SFAは、営業部門における情報管理や業務プロセスを自動化し、営業活動を促進するための営業支援システムです。近年では規模を問わずに多くの企業が積極的に導入を進めており、効率のよい営業活動を実現しています。
しかし、ちょっと調べたらサービス利用料が高くてコスト効果と見合わず、そこで留まってしまった人も多いようです。そんな人は、「無料プラン」「無料トライアル」のある製品で再度一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。
この記事では、営業活動の改善と効率化を目的に、かつ低コストに「SFA」の導入を検討するための基礎知識、得られる効果と製品の選び方、そして「無料」で始められるおすすめ製品を紹介していきます。あなたの会社とビジネスに適するSFAを見つけるための一助となれば幸いです。
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目次
SFAの基礎知識
SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略称であり、日本語では営業支援システムと呼ばれています。従来、企業の営業部門が行っていた顧客情報の管理や営業プロセスをシステムで自動化することで、進捗状況の管理やデータの蓄積、分析ができるようになります。
SFAでできること
SFAは、企業の営業活動を自動化し、効率的に管理するために有効なITツールです。主な目的は、営業プロセスを最適化し、営業担当者が効果的に仕事を進めるのを支援することです。これにより、顧客との関係強化や売上向上が期待されます。
SFAの主な機能
SFAの機能としてまず挙げられるのは顧客データの管理と見込み客の発掘です。顧客の情報や履歴を管理し、営業担当者がリアルタイムでアクセスし確認できるようにします。それに合わせて、商談の記録や進ちょくを追跡し、そのデータをもとに予測や分析を自動的に行い、獲得見込み／可能性／戦略化までを管理できます。これにより営業担当者、および営業担当の管理者は営業活動全般のプロセスを「見える化」し、都度正確な情報を把握ながら処理していくことが可能になります。
このほか、目標日やイベント予定なども管理することで営業担当者が「今、何をすべきか」を把握したり、顧客とのコミュニケーションの履歴から「次は、いつ、何時に、どんなアクションを取るべきだ」といった情報を得ることができます。
Excelで行う営業管理の限界
「数値」の情報を即・手軽に扱えるソフトウェアとして、Microsoft Excel、あるいはGoogle Spredsheetがあります。すぐ実践できますが、手作業が多く、データの入力や更新、追跡の手間を減らすにはかなりの工夫を要します。大規模なデータや複雑なプロセスでは効率が悪くなり、だんだんと業務に適応できなくなっていきます。
手入力があるならばデータミスが発生しやすく、原則として複数人で共有し、かつ同時に作業するシーンは深く想定されていないために、人的ミスでのファイル破損などによる「データ消失」のリスクも深刻です。昨今はクラウド型共有ドライブやサービスでの利用を軸に「共有」の環境は改善されつつありますが、データ消失でトラブルに発展するリスクは未だ残ります。
また、ファイルの管理が一般業務部門の社員・担当者単位となればなおさら、「悪意ある者に狙われやすい」「セキュリティ面で脆弱」「属人化しやすい」もリスクに挙がります。
営業活動は、企業の最重要資産である「顧客情報」「売上データ」を扱います。セキュリティ面の課題、そして規模や内容によって適応できなくなっていく可能性。これらが改善すべき要素で大きな課題といえます。
SFAの導入で期待できる改善ポイント
SFAはExcel、あるいは旧来のデータベース的管理ソフトウェアに比べ、特に以下の5つの機能を軸に営業活動の効率化が期待できます。
- 顧客情報管理の一元化
- セールスプロセスの自動化
- リアルタイムレポーティングと分析の実現
- 在庫管理の効率化
- セールスコラボレーションの実現
（1）顧客情報管理の一元化
SFAは、顧客情報を一元化して管理します。顧客の名前や役職など、交換した名刺の情報をデータ化し、顧客情報として管理します。過去の商談記録や担当者変更の履歴も記録できるため、自社の営業担当者が変わっても以前の情報を引き継いだ営業活動が可能です。
（2）セールスプロセスの自動化
SFAでは、タスクのスケジュール設定、リード管理、見込み顧客へのフォローアップなど、営業活動のプロセスを効率的に、そして自動化できる機能の搭載を大きな特徴とします。
（3）リアルタイムレポーティングと分析の実現
リアルタイムのデータ分析を通じて、「今、その時」のトレンドを把握し、メンバーの意思決定を支援します。これにより売上の最適化と戦略の改善に貢献します。
（4）在庫管理の効率化
製品の中には、営業担当者が売る商品・製品の在庫情報を管理する機能を統合するものもあります。受注と実在庫の各情報をシームレスに把握できることで、成約率を含めた顧客満足度の向上につながります。
（5）セールスコラボレーションの実現
セールスコラボレーションは、販売チーム内でのコミュニケーションや情報共有を強化していく機能です。営業活動を属人化せず、情報の透明性を高めていくことで顧客へのアプローチを促進できます。
SFA導入によるビジネス成果
SFAで営業プロセスを最適化することで企業は効果的に顧客との関係を構築できるようになります。総じて、企業の競争力を向上させられるといえます。SFAによる主な導入効果は以下の通りです。
- 生産性の向上
- データドリブン経営の実現／意思決定の高速化
- 顧客サービスの向上
生産性の向上
SFAはセールスプロセスの自動化、タスクのスケジュール化、リード管理などを「自動化」する機能を持ちます。営業・販売担当者は日々のルーチン業務の多くからから解放され、その分主業務に集中できるようになります。
データドリブン経営の意思決定・加速化
リアルタイムで正確なデータに基づいて意思決定、判断していく取り組みを「データドリブン経営」といいます。データドリブン経営は、迅速で効果的な経営を実現する上で昨今重要なアプローチであり、「データの有効活用」は競争優位性の獲得や持続可能な成長に直結すると位置付けられています。
SFAはそんなデータドリブン経営のための判断材料──例えばリアルタイムの売上データ、予実や予測、営業進ちょく、在庫状況などの情報を、即、的確に提供できます。
顧客サービスの向上
SFAは顧客情報全般を一元管理することで、「顧客それぞれ」に準じたサービスを提供できるようにもなります。顧客とやり取りした会話や履歴、傾向に基づいて「真のニーズ」を予測できたりもします。顧客の満足度を高め、長期的な顧客関係を築けます。
SFAの選び方と選定ポイント
SFAは、やはり自社のビジネスニーズと目標に合致するツールを選択することが重要です。選定時に多くの企業で挙がる「選定要件」を5つを紹介します。
- 自社の業務、ニーズと適合できるか
- カスタマイズはどこまでできるか
- ツールは誰もが使いやすいか
- セキュリティとデータプライバシー
- インテグレーションと拡張性
・自社の業務、ニーズと適合させられるか
SFAツールは、その機能と自社のニーズ／求める要件が合致してはじめて成果を出していけます。セールスプロセス、顧客サービス、在庫管理などの課題や改善事項を関連する部門すべてを巻きこんで洗い出し、重要度で順位付けした自社独自の「要件」をじっくりまとめることからはじめましょう。
・カスタマイズはどこまでできるか
SFA製品は、これまでの需要や経験からある程度万能に適合できるよう設計している万能／汎用型パターンと、「業種、業態に特化」して作り込んだ設計としている特化型パターンがあります。
とはいえ、求める機能、優先度は会社ごとに違うため、「吊るし」ですべての要件に適合することは稀です。自社のプロセスに合わせて機能やフィールドを調整できるかどうか、といったカスタマイズ範囲の確認も必要となるでしょう。製品ベンダーには、カスタマイズ対応範囲やメニュー、対応レベルを遠慮なく求めましょう。
・ツールは誰もが使いやすいか
SFA製品は、まずセールス担当者が日常的に使用するものになります。データの入力がなければ始まりませんし、彼らが使いこなせなければ成果は上がりません。
「使いやすいか」の観点は、インタフェースやデザインといったことはもちろん、モバイル対応かどうか、ユーザートレーニング体制やサポートメニューはどうかなども含めてチェックしていくとよいでしょう。
・セキュリティとデータプライバシー
「顧客データ」企業の最重要資産の1つです。当然、システムへのセキュリティとプライバシー保護観点の対策も必須です。企業向けクラウド型サービスは多くの場合、一定以上のセキュリティ体制をサービス提供者が提供、担保してくれますが、決してすべて人任せにはできません。
製品のセキュリティレベルと自社の要件とが合致するかどうか、どんな環境でどんな対策がなされ、具体的にどんな機能があるのか、どのセキュリティ認証を取得しているか、責任範囲はどこまでか、プラン別にサービスレベルが異なるのか──などを製品選定の候補先に遠慮なく問い合わせて確認しましょう。
・インテグレーションと拡張性
SFAは、他のビジネスアプリケーションと連携することでさらなる効果創出が期待できます。統合型基幹業務プラットフォームであるERPを軸に、CRM（顧客管理システム）、会計システム、MA（マーケティング自動化ツール）、在庫管理システム、受発注システム、名刺管理システム、グループウェアやSNSツール……などが挙げられます。
既にあるシステムとのデータ連携ができるかどうか、将来の拡張を見据えたデータの統合性はどうかといったことも確実にチェックしておきたい要素です。
「無料」で始められるおすすめSFA 9選
SFAには、小規模向けの「無料プラン」あるいは一定期間製品を試用できる「無料トライアル」を用意する製品も多くあります。
無料で使えれば、初期コストも運用コストも多くかからず、コスト面で制約のある小規模企業や部署単位などでのスモールスタート導入のシーンに大きなメリットです。また、無料トライアルで実際に触れ、操作感を「お試し」するのも「自社に合うかどうか、自社に必要な機能を備えているかどうかを見定める」のにとても有益です。（製品名 abcあいうえお順）
feels
| 特徴 | クラウド型でWebブラウザで手軽に扱えるシンプルなインタフェースをポイントに、顧客や売り上げ管理、データ分析などのSFAとして必要な機能を搭載。チーム作成が5チーム、案件5件、取引先管理が100社までの小規模シーン向けに、月額無料で使える「Freeプラン」、月550円／1アカウント単位で使える「Experienceプラン」を用意する |
| ベンダーのWebサイト | https://feels.one/ |
