバーに業務が集中している場合は、他のメンバーに振り分けるなどの調整が可能になります。業務量を均等に分配することで、過度な残業を防ぎ、働きやすい環境を整えることにつながります。

工数管理アプリが向いている業務

工数管理アプリは、特にプロジェクト単位で動く業務や、作業時間の把握が重要な業務に向いています。業務の規模や形態によっては、工数を適切に管理することで、業務効率やコスト管理の精度が向上するでしょう。以下では、具体的にどのような業務に適しているかを見ていきます。

複数のプロジェクトを同時に進める業務

同時に複数のプロジェクトを進行している場合、作業の優先順位を明確にする必要があります。工数管理アプリを使うことで、各プロジェクトにかかる時間を記録し、全体の進捗を把握しやすくなります。タスクの重複やスケジュールのズレが起こりにくくなるため、効率的にプロジェクトを運営できます。

作業時間を正確に把握する必要がある業務

コンサルティング、デザイン、システム開発など、時間単位での請求が発生する業務では、作業時間を正確に記録することが欠かせません。工数管理アプリを使えば、作業ごとの時間を自動で記録できるため、請求ミスを防ぎ、取引先との信頼関係を維持しやすくなります。

コストや利益を細かく管理する必要がある業務

工数の記録が利益計算に直結する業務では、正確なデータが求められます。特に、受託業務や製造業では、作業時間とコストの管理が利益率を左右するため、工数管理アプリを活用することで適正なコスト管理が可能になります。

リモートワークやフレックス勤務を導入している業務

勤務時間が分散しやすいリモートワークやフレックス勤務では、工数を正しく把握するのが難しい場合があります。工数管理アプリを導入することで、出社・在宅にかかわらず、働いた時間や進捗を可視化し、チームの連携を強化しやすくなります。

外部の協力会社やフリーランスと連携する業務

社内の従業員だけでなく、外部の協力会社やフリーランスと共同でプロジェクトを進める場合は、工数の共有が重要です。クラウド型の工数管理アプリを使えば、関係者全員が同じデータを確認できるため、情報のやり取りがスムーズになります。作業時間の記録が明確になることで、報酬の計算や支払いの管理もしやすくなるでしょう。

工数管理アプリの選び方

工数管理アプリは、作業時間や業務の進捗を管理するためのツールです。さまざまな種類があり、それぞれ異なる機能を備えています。導入前に「プロジェクトの進捗管理を重視するのか」「作業時間の正確な記録を優先するのか」「コスト管理を強化したいのか」を明確にし、必要な機能がそろっているかを確認しましょう。
また、日常的に使用するツールであるため、使いやすさも重要なポイントです。操作が難しいと業務に定着しにくく、結果的に導入効果が薄れてしまう可能性があります。直感的に操作できるか、日本語の説明が分かりやすいか、サポート体制が整っているかなども事前にチェックするとスムーズに導入できるでしょう。

工数管理ツールの選び方については「無料で使える工数管理ツール7選｜欠かせない機能と製品の選び方のポイント」もご覧ください。

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用途に合わせた機能の選び方

工数管理アプリを選ぶ際は、業務の目的に応じて必要な機能を見極めることが大切です。プロジェクト全体の進捗管理、作業時間の記録、コスト管理など、どの点を強化したいかによって適したアプリが異なります。

プロジェクトの進捗を管理したい場合

プロジェクト全体の状況を把握するには、作業の期限や進捗を確認できる機能が欠かせません。スケジュール管理がしやすいアプリを選ぶと、タスクの遅れを防ぎ、計画通りに業務を進めやすくなります。ガントチャートやリスト形式でタスクの流れを可視化できると、各メンバーの作業状況を把握しやすいでしょう。
チームで進める業務の場合、情報共有がスムーズにできる機能もあると便利です。リアルタイムでタスクの更新ができると、進捗の遅れや作業の偏りに対して早めに対応できます。

時間の記録を簡単に行いたい場合

作業時間の記録は、正確に行うことが重要です。しかし、手作業での記録は負担になりやすく、記録漏れの原因にもなります。ワンクリックで作業の開始・終了を記録できる機能があれば、日常業務に取り入れやすいでしょう。カレンダーと連携して予定を基に自動入力できると、記録の手間が省けるため、正確なデータを残しやすくなります。
外出先でも作業を記録する必要がある場合は、スマートフォンやタブレットに対応しているかを確認するとよいでしょう。移動中やリモートワークでも手軽に入力できると、記録の精度が高まります。

コストや利益を管理したい場合

工数管理アプリを活用することで、作業時間と人件費を結びつけてプロジェクトごとのコストや利益を可視化できます。正確なデータをもとにコストを管理できるため、業務の採算を把握しやすくなるでしょう。
プロジェクトごとの工数や経費を記録し、収益とのバランスを分析できる機能があると、経営判断の材料としても活用しやすいです。レポート機能が充実しているアプリを選べば、経費の見直しや予算計画の精度を高めるのにも役立ちます。

使いやすさと操作のしやすさ

導入したアプリを日常的に活用するためには、操作のしやすさが重要です。いくら機能が豊富でも使い方が分かりにくいと業務の負担になり、アプリを十分に活用できない可能性があります。初めて使う人でも直感的に操作できるデザインかどうかを確認すると、スムーズに業務へ取り入れやすくなるでしょう。
また、日本語の説明が分かりやすく、サポート体制が整っているかも重要なポイントです。操作方法が分からなくなった際にすぐに解決できる環境があると、安心して利用できます。
スマートフォンやタブレットに対応しているアプリであれば、外出先やリモートワークでも活用しやすいです。オフィスのパソコンだけでなく、どこでも作業時間を記録できるため、業務の柔軟性が高まります。

工数管理アプリを導入して効率化やコスト軽減で業績向上につなげましょう

工数管理アプリを導入することで、業務の可視化が進み、生産性向上が期待できます。作業時間や進捗を正確に記録することで、業務の無駄を減らし、チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。

自社の業務フローに合ったツールを選び、試験運用をしながら適切な活用方法を見つけることが大切です。無料トライアルを活用すれば、操作感を確認しながら導入を検討できます。

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