勤怠管理システムのメリットとは？　導入すべき企業の特徴、導入時の注意点、製品の選び方をじっくり解説

企業の経営課題解決に向けた取り組みとして、勤怠管理システムの導入が注目されています。しかし、そのメリットは具体的に何なのでしょう？　また、なぜ今、多くの企業で活用が進み、また導入を検討しているのでしょうか？

本記事では、企業が抱える勤怠管理業務の課題をおさらいし、それを解決する勤怠管理システムのメリット、システムがもたらすメリット、検討・導入時に注意すべきポイント、失敗しない製品の選び方までを詳しく解説します。勤怠管理システムの導入を検討する上で参考にしていただければ幸いです。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の労働状況を正確に記録・集計し、管理するためのIT製品です。このシステムを導入することで、企業は労働時間や休暇管理を効率的かつ正確に行うことができます。勤怠管理システムを導入すると、従業員の出退勤情報や休暇の利用状況をリアルタイムで把握できるようになります。これにより、最新の勤怠状況をいつでも確認でき、また、迅速かつ正しい意思決定、経営判断を支援することも可能となります。勤怠管理システムは、企業と従業員の双方にとって大きなメリットを提供し、労務管理の質を向上させる重要なツールとなります。

勤怠管理業務でよく挙げられる課題

集計管理の手間と誤差、集計ミス

勤怠管理業務では、社員・従業員の出勤退勤時間を正確に記録することが求められます。しかし、タイムレコーダーで打刻したタイムカードを転記するといったことから、Excel（エクセル）など汎用的なオフィスソフトウェアを用いて記入するような手動での打刻体制は、時間がかかるだけでなく、人為的な誤差も生じる可能性があります。従業員数が増えるほど、手間と誤差が積み重なっていき、工数の無駄や給与計算のミスにつながる可能性も高まります。

労働法規の順守

最近では、労働時間の適切な管理が重視され、企業は厳格な労働法規の順守が求められています。しかし、特に中小企業では管理体制が整っていない場合があり、厳格かつ適切な労働時間の管理や法規順守が難しい状況があるかもしれません。また、都度行われる法改正への適切かつ迅速な対応も困難になることが挙げられます。

フレキシブルワークの管理

テレワークやフレックスタイム制度など、働き方の多様化も一般化してきています。企業は従業員それぞれの働き方に応じた勤怠管理が求められますが、従来の勤怠管理方法ではこうした多様な働き方を適切に管理するのが難しい状況にあります。

過重労働の防止

過重労働は従業員の健康を害するだけでなく、企業の生産性やブランドイメージにも影響を及ぼします。しかし手動での勤怠管理では、過重労働、長時間労働の傾向を早期に把握し、対策を講じることが難しい状況にあります。

給与計算の精度向上

勤怠管理は給与計算の基礎情報となるため、その精度がとても重要です。しかし、手動での記録や計算では誤差が生じる可能性を完全になくすことは困難です。特に残業代や休日出勤代など、複雑な計算が必要となる行程もあるため、その精度を保つことは大きな課題となります。

不正打刻の防止

不正打刻は企業の労働管理に大きな影響を及ぼします。例えば、他人の代わりに打刻する「代打ち」や、実際の勤務時間よりも早く退勤したにもかかわらず、後から打刻を修正する「後打ち」などは、労働時間の実態を正確に把握することを阻害します。これらの不正行為は企業の信頼性を損なうだけでなく、労働法規の順守も困難にします。

残業等賃金計算の複雑さ

従業員の給与計算は、基本給だけでなく、残業代や深夜勤務手当など、さまざまな要素を考慮する必要があります。特に残業代の計算は、時間外労働の時間数や日時により異なるため、計算が複雑となることが課題です。それにもかかわらず、計算ミスは許されない状況にあります。従業員が適切な賃金を受け取れない事態は従業員への信頼性を著しく下げ、企業の信頼性や法令順守に影響を及ぼす可能性もあります。併せて、担当者の過重労働にもつながってしまいます。

多くの企業が勤怠管理システムを検討・導入を進めている理由とその目的

勤怠管理システムを導入する企業は増加しています。ではその理由と目的は何でしょうか。以下の項目に沿って解説していきます。

法令順守とリスクマネジメント

勤怠管理システムの導入は、法令順守とリスクマネジメントの観点に寄与します。労働基準法などの労働法規を守るためには、正確な労働時間の記録と管理が不可欠です。不適切な労働時間管理は、法的なリスクや罰則の原因となり得ます。勤怠管理システムを使用することで、適正な労働時間の把握が可能となり、法令違反のリスクを低減し、コンプライアンスを強化します。

生産性の向上

勤怠管理システムは、生産性の向上にも寄与します。手動で行っていた勤怠データの集計や管理が自動化されるため、総務や人事部門の業務効率が大幅に向上します。また、リアルタイムでのデータ把握が可能となり、労働時間の最適化や労務管理の精度が向上します。

従業員満足度の向上

勤怠管理システムの導入は、従業員満足度の向上につながります。システム化により、出退勤の打刻や休暇申請が簡便になり、従業員の負担が軽減されます。また、自分の労働時間や休暇の状況をリアルタイムで確認できるため、ワークライフバランスを保ちやすくなります。これにより、従業員のモチベーションが向上し、結果として企業全体の生産性向上にも寄与します。

リモートワークなど働き方の多様化

リモートワークやフレックスタイム制度など、働き方の多様化に対応するために勤怠管理システムは重要です。従業員がオフィス以外の場所で働く場合でも、GPS打刻機能やモバイルアプリを活用して、正確な勤怠管理が可能となります。これにより、場所にとらわれない柔軟な働き方をサポートし、企業の競争力を高めます。

総務のDX・デジタル化の推進

勤怠管理システムの導入は、総務のデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環になります。勤怠管理業務のデジタル化により、紙ベースの管理から解放され、業務プロセスの効率化とデータの正確性が向上します。これにより、総務部門の業務全体がデジタル化され、企業全体のDX推進にも貢献します。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。具体的なメリットは以下の通りです。

（1）労働時間の正確な記録と把握

勤怠管理システムの導入により、従業員の労働時間を正確に記録し把握することができます。自動的に出退勤時間を記録し、データの集計もリアルタイムで行うため、手動での入力ミスや不正な打刻を防ぐことができます。これにより、正確な勤務時間のデータが得られ、適正な労働時間管理が可能となります。

（2）給与計算の効率化

勤怠管理システムは給与計算を効率化できます。自動集計機能により、従業員の出退勤時間や残業時間、休暇時間などが正確に集計されるため、給与計算に必要なデータが一元管理されます。これにより、手動での計算作業が減り、給与計算のプロセスが迅速化され、エラーも減少します。さらに、給与計算ソフトと連携することで、データの移行がスムーズに行われ、業務効率が向上します。

（3）法令順守の支援

勤怠管理システムを利用すると、法令順守の面でも強力なサポートを得られます。労働基準法などの法令に基づく労働時間の管理や休暇管理が自動化され、法定労働時間の超過や未払い残業のリスクを減少させることができます。システムは労働時間の超過や法定休暇の取得状況も監視し、必要に応じてアラートを発することで、法令違反を未然に防ぎます。

（4）リモートワークの管理

勤怠管理システムはリモートワークの管理にも適しています。GPS打刻機能やモバイルアプリを利用することで、従業員がどこで働いているかにかかわらず、正確な勤怠記録を行うことができます。これにより、在宅勤務や出張先での勤務時間も正確に管理でき、柔軟な働き方をサポートします。

（5）労働生産性の向上

勤怠管理システムは、労働生産性の向上にも寄与します。自動化された勤怠管理により、管理業務の負担が軽減され、従業員は本来の業務に集中できる時間が増えます。また、正確な勤怠データをもとに労働時間の最適化が図れるため、過度な残業の防止や適切な休暇取得が可能となります。これにより、従業員の健康管理やモチベーションの向上が期待でき、結果として企業全体の生産性向上につながります。

勤怠管理システムの導入が向いている／早期導入が進められる企業の特徴

規模が大きい企業

大規模企業では、多くの従業員の勤怠データを管理する必要があります。手動での管理は非効率でエラーも発生しやすいため、勤怠管理システムの導入が効果的です。また部門や拠点が多岐にわたる企業では、集中管理と一元化が求められます。システム導入により、全社的な勤怠データの統合管理が可能となります。

複雑なシフト管理が必要な企業

交代勤務や24時間体制の業務がある企業では、シフト管理が複雑です。勤怠管理システムは、シフトの自動作成や変更、調整が可能で、効率的なシフト管理をサポートします。パートタイム、フルタイム、フレックスタイムなど、多様な勤務形態が存在する場合、システムを用いてそれぞれの勤務パターンに対応できます。

リモートワークを導入している／リモートワーク利用意向の高い従業員が多い企業

リモートワークや在宅勤務を導入している企業では、従業員の勤務状況を適切に把握する必要があります。GPS打刻機能やモバイルアプリを利用することで、リモートワーク中の勤怠管理が容易になります。場所にとらわれない柔軟な働き方をサポートするために、システムによる正確な勤怠記録が重要となります。

法令順守が特に求められる企業

労働基準法やその他の労働法規に厳格に従う必要がある企業では、勤怠データの正確な記録と管理が不可欠です。システムは、法定労働時間の管理や休暇取得の監視を支援し、法令違反を防ぎます。勤怠データの記録と保存がシステム化されることで、監査時に迅速かつ正確なデータを提供できます。

初めて“デジタルでの”勤怠管理システムを導入する中小企業・小規模事業者

手動での勤怠管理に限界を感じている企業や、現在のシステムが不十分な企業では、勤怠管理システムの導入が業務効率化に大きく貢献します。初めての導入でも直感的に使いやすいシステムを選ぶことで、スムーズにデジタル化を進めることができるでしょう。トレーニングやサポートが充実しているシステムを選ぶとよいでしょう。

勤怠管理システムのデメリット、導入時の注意点

勤怠管理システムを導入することによるデメリット／導入する際の注意点もあります。導入検討において併せて考察しておきましょう。

システム導入と維持のコスト

勤怠管理システムには、まず導入時の初期費用がかかります。これには、システムの購入・導入費用、インストール費用、初期設定費用などが含まれます。

続いて、運用費用（ランニングコスト）として、月額または年額のライセンス費用、メンテナンス費用、サポート費用がかかります。また、システムの更新や機能追加に伴う追加費用が発生することもあります。

これらのコスト対効果は、導入検討時にある程度は見極めておく必要があります。予算を大きく超えてしまった、導入したけれど自社に浸透せず利用されなかった……といった失敗がないように計画を立てることが重要です。

従業員のプライバシー

勤怠管理システムには、従業員の出退勤時間や位置情報などの個人データが含まれます。これが従業員のプライバシーに対する懸念を引き起こす可能性があります。データの取り扱いには厳格なポリシーを設け、従業員のプライバシーを保護するための措置を講じる必要があります。具体的には、データの暗号化やアクセス制限を行いましょう。システム導入前に、従業員に対してデータの収集目的や利用方法を明確に説明し、同意を得ることが重要です。

システムの使い勝手

勤怠管理システムが複雑で使いにくい場合、従業員や管理者にとって負担となり、正しく利用されない可能性があります。使い勝手の良いシステムを選定することが重要です。直感的な操作が可能で、学習コストが低いシステムを選びましょう。システム導入後には、従業員や管理者に対して適切なトレーニングを実施し、システムの使い方をしっかりと教育することが必要です。問題が発生した際に迅速に対応できるサポート体制を整えることが重要です。ユーザーサポートやヘルプデスクの利用も考慮しましょう。

勤怠管理システムのメリットと期待成果は「企業全体の生産性向上」にも大きく寄与

以上、勤怠管理システムのメリットについて解説してきました。

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を正確に把握でき、人に由来するミスや不正打刻を防ぐことができます。正確で迅速な給与計算フローも実現し、業務効率を高められます。法令違反のリスクを減らし、リモートワークやフレックスタイムなどの多様な働き方に対応する柔軟な勤務形態の提供が可能になります。

これらは、従業員への「働き方、ワークライフバランス」の向上に寄与します。総務部門のデジタル化とともに業務の効率化と正確性が高まることで企業全体の生産性向上が大きく期待できます。「勤怠管理」に課題を抱えている企業は、自社のニーズに沿って勤怠管理システムの選定をぜひ進めていきましょう。

（初稿執筆：合同会社伝心）

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