棚カードは商品や部品の在庫管理を行う基本ツール／手法です。特に小規模な倉庫や現場で低コストと簡便さ、現場での確実性が重宝されています。しかし、製品・商品、扱う在庫数の規模が大きくなるにつれて、手作業や目検の体制だけでは困難や限界を感じるようになります。
この記事では、改めて棚カードで行う在庫管理の基礎と役割、活用方法を振り返り、課題の確認と解決方法、そして、さらなる確実性向上と効率化に向けた対策方法を、クラウド型「在庫管理システム」のおすすめ製品とともに解説します。
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目次
棚カードで行う在庫管理はもう時代遅れなのか？
「棚カード」で行う在庫管理はもう時代遅れなのでしょうか？ 紙とペンで記録を残すシンプルでコストを抑えられる手法として、小規模な倉庫や少人数の作業現場で役立てるシーンは多々あります。まず、棚カードの概要と記録する情報やフローを振り返って確認してみます。
棚カードとは？
棚カードとは、商品や部品ごとの在庫状況を記録するために箱などに貼っておく管理カードのことです。商品名、数量、ロット番号などを記載し、主に以下の目的で使います。
- 商品の入出庫や在庫数の履歴を棚ごとに管理する
- 棚や商品の近くに設置し、現場で作業している誰もが確認しやすくする
- 手書きで記録するシンプルな仕組みで、専用の機器や深い知識、コストを必要とせずに運用できる
- 小規模な倉庫や作業現場で使いやすい
従来より用いられている倉庫や保管場所で在庫管理を行うための方法・ツールで、シンプルに在庫管理で必要な情報をすぐに記録・確認できるようになっています。
棚カードに記入する内容
棚カードには以下の情報を漏れなく記入することで管理します。
| 商品名 | 棚カードがどの商品や部品に対応しているかを明確にする |
| 現在の在庫数 | 棚にある商品の数量を記載することで、現状を一目で把握できる |
| 入庫日・出庫日 | 商品が移動した日付を記録して、履歴を追いやすくする |
| 入出庫数 | その日の具体的な入庫量や出庫量を記載することで、数量の変動が分かる |
| 記入者名 | 誰が記録を行ったかを明示することで、責任の所在を明確にする |
| 備考欄 | 破損、返品、サンプル提供など、特別な事情や注意点を記録する |
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棚カードで行う在庫管理のメリット
棚カードは在庫管理の基本ツールとして活用され、幅広い現場で利用されています。棚カードを用いることで在庫状況の把握が容易になり、また大きなコストをかけずに現場に応じた柔軟な対応が可能です。ここでは、棚カードを利用することで得られる具体的な効果を解説します。
- 在庫状況をすぐ確認できる
- 管理に大きなコストがかからない
- 柔軟に現場に合わせた使い方ができる
在庫状況をすぐ確認できる
棚カードを使用することで、現場で迅速に在庫確認が行えます。カードに記録された在庫数や入出庫の履歴をその場で確認できるため、商品が不足しているかどうかをすぐに判断できます。特に、作業効率が求められる現場では、在庫状況がすぐに分かることで業務の流れがスムーズになります。これにより、現場での在庫チェックが簡単になり、作業効率が上がります。
管理に大きなコストがかからない
棚カードの利用は、初期投資が少なく、管理コストを抑えたい現場に適しています。紙とペンだけで運用を始められるため、導入費用がかからず、ITシステム化するのが難しい現場でも採用しやすいです。停電やシステムのトラブルといったリスクの影響を受けないため、信頼性の高い管理手法ともいえます。維持費が少ない点も小規模な事業所や予算が限られたプロジェクトにおいて魅力的です。
柔軟に現場に合わせた使い方ができる
棚カードは、現場の状況に応じてカスタマイズがしやすいメリットもあります。例えば、商品情報や特定の管理ルールに基づいた項目を追加することで、独自の運用が可能になります。エクセルなどの身近なソフトウェアで棚カードの情報をデータ化すれば、手書き記録との併用による効率的な管理も実現できます。データ化することで記録内容や履歴がより見やすくなり、情報の共有や分析もしやすくなります。
棚カードを活用しやすい場面
棚カードは、シンプルで手軽に導入できる管理ツールです。特に、在庫管理の規模や現場の状況に応じて、効果的に活用できる場面があります。このセクションでは、棚カードを活かしやすい具体的なケースを解説します。
規模が小さい在庫管理
棚カードは、管理対象の商品や部品が少ない場合に特に役立ちます。少人数で運用できるため、記録がシンプルで在庫の出入りが頻繁ではない現場に向いています。また、倉庫や保管場所が一か所にまとまっている場合、運用がより簡単になります。こうした現場では、複雑なシステムを使わずとも管理が可能です。
管理コストを抑えたい場合
初期費用をかけず、紙とペンだけで始められる棚カードは、予算が限られた現場に適しています。高額なデジタルシステムや機器を導入する余裕がない場合でも、基本的な在庫管理を実現できます。さらに、棚カードの使用に伴う維持費やランニングコストがほとんど発生しないため、長期的にコストを抑えたい現場や小規模なプロジェクトでも利用しやすい方法です。
簡単に情報を共有したい場合
棚カードは、現場で情報をすぐに確認できます。作業員がカードを見て状況を把握できるため、チーム全体での共有が容易です。さらに、システム障害が発生した場合にも、紙ベースの記録がバックアップとして機能します。記録内容をテンプレート化することで、情報の統一や確認も簡単になります。
システム導入のつなぎとして
管理システムを導入する前段階として棚カードを活用する方法もあります。運用実績を積むことで、システム化の際に必要な課題を明確にできます。一時的な在庫管理や新しいプロジェクトでスモールスタートするときにも柔軟に対応できるでしょう。
棚カードの課題と解決方法
棚カードはシンプルで導入・運用も簡単に行える管理ツールです。しかし、注意点もあります。ここでは主な課題とその解決策を紹介します。
| 課題 | 内容 | 解決方法 |
| 記入ミス・連携ミスが発生しやすい | 手書き・手作業のため、数字や文字の書き間違いや記録の不統一が起こる可能性がある。
担当者間の情報共有に支障をきたすことがある。 |
・記録内容や書き方のルールを統一し、全員に周知する ・棚カードの使い方、書き方の例を示す ・ダブルチェックなど、記入後の確認フローを多段階に設ける |
| カードをなくしてしまう | 棚カードが風で飛ばされる、はがれる、汚れなどえ文字を視認できなくなるなど、紛失・情報消失のリスクがある。
記録が失われると、在庫状況を正確に把握できなくなる。 |
・専用ホルダーやクリップを用いるなど、棚カード紛失・消失の対策を行う ・カードには耐水性や破れにくい素材を使用する ・定期的にカードの有無をチェックするなど、紛失・情報消失を防ぐ多段階の確認フローを設ける |
| 在庫確認に時間がかかる | 確認は作業担当者が現場で行う必要がある（現場でしか確認できない／現場へ行かなければ確認できない）。
確認は、人による目視が主になる。 |
・棚カードの情報を簡易的にデジタル化する（エクセルなどで管理） ・データ化された情報を連携・共有しできるように整備する ・入出庫に沿って記録を正しく更新・管理する体制を整備する |
棚カードを効率的に運用するポイント
棚カードの使い方を見直し、ルールを定めることで、記録の精度が向上し、管理がスムーズになります。ここでは、棚カードの運用を改善する具体的な方法を紹介します。
定期的に棚カードを交換する
棚カードを長期間使用していると、記録内容が増えすぎて情報が見にくくなる場合があります。このような状況を避けるため、一定の期間ごとにカードを新しいものに交換します。用済みのカードは記録として保管しておくと、後から内容を確認でき、必要に応じて参照できます。
交換時期をあらかじめ決めておくことで、計画的な運用が可能です。例えば、棚卸のタイミングや月ごとに交換するルールを設けると効率的です。新しいカードに移行する際に情報を整理し、見やすさを保つことができます。
記録作業のルールを明確にする
棚カードを効率的に運用するためには、記録作業のルールの適切な設定が欠かせません。入出庫が発生した際は、その都度記録を行うことを徹底し、後回しにしないよう注意が必要です。記録内容の順序を統一すると、どの担当者が見ても分かりやすくなります。例えば、「日付→入庫量→在庫数→担当者」の順に記録すると効率的です。
また、記録が完了した後に別の担当者が内容を確認する仕組みを取り入れると、ミスを防げます。こうしたチェック体制を導入することで、正確な在庫管理が可能になります。
デジタル／データで管理する体制へ移行する
手書きで記録した棚カードの内容をエクセル管理に転換するのも、コストをかけずにデータとして蓄積する方法として効果があるでしょう。データ化することで、長期間の在庫の動きが分析しやすくなり、在庫管理の改善につながります。定期的に転記作業を行い、記録の紛失リスクを軽減することも重要です。
しかしエクセル管理も手作業のアナログ工程・作業が多く残るので、特に「規模が大きくなった」ら余計に複雑になって運用しにくくなるリスクがあります。“この先、限界が見えている”リスクを取るより、現在は、エクセル管理より先へ進めたデジタル型の管理手段となる「在庫管理システム」などのIT製品を導入し、対していくことが推奨されます。
現場と事務所・管理側双方の事情を鑑み、デジタル管理と棚カードの併用から始めて、次第に移行していく方法もよいと思います。ポイントは「リアルタイムで、唯一正しい情報の管理・確認・共有を可能にすること」となります。
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棚カードと新しいツールを組み合わせた運用方法
棚カードは単独でも十分に在庫管理ツールとして活用できますが、デジタルツールを組み合わせることで、さらなる効率化が期待できます。現場のニーズに応じてデジタル化を進めることで、記録の精度向上や作業時間の短縮につながります。この章では、棚カードとデジタルツールを併用する方法を紹介します。
- スマートフォン／スマートデバイスの活用
- バーコード、QRコードなどを用いた管理
- 在庫管理システムの導入
スマートフォンを使った活用方法
スマートフォンを活用することで、棚カードの情報を効率的に管理できます。例えば、棚カードの内容をカメラで撮影してデジタル記録すれば、現場での運用も、現場外での確認もスムーズになります。専用アプリを使って棚カードの情報を入力し、リアルタイムで共有することで、離れた場所にいる担当者も在庫状況を把握できます。
バーコード、QRコードなどを使った管理方法
棚カードの情報をバーコードにも記録して管理する方法です。バーコードをスマートフォンやハンディ端末でスキャンするだけで記録が完了するので、手書き・目検の手間を省き、また正確性を高めます。
管理ツールの機能として、POSレジとの連携、在庫数の自動更新、保管場所の検索や指定といった拡張も想定できます。
在庫管理システムの導入、他システムとのデータ連携
エクセル管理からより先へ進めたデジタル型／クラウド・SaaS型のIT製品「在庫管理システム」を用い、棚カードの情報、これまで棚カードの運用で培っていたノウハウも含めて全てデジタル化する方法です。
在庫管理システムは、特に需要の多い「過剰在庫と品切れを防ぎたい」課題を解決するために、商品の入出庫をリアルタイムで追跡し、現時点の在庫状況を正確に把握する「リアルタイム在庫追跡機能」、在庫が特定のしきい値に達すると自動的に発注してくれる「自動発注機能」などを備えます。
また、在庫データを一元管理する体制を整えることで、「常に最新、リアルタイムで唯一・正しい」情報の記録、共有と連携を実現します。記録漏れや二重登録のような手作業に由来するミスを低減し、データの正確性と最新性を維持できるようになります。多くの製品では、バーコードやQRコード、RFIDなどと連携した管理機能も備えます。
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