「過剰在庫や品切れのリスクを減らしたい」「需要の変動に迅速に対応できるようにしたい」──。多くの企業が抱えるこの課題において、在庫管理のDX（デジタルトランスフォーメーション）を踏まえた成果を期待できるIT製品が「在庫管理システム」です。在庫管理システムは、在庫管理の業務をどう自動化し、効率化できるのでしょう。
この記事では、在庫管理システムの役割と備える機能、自動化とともに期待できる成果や方法、導入の仕方を解説していきます。
目次
在庫管理の自動化が求められる理由
改めて在庫管理とは、製品、商品の在庫状況を把握し、適切な在庫数を維持することです。在庫管理を適切に行うことで売り逃しや在庫過多を防ぎ、客の需要に対応しながら正しく適性に商いができます。
在庫管理の課題
欲しい人がいるのに在庫切れ、売り切れで販売できなかったら「売上の機会損失」になります。これが何度も続けば顧客の信頼を失います。
一方、在庫切れがリスクだからといって在庫を過剰に抱えすぎるのもいけません。売り逃せば損失になりますし、倉庫費などのコスト増、そして資本にも大きく影響します。こちらも結果として機会損失や業績の悪化につながります。
そうは言っても、需要変動を正確に予測することそのものがとても難しいものです。これまでは経験やカン、コツである程度対応できていたとしても、販売方法や手段、手法が幅広く多様化した現在はこれだけに頼るのにも限界があります。
在庫管理には多くの行程があり、人が関わり、その分だけ課題があります。中でも問題となるのが「人力」の行程と言われます。
仕入れ時、入出庫時、検品時、ピッキング時、倉庫内での在庫移動時など、人の手で行う作業にはどうしてもミス（ヒューマンエラー）が発生する可能性があります。それらを全て、あるいはいくつかを自動化できれば、手作業やカンやコツなど「人に由来」するミス発生の可能性を減らせ、多くの問題が解決されることが期待されます。
既存の在庫管理効率化ツール・方法の限界
在庫管理を効率化するツール／方法は、会社の日々の業務を支える重要な役割を果たしています。しかし、これらのツールにはいくつかの限界も存在します。
例えば、多くのツールは手動・人力でのデータ入力に依存しています。これが誤りや遅延を招き、手間の発生、確実性が低下する原因となります。
また、リアルタイムでの在庫変動を追跡する能力に欠けることも挙げられます。結果として在庫過剰や品切れといった問題をなかなか解消できないことにつながります。
このほかに、既存のツールに問題はありつつも適応してしまっていることから、簡単には変えられないことも課題に挙がります。
これらの限界・課題は、企業の成長や市場の変化へ迅速に対応することを難しくしてしまいます。
在庫管理の自動化がもたらすメリット
在庫管理の自動化は上記の課題を解決できる多くのメリットを提供します。
まず自動化によって、手動でのデータ入力に関連する時間消費や誤りが大幅に削減されます。例えば、バーコードスキャナーやRFIDタグを利用することで、商品の受け入れ、保管、出荷の各プロセスが自動記録され、在庫の正確性が向上します。このようなシステムはリアルタイムで在庫の動きを追跡することができるため、在庫過剰や品切れのリスクを減少させることができます。
また、自動化はデータ分析を容易にし、これにより在庫管理の戦略をより精緻化し、需要の変動に合わせて在庫を最適化することが可能になります。
総じて、従業員の時間をより価値の高い業務に振り向けることも可能にし、全体としての業務効率と生産性を高められます。これら自動化システムのメリットは、企業が市場の変化に迅速かつ効果的に対応し、競争力を高めるための鍵となるでしょう。
在庫管理を自動化する技術
バーコードシステム
バーコードシステムは在庫管理の自動化において最も一般的で基本的な技術です。規格化されたバーコード、近年はQRコードなどが用いられます。
商品にバーコードを貼り、スキャナーで読み取ることで、在庫の入出荷をリアルタイムで追跡します。例えば、スーパーマーケットで商品を購入する際、レジで商品のバーコードをスキャンすると、その商品が在庫から自動的に減少するような仕組みを整備できます。
RFID
RFID（無線周波数識別）タグ／ICタグは、バーコードよりも進んだ技術で、物理的な接触や直接の目視がなくても商品情報を読み取ることができます。例えば製造業やECでは、倉庫内で商品が移動するだけで在庫が自動的に更新されるため、効率的な在庫管理が可能になります。
クラウド型の在庫管理システムとモバイルアプリ
クラウド技術を利用した在庫管理システムは、どこからでもアクセス可能で、リアルタイムでの在庫管理やデータ分析を実現します。これにより、複数の拠点を持つ企業でも、在庫の状況を一元的に把握しやすくなります。
多くのシステムは個別のモバイルアプリも用意しています。これにより従業員はスマートフォンやタブレットの可搬性が高く手軽に使えるデバイスを通じて、いつでも、どこからでも在庫管理を行うことができます。これにより現場から直接在庫情報を更新したり、必要な情報をリアルタイムで確認したりすることが容易になります。
IoT、在庫管理カメラ
IoTデバイスを活用することで、在庫品の温度や湿度などの環境データをリアルタイムで監視することが可能になります。例えば、食品倉庫での在庫品の品質維持管理に役立ちます。
通信機能を持つ在庫管理カメラなどもその1つです。視覚的に在庫を監視し、画像認識技術を用いて在庫の種類や数量を自動で識別・管理します。物理的な確認作業の負担を減らし、在庫の正確性を向上させます。
AIと機械学習
AI（Artificial Intelligence：人工知能）と機械学習を活用することで、過去のデータから需要予測を行い、在庫の最適化を自動で行うことができます。これにより、過剰在庫や品切れのリスクを大幅に減らすことが可能になります。
ビッグデータ分析
ビッグデータ技術を利用して、膨大な在庫データや市場データを分析し、在庫管理の効率化や需要予測の精度向上を実現します。この技術により、より緻密で精確な在庫戦略を立てることが可能になります。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
RPA（Robotic Process Automation）は繰り返し行われる事務作業を自動化し、在庫管理の効率を高める技術、およびそれを実現するIT製品です。ルーティンとなる一連の操作・作業を記録し、次からその通りに自動的に行うようシステムが代行してくれます。人的ミスの削減や、戦略的業務へのリソース再配分に貢献します。
在庫管理を自動化する方法、成功への近道
在庫管理の自動化、在庫管理のDX化をスッと推進するには、業務や業種に特化した機能を備えたクラウド型IT製品、例えば「在庫管理システム」の導入が近道です。
在庫管理システムによって、リアルタイムの在庫追跡や正確な需要予測を可能にします。業種業界別、あるいは自社のニーズに合わせてカスタマイズできる製品とともに、具体的な業務フローに合わせた在庫管理も可能になります。
以下に紹介する自動化技術も含めて、自社のニーズや業界に応じて選択・組み合わせて活用することがポイントです。適切な在庫管理の自動化技術も含めて導入することで、効率的な運営と効率化、コスト削減、そして顧客満足度の向上につながります。
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自動化・効率化につながる在庫管理システムの主な機能
在庫管理システムは、効率的な在庫管理を実現するために多くの機能を備えています。主な機能は以下の通りです。
在庫一覧機能
商品の在庫状況を一覧表示する機能です。在庫数、場所、ステータスなどの情報がリアルタイムで確認でき、在庫の透明性が向上します。
入出庫管理機能
商品の入庫や出庫を記録し、在庫の増減を自動で追跡する機能です。バーコードスキャナーやRFIDを用いて、正確かつ迅速に情報を更新します。
検品機能
商品が倉庫に入る際の品質検査を記録し、不良品の管理を助ける機能です。これにより品質保持が可能になります。
返品管理機能
顧客からの返品を効率的に処理し、在庫に再統合するプロセスを管理します。返品理由の分析も可能で、将来的な改善策の検討に役立ちます。
棚卸機能
定期的な物理在庫の確認を支援し、システム上の在庫データとの誤差をチェックします。これにより、在庫の正確性を保証します。
在庫分析機能
売上データや在庫動向を分析し、需要予測や最適な在庫レベルの決定に役立つ情報を提供します。この分析により、在庫コストの削減や供給計画の最適化が可能です。
データ抽出機能
必要に応じて在庫や売上に関連するデータを抽出し、報告書作成や他のシステムへのデータ移行を容易にします。
マスター管理機能
商品、サプライヤー、顧客などの基本情報を一元管理する機能です。新規データの登録や既存データの更新が容易に行え、全体のデータ整合性を保つことができます。
自動補充システム
自動補充システムは売上データと在庫レベルを分析し、自動で発注を行う機能です。これにより、常に最適な在庫レベルを維持することが可能になります。
需要予測ツール
需要予測ツールは機械学習などを用いて、蓄積されるデータ、販売データ、市場のトレンドなどを多方面で分析し、「客観データ」を軸にこれまでより正確な需要予測を提供するツールです。
在庫管理システムの選び方、選定ポイント
では在庫管理システムを選定する際にどのようなことをまず確認しておけばよいでしょう。選定における「準備」も含めた選定フロー／選び方を説明します。
- 目的と範囲の明確化
- 業務フローの確認
- 製品の選定、機能の有無とカスタマイズ内容の見定め
1. 目的と範囲の明確化
在庫管理システムを導入する際には、まず何を解決したいのか、自社のどの業務プロセスを改善したいのかを明確に定義することから始めましょう。
例えば、在庫の精度を向上させたい、在庫コストを削減したい、配送時間を短縮したいなど、具体的な目的を設定します。
2. 業務フローの確認
現在の業務プロセスを改めて振り返り、確認しましょう。どの業務が在庫管理システムによって自動化されるべきか、またどのプロセスが手作業で残されるべきかを識別します。
業務フローを改めて確認することによって、システム導入後の業務フローがどのように変わるかを予測し、それに合わせてシステムを選定していけるようになります。ことができます。業務フローを洗い出し、どの点がボトルネックになっているかを特定することで、特に効果的な改善点も発見する──例えば導入成果の目標や経営層への報告事項にもつながるでしょう。
3. 製品の選定、機能の有無とカスタマイズ内容の見定め
（1）と（2）で目的や自社の要件がある程度明確になっていれば、機能の有無や内容を見定めることも比較的容易になってきます。
例えば、リアルタイムの在庫追跡、自動発注機能、詳細なレポート機能など、具体的な要望を必要機能として落とし込みます。また、将来の拡張性やカスタマイズの容易さも考慮することが望ましいです。
要件をまとめることで「自社に必要な機能はこれだ」「これがあれば●●が実現する」などと製品選定で目指すゴールが見えるようになります。その後のビジネス成果創出までの期間にも影響するので、時間を掛けてでもじっくり行い、場合によっては製品を使う部門を隔てず、ユーザーや現場も巻き込んで要件を定めておくことをおすすめします。
そして、不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。定めた自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー／製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。
「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」
「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」
「いきなりベンダーに聞くと、営業電話がバンバン来そうなのでそれはちょっと……」
＼そんなときはITセレクトの相談専門スタッフへ気軽に問い合わせください！ ニーズに合った製品、製品ベンダーをご紹介します／
在庫管理を自動化し、経験やカンに頼らない「在庫管理のDX」を目指そう
在庫管理においてキモとなる「需要変動」は正確に予測することそのものがとても難しいものです。これまで経験やカン、コツである程度対応できていたとしても、販売方法や手段、購買層や購買の仕方が幅広く多様化した現在はこれだけに頼るのにも限界があります。在庫管理システムの自動化機能はここに効いてきます。今回挙げたポイントを考察し、在庫管理の効率化とともに自社の成長を図っていきましょう。
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（初稿執筆：合同会社伝心）
