毎月のタイムカード管理に頭を悩ませている企業・担当者の方へ。紙のタイムカードやExcelを用いた手作業での管理は、毎月毎回、時間も手間も膨大にかかる負担が大きい工程です。併せて働き方改革関連法や36協定などへの対応も求められる今、正確で効率的な勤怠管理は会社として避けて通れない課題にもなっています。「効率化したい」「法令順守もしながらコストを抑えたい」「社員の満足度も高めたい」と願っているのではないでしょうか。
この課題を一気にスッと解消できてしまう特に手軽な手段の1つ、それが「クラウドタイムカード」です。リアルタイムでの打刻や残業管理、自動計算など、従来の方法では実現できなかった効率化を可能にするだけでなく、法令順守の対応もツール上でサポートし、データ活用によって生産性を向上させる機能も備えます。
本記事では、クラウドタイムカード（クラウド型勤怠管理システム）で実現する主要機能とその活用例を具体的に解説し、選定者の視点で「何をすればいいのか」「どんな製品を選べばよいのか」をサポートします。「すぐに」「できるだけ低価格に」業務負担を軽減し、効率化を実現したい方はぜひご一読ください。
機能で比較「クラウドタイムカード／勤怠管理システム」おすすめ製品一覧
目次
クラウドタイムカードを導入する5つのメリット
クラウドタイムカードには、従来の勤怠管理では得られない多くのメリットが存在します。以下では、その主なポイントを5つに分けて紹介します。
紙のタイムカードは、集計の手間がかかること、転記などがあることで人手によるミスが起こりやすいことが問題です。クラウドベースのタイムカードにすることでまず、集計が自動化されます。これだけで多くの課題を解消できてしまいます。また、従業員の勤怠データは日々逐次、適切に蓄積・整理（自動保存）されるので、その時／リアルタイムな状況も容易に確認できます。
また、多様な働き方への適応力が高いこともポイントです。従業員はオンライン上で打刻管理ができることで、リモートワークやフレックスタイム制などの柔軟な運用に対応しやすくなります。企業の生産性や従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
- どこからでも打刻が可能
- シフト管理・残業時間の把握が容易
- 不正打刻防止とセキュリティ強化
- 有給休暇・休暇管理がしやすい
- コスト削減と業務効率化
1. どこからでも打刻が可能
クラウドタイムカードは、PCやスマホなどネット環境と適当なデバイスがあればどこからでも打刻を行える仕組みが整っています。これにより、テレワークや外出先でも休憩開始や終了の管理が容易となり、勤務実態を正確に把握できます。特に、若年スタッフやパートタイマー、季節・短期スタッフなどにおいては、働きやすい職場／柔軟に働ける環境として選ばれるポイントの1つに「スマホ対応／モバイル対応」があるとも聞かれます。
こうして電子的に記録する打刻のデータは即時にクラウドへ反映されることで、会社・管理側もリアルタイムで状況を把握・共有できます。管理者・従業員双方がストレスなく運用できることが魅力です。
2. シフト管理・残業時間の把握が容易
従来のアナログ型勤怠管理では、手動でシフトを作成・変更したり、残業時間を適切に確認したりすることも全て目検。これも大変でした。クラウドタイムカードを用い、勤怠状況がデータとしてデジタル化されれば、シフトの変更や調整は格段にやりやすくなります。製品によっては、データをもとに自動でシフトを組んだり、空き要員の調整や通知などまでを自動化する「自動シフト管理機能」を備えるものもあります。急な欠員やシフト変更にもスピーディに対応できるようになるでしょう。
また、残業時間の自動算出やアラート機能を活用すれば、労働基準法の範囲内で適正に勤務時間を管理し、社内の働きすぎ防止対策に極めて役立ちます。
3. 不正打刻防止とセキュリティ強化
クラウドタイムカードには、GPS情報や生体認証などを取り入れて不正打刻を防ぐ仕組みを備える製品も多くあります。本人以外の代理打刻を防止できること、また不正がなくとも勤怠情報の正確性そのものを高められることが大きなポイントです。
またクラウド型であれば、重要なデータは暗号化や定期的なバックアップをクラウド上で行えることで、紙やローカルPCなどでの工程に比べて管理レベルを高められることも期待できます。
4. 有給休暇・休暇管理がしやすい
休暇管理、有給残数や取得状況もデジタルデータとして管理できることで、会社・管理者もその状況をリアルタイムで確認できます。手作業では「月末」など頻度がどうしても落ちてしまう工程も、システムで担当者や従業員がいつでも残日数を把握でき、また自動的にアラートを出す機能を備える製品もあります。有給休暇を使い切れなかったり、逆に過剰に使ってしまったりするリスクを低減できます。
併せて、休暇などで必要な申請→承認のフローもオンラインで完結できる製品も多く、ペーパーレス化への貢献とともに管理の全体的な効率も一段と高められます。
5. コスト削減と業務効率化
クラウドタイムカードを導入によって、打刻機器やタイムカード用紙を扱う従来方式よりも、多くの場合維持費用を抑えられることになるでしょう。打刻データの自動集計などの機能で担当者の手間が大幅に削減され、残業時間の管理や給与計算ともスムーズに連携できます。結果として、コスト面や人的リソース面のムダを省き、企業活動全体の効率を高めることにつながります。
この1ページで解決勤怠管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントは？ おすすめ54製品をタイプ別に比較
クラウドタイムカードに求められる主要機能と活用例
多彩な機能を備えているクラウドタイムカードですが、特に重要とされる機能と活用例を紹介します。適切な機能を活かすことで、導入効果を最大化しやすくなります。
- 打刻／リアルタイム記録機能
- 残業・休暇管理機能
- 法令順守機能
- 勤怠データの可視化・分析機能
- 複数拠点・多様な働き方への対応機能
打刻／リアルタイム記録機能
打刻や勤怠データのリアルタイム反映は、クラウドタイムカードにおける基本の機能です。スマートフォンやタブレット、PCなどさまざまなデバイスから打刻できるため、従業員は勤務開始や終了のタイミングを正確に記録できます。さらに、管理者は勤怠情報を即時に把握でき、シフトや残業への素早い対応が可能になります。
残業・休暇管理機能
従業員の残業時間や有給休暇をスムーズに管理できる仕組みは、労働環境の整備と生産性向上に大きく寄与します。休暇申請から承認までオンラインで完了するため、紙ベースで発生しがちな承認遅延や記載ミスを軽減できます。残業時間の集計や可視化機能が充実していれば、リアルタイムで労務コストを把握しやすくなる点もメリットです。
法令順守機能（36協定・労働時間制限の管理）
勤怠管理において労働基準法や36協定を順守することは欠かせません。時間外労働の上限を超過しそうな場合にアラートが表示されるシステムや、過剰な連続勤務を抑制する機能などが重要視されます。これらの機能を導入すれば、企業は法的リスクを下げ、従業員の健康管理にも配慮した運用が可能となります。
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勤怠データの可視化・分析機能
ダッシュボードやレポートによる勤怠データの可視化は、現状把握と改善施策の検討に役立ちます。例えば、特定の部署の残業が多い場合は人員配置を再考したり、シフトの最適化を図るなど、データに基づいた意思決定がしやすくなります。さらに、経営層への報告資料としても活用できるため、組織全体のPDCAサイクルがスムーズに回りやすくなります。
複数拠点・多様な働き方への対応機能
クラウドタイムカードは、地理的に離れた複数拠点を一元管理できるほか、パートタイマーやフリーランス、リモートワークなどの多様な雇用形態にも柔軟に対応できます。ローカル端末へのインストールやサーバー運用が不要なので、店舗数や従業員規模が変化してもシステムの拡張が容易です。こうした柔軟性によって、多店舗や大規模組織でも運用しやすい点が高く評価されています。
クラウドタイムカード導入の流れと注意点
クラウドタイムカード（クラウド型勤怠管理システム）を導入する際は、まず自社の運用形態や課題を洗い出し、明確な目的を設定するところから始めましょう。勤怠管理の担当者だけでなく、実際に利用する従業員の声を聞くことで、現場に合った要件を整理しやすくなります。次に、無料トライアルを活用してツールの使い勝手や機能の相性を確認し、問題がないことを確かめた上で本格導入に進むのが無難です。
長期的な運用を見据える場合は、導入後のサポート体制や更新頻度もチェックすべきポイントです。システムに不具合が生じた際、素早く問い合わせできる窓口があるか、法改正に応じたアップデートが適切に行われるかなど、運用の継続性を担保する要素を確かめておくと安心です。
また、導入後は周知や教育を怠らないことが大切です。使い始めたばかりの段階では、従業員が操作方法に戸惑うことがあるため、基本的な使い方やよくあるQ&Aを整備することでスムーズに移行できるでしょう。
導入ステップの具体例
- 1. 課題を洗い出し、導入目的を明確にする
- 2. 従業員に導入のメリットを伝え、理解を得る
- 3. 無料トライアルを活用し、自社・現場での使いやすさを検証
- 4. 導入後の運用フローを整え、効果を最大化する
1. 課題を洗い出し、導入目的を明確にする
ITシステムの導入で成果を出すには、やはり「自社のニーズに合っているかどうか」が重要です。
まず、自社の業務フロー、今ある課題、解決したい課題、実現したい成果、ありたい姿…などをできるだけ細かく洗い出し／棚卸しして、優先順位とともにクラウドタイムカード／勤怠管理システムに求めることや導入意義を明確にしていきましょう。この作業を「要件定義」といいます。
自社の要件が定まることで、「吊るし」のままでも大丈夫そうか、自社の業務フローに合う機能がそろっているかどうか、自社の業態や独自ルールに沿ってカスタマイズできるかどうか、といった後の検証・選定工程のチェックもかなりスムーズになります。
この1ページで解決初めてのSaaS導入ガイド｜製品探しから利用開始までのステップを徹底解説
2. 従業員に導入のメリットを伝え、理解を得る
新しいシステムへの抵抗感を抑えるには、導入メリットを従業員にしっかり伝えることが欠かせません。打刻の手間が減る、休暇申請が簡単になる、給与計算が迅速になるなど、具体的な利点を示すことで協力を得やすくなります。
3. 無料トライアルを活用し、自社での使いやすさを検証
クラウドタイムカード／勤怠管理システムの導入は、運用フローや機能、価格、そして自社組織の実態に合うかどうかを的確に見定めることが求められます。業種や従業員数、拠点数によってサービス選びや必要機能の有無は異なることでしょう。またクラウド型の勤怠管理システムも既にかなりの数が存在し、それぞれに特長・ウリの機能があり、メリット／デメリット、向き／不向きがあります。初めてのことで、そもそも分からないことだらけなのに、膨大にある製品群の中からどうやって絞り込んでいけばよいのでしょう。
そんな方への一例としておすすめしているのが「無料版（無料プランや無料トライアル）」を用意する製品・サービスから試してみることです。
無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。無料プランは主にユーザー数が数十人ほどである中小規模シーン向けに用意されます。一部に機能制限はありますが、ニーズの高い基本機能の多くは利用でき、何より無料で使えることがメリットです。個人事業主～中小規模の企業ならば、無料プランで十分と判断できることもあり得ます。また有料プランに比べて機能が絞られる分、導入が簡単で専門知識も不要に使える場合もあるでしょう。
無料トライアルは、一定期間（1カ月など）「無料」で試用できるお試し版です。無料トライアルによって操作感や機能の使い勝手を実際に試せます。製品・サービスが自社の要求を満たしているかどうかを具体的に使って評価できることが大きいです。多くの場合、資料請求後に無料トライアルダウンロードの案内があります。無料版はぜひ遠慮なく活用することをおすすめします。
まずは無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品を試し、どんな機能があるのか、どう活用できそうかといった自社の要件に合っているかどうかを「お試し」した上で、必要に応じて有料プランへの移行を検討することもできます。
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4. 導入後の運用フローを整え、効果を最大化する
本格導入後は、管理者や従業員に対してマニュアルやFAQを準備し、わかりやすい運用フローを構築することが大切です。導入後すぐは慣れない操作に不安を感じる従業員もいるため、丁寧なフォローアップを行い、日々の業務にスムーズに取り入れてもらいましょう。
「無料」で始められる代表的なクラウドタイムカードサービス15選
ここでは、初めてクラウドタイムカード（勤怠管理システム）を導入する人に向け、「早（すぐ導入できる）」「楽（簡単に導入・運用できる）」「安（安価に導入・運用できる）」のニーズを満たしやすいことから「無料版」を用意するおすすめ製品をピックアップしました。製品選定の参考にしてください。（製品名abcあいうえお順／2025年3月時点）
おすすめ IT製品の「無料版」はなぜ無料なのか？ どこまで無料で使えるのか
