勤怠管理システムのデメリットと導入時の課題・心配ポイントを解説｜失敗を避ける選び方と対策

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況をデータとしてデジタル管理することで、労働時間管理の効率化、給与計算や休暇管理の手間軽減など、これまで面倒で大変だった業務の多くを効率化します。しかし、システムの選定を誤ると、コストが想定以上にかかったり、自社の勤務体系に適合せず運用が難しくなったりすることもあります。本記事では、導入時に注意すべきポイントや、自社に合ったシステムを選ぶ方法を詳しく解説します。

機能で比較「勤怠管理システム」おすすめ製品一覧

勤怠管理システムのデメリット　導入計画で挙がる「よくある心配・懸念点」

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤、休憩、残業などの勤務時間を記録し、管理するためのシステムです。従来のタイムカードやエクセルによる管理とは異なり、デジタル化によって業務の効率を向上させる仕組みを備えています。 データを自動的に集計し、給与計算や労働時間の管理に活用できるため、担当者の負担を軽減できます。

法令に基づいた労働時間の管理にも役立ち、長時間労働の防止や有給休暇の取得状況の把握がしやすくなります。 業務の効率化や適切な労働時間管理を実現するためには、企業の規模や業務内容に適したシステムの選定が重要です。

勤怠管理システムについて詳しく知りたい方は「勤怠管理システムを選ぶポイントは？」もあわせてご覧ください。

 

この1ページで解決勤怠管理システムを選ぶポイントは？　おすすめ54製品をタイプ別に比較

勤怠管理システムの導入計画で挙がる「よくある心配・懸念点・デメリット」

勤怠管理システムを導入する際、多くの企業が費用や運用の手間、機能の適合性などについて不安を抱えます。コストの増加や導入後の定着に時間がかかること、システムが業務に合わない可能性などが主な懸念点になるでしょう。さらに、カスタマイズの自由度やサポート体制、データの安全性についても慎重に検討しなければなりません。これらの課題を事前に把握し、適切な準備を行うことでスムーズな導入につなげることができます。

勤怠管理システム検討企業のよくある懸念点

勤怠管理システムの導入に際するよく抱える悩みとして、例えば以下が挙げられます。順に確認していきましょう。

コストの問題

導入にかかる初期費用に加え、月額費用や機能追加による費用が発生する場合があります。予算を超えないよう、必要な機能を見極めたうえで選定することが重要です。

導入と移行の手間

既存の勤怠データの整理、従業員への操作説明、新システムへの移行など、多くの作業が必要になります。導入スケジュールを明確にし、事前準備を整えることで負担を軽減できるでしょう。

機能が不足している、操作しにくい

導入後に「必要な機能がなかった」「使いにくい」と感じることがあります。無料トライアルを活用し、実際に操作してから導入することが望ましいです。

システムの柔軟性が低い、カスタマイズが難しい

企業ごとの勤務体系や就業規則に対応できるかを確認し、設定変更の自由度を事前にチェックしてください。

サポート体制とセキュリティの不安

トラブル発生時に迅速な対応を受けられるか、情報の安全性が確保されているかを事前に確認しておくことが大切です。

勤怠管理システムの導入・運用コストを抑える方法

コストを抑えながら適切な勤怠管理システムを導入するためには、いくつかの工夫が必要です。無料で試せるシステムを活用し、必要な機能を見極めたうえで導入することが大切です。機能が多いものは便利に見えますが、実際に業務で使う機能が限られている場合、シンプルなシステムを選ぶことで費用を抑えられます。

具体的には、初期費用と月額費用のバランスを考え、長期的なコストを計算したうえで選定するのがポイントです。さらに、国や自治体が提供する補助金・助成金制度を活用することで、導入時の費用負担を軽減できます。導入前に他のシステムとの連携が可能かを確認し、追加の開発費用がかからないようにすることも重要です。

勤怠管理システムの導入と移行の手間を抑える方法

スムーズな導入を進めるためには、事前準備が欠かせません。まず、現在の勤怠管理業務の流れを整理し、どの機能が必要かを明確にすることが大切です。従業員情報や過去の勤怠データを整備し、新システムのデータ形式に合わせておくと、移行作業がスムーズになります。

例えば、自社で既に使っている会計システム、給与計算システムなど、すでに利用しているシステムとの連携が可能な、あるいは同じシリーズの製品をを選ぶことで移行の手間を減らす考え方も一般的です。導入時期にも注意が必要で、月末や月初の業務が集中する時期を避け、余裕を持ったスケジュールを立てることが望ましいでしょう。 新しいシステムの操作マニュアルやよくある質問を事前に整備し、従業員向けの説明会を実施することで、運用開始後の混乱を防ぐことができます。

勤怠管理システムで自社の就業規則や勤務体系に合う機能を見定める方法

勤怠管理システムは一般的なシーンにおける勤務形態には概ね対応できるよう設計されています。しかし企業独自の異なる就業規則や勤務体系もあることから、すべてのルールをシステムでカバーできるとは限りません。自社の就業規則を整理し、導入予定のシステムと比較することで、適用できる範囲を確認しておくことが必要です。

夜勤や変則勤務がある企業では、シフト管理機能が適切に動作するかをテストし、必要な設定が可能かどうかを事前に確認します。休暇の種類や取得方法が自社のルールに合っているかも重要なポイントです。導入後のカスタマイズが可能かどうか、提供会社に相談することも検討すべき項目になります。 実際の操作画面を確認し、管理者や従業員がスムーズに使えるかを試すことが大切です。

もし必要な機能が不足している場合は、他の管理ツールや手作業と併用する方法もあります。システムのカスタマイズに対応できる場合は、費用や設定の手間を考慮して調整を依頼するのも有効な手段です。 運用ルールを一部見直し、システムの標準機能で対応できる範囲を広げることも検討するとよいでしょう。既存の給与計算や人事管理システムと連携させることで、業務の負担を減らせます。

勤怠管理システムの柔軟性を確かめる方法

勤怠管理システムを導入しても、業務に合わなければ十分な効果を得られません。特に、操作性の悪さや他のシステムとの連携不足は、業務の効率を下げる要因になります。導入前に柔軟性を確認し、スムーズに運用できるかを慎重に検討することが重要です。

使いにくいシステムによる影響

操作しにくいシステムを導入すると、打刻や申請ミスが増え、問い合わせが多くなり、管理者の負担が増加するうえ、導入後の定着にも時間がかかります。出勤や退勤の打刻が正しく記録されず修正が必要になったり、休暇や残業の申請が分かりにくいと誤った申請が増えたりするため、労務担当者の負担が大きくなるのです。問い合わせが相次ぐと対応に時間がかかり、業務全体に影響が出ることもあります。新入社員やパート・アルバイトは短期間で操作を覚える必要があり、負担が大きくなりやすいでしょう。画面構成が分かりにくいと習得に時間がかかり、システム変更への抵抗が強いと利用が進まず、業務の効率化が思うように進まないこともあるでしょう。

導入前にシステムの柔軟性を確認すべきポイント

業務に適したシステムを選ぶためには、導入前に柔軟性を確かめることが重要です。無料で試せるシステムを活用し、入力や申請の手順が分かりやすいかを確認し、試用期間中に従業員の意見を集めることで、実際の運用に問題がないかを判断しやすくなります。操作画面がシンプルで、出勤や退勤の打刻がスムーズに行えるか、休暇や残業の申請が簡単にできるか、必要な情報が一目で分かるかもチェックする必要があるでしょう。さらに、マニュアルや動画などの学習資料が整っているか、導入後に質問できる窓口があるか、従業員向けの研修を実施できるかなど、サポート体制も確認しておくと安心です。

他のシステムと連携できないことがある

勤怠管理システムは給与計算や人事管理と連携することで業務の効率を上げられますが、連携機能が不足している場合は手作業でのデータ入力が必要となり、業務負担が増えます。

例えば、給与計算システムと連携できなければ勤怠データを手入力することになります。これではミスが発生しやすく、給与計算にかかる時間も長くなるでしょう。また人事管理システムと連携していないと、異動や勤務形態の変更を同じく手作業で反映しなければなりません。有給休暇や残業時間の管理が煩雑になり、労働時間の正確な把握が難しくなります。

ちなみに「システム連携対応」だとしても、それをどのように連携するのかといった仕様面に違い・差異があることもあります。CSVデータの出力／取り込みに対応する製品は概ね一般的ですが、CSVを「手動」でやりとりしたり、インポートするための変換・入れ替え作業が必要になるならば、手間が増えるうえにデータの重複や抜け漏れが発生しやすくなります。前より手間や時間が増えるのでは導入する意味は大きく薄れます。十分にチェックすることが必要となるでしょう

勤怠管理システムのサポート体制／データセキュリティに関するチェックポイント

導入後のサポートが不十分だと運用に影響が出る

勤怠管理システムを導入した後、トラブルが発生しても十分なサポートが受けられなければ、業務に支障が出ます。操作に関する問い合わせ対応が遅れると、現場で混乱が生じる可能性があるでしょう。

操作が分からず、現場で混乱が起こる
従業員が正しく打刻できないと、勤怠データにずれが生じます。休暇や残業の申請方法が分からなければ、労務担当者への問い合わせが増えるでしょう。操作ミスによる勤怠データの誤入力が増えると、修正作業の負担が大きくなります。

システムの不具合が発生しても、対応が遅れる
ログインできない、打刻できないなどのトラブル時に、サポートの対応が遅れると業務が停止します。データが消えたり誤って変更された場合、復旧に時間がかかると、管理者や労務担当者が一時的に手作業で管理する必要が出てくるでしょう。

設定変更やアップデートへの対応が難しい
就業規則が変更された際、システムの設定を適切に変更できないと、正しく勤怠管理ができなくなります。法改正があった場合、システムが適切に対応していなければ、労働基準法違反につながる可能性があるでしょう。システムの更新や機能追加が必要な際、提供会社の対応が遅いと、業務の効率化が進まなくなります。

サポート体制についての確認点

サポート窓口の対応時間や連絡手段を確認する電話、メール、チャットなど、問い合わせ手段が複数用意されているかを確認しましょう。対応時間が業務時間と合っているか、緊急時に迅速に対応してもらえるかをチェックしてください。

導入時に研修やマニュアルが提供されるかを確認する
初心者でも分かりやすいマニュアルが用意されているかを事前に確認しましょう。担当者向けの研修や動画・資料などの学習ツールが提供されているか、現場の従業員向けの説明会が実施できるかも重要なポイントです。

法改正やシステム更新時の対応がスムーズかチェックする
労働基準法や就業規則の変更に対応できる仕組みがあるかを確認しましょう。システムのアップデートが自動で行われるか、追加費用が発生するかを事前に調べてください。過去のアップデート履歴を確認し、更新頻度が十分かどうかもチェックしましょう。

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ここまで、勤怠管理のデメリットを見てきましたが、勤怠管理システム導入によるメリットも数多くあります。勤怠管理システムを導入するメリットについては、以下記事でご紹介していますのであわせてご覧ください。

関連記事勤怠管理システムのメリットとは？

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを導入する際は、業務の効率化につながるかどうかを見極めることが重要です。手作業の削減やデータの一元管理ができるか、企業の勤務形態や運用方法に合った機能があるかを事前に確認する必要があります。

現状の勤怠管理の課題を整理する

現在の勤怠管理にどのような課題があるのかを明確にすることで、システムを導入した際に解決すべき点が見えてきます。手作業が多くミスが発生しやすい、申請や承認の処理に時間がかかる、有給休暇の管理が煩雑で対応に手間がかかるといった問題が挙げられるでしょう。 例えば、打刻ミスが頻発している場合は、より正確な出退勤記録が取れる方法を検討する必要があります。有給休暇の管理が複雑で従業員からの問い合わせが多い場合は、取得状況を可視化しやすいシステムが役立つでしょう。給与計算時に手作業でデータを入力しているならば、勤怠データと給与計算システムが自動で連携するシステムを選ぶと効率が上がります。 すべての作業を自動化できるわけではないため、手作業が必要になる部分を事前に整理しておくことで、システム導入後の運用負担を抑えられます。

必要な機能を見極める

勤怠管理システムを選ぶ際は、業務の流れに合った機能を備えているかを確認しましょう。

打刻方法の確認

業務に適した打刻方法があるかを検討しましょう。パソコンやスマートフォン、ICカード、指紋認証など、さまざまな方法があるため、出退勤の記録を確実に残せるものを選ぶことが重要です。リモートワークや直行直帰が多い場合は、どこからでも打刻できる仕組みが必要になるでしょう。

勤務データの管理機能

残業時間や有給休暇、遅刻・早退などの勤務データが自動で管理できるかを確認してください。給与計算システムや人事管理システムと連携できるかも重要なポイントです。手作業でのデータ入力が必要なシステムでは、管理の負担が増える可能性があります。

アラート機能の有無

長時間労働を防ぐために、過剰な残業や未申請の休日出勤が発生した際に警告を出せる機能があると便利です。有給休暇の取得状況を自動で通知できる機能があれば、取得漏れの防止につながります。

管理者向けの機能

管理者が業務をスムーズに行えるかも重要な選定基準です。出勤状況や勤務時間を簡単に集計できるか、申請・承認の流れが効率的に処理できるかを確認してください。管理者がデータの確認に時間を取られるようでは、業務の効率化につながりません。

無料トライアルを活用する

欲しい機能は「仕様／対応している」として載っていたけれど、実際に使ってみると操作しにくかった、機能が乏しかった、自社の業務シーンとは適合しにくかった、などイメージと異なる場合も多々あります。

クラウド型／SaaS型製品には無料で試用できる「無料版（デモ版、無料トライアル版）」も多く存在します。この無料トライアルを活用して実際の機能、UIや操作感を確かめると導入後のイメージがグッと具体的になります。多くの場合、資料請求後に無料トライアルダウンロードの案内があります。無料版はぜひ遠慮なく活用することをおすすめします。

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関連無料で始められる勤怠管理システム8選

勤怠管理システムのデメリット／注意点も把握したうえで、自社に合ったシステムを選ぼう

勤怠管理システムには多くのメリットがありますが、導入には注意点もあります。コストや運用負担、システムの適合性を慎重に検討し、導入後のサポート体制が整っているシステムを選ぶことが重要です。導入前に無料トライアルを活用し、実際の操作感を確認しながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

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