タイムカード廃止の理由とは？　その背景と代替ツールの活用方法を解説

勤怠のタイムカード管理が時代遅れとなり廃止・刷新が進み、また、デジタル化の波とともにリモートワークの普及やコスト削減の機運が高まっている中、企業はどのように従業員の勤怠管理を行うのがよい選択になるのでしょう。本記事では、タイムカードを廃止する理由とそれに伴う課題を確認しつつ、“現代”に求められる方法、最新ツールの活用法について分かりやすく解説します。効率的な勤怠管理を目指す企業に役立つ情報をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。 

タイムカードを廃止する企業が増える主な理由

タイムカードを使わない勤怠管理への移行が進んでいます。この背景にはDX（デジタルトランスフォーメーション）と呼ばれる急速なデジタル化の進展のや働き方の多様化、業務の効率化が求められていることが影響しています。ここでは、紙タイムカードにフォーカスして、廃止が進んでいる主な理由とその背景について解説します。

デジタル化による効率化が強く求められている

勤怠管理においてもデジタル化の波が強く押し寄せています。紙のタイムカードは長年勤怠管理の手段として広く利用されてきましたが、手動での打刻ミスや不正な打刻を防ぎづらく、加えて手作業での集計や確認が必要なため、多くの工数と人件費がかかる課題がありました。また、データの管理・保管も手間がかかり、効率的とは言いづらい状態でした。

勤怠管理をデジタル化することで、正確な打刻時間の集計が自動でできるようになり、管理者の作業負担が軽減されます。万が一打刻ミスが発生してしまった場合にもデジタル上で修正や申請ができるなど、大きな手間がかかることなく効率的な労務管理を実現できます。また、フレックスタイム制度をはじめとした従業員の働き方が多様化する中、従来のタイムカード型では対応が難しくなっていることもあります。勤怠管理においては多くの企業がこれらの課題解消を目的にデジタル化での対策を進めています。

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リモートワークが普及した

2020年頃よりリモートワークや在宅勤務、出張など、オフィスに出社しない働き方が増え、オフィス設置型のタイムカードによる勤怠管理が適さなくなってきました。オフィスに設置されたタイムカードでは出社しない従業員の勤務時間を正確に記録することが難しく、勤怠管理が従来より複雑化しています。

そこで、オンラインで打刻できるデジタル型の勤怠管理システムを導入すると、従業員はオフィス以外の場所からも出退勤を記録できるようになる環境が“簡単”に実現します。管理者によっても遠隔地からでも勤務状況を管理が容易になり、従業員の位置にかかわらずリアルタイムで勤務状況を把握できるため、それだけで勤怠管理の体制がスムーズになるでしょう。多様な勤務形態を取り入れる企業を軸に、昨今導入が特に進んだきっかけとなる例の1つです。

コスト削減

タイムカード管理には実は多くのコストがかかっています。紙のタイムカードといえど用紙代、印刷代や管理用の機器、さらにそれらのメンテナンス費用が必要です。そして、従業員の出退勤を管理するための集計作業を担当する人件費も発生します。これらの経費は毎月のコストとしてかかってきます。

デジタル勤怠管理システムに移行することで、こうしたランニングコストを削減でき、また集計作業の効率化により担当者の負担が軽減されます。そして人件費の節約につながります。限られたリソースで運営している中小企業にとっては、デジタル化が正しくコスト削減と効率化に寄与することは経営上の大きなメリットとなるでしょう。

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タイムカードを廃止する際の課題

タイムカードの廃止は、デジタル管理の利便性や効率化のメリットがある一方で、新しい管理システムの導入にはいくつかの課題も伴います。ここでは、導入の際に企業が考慮すべき代表的な課題について解説します。

新しいシステムに慣れる必要がある

長年タイムカードを使ってきた社員にとって、デジタルの勤怠管理システムへの移行は少なからず戸惑いを感じるものでしょう。シンプルな操作で済む紙のタイムカードに慣れていたならば、画面上での打刻や出退勤データの確認など、デジタルならではの操作方法に適応するまでに時間がかかることもあります。特に、ITツールに馴染みのない社員には最初の不安やミスはつきものです。

そのため、導入時には十分な説明会や研修を行い、新しいシステムの使い方を手厚く丁寧に周知するようなサポートの取り組みが大切です。運用におけるサポート体制の整備も欠かせません。例えば、システムに慣れるまでの間は打刻や操作に関する問い合わせに対応する窓口を設ける、などで社員が安心して新しい勤怠管理方法を使えるようにサポートすることがポイントです。

初期費用がかかる

タイムカードの廃止とデジタル勤怠管理システムへの移行には相応のコストが発生します。勤怠管理システムでは、まずソフトウェアのライセンス費用や初期設定費用、場合によっては専用のハードウェア機器が必要になります。このほかに「想定していなかった関連コスト」への注意も必要です。例えばカスタマイズや操作環境の整備のために社内の担当者が作業にあたるならば人件費がかかりますし、旧システムの廃棄やリース解約費といったコストが発生することもあるでしょう。

このような初期費用は負担、導入における壁を感じる声もありますが、見据えたいのはやはりその後です。手作業で行っていた集計や確認作業を効率化することで、長期的には人件費の削減や業務効率の向上が期待できます。費用対効果を確認した上で導入・運用計画を進めていくことがポイントとなるでしょう。

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タイムカード廃止とともに導入するデジタルツール

タイムカードの廃止にあたり、多くの企業がデジタルツールを導入し、勤務管理を効率化しています。ここでは、代表的なデジタルツールについて紹介します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、PCやスマートフォンから簡単に打刻ができ、出社・在宅勤務のどちらにも対応できるため、現在多くの企業で導入が進んでいます。従業員は自宅や出張先からも勤務時間を打刻でき、遠隔地やリモートワークでも一貫した管理が可能です。このため、管理者はリアルタイムで従業員の勤務状況を把握でき、データの正確性を確保しやすくなります。

また、通知機能が搭載されているシステムでは、打刻忘れの防止や、休暇申請や承認といった作業もシステム上で完結することができ、勤怠管理が効率化される点がメリットです。加えて、「ジョブカン」や「キングオブタイム」など、さまざまな勤怠管理システムが提供されており、企業規模やニーズに応じた選択肢が豊富にあります。

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モバイルアプリ

モバイルアプリを使用する勤怠管理も普及しており、スマートフォンを持つ社員が多い企業にとっては非常に便利です。特に営業職や外勤が多い職場では、モバイルアプリを利用して外出先から打刻ができるため、勤務状況の管理がよりスムーズに行えます。スマートフォンのGPS機能を利用した位置情報の確認もできるため、実際の勤務場所を把握しやすく、誤打刻や不正を防止する対策にも役立ちます。

タイムカード廃止後の勤怠管理のポイント

タイムカードを廃止しデジタルツールを導入した後も、円滑な勤怠管理を行うためには、適切な運用ルールと定期的な見直しが重要です。新しい勤怠管理方法が企業内で定着し、効果的に機能するよう、具体的な対応策を整備することが重要です。

適切な運用ルールの整備

デジタルツールをスムーズに導入するためには、まず全社員が理解できるようなルールを作成し、認識の統一をすることが大切です。デジタルツールの使用方法や打刻ルールを具体的に明示し、例えば「始業時と終業時に必ず打刻する」「休憩や外出の際も打刻を行う」といった指示を周知します。

また、打刻を忘れてしまった場合や打刻をミスしてしまった場合の対応方法も明確にしておくと良いでしょう。さらに、休暇申請や残業申請のフローもシステム上で完結できるようにし、管理の一元化を図ると便利です。システム導入後も、定期的な勤怠確認は欠かせません。日々のデータをチェックし、不備や打刻ミスを早期に発見して修正することで、トラブル防止につながります。

この他、社員がシステム操作に関する質問を迅速に解決できるように、サポート体制を整えておくと安心です。サポート窓口を設けることで、社員が問題解決のための相談がしやすくなり、全社的な勤怠管理の効率が向上します。

定期的なシステムの見直し

勤怠管理システムを導入後も、システムが実際の運用状況に適しているかを定期的に確認することが大切です。特に、現場で使用している社員からのフィードバックを基にシステムの使いやすさや問題点を検討し、必要に応じて改善することで、より効率的な勤怠管理がしやすくなるでしょう。

勤怠管理のデータをもとに、業務状況に即した設定やルールに調整し、問題点や非効率な部分があれば改善を加えていきましょう。必要に応じて新しい機能を追加したり、運用ルールを変更して効率を上げることで、現場でも使いやすいシステムへと進化させられます。また、システムのメンテナンスや定期的なアップデートを行うことも、常に使いやすい状態を保つために必要です。

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勤怠管理システム導入で労務管理のDX化へ

タイムカードの廃止が進む中、デジタル化と働き方の多様化により、企業は新たな勤怠管理システムの導入を加速しています。これにより、コスト削減だけでなく、勤怠記録の正確性や業務効率の向上が期待されます。また、出社・在宅を問わず柔軟に管理ができるようになりました。しかし、システム導入後も円滑に運用を続けるためには、適切なルールの設定やサポート体制が必要です。現場の意見を取り入れた定期的な見直しも欠かせません。今後も企業はデジタルツールを活用して、働き方の多様化に対応するための体制を整えていくことが求められるでしょう。その足がかりとして、勤怠管理システムから導入を始めてみてはいかがでしょうか？　ぜひITセレクトの専門スタッフまでまでお問い合わせください。

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