余剰在庫、欠品、ヒューマンエラーによる誤出荷……。在庫管理は商いの軸であることは分かっていつつも、その煩雑さ、大変さ、対策などに頭を抱えている人は多いかもしれません。そんな課題や悩みをスッと解決するIT製品、それが「在庫管理システム」です。
在庫管理システムに備わるツール／アプリ／機能によって、在庫管理業務の効率化が大きく期待できます。余剰在庫や欠品などのリスクやトラブル回避にも大きな成果を出すことでしょう。この記事では「在庫管理業務」で抱える課題を「素早く」「比較的簡単に」解決したい人に向け、在庫管理システムのメリットと効果、選び方を分かりやすく解説していきます。
目次
在庫管理の必要性
在庫管理とは、商いをする上で商品や資材を必要なときに正しく適切に供給するために、その数量や状態を適切に管理する業務です。在庫の無駄を減らし、キャッシュフローを改善するために必要です。顧客満足度を高め、販売機会を逃さないようにするためにも重要です。小売業や製造業など、モノの流通に関わる業種、業態では特に重要な業務です。
在庫管理の方法としては、昔からやっていることだから、これまでできているから、などの理由で「手書きでの帳簿類」や「Microsoft Excelのような汎用オフィスソフトウェア」を用いて簡易的に行っている例も多いかもしれません。
これを“一元化したデジタルデータ、リアルタイムな情報を軸に管理”していく「在庫管理システム／在庫管理アプリ」を導入することで何が変わるのでしょう。まずは在庫管理アプリの概要やメリットなどから、その必要性を紹介します。
在庫管理アプリ／在庫管理システムとは？
在庫管理は、商品や資材を必要な時に供給するために、無駄な在庫を減らし、キャッシュフローを改善するためにビジネスにおいて必須となる行程です。在庫管理システムは、それらの管理業務を効率化するために「一元化した正しいデジタルデータをもとに把握、判断、実行できる」ように設計されたIT製品です。在庫管理システムを導入することで在庫の適切な管理に役立ち、余剰在庫や欠品、ヒューマンエラーを防いでくれます。
在庫管理アプリは一般的に、在庫管理システムに含まれるツール／機能の1つとして、実作業者のPCおよびスマートデバイス上で機能する操作管理用アプリケーション／ソフトウェアのことを指しますが、本記事では在庫管理システムと同じ意味として読み進めていただいて構いません。
ビジネス効率化のための在庫管理
適切な在庫管理を行えば、端的に業務効率や生産性の向上につながります。
在庫管理アプリで在庫の正確な場所と数量が分かることで、商品を探す時間や労力が減り、問い合わせにも迅速な対応が可能となります。
適切な在庫管理によって、余剰在庫を抱えてしまう課題も低減できます。例えば、倉庫内のスペースを需要がある在庫の保管に有効活用するといった効果が見込めます。
個別・単体の業務も含めて数多くの行程が効率化されることで、従業員の作業負担も軽減できます。人件費や残業代の削減、納品までの時間短縮も見込めます。
在庫管理のよくある課題と解決策
在庫管理業務における課題は、大きく分けると「在庫そのものの過不足対策」と「ヒューマンエラーの発生」が挙げられるでしょう。
在庫数は適切な数量で過不足のないことが求められます。在庫が多すぎると余剰在庫になって倉庫やキャッシュフローを圧迫します。さらに長期間の保管で品質の劣化が起こったり、需要がなくなったりすれば、そのまま損失につながってしまいます。
反対に在庫を抑えすぎてもビジネスの機会を損失します。欠品して需要に応えられなければまず販売機会が損失しますし、客がほしいときに買えなければ顧客満足度も下がってしまいます。
そして、これを「誰がどのように行うのか」の観点もあります。「経験」や「カン」で対応できる熟練担当者が常にいればよいですが、そうでなければどのように「適切な」在庫状況を判断すればよいのでしょう。また、熟練担当者が不在だったら……そもそもいないならば……どうすればよいのでしょう。
在庫管理の方法としても、数量や品番などを紙の帳簿、あるいはExcelなどに手入力していく従来型の方法は、数が増えるほど、回数が増えるほど、管理が複雑になるほど、人が行うだけにどうしてもヒューマンエラー（人的ミス）が起こる可能性が増えてしまいます。加えて、紙やExcelは在庫を管理することにだけに特化したシステムではないため、ヒューマンエラーを防止するには管理側・システム側の工夫が必要です。これらもフルスクラッチで用意するならば、かかる時間や労力に見合う改善が難しい面もありそうです。
このような課題に対して、IT／デジタルで解決する、特に近道といえる策が「在庫管理システム」の導入です。以下より在庫管理システムのメリットと合わせて紹介します。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システム、在庫管理アプリ、特にクラウド型の製品は、前述した在庫管理の課題の解決を比較的容易に実現できることが大きなメリットです。
在庫管理システムには、「在庫情報・状況をリアルタイムなデータとして一元管理できるようにする」基礎機能を軸に、在庫の一覧が分かる機能、入出庫の記録管理、検品機能など、在庫管理を、管理者も現場担当者も含めて容易に、確実に行うための機能を備えます。
そして管理するデータをもとに「分析・予測」する機能も特徴です。入出荷の在庫データ、現在・過去のデータ、需要予測機能などから例えば「この日の何時～何時の売れ行き需要予測」などを把握でき、それを迅速なビジネス判断や実対策の推進につなげられます。
また、数量の読み間違いや入力記載ミス、確実性に向けて、入力フォーマットやフローの明確化（入力規則や範囲をシステム側で定めておき、誤ったものは入力できないようにすることで作業者の入力ミスや労力を軽減する機能）のほかに、バーコード対応ハンディターミナルやQRコードのようなデジタル機器と連携する手段も導入できます。いずれもシステムと連携することで在庫数が自動的に反映され、手入力で起こりやすいヒューマンエラーを防ぎます。
各業種対応のおすすめ「在庫管理システム」5選
ここでは、物流・倉庫業向けや受発注業務、ECサイト向けなどのおすすめ在庫管理システム／在庫管理アプリを紹介します。特徴や費用についてまとめました。（製品名 abcあいうえお順）
COOOLa【物流・倉庫業向け】
COOOLa
| 特徴 | ・物流と倉庫業務の生産性向上に特化したクラウド型倉庫管理システム（WMS）
・自社設計・開発のためカスタマイズに柔軟に対応 ・主な機能：入出荷管理／入出庫管理／作業生産性照会／ロケーション管理／セット品・加工品対応／温度帯設定など |
| 主な料金プラン | 要問い合わせ |
| ベンダーのWebサイト | https://cooola.jp/ |
