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在庫管理を「自動化」する方法|時代遅れの「経験やカンだけ」に頼らない在庫管理システムの選び方

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ITセレクト編集部

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「過剰在庫や品切れのリスクを減らしたい」「需要の変動に迅速に対応できるようにしたい」──。多くの企業が抱えるこの課題において、在庫管理のDX(デジタルトランスフォーメーション)を踏まえた成果を期待できるIT製品が「在庫管理システム」です。在庫管理システムは、在庫管理の業務をどう自動化し、効率化できるのでしょう。この記事では、在庫管理システムの役割と備える機能とともに、期待できる成果や方法、導入の仕方を解説していきます。

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在庫管理の必要性

改めて在庫管理とは、製品、商品の在庫状況を把握し、適切な在庫数を維持することです。在庫管理を適切に行うことで売り逃しや在庫過多を防ぎ、客の需要に対応しながら正しく適性に商いができます。

在庫管理の課題

欲しい人がいるのに在庫切れ、売り切れで販売できなかったら「売上の機会損失」になります。これが何度も続けば顧客の信頼を失います。

一方、在庫切れがリスクだからといって在庫を過剰に抱えすぎるのもいけません。売り逃せば損失になりますし、倉庫費などのコスト増、そして資本にも大きく影響します。こちらも結果として機会損失や業績の悪化につながります。

そうは言っても、需要変動を正確に予測することそのものがとても難しいものです。これまでは経験やカン、コツである程度対応できていたとしても、販売方法や手段、手法が幅広く多様化した現在はこれだけに頼るのにも限界があります。

在庫管理には多くの行程があり、人が関わり、その分だけ課題があります。中でも問題となるのが「人力」の行程と言われます。

仕入れ時、入出庫時、検品時、ピッキング時、倉庫内での在庫移動時など、人の手で行う作業にはどうしてもミスが発生する可能性があります。それらを全て、あるいはいくつかを自動化できれば、手作業やカンやコツなど「人に由来」するミス発生の可能性を減らせ、多くの問題が解決されることが期待されます。

在庫管理の自動化がもたらすメリット

在庫管理の自動化は多くのメリットを提供します。まず、作業効率が向上し、手作業でのミスを削減できます。これにより在庫の正確性が高まり、過剰在庫や品切れを防ぐことが可能となります。

併せて自動化は、人材不足も課題となる中で、限られたスタッフで効率的に作業を進めることも可能にます。

在庫状況をリアルタイムに可視化し、正確なデータと参照できれば、経営層、管理者の迅速な意思決定も強力に支援できます。これらの要素によって、企業の競争力強化に寄与します。

「在庫管理の自動化」への近道

在庫管理の自動化、在庫管理のDX化をスッと推進するには、業務や業種に特化した機能を備えたIT製品、例えば「在庫管理システム」の導入が近道です。

在庫管理システムによって、リアルタイムの在庫追跡や正確な需要予測を可能にします。業種業界別、あるいは自社のニーズに合わせてカスタマイズできる製品とともに、具体的な業務フローに合わせた在庫管理も可能になります。

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自動化・効率化につながる在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムは、効率的な在庫管理を実現するために多くの機能を備えています。主な機能は以下の通りです。

在庫一覧機能

商品の在庫状況を一覧表示する機能です。在庫数、場所、ステータスなどの情報がリアルタイムで確認でき、在庫の透明性が向上します。

入出庫管理機能

商品の入庫や出庫を記録し、在庫の増減を自動で追跡する機能です。バーコードスキャナーやRFIDを用いて、正確かつ迅速に情報を更新します。

検品機能

商品が倉庫に入る際の品質検査を記録し、不良品の管理を助ける機能です。これにより品質保持が可能になります。

返品管理機能

顧客からの返品を効率的に処理し、在庫に再統合するプロセスを管理します。返品理由の分析も可能で、将来的な改善策の検討に役立ちます。

棚卸機能

定期的な物理在庫の確認を支援し、システム上の在庫データとの誤差をチェックします。これにより、在庫の正確性を保証します。

在庫分析機能

売上データや在庫動向を分析し、需要予測や最適な在庫レベルの決定に役立つ情報を提供します。この分析により、在庫コストの削減や供給計画の最適化が可能です。

データ抽出機能

必要に応じて在庫や売上に関連するデータを抽出し、報告書作成や他のシステムへのデータ移行を容易にします。

マスター管理機能

商品、サプライヤー、顧客などの基本情報を一元管理する機能です。新規データの登録や既存データの更新が容易に行え、全体のデータ整合性を保つことができます。

自動補充システム

自動補充システムは売上データと在庫レベルを分析し、自動で発注を行う機能です。これにより、常に最適な在庫レベルを維持することが可能になります。

需要予測ツール

需要予測ツールは機械学習などを用いて、蓄積されるデータ、販売データ、市場のトレンドなどを多方面で分析し、「客観データ」を軸にこれまでより正確な需要予測を提供するツールです。

在庫管理システムの選び方、選定ポイント

では在庫管理システムを選定する際にどのようなことをまず確認しておけばよいでしょう。選定における「準備」も含めた選定フロー/選び方を説明します。

  1. 目的と範囲の明確化
  2. 業務フローの確認
  3. 製品の選定、機能の有無とカスタマイズ内容の見定め

1. 目的と範囲の明確化

在庫管理システムを導入する際には、まず何を解決したいのか、自社のどの業務プロセスを改善したいのかを明確に定義することから始めましょう。

例えば、在庫の精度を向上させたい、在庫コストを削減したい、配送時間を短縮したいなど、具体的な目的を設定します。

2. 業務フローの確認

現在の業務プロセスを改めて振り返り、確認しましょう。どの業務が在庫管理システムによって自動化されるべきか、またどのプロセスが手作業で残されるべきかを識別します。

業務フローを改めて確認することによって、システム導入後の業務フローがどのように変わるかを予測し、それに合わせてシステムを選定していけるようになります。ことができます。業務フローを洗い出し、どの点がボトルネックになっているかを特定することで、特に効果的な改善点も発見する──例えば導入成果の目標や経営層への報告事項にもつながるでしょう。

3. 製品の選定、機能の有無とカスタマイズ内容の見定め

(1)と(2)で目的や自社の要件がある程度明確になっていれば、機能の有無や内容を見定めることも比較的容易になってきます。

例えば、リアルタイムの在庫追跡、自動発注機能、詳細なレポート機能など、具体的な要望を必要機能として落とし込みます。また、将来の拡張性やカスタマイズの容易さも考慮することが望ましいです。

要件をまとめることで「自社に必要な機能はこれだ」「これがあれば●●が実現する」などと製品選定で目指すゴールが見えるようになります。その後のビジネス成果創出までの期間にも影響するので、時間を掛けてでもじっくり行い、場合によっては製品を使う部門を隔てず、ユーザーや現場も巻き込んで要件を定めておくことをおすすめします。

そして、不明点があれば遠慮なく製品のベンダーに問い合わせて回答を得ましょう。定めた自社の目的や要望が明確ならば、ベンダーもきっと親身になって対応してくれます。また、満足する回答が得らず、それに応えられないベンダー/製品は「縁がなかった」と判断する材料にもなります。

「選び方がわからない…」「製品が多すぎて選べない…」

「料金は結局いくらかかるのかを聞きたいだけなのだけれど…」

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経験やカンだけに頼らない「在庫管理のDX」を目指そう

在庫管理においてキモとなる「需要変動」は正確に予測することそのものがとても難しいものです。これまで経験やカン、コツである程度対応できていたとしても、販売方法や手段、購買層や購買の仕方が幅広く多様化した現在はこれだけに頼るのにも限界があります。在庫管理システムの自動化機能はここに効いてきます。今回挙げたポイントを考察し、在庫管理の効率化とともに自社の成長を図っていきましょう。

「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「時間をかけずに効率的にサービスを検討したい」というご担当者様は、ぜひITセレクトの専門スタッフまでお問い合わせください。適切なIT製品・サービス選定を最後までサポートいたします。

(執筆:合同会社伝心)

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