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勤怠管理システムの機能を使ってできること|基本機能と便利機能、得られるビジネス成果を分かりやすく解説

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ITセレクト編集部

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勤怠管理システムは、働き方改革の推進や業務効率化に不可欠な機能を持つITツールです。本記事では、打刻からシフト管理、残業管理まで、基本機能と便利機能、勤怠管理システムで得られるビジネス成果を徹底解説します。あなたの会社とビジネスに適する勤怠管理システムを見つけるための一助となれば幸いです。

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勤怠管理システムの基礎知識と基本機能

勤怠管理システムは、従業員の勤務時間、休暇、残業などの勤怠状況をデジタルで管理し、効率化を図るITシステムです。打刻方法の多様化やシフト管理機能を備え、業務の自動化と効率化に貢献します。また労働時間の適正な把握によって、法令順守や労働環境の改善にも寄与します。

以下より勤怠管理システムの基本機能を解説していきます。

打刻機能

打刻機能は、従業員が出勤や退勤の時間を記録する機能です。遅刻、早退、残業などの管理も含まれます。旧来のアナログ方法(タイムカードなど)に対し、デジタルで管理する勤怠管理システムでは以下のような多様な方法で打刻が可能です。

  • ICカードやIC社員証を使った非接触電子打刻
  • スマートフォン、スマートデバイスを利用したGPS打刻
  • PCやタブレットを利用したWeb打刻
  • 生体認証(指紋や顔認証)を使った打刻

これらは、正確な勤務時間の記録、不正の防止はもちろん、従業員の多様な働き方へ柔軟に対応する体制づくりにも大きく寄与します。

残業時間管理機能

残業時間管理機能は、従業員の法定労働時間を超える労働時間を正確に記録し、管理する機能です。以下の成果創出が期待できます。

  • 残業時間の正確な把握
  • 残業申請と承認プロセスの管理
  • 労働基準法に基づく適正な残業時間の管理

これにより、従業員の健康管理や企業のコンプライアンスの維持に役立ちます。

休暇・休業管理機能

休暇・休業管理機能は、従業員の有給休暇や病欠、育児休業、介護休業など管理する機能です。申請から承認、記録までを一元管理することで、以下の成果創出が期待できます。

  • 申請、承認プロセスの効率化
  • 休暇残数の正確な把握
  • 法定休暇日数管理(法令順守)

代休管理機能

休管理機能は、休暇管理機能とともに従業員が取得した代休を一元管理する機能です。特に、代休の発生と消化を適切に管理することで、従業員のワークライフバランスの向上を図ります。この機能には以下のメリットがあります。

  • 代休の取得状況の見える化
  • 休暇・代休の公平な管理
  • 法定休暇の適正な消化の促進

これらの機能を活用することで、企業は労働時間の適正管理を行い、従業員の働きやすい環境を提供することができます。

勤怠データの集計、分析機能

勤怠データを集計し、分析した結果報告を報告する機能です。以下の目的を果たせます。

  • 労働時間の傾向を把握
  • 労働力の最適な配分を把握

これらの分析やレポート作成を自動化する機能を備える製品もあります。

人事・給与情報との連携機能

勤怠データをもとに給与計算を行うために、他システムとのデータ連携を考慮した機能です。

  • API連携
  • ファイルのインポート/エクスポート

これらのツールとともに勤怠データの連携を実現します。

勤怠管理システム別に備わる便利機能、個別機能、オプション機能

勤怠管理システムに搭載されるさまざまな機能を活用することで、さらなる確実性、そして効率化を目指せます。一例として、勤怠管理システム個別に備わる売り機能、固有機能、便利機能、オプション機能を紹介します。

自動集計・自動分析機能

自動集計および自動分析機能は、近年のクラウド型勤怠管理システムの中核的な機能です。各製品それぞれに特徴や工夫を込めた「売り」ポイントを持っています。例えば以下の情報をリアルタイムに把握できる機能が挙げられます。

  • 月間、年間の勤務時間の総計
  • 残業時間の累積
  • 休暇取得状況
  • シフト勤務の実績

月1回、週1回といった単位ではなく「リアルタイムに」「自動的に」であることが特に有効となるでしょう。

アラート機能

アラート機能は、勤怠データに何らかのフラグが立った、あるいは異常や問題が発生した際に、事象を自動検知してアラートを発する機能です。

  • 遅刻・早退
  • 出勤忘れや打刻ミス
  • 過度の残業時間
  • 法定労働時間の超過

これらの事象を企業、管理者としてリアルタイムに把握し、迅速に対応することで、問題を未然に防げます。また、従業員自身もアラートを受け取ることで、自身の勤怠状況を適切に管理しやすくなります。

高度なデータ連携機能

データ連携機能も、製品それぞれに特徴があり、自社のニーズや機能別に検討候補に挙がる機会の多い機能です。

上記のようなシステムと連携し、会社の資産である「ヒト、モノ、カネ、情報」を一元管理したいシーンの選定要件として挙がる例が多くあります。

GPS打刻機能

GPS打刻機能は、従業員が「いつでも、どこでも、正しく、手軽に」勤怠記録を行える体制を支援する機能です。スマホやタブレットのGPS位置情報や専用アプリと連携し、以下の機能を実現します。

  • 外出先、テレワーク環境での打刻、記録
  • 位置情報に基づく正確な勤務実績と時間の記録
  • 不正打刻の防止

例えば営業職や現場作業職など、オフィス外での勤務も多い従業員の情報正確性を高められます。同様にテレワーク、自宅作業といった多様な働き方を取り入れた企業の勤怠管理の効率や柔軟性の向上にも寄与します。

シフト管理機能

シフト管理機能は、シフト制を採用する従業員を抱える企業や事業部門に向け、流動性のある従業員の勤務スケジュールを効率的に管理するための機能です。「シフト管理システム」として業種・業態やニーズ別に専門性のある機能として特化した製品もあります。以下の機能とともに運用します。

  • 従業員のシフト希望受付と管理
  • シフトの自動作成
  • シフトの調整、変更
  • 従業員へのシフト通知
  • シフト間の引き継ぎや交代の管理

これらにより、従業員目線の適切な働き方とともに管理者目線のシフト管理の負担も軽減し、適切な人員配置の実現を目指します。

勤怠管理システムの機能を使って得られるビジネス成果

勤怠管理システムにより、労働時間管理の効率化と正確性の向上が大きく見込めます。以下より、期待されるビジネス成果を具体的に解説します。

(1)労働力の効率化

従業員は、PC、スマホなどの「入力方法」、会社、出先、自宅などの「場所」を問わず、正しく手間なく勤怠状況を記録し、また申請できるようになります。

管理側も、従業員の出退勤時間や休暇状況を正確に把握し、管理できます。申請・承認のフローも明確かつ正確で、不正や違反も防ぐ体制を整えられます。

(2)業務プロセスの自動化

(1)とともに、総務・給与計算担当者も「正確で誤りのない」「リアルタイム」な一元化されたデータを用い、自動化できる機能によって管理集計業務の効率化が望めます。

「打刻」「申請・承認」といった“業務外”タスクを省力化することで、その分、本来の主業務、重要なタスクに時間を割けるようにもなります。

(3)データドリブンな意思決定の支援

「正確で誤りのない」「リアルタイム」な一元化されたデータは、人事管理部、経営層の人事計画、経営戦略などの意思決定に重要な判断材料になります。

参考 データドリブンとは? 「2025年の崖問題」とは? その概念と仕組み、“何をやればいいのか”を分かりやすく解説

(4)コンプライアンスの順守

労働時間の適正な記録と管理によって労働基準法、法定労働時間などの順守を徹底できます。

正しく一元化された「データ」は、長期間にわたる適切な保存体制を比較的容易に構築できます。従業員に向けた透明性も提供できます。監査や労務トラブルの発生時も根拠のあるデータとともに正しく的確に対応できます。

(5)不正行為の防止

勤怠管理システムに備わる不正行為を防ぐ機能は、企業活動全般のさまざまなシーンで有効です。GPS打刻機能や生体認証機能は、代理や虚偽打刻を防ぎます。そして、データを一元管理する「正確で誤りのないデータ管理体制」は、つまり「改ざんできない、不正をしない体制を整える」と言い換えることもできます。

(6)コスト削減

勤怠管理の自動化によって、人的作業のそのもの時間、そして人的ミスに由来するエラー修正や確認作業の工数削減が期待できます。人件費の削減に大きくつながります。

電子化により、タイムカード機器や記録用紙類のコストも不要になります。

(7)従業員の満足度向上

勤怠管理システムに備える、シフト管理やテレワーク対応機能、容易で明快な休暇申請・承認フロー、労働時間の見える化や過度な残業の抑制アラート機能などによって、従業員が安心して働ける環境を正しく柔軟に提供する体制、姿勢も同時に整います。

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勤怠管理システムの機能は、効率化や自動化とともに「全社意識」「従業員の満足度」にも効果

勤怠管理システムは、打刻や残業管理から、高度なデータ分析やGPS打刻まで、多彩な機能でビジネスをサポートします。これらを駆使することで労働効率の向上、コスト削減、そして何より従業員の満足度向上へとつながり、結果として企業全体の成長を促進します。

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(執筆:合同会社伝心)

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